Luận văn Hệ thống thông tin quản lý phiếu điều tra các cơ sở hành chính và sự nghiệp

LỜI CÁM ƠN Em xin chân thành cám ơn các thầy, cô trong Khoa Tin Học Kinh Tế Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân - những người đã trực tiếp giảng dạy, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Em thực hiện tốt đề tài trong thời gian thực tập để chuẩn bị tốt cho kỳ tốt nghiệp ra trường. Em xin tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc thầy giáo Nguyễn Văn Thư - người đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn, cùng các bạn cùng lớp đã giúp đỡ Em trong quá trình làm đề án này. Em cũng xin chân thành cám ơn tập thể các cô chú của phòng Lập trình và Đào tạo thuộc Trung Tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương-Tổng Cục Thống Kê đã tạo điều kiện tốt nhất về trang bị kỹ thuật, máy móc và tinh thần cho Em hoàn thành tốt công việc ở nơi thực tập, nhất là sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ hướng dẫn : KS. Phạm Thế Năng -trưởng phòng phòng Lập trình và Đào tạo và KS: Nghiêm Phú Cường Hà Nội tháng 04 năm 2003 Sinh viên Cao Thái Vũ MỞ ĐẦU Sự ra đời và phát triển của tin học là những thành quả vĩ đại mà con người đạt được, nó là bước nhảy vọt trong qúa trình tồn tại và phát triển của con người. Trong xã hội phát triển ngày nay, công nghệ thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quý gía, nguồn của cải to lớn. Để xử lý được lượng thông tin lớn trong thời đại kinh tế xã hội hiện nay với các nội dung phong phú và trật tự phức tạp mà bằng phương pháp “thủ công” chúng ta không thể xỷ lý một cách chính xác được đòi hỏi phải có những phương pháp và công cụ cần thiết đó. Xã hội càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng lớn và đồng thời những thành tựu của tin học ngày càng phát triển đã tác động ngược trở lại, tạo điều kiện phát triển nhanh chóng cho sản xuất và xã hội. Việc ứng dụng tin học là nhằm thực hiện với năng suất và hiệu quả lớn việc xử lý thông tin phức tạp trong quá trình nghiên cứu, điều tra, điều khiển, lưu trữ, quản lý kinh doanh,”. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý là một trong những hiệu quả lớn của tin học, nó giảm nhẹ tối thiểu sự tham gia của cơ bắp, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin, làm hẹp không gian lưu trữ, hệ thống hoá và cụ thể hoá lượng thông tin theo nhu cầu của người sử dụng. Tin học đã được ứng dụng hầu hết trong các ngành kinh tế trên thế giới cũng như ở Việt Nam, nó đã chứng tỏ được ưu thế của mình trong nền kinh tế quốc dân. Nó là công cụ quan trọng trong những ngành ứng dụng tin học nhiều nhất ở Việt Nam cũng như trên thế giới đó là ngành Thống Kê. Một trong những đơn vị Thống kê đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý của mình là Trung Tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương-Tổng Cục Thống Kê. Một vấn đề lớn và do giới hạn về thời gian nên trong chuyên đề này em chỉ xin trình bày về “ Hệ thống thông tin quản lý phiếu điều tra các cơ sở hành chính và sự nghiệp “Mục tiêu của chuyên đề là đưa ra một chương trình phục vụ cho công tác thống kê hàng năm các cơ sở hành chính và sự nghiệp. Công tác này chủ yếu giải quyết việc quản lý số liệu thống kê các cơ sở hành chính và sự nghiệp kết xuất các báo cáo. Bố cục của luận văn sẽ bao gồm các phần sau: 1. Mở đầu. 2. Chương I : Tổng quan về đơn vị thực tập 3. Chương II : Cơ sở phương pháp luận 4. Chương III : Phân tích và thiết hệ thống thông tin quản lý phiếu điều tra các cơ sở hành chính và sự nghiệp 5. Chương IV : Cài đặt và đánh giá chương trình. 