Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện tuyển dụng giáo vụ tại công ty TNHH giáo dục và đào tạo Thần Đồng

MỤC LỤC Đề tài lựa chọn: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TUYỂN DỤNG GIÁO VỤ TẠI CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THẦN ĐỒNG. LỜI NÓI ĐẦU Thực tiễn cho thấy sự tồn tại, phát triển của một tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhiều điều kiện nhưng chủ yếu nhất vẫn là phụ thuộc vào con người hay nguồn nhân sự của tổ chức. Một số tổ chức từ những ngày sơ khai đều có nguồn nhân sự của mình. Để có được nguồn nhân sự đó không cách nào khác tổ chức đó phải tiến hành tuyển dụng lao động và quản lý sử dụng nguồn nhân sự đó. Vậy tuyển dụng có một vị trí vô cùng quan trọng đối với tổ chức cũng như đối công tác quản trị nguồn nhân sự. Tuyển dụng là tiền đề cho các hoạt động khác của quản trị nguồn nhân sự. Để tiến hành nghiên cứu đề tài các phương pháp được sử dụng là: Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu giáo trình, các tài liệu tham khảo khác. Nội dung luận văn gồm 3 chương: Chương I - LÝ LUẬN CHUNG VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ Chương II - THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG GIÁO VỤ TẠI CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THẦN ĐỒNG. Chương III - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TUYỂN DỤNG GIÁO VỤ TẠI CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THẦN ĐỒNG.n Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Hồ Kỳ Minh giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng bài viết của em không tránh khỏi một số thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ I. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1. Khái niệm Quản trị nhân sự là một trong những chức năng cơ bản của quá trình quản lý. Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người cho phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ hàng đầu của nhà quản lý. Quản trị nhân sự phải được xem xét theo quan điểm hệ thống. Việc xác định nguồn nhân sự, vấn đề tuyển chọn, sắp xếp đề bạt, đào tạo và phát triển, đánh giá nhân viên v.v... cần được đặt trên cơ sở khoa học, trong mối quan hệ tương quan với nhiều vấn đề và chức năng khác của quản lý. Có rất nhiều cách phát biểu khác nhau về quản trị nhân sự: Theo giáo sư người Mỹ Dimock “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy ra có liên quan tới một loại công việc nào đó”. Còn giáo sư Felix Migro thì cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”. - Vậy quản trị nhân sự là toàn bộ các việc liên quan đến con người trong doanh nghiệp; đó là việc tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo, phát triển, đãi ngộ và xử lý các mối quan hệ về lao động nhằm phát huy tối đa năng lực của mỗi người bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ, đạt tới mục tiêu trước mắt cũng như lâu dài của doanh nghiệp. 2. Vai trò, chức năng , nhiệm vụ và tầm quan trọng của quản trị nhân sự 2.1. Vai trò Quản trị nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản lý quan tâm nghiên cứu. Trong hoạt động cụ thể, công tác quản lý nhân sự phải thực hiện 4 vai trò: - Vai trò thể chế: Bộ phận nhân sự giữ vai trò chủ yếu trong việc đề ra các chính sách liên quan đến tài nguyên nhân sự trong toàn bộ cơ quan, tổ chức và đảm bảo rằng các chính sách này phải có khả năng giải quyết được các vấn đề khó khăn và giúp cơ quan, tổ chức thực hiện được mục tiêu của mình. - Vai trò tư vấn: Bộ phận nhân sự đóng vai trò cố vấn cho các cấp quản trị khác. Nếu như một bộ phận nào đó có thể cố vấn về nhân công bỏ việc, bộ phận khác có tỷ lệ người vắng cao, thậm chí các bộ phận có vấn đề khó khăn về an