Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại công ty cổ phần Kinh Đô đến năm 2015

- 1 - PHẦN MỞ ĐẦU 1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI: Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP). Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý từ rất sớm. Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề mà công ty đặc biệt quan tâm. Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất quan tâm. Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015” được lựa chọn với mong muốn hệ thống hóa các lợi ích mà phần mềm mang lại đồng thời đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. - 2 - 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU: - Phân tích, hệ thống hóa cơ sở lý luận, nội dung và thực trạng ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp góp phần nâng cao hiệu quả quản lý cho Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. 3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU - Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu việc ứng dụng phần mềm để quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp nói chung. - Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được áp dụng tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua. - Thời gian nghiên cứu: đến năm 2015. 4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp đọc tài liệu, phương pháp đối chiếu so sánh, phương pháp quy nạp. - Thực hiện quan sát thực tế tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô. - Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình thực tế của doanh nghiệp. - Phương pháp phân tích, suy luận kết hợp khái quát hóa nhằm đưa ra các nhận định, giải pháp. 5. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN: Mở đầu - 3 - Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm. Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015. Kết luận - 4 - CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM 1.1 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM 1.1.1 Định nghĩa về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – sau đây xin gọi tắt là ERP) là việc ứng dụng phần mềm trên máy tính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý các nguồn lực như quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp. 1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:
Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người
Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,...
Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,... Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân, - 5 - các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy không cao. 1.1.3 Lịch sử phát triển của quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm Vào những năm 1950, các nhà quản lý đã sớm nhận thấy máy tính có thể hỗ trợ trong việc ứng dụng được nhiều hoạt động quản lý quan trọng như: - Hệ thống quản lý sản xuất vừa đúng lúc (JIT) - Khối lượng đặt hàng kinh tế (EOQ ) - Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock) - Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials-BOMP) - Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders) Những hoạt động trên cần xử lý dữ liệu, tính toán nhanh và chính xác. Do đó từ giữa những năm 1960 đã lần lượt xuất hiện nhiều hệ thống quản lý dựa trên máy tính, làm đảo lộn các kỹ thuật quản lý truyền thống. - 6 - Hình 1.1: Sự hình thành và phát triển của các hệ thống hỗ trợ quản trị nguồn lực doanh nghiệp Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Quá trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau: 1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning - MRP) - 7 - Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn: MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số hàng đó cho sản xuất. MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn (tuần/tháng/quý/năm,…) để: - Xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất ra loại hàng đó. - Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất. MRP xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số lượng đang trên đường về), căn cứ vào lượng tồn kho tối thiểu, sau đó xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời gian giao hàng (mà nhà cung cấp hứa hẹn) nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất. MRP tiếp tục phát triển và đến giai đoạn Closed-Loop MRP thì hệ thống không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, mà còn có một loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó. 1.1.3.2 Hệ thống Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning - MRPII) Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả tiếp theo về sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định nguồn lực giúp các công ty, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã - 8 - chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể mô phỏng khả năng cung ứng. Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: - Lập kế hoạch bán hàng - Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu. Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là: - Kế hoạch kinh doanh - Kế hoạch mua hàng - Chi phí vận chuyển. - Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho. 1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP) Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (client- server), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng. Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate, People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn - 9 - cầu. ERP đã trở nên hữu hiệu đến mức một thùng Coca-Cola được xuất ra khỏi nhà máy tại Ngọc Hồi, Hà Nội (một trong hàng ngàn nhà máy đóng chai Coca-Cola), thì việc bán thùng coca đó ngay lập tức đã được cập nhật vào hệ thống máy chủ tại đại bản doanh của Coca Cola tại Atlanta, Mỹ. Việc triển khai này nâng cao hiệu quả về mọi mặt, từ năng suất lao động đến quản lý chi phí và chất lượng dịch vụ khách hàng... 1.1.3.4 Hệ thống Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Management - ERM) Sau thời hoàng kim của ERP, khi tất cả các công ty đa quốc gia và đại đa số các công ty khác (tại các nước phát triển) đều đã triển khai ERP, đầu thế kỷ 21 này thế giới bắt đầu nói nhiều đến bước phát triển tiếp theo của ERP là ERM. ERM tuy gần với ERP về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn, nó không phải là một bước phát triển về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP phát triển lên ERP. Đối với ERM cần chú ý đến “Resource - Nguồn lực” và “Management - Quản trị”. ERM thực chất là một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phân mềm chỉ là một bộ phận, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, quy trình nghiệp vụ, quản trị,…. Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng - 10 - Hình 1.2: Cấu trúc của hệ thống ERM ERM chính là sự tích hợp các phân hệ phần mềm chức năng và nghiệp vụ sản xuất kinh doanh Phần “nghiệp vụ sản xuất kinh doanh” bao gồm quản lý nhân sự, kế toán (kế toán phải thu, kế toán phải trả, kế toán thanh toán, sổ cái), quản lý sản xuất, quản lý phân phối, marketing và bán hàng,… Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng nghiệp vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ. Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một hệ thống được hiểu như là ERM. - 11 - Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp. - 12 - 1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao gồm việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP: 1.2.1 Quản trị mua hàng Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc thực hiện kế hoạch,..). Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt hàng, giá cả, chính sách,…): hỗ trợ cho việc ra quyết định khi lựa chọn nhà cung cấp cho kế hoạch mua hàng. Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua: lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng theo đơn hàng (các khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý việc trả hàng nếu phát sinh. Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu,… Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị công nợ phải trả. Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến độ. Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết. 1.2.2 Quản trị kho hàng Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về tổ chức hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho - 13 - (mã số, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn tồn kho cho phép,…). Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng; tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ này. Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp vụ: nhập kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều chuyển kho, xuất chi phí,…; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,…; các nghiệp vụ điều chỉnh số lượng, giá trị,…). Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau. Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch. Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý. Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết. 1.2.3 Quản trị bán hàng Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…); theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch. Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,… Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng. - 14 - Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn. Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…). Xử lý việc trả hàng. Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị nợ phải thu. Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết. 1.2.4 Marketing Quản trị các chính sách bán hàng mang tính thời điểm (thông qua các chương trình khuyến mãi); các hoạt động marketing (quảng cáo, tài trợ,…); các hoạt động cộng đồng. Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương trình. Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình. Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành có liên quan của hệ thống. Thực hiện các thống kê và phân loại, phân tích liên quan đến các chương trình. 1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền Ghi nhận tự động các số liệu liên quan từ phần hành quản trị công nợ phải thu và phải trả: các nghiệp vụ thu tiền nợ, chi thanh toán. Xử lý các phát sinh về thu, chi tiền theo từng loại nghiệp vụ (không liên quan đến công nợ): thu tạm ứng, thu ký quỹ,…; chi chi phí, chi tạm ứng,…; các nghiệp vụ rút, chuyển tiền,… Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán. - 15 - Hệ thống sổ sách kế toán có liên quan: Sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ chi tiết các tài khoản tiền,… 1.2.6 Quản trị ngoại tệ Quản trị các dữ liệu có liên quan đến ngoại tệ của doanh nghiệp: danh mục ngoại tệ, tỷ giá quy đổi,… Thực hiện các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá định kỳ đối với các số dư ngoại tệ; đối với các số dư về công nợ bằng ngoại tệ. Kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán. Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan. 1.2.7 Quản trị tài sản cố định Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về quy cách, thông số kỹ thuật,…; các thông tin về nguyên giá, thời gian khấu hao, tỉ lệ khấu hao, giá trị còn lại,… Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,… Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán. Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan. 1.2.8 Quản trị công nợ phải thu Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động bán hàng và tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm công nợ phải thu từ các nghiệp vụ này. Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải thu khác. Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ. - 16 - Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ. Trên cơ sở đó, có thể cho ra đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ về thanh toán đối với từng khách hàng. Lập kế hoạch kiểm soát việc thu tiền nợ. Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp. Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan. 1.2.9 Quản trị công nợ phải trả Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động mua hàng và tự động ghi nhận các phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả từ các nghiệp vụ này. Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải trả khác. Xử lý nghiệp vụ thanh toán cho người bán. Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo từng hợp đồng; theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ. Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp. Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng hợp. Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan. 1.2.10 Kế toán tổng hợp Quản trị hệ thống tài khoản kế toán: mở thêm tài khoản, thực hiện các chỉnh sửa cho phép,… Ghi nhận các phát sinh kinh tế hàng ngày của doanh nghiệp dưới dạng các định khoản kế toán. Hầu hết việc ghi nhận được thực hiện tự động dựa vào phát sinh ở các phần hành khác. - 17 - Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển,… dưới dạng các định khoản kế toán. Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của doanh nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu, chi phí; kết quả kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân tích tài chính,…). 1.3 HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM Việc ứng dụng ERP vào quản lý các nguồn lực doanh nghiệp đã được các tập đoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt quan trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn. Tại Việt Nam, sức ép cạnh tranh sau khi gia nhập WTO là rất lớn và buộc các doanh nghiệp phải tự “điều chỉnh mình” trong đó nâng cao hiệu quản lý bằng việc ứng dụng ERP là biện pháp hết sức cần thiết. Hiệu quả to lớn mà ERP mang lại trong việc nâng cao hiệu quả quản lý như sau: 1.3.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ
ERP không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh mà nó tham gia một cách sâu rộng vào hoạt động công ty thông qua việc hỗ trợ thực hiện tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong các quy trình nghiệp vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình bán hàng, quy trình thanh toán,…). Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán…của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua. - 18 - Đây là những thông tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán phù hợp).
Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy trình, ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các bước công việc được thực hiện theo trình tự nhất định. Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau: Yêu cầu mua hàng Lựa chọn nhà cung cấp Đặt hàng Kiểm định chất lượng hàng hóa Nhập kho Hình 1.4: Quy trình mua hàng Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu cầu mua hàng gửi đến phòng cung ứng. Trên cơ sở đó phòng cung ứng tiến hành Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng. Nhà cung cấp giao hàng, phòng kiểm soát chất lượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng hóa. Hàng hóa