6. Kết luận. 7. Tài liệu tham khảo CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN, CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 1.1. Quá trình phát triển. Trong điều kiện phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, tin học đã được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, nó không ngừng được củng cố và phát triển nhằm phát huy tối đa chất lượng và số lượng thông tin luân chuyển và lưu trữ. Trung tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương trực thuộc Tổng Cục Thống Kê là một trong những nơi đã sớm ứng dụng tin học trong công tác của mình như : tổng hợp, lưu trữ, xử lý thông tin và dự đoán kế hoạch cho tương lai. Trung Tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương là nơi tập trung dữ liệu và viết các chương trình phục vụ cho việc xử lý số liệu của Trung Tâm và các chương trình phần mềm cho các đơn vị địa phương. Ta có thể nói rằng Trung Tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương là một trong những cái nôi của tin học Việt Nam với một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao, nắm bắt được mọi sự phát triển của công nghệ thông tin, đáp ứng được mọi nhu cầu về các chương trình thống kê mang tính quốc gia và tham gia vào chương trình thống kê của thế giới. Trung Tâm đã có một lịch sử khá dài và giữ một vị trí quan trọng trong Tổng Cục Thống Kê, là một bộ phận không thể thiếu được khi mà công nghệ thông tin được áp dụng một cách rộng rãi trong thống kê và các lĩnh vực khác. Trung Tâm có trụ sở ở số 48A Đường Láng Trung-Quận Đống Đa-Thành Phố Hà Nội với cơ sở vật chất khá đầy đủ, là một trong những Trung Tâm lớn được sự quan tâm và sự tài trợ của các tổ chức trong nước và quốc tế do đó Trung tâm không ngừng được củng cố và hoàn thiện cả về trang thiết bị và cơ cấu tổ chức. 1.2. Cơ cấu và sơ đò tổ chức của tổng cục thống kê. 1.2.1. Sơ đồ tổ chức của tổng cục thống kê Hình 1: Sơ đồ tổ chức của tổng cục thống kê 1.2.2. Tổ chức bộ máy của tổng cục thống kê - Tổng cục Thống kê do Tổng cục trưởng phụ trách, giúp việc Tổng cục trưởng có các Phó Tổng cục trưởng. Tổng cục trưởng, các Phó tổng cục trưởng do thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và miễn nhiệm Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ về toàn bộ hoạt động của ngành thống kê. Các Phó tổng cục trưởng chịu trách nhiệm trước tổng cục trưởng về các lĩnh vực được phân công. - Tổng cục Thống kê được tổ chức và quản lý theo ngành dọc từ trung ương đến địa phương, cơ cấu tổ chức gồm có: Các đơn vị giúp Tổng cục trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước: - Vụ Tổng hợp và Thông tin - Vụ Hệ thống Tài khoản Quốc gia - Vụ Nông, Lâm nghiệp và Thuỷ sản - Vụ Công nghiệp - Vụ Xây dựng, Giao thông và Bưu điện - Vụ Thương mại và Giá cả - Vụ Dân số và Lao động - Vụ Xã hội và Môi trường - Vụ Phương pháp, Chế độ Thống kê - Vụ Tổ chức Cán bộ và Đào tạo - Thanh tra - Văn phòng - Vụ Kế hoạch và Tài chính - 61 Cục Thống kê trực thuộc Tổng cục đặt ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Cục quản lý cả biên chế làm thống kê ở huyện, quận, thị xã và thành phố thuộc tỉnh. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tổng cục: - Viện Nghiên cứu Khoa học Thống kê - Trung tâm Tính toán Thống kê - Trường Cán bộ Thống kê Trung ương I - Trường Trung học Thống kê II - Tạp chí Con số và Sự kiện Các đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Tổng cục - Nhà Xuất bản Thống kê - Công ty Sản xuất và Dịch vụ Tổng hợp 1.3. Cơ cấu và sơ đồ tổ chức, lực lượng cán bộ và bộ máy quản lý của Trung Tâm. Trung Tâm được chia thành các bộ phận gồm : Ban Giám đốc ( gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc ) và mười ba phòng ban ( bao gồm : Phòng Cơ Sở Dữ Liệu và Hệ Thống, Phòng Kế Toán, Phòng Kỹ Thuật, Phòng Chương Trình I, Phòng Hành Chính, Phòng Thương Binh Xã Hội, Phòng Mạng Thương Binh Xã Hội, Phòng Đào Tạo, Phòng Máy Chủ, Phòng Chuẩn Bị Số Liệu, Phòng Chuyên Gia, Phòng Chờ ( CT-T1 ). Trung Tâm được quản lý theo mô hình quản lý : Giám đốc Trung Tâm là người điều hành cao nhất và sau đó đến các trưởng phòng. Các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, không có sự chồng chéo. Mỗi phòng sau khi hoàn thành công việc thì báo cáo lên Ban Giám đốc. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG KTTC PHÒNG ĐÀO TẠO, LẬP TRÌNH PHÒNG XỬ LÝ TT PHÒNG CSDL PHÒNG NHẬP TIN Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm tính toán tổng cụ thống kê 1.3.1. Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm tính toán trung ương Theo Quyết định số 249/TCTK ngày 6/6/1996 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê, Trung tâm Tính toán Thống kê Trung ương có chức năng, nhiệm vụ sau: - Tham mưu với lãnh đạo Tổng cục thống nhất chỉ đạo phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng, khai thác và quản lý kỹ thuật hệ thống máy tính của các đơn vị trực thuộc Tổng cục và các cục Thống kê. - Xử lý số liệu thông kê theo kế hoạch của Tổng cục. - Quản lý điều hành về kỹ thuật và bảo trì máy tính của cơ quan Tổng cục; phối hợp các đơn vị Tổng cục và các Cục Thống kê xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu Thống kê, cung cấp số liệu từ các cơ sở dữ liệu và các sản phẩm điện tử theo yêu cầu của Tổng cục. - Tổ chức , hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Tổng cục, các Cục Thống kê ứng dụng các phần mềm chuẩn, trang bị, bảo dưỡng thiết bị máy tính thuộc ngành Thống kê . - Thực hiện các dịch vụ tin học. Từ chức năng và nhiệm vụ nói trên nổi lên 4 nhiệm vụ hay 4 mảng công tác lớn đặt ra cho Trung tâm Tính toán Thống kê Trung ương phải thực hiện đó là: (1) Tham mưu với lãnh đạo tổng cục trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ thông tin cho ngành thống kê, quản lý điều hành về kỹ thuật và bảo trì mạng máy tính của Tổng cục và các Cục Thống kê. (2) Phối hợp với các đơn vị trực thuộc Tổng cục và các Cục Thống kê xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu Thống kê và cung cấp số liệu từ các cơ sở dữ liệu và các sản phẩm điện tử theo yêu cầu của Tổng cục. (3) Đào tạo nhân lực công nghệ thông tin cho ngành Thống kê. (4) Tổ chức, xử lý thông tin Thống kê từ các cuộc Tổng điều tra và điều tra. 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng lập trình và đào tạo a. Chức năng và nhiệm của phòng. Phòng lập trình và đào tạo nằm trong mô hình tổ chức của trung tâm nên nó mang một chức năng riêng lẻ của mình. Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý cán bộ của mình hoàn thành các nhiệm vụ của phòng như: Tổng hợp dữ liệu, xây dựng và thiết kế các chương trình quản lý số liệu thống kê phục vụ các yêu cầu của ngành. - Phòng Lập Trình và Đào Tạo có nhiệm vụ thiết kế hệ thống và phát triển các chương trình xử lý điều tra định kỳ và không định kỳ thuộc ngành Thống kê, xử lý thông tin cho các cơ quan ngoài ngành, phối hợp với bộ phân chuẩn bị số liệu xây dựng quy trình xử lý cho từng bài toán. - Hướng dẫn các vấn đề chuyên môn liên quan đến xử lý trên máy tính cho cán bộ chuẩn bị số liệu , nhập tin, sửa tin, quản lý tin để đảm bảo đúng quy trình. - Phân tích thiết kế và xây dựng các cơ sở dữ liệu/ sản phẩm điện tử Theo các chương trình thống kê của quốc gia hoặc theo các đơn đặt hàng của các Cục Thống Kê địa phương phòng có nhiệm vụ nhận các số liệu của phòng tổng hợp số liệu nhập số liệu vào các chương trình tính toán phục vụ cho các đợt thống kê mang tính chất quốc gia. Đồng thời viết chương trình thống kê cho các địa phương, phòng cũng đào tạo cho các cán bộ thống kê sử dụng các chương trình thống kê”. Phòng lập trình và đào tạo nghiên cứu và thiết kế hệ thống phục vụ cho các chương trình quản lý số liệu và thiết kế chương trình cho việc sử lý các số liệu đó của Trung Tâm. b. Lực lượng cán bộ của phòng. Phòng lập trình và đào tạo là một bộ phận của Trung Tâm với lực lượng cán bộ hiện nay bao gồm bảy cán bộ thuộc biên chế. Trong đó có một PTS, sáu Kỹ Sư. 2. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2.1. Lý do phát sinh và lựa chọn đề tài Công tác thống kê giá trị kinh tế các cơ sở hành chính và sự nghiệp được tiến hành định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm nhằm thu thập, tổng hợp dữ liệu về các loại hình, các thành phần kinh tế. Sau khi dữ liệu được thu thập, tổng hợp và xử lý sẽ được báo cáo lên trung ương dưới hình thức các báo cáo. Dữ liệu thống kê ở đây sẽ do các Cục thống kê tỉnh, thành phố tiến hành thu thập thông qua các cuộc điều tra. Sau đó chúng được chuyển lên Trung Tâm Tính Toán Thống Kê Trung Ương để tổng hợp thành các báo cáo. Và như vậy số liệu ở đây là rất lớn nếu tiến hành theo phương pháp thủ công sẽ đòi hỏi rất nhiều thời gian, chi phí lớn và chi phí nhiều lần cho mỗi lần báo cáo nhưng nếu chúng ta xử lý bằng máy thì chỉ chi phí một lần cho viết chương trình xử lý. Điều này sẽ đem lại hiệu quả kinh tế cao như: - Giữa các tỉnh, thành phố sẽ có cùng một phương pháp tổng hợp số liệu và điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp báo cáo. - Bảo đảm độ chính xác cao của báo cáo. - Tốn ít thời gian và chi phí cho việc báo cáo”. Để thống nhất một phương pháp tính về dữ liệu cách báo cáo thì nhiệm vụ của Trung Tâm là nghiên cứu và thiết kế một chương trình cập nhật và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng và khoa học. Vì vậy em đã chọn đề tài “Hệ thống thông tin quản lý phiếu điều tra các cơ sở hành chính sự nghiệp” 2.2. Mục đích của đề tài và vị trí của đề tài 2.2.1. Mục đích của đề tài. - Quản lý số liệu thống kê các cơ sở hành chính và sự nghiệp - Tổng hợp và kết xuất được các Báo cáo Thống kê cho các tỉnh, thành phố và cả nước. - Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ cho yêu cầu của lãnh đạo, của cấp trên và các cơ quan chức năng. - Áp dụng được cho tất cả các cơ quan Thống kê từ trung ương đến địa phương. - Hệ chương trình phải đảm bảo dễ sử dụng, có tính mở cao để luôn luôn có thể thay đổi kịp thời các yêu cầu thực tế đặt ra. 2.2.2. Vị trí của đề tài Chương trình thống kê đã tự động hoá bằng máy tính tương đối lớn trong công tác thống kê nói chung của Tổng Cục Thống Kê. Nó đã giúp người làm công tác thống kê tự động hoá được đáng kể công việc của mình, giúp cho báo cáo thống kê kinh tế các cơ sở hành chính và sự nghiệp được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. CHƯƠNG 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN 1. HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ. 