toàn lao động. Trong tất cả các vấn đề này, giám đốc nhân sự có thể đảm nhận giải quyết, cố vấn thêm để giải quyết các vấn đề đó. - Vai trò dịch vụ: Bộ phận nhân sự còn có vai trò cung cấp dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo, và phúc lợi cho các bộ phận khác, ví dụ như trong lĩnh vực tuyển dụng vì đây là lĩnh vực chuyên môn có tính cách chuyên nghiệp nên bộ phận nhân sự thực hiện cố vấn hay đảm trách các công việc đó thì sẽ hiệu quả hơn các bộ phận khác tự đảm nhận. Bộ phận nhân sự cũng đảm nhận các chương trình khác như là lương bổng, bảo hiểm, an toàn lao động và y tế. Đây là một chức năng hành chính giúp cho các bộ phận khác trong cơ quan, tổ chức như các hồ sơ vắng mặt, kỹ luật, đánh giá hoàn thành công tác. - Vai trò kiểm tra: Bộ phận nhân sự đảm bảo các chức năng kiểm tra bằng cách giám sát các bộ phận khác có đảm nhận thực hiện chính sách, các chương trình thuộc về nhân sự đề ra hay không. Nghiên cứu quản lý nhân sự giúp cho các nhà quản lý học được cách giao tiếp với người khác, tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, đánh giá nhân viên một cách tốt nhất, biết cách lôi kéo nhân viên say mê với công việc, từ đó nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả của tổ chức. 2.2. Chức năng Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ không có phòng nhân sự riêng, các vị lãnh đạo trực tuyến phải thực hiện các chức năng sau: - Đặt đúng người vào đúng việc; - Giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc và tổ chức của xí nghiệp; - Đào tạo nhân viên; - Nâng cao trình độ thực hiện công việc của nhân viên; - Phối hợp hoạt động và phát triển tốt các mối quan hệ trong công việc; - Giải quyết các chính sách và thủ tục của công ty cho nhân viên; - Kiểm tra việc trả lương cho nhân viên; - Phát triển khả năng tiềm tàng của các nhân viên; - Bảo vệ sức khỏe của nhân viên. Trong các đơn vị, tổ chức có phòng nhân sự riêng thì Giám đốc nhân sự (hoặc trưởng phòng nhân sự) phải thực hiện các chức năng sau: - Lãnh đạo trực tiếp các nhân viên phòng nhân sự và có quyền hành mặc nhiên đối với các Giám đốc điều hành của công ty về các lĩnh vực nhân sự; - Phối hợp các hoạt động về nhân sự; - Thực hiện việc giúp đỡ và cố vấn cho các quản lý gia trực tuyến về các vấn đề nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng...; - Lưu trữ và bảo quản hồ sơ và nhân sự. 2.3 Nhiệm vụ Để thực hiện các chức năng của tố chức nhân sự, cơ quan quản lý phải tham gia hoàn thành tôt các nhiệm vụ sau:. Tổ chức tuyển dụng nhân sự: Đây là hoạt động mang tính tạo lập nhằm duy trì chức năng hoạt động của công tác nhân sự trong cơ quan đơn vị, để hoạt động tuyển dụng đạt kết quả cao cần quan tâm đến các vấn đề sau: - Khi cần tuyển dụng ta phải xác định, được một khối lượng công việc đáng kể, và cần đén sự chuyên trách lâu dài thời mới cần tuyển nhân viên. - Người được tuyển phải có đủ khả năng trình độ đảm đương được yêu cầu công việc. - Bố trí nhân sự: đây là hoạt động quan trọng nhất quyết định đến hiệu quả sử dụng nguồn nhân sự trong cơ quan đơn vị. Để đảm bảo được hiệu quả cao nhất trong việc bố trí nhân sự các nhà lãnh đạo cần chú ý: - Chức năng nhiệm vụ của tổ chức và của từng bộ phận trong tổ chức, trong từng giai đoạn. - Căn cứ vào số lượng, chất lượng và cơ cấu nhân sự dự kiến. - Căn cứ vào nguồn cung cấp nhân sự trong thực tiễn. - Thực hiện chính sách tiền lương: Tiền lương là nguồn thu nhập chính của nhân sự nó được xác định bởi số lượng , chất lượng lao động và được tính theo thời gian, theo khối lượng công việc và theo sản phẩm. Việc trả lương phải công bằng và tuân theo nguyên tắc trả lương bằng nhau cho người lao động có công việc giống nhau còn công việc khác nhau