1.1. Thông tin phục vụ quản lý. 1.1.1. Khái niệm thông tin. Khái niệm thông tin xét trong quá trình trao đổi giữa hai đối tợng vật chất có thể đợc hiểu là nội dung những trao đổi giữa hệ thống và môi trường được sử dụng nhằm mục đích điều khiển hoạt động của hệ thống đó. Định nghĩa trên nhấn mạnh các khía cạnh quan trọng sau của thông tin : -Khái niệm thông tin chỉ có ý nghĩa khi gắn liền với khái niệm điều khiển. Các quá trình thông tin chỉ tồn tại trong các hệ thống khi thực hiện chức năng điều khiển có hớng vì tính bất định của hệ thống sẽ giảm đi khi sự tích luỹ thông tin về nó tăng lên. Thông tin được sử dụng để duy trì, cải tiến cơ cấu của hệ thống làm cho nó thích nghi với môi trờng. -Thông tin liên quan chặt chẽ tới những vật mang tin và chỉ tồn tại trong sự tác động qua lại giữa hai hệ thống là nguồn phát và nguồn thu thông tin. Nếu mất đi sự tác động qua lại này thì bản thân khái niệm thông tin cũng mất ý nghĩa. Trong quản lý kinh tế ngời ta đa ra khái niệm thông tin nh sau : “ Thông tin phục vụ quản lý là thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần tới hoặc có ý định sử dụng để thực hiện chức năng quản lý của mình “. Định nghĩa trên có hai khẳng định rất có ý nghĩa thực tiễn là : -Không bao giờ có hai đối tượng có cùng một nhu cầu thông tin. Thậm chí hai cán bộ quản lý làm cùng một công việc cũng chắc chắn rằng họ không muốn nhận tập hợp các thông tin giống hệt nhau. Do vậy, hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp luôn luôn có tính riêng đối với mỗi doanh nghiệp. -Hệ thống thông tin quản lý phải lấy mục tiêu phục vụ nhà quản lý làm nguyên tắc tồn tại. 1.1.2. Tính chất của thông tin. -Tính định hướng của thông tin : Thông tin luôn phản ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhận tin. Trong quá trình kinh tế xã hội đó là mối quan hệ giữa ngời tạo ra và ngời sử dụng. Trong điều kiện không có ngời sử dụng thì khái niệm thông tin mất ý nghĩa, thông tin tức là đa cho ngời sử dụng tin tức, một cái gì đó cha biết. -Tính tương đối của thông tin : Mỗi thông tin nhận đợc phần lớn đều phản ánh không đầy đủ về sự vật hiện tợng đợc thông báo, nhất là thông tin kinh tế xã hội. Nguyên nhân là do có sự sai lệch từ nơi phát đến nơi nhận. -Thông tin mang tính cục bộ : Nh ta đã biết, thông tin gắn liền với quá trình quản lý, giá trị của nó chỉ sinh ra khi nó dùng trong một quá trình quản lý nào đó. Do đó, nó chỉ có ý nghĩa trong hệ thống điều khiển, sử dụng nó ra ngoài hệ thống đó thì ý nghĩa của nó không còn nữa. -Thông tin có tính thời điểm : Khi một người nhận đợc thông tin từ nơi phát, nghĩa là có một khoảng thời gian thì trong khoảng thời gian đó hiện tượng hay sự vật đợc thông báo tới đã vận động biến đổi khác trước, những biến đổi đó phụ thuộc vào thời gian từ nơi nhận đến nơi phát tin, phụ thuộc vào cụ thể sự vật hay hiện tượng được xem xét. Hoạt động quản ký là điều hành một hệ thống, đa hệ thống đạt đến một mục tiêu nhất định. Trước đây, ngời cán bộ quản lý chỉ dựa vào kinh nghiệm, nghệ thuật và trực giác để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của