sẽ được hưởng những mức khác nhau. - Thực hiện các chế độ phụ cấp cho người lao động . Phụ cấp có thể được tính theo lương. - Tăng cường củng cố lòng tin người lao động bằng các đảm bảo an ninh cho nhân sự, đảm bảo sự tuyệt đối công bằng giữa các bộ phận với nhân sự. - Củng cố địa vị nhân sự trong quá trình tham gia hoạt động nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. - Thăng tiến nhân sự phải bố trí, sắp xếp nhân sự vào các vị trí khác nhau với những yêu cầu khác nhau về trình độ chuyên môn trách nhiệm. - Tổ chức huấn luyện, đào tạo nhân sự theo yêu cầu công việc và theo mục tiêu hoạt động của tổ chức. - Tạo môi trường thuận lợi cho nhân sự hoạt động để đảm bảo yêu cầu về năng suất chất lượng công việc. 2.4 Tầm quan trọng - Quản trị nhân sự giữ vai trò đặc biệt quan trọng nó là một nhân tố quyết đinh đến sự thành bại trong cơ quan đơn vị. - Trong nền kinh tế thị trường ngày nay có rất nhiều công ty xí nghiệp doanh nghiệp quốc doanh và tư nhân được thành lập và ra đời. Xã hội ngày càng phát triển, đáp ứng với nhu cầu đó các đơn vị kinh doanh cũng phát triển theo. Vì vậy sô lượng công nhân ngày càng tăng, việc quản lý tổ chức kinh doanh sẽ phức tạp hơn nhiều bởi nó liên quan đến nhiều người và công việc quản lý sẽ trở thành rất khó khăn để duy trì sự truyền thông có hiệu qủa giữa các thành viên với nhau. - Tổ chức kinh doanh sẽ lâm vào tình trạng khủng hoảng phá sản khi không được quản trị tốt. Do đó việc nghiên cứu QTNS là hết sức cần thiết. Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nứôc do vậy đặc trưng nổi bật là tính cạnh tranh. Các tổ chức quản trị nói chung và kinh doanh nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức, trong đó yếu tố con người là quyết định. Việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, hay đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm đối với mọi hình thức tổ chức hiện nay. - Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế đã buộc các nhà quản trị phải biết cách thích ứng do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức như thế nào nhằm đạt hiệu quả tốt nhất đang được mọi người quan tâm. - Công tác QTNS nếu được thực hiện đúng đắn có hiệu quả sẽ đặt cho nhà quản trị biết đặt câu hỏi, biết lắng nghe, biết tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên biết cách đánh giá, lôi kéo nhân viên say mê với công việc và tránh được các sai lầm trong việc tuyển chọn và ..sử dụng lao động nâng cao chất lượng công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức… II. TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ 1.Tiến trình tuyển dụng. Tiến trình tuyển dụng gồm 6 bước như sau: Tiến trình tuyển dụng nhân sự: Xác định nhu cầu Tuyển mộ nhân viên Tuyển chọn nhân viên Bố trí công việc cho nhân viên mới Đinh hướng và theo giỏi nhân viên Đánh giá công tác tuyển dụng Bảng 1 1.1 Xác định nhu cầu nhân sự: Thông qua quy hoạch nguồn nhân sự dự đoán nguồn nhân sự cần có cho công ty. Công ty muốn xác định được nhu cầu đối với nhân viên, phải xét tới các nhân tố sau đây: - Phải nắm chắc tổng thể về chiến lược phát triển kinh doanh trung và dài hạn cũng như phương châm kinh doanh của công ty, có dự đoán khoa học về sự phát triển kinh tế và tình hình cung cầu nguồn nhân sự trong tương lai. - Tiến hành điều tra, phân tích đối với những nhân viên vốn có hiện nay, nội dung bao gồm độ tuổi, chức vụ, phòng ban, chuyên môn, thành tích công tác... - Xác định số lượng nhân viên cần thiết trong thời gian tới. Căn cứ vào những tư liệu này và trên cơ sở giảm thiểu số lượng nhân viên trong thời gian dự định để xác định số lượng nhân viên cần tuyển trong thời gian tới và kế hoạch phân bố nhân viên vào các vị trí kiếm khuyết. 