thông tin cùng với yêu cầu đa dạng của quản lý làm cho khối lượng thông tin ngày càng lớn và phức tạp đòi hỏi ngời quản lý phải có công cụ để nắm bắt, xử lý nhanh chóng các nguồn thông tin nhằm phục vụ ra quyết định kịp thời và chính xác để đạt đợc hiệu quả cao nhất, tránh được những rủi ro trong khi ra quyết định. 1.2. Hệ thông tin phục vụ quản lý. 1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin - HTTT là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, đường lỗi và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. - Các yếu tố cấu thành HTTT HTTT có thể hoàn thành thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học”. để xử lý dữ liệu, quản lý và sử dụng thông tin. Nguồn (sourse) Đích (Destination) Đầu vào (Inputs) Xử lý và lu trữ Kết quả (Output) Kho (Storage) Hình 3: Mô hình quản lý - Ý nghĩa HTTT. Trong quá trình quản lý vĩ mô cũng nh vi mô, đòi hỏi ngời lãnh đạo phải đa ra những quyết định đúng đắn kịp thời. Trên thực tế có nhiều yếu tố tác động đến chất lợng của các hoạt động đó, chẳng hạn trình độ của các cán bộ trong ngành, mức độ sử dụng các phơng tiện kỹ thuật công nghệ. Vấn đề cung cấp thông tin chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong tất cả các cơ quan”. 1.2.2. Hệ thống thông tin dưới giác độ điều khiển học. Dưới giác độ điều khiển học thì hệ thống thông tin phục vụ quản lý được chia thành hai phân hệ đó là : Chủ thể quản lý và Đối tượng quản lý. Luồng thông tin qua lại giữa hai cấp đó là luồng thông tin quản lý và luồng thông tin phản hồi được minh hoạ như sau : Chủ thể quản lý TT vào TT ra Đối tượng quản lý TT quản lý TT phản hồi Hình 4: Sơ đồ quản lý doanh nghiệp dưới giác độ điều khiển. -Thông tin vào là thông tin của môi trường tác động lên hệ thống giúp cho người quản lý theo dõi được sự biến đổi của bên ngoài thay đổi mục tiêu và thay đổi hệ thống cho phù hợp. Những thông tin bên ngoài có thể là những thông tin thiếu chính xác làm cho hệ thống quản lý bị dao động nếu người quản lý không giỏi thì dẫn đến đổ vỡ hệ thống do không biết lọc bỏ và loại trừ những thông tin thiếu chính xác. -Thông tin ra là những báo cáo lên cấp trên hoặc là những doanh thu, số lượng và là thông tin bên ngoài của các hệ thống khác, nó là kết quả của thông tin vào và là sự tương tác giữa thông tin quản lý và thông tin phản hồi. -Thông tin quản lý là những quyết định của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đưa hệ thống đạt đến mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý, nó là thông tin cơ bản tác động mạnh nhất lên hệ thống, nó là yếu tố tiên quyết nói lên hệ thống có thể tồn tại hay không. - Thông tin phản hồi là những luồng thông tin phản ứng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trước khi ra quyết định quản lý. Nó giúp cho chủ thể quản lý điều chỉnh lại quyết định của mình. 1.2.3. Thông tin dưới giác độ quản lý. Dưới giác độ quản lý thì hệ thống thông tin được chia thành 3 cấp : (1) - Hệ thông tin tác nghiệp: Là nơi biến yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất kinh doanh. (2) - Hệ thông tin quản lý: Là bộ phận đầu não của hệ thống. Nơi ban hành các quyết định quản lý và thực hiện các công việc quản lý khác. (3) - Hệ thông tin phục vụ quản lý (hệ thống bảo đảm mối liên hệ giữa hai hệ trên): Là hệ thống liên kết giữa hệ thống quản lý với hệ thống tác nghiệp. Nó cung cấp thông tin sau khi đã phân tích và xử lý cho lãnh đạo v