1.2 Tuyển mộ nhân viên. Tuyển mộ nhân viên là một quá trình phức tạp, khi hoạch định tài nguyên nhân sự nhà quản trị thấy rằng cần tuyển thêm nhân sự cho công ty mình. Trước tiên nhà quản trị có thể tìm các giải pháp khác để đáp ứng đủ yêu cầu nhân sự. Nếu như các giải pháp khác không đáp ứng đủ nhu cầu được lúc đó thì tiến trình tuyển mộ mới được tiến hành. Thông thường quá trình tuyển mộ được tiến hành khi một nhà quản trị bắt đầu nộp phiếu yêu cầu về nhân sự cho phòng nhân sự, phiếu này mô tả các chi tiết khác nhau bao gồm chức danh công việc, tên bộ phận và ngày tháng cần công nhân đó bắt tay vào làm việc. Phòng nhân sự sẽ đối chiếu với bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc để xác định xem nhân viên sắp được tuyển dụng phải có những tiêu chuẩn nào. Bước kế tiếp của tiến trình này là xác định xem công ty hiện nay có nhân viên nào hội đủ các tiêu chuẩn đó hay không, nếu không thì phải tìm kiếm và tuyển mộ bên ngoài. Có nhiều nguồn cung cấp ứng viên cho chức vụ trống của công ty như tuyển nhân viên đang làm việc trong công ty hoặc tuyển từ bên ngoài công ty theo các hình thức quảng cáo, tuyển người thông qua các trung tâm dịch vụ lao động. Nguồn ứng viên: Nguồn ứng viên nội bộ: Công ty sử dụng các nhân viên cũ của các công ty khác, phòng ban khác trong công ty sẽ dễ dàng hơn, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc. Họ đã quen và hiểu được mục tiêu của công ty, do đó mau chóng thích nghi được với công việc mới, họ đã được thử thách về lòng trung thành. Mặt khác, hình thức thi đua này tạo sẽ tạo sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên trong công ty, kích thích họ tích cực, sáng tạo hơn trong công việc. Ngoài ra việc tuyển mộ theo cách này tiết kiệm chi phí tuyển dụng cho công ty. Tuy nhiên tuyển dụng theo nguồn nội bộ cũng có một số hạn chế như các nhân viên được tuyển không có được sự khâm phục của các nhân viên khác trong công ty dẩn tới họ bị bất mãn, sẽ không chịu làm việc... Nguồn ứng viên bên ngoài: Thu hút các ứng viên từ bên ngoài sẽ mang lại cho tổ chức những ứng viên đa dạng, chất lượng cao và sẽ có nhiều thay đổi trong môi trường làm việc, dẩn đến nhiều sáng tạo và đổi mới trong công việc mang lại nhiều hiệu quả kinh doanh cho công ty. Công ty có thể áp dụng hoặc kết hợp một số hình thức thu hút ứng viên từ hướng bên ngoài như sau: - Tuyển mộ thông qua quảng cáo: Một nguồn thu hút lao động phổ biến nhất hiện nay đang được áp dụng là Quảng cáo dựa trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Với cách này công ty sẽ thu hút được một lượng ứng viên lớn, lực lượng lao động trẻ, có khả năng lao động lâu dài. Tuy nhiên hình thức tuyển dụng này thường có chất lượng ứng viên không cao. - Tuyển mộ từ giới thiệu của nhân viên trong công ty: Nhân viên trong công ty sẽ giới thiệu cho các ứng viên nộp đơn xin việc vào công ty. Các ứng viên khi được nhận vào làm việc sẽ cố gắng hết sức thể hiện năng lực của mình đẻ giử uy tín cho người giới thiệu, hơn nửa, họ cũng nhanh chóng làm quen với các sản phẩm, các mục tiêu của công ty vì họ đã có những tìm hiểu từ trước tuy nhiên lượng ứng viên này thường không nhiều và cũng có một số hạn chế về chất lượng ứng viên. - Tuyển mộ từ các nhân viên của các đơn vị khác: Nguồn ứng viên này rất hiếm, nếu tuyển dụng được thì sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty như: Ứng viên có nhiều kinh nghiệm, tay nghề cao, tiết kiệm chi phí đào tạo, đem lại nhiều kinh nghiệm từ đối thủ, biết thêm được nhiều thông tin về đối thủ và học hỏi thêm phương pháp làm việc của nhiều công ty khác. -Tuyển mộ từ Trung tâm giới thiệu việc làm: Nguồn này rất đa dạng, dễ tìm và được quyền lựa chọn những nhân viên có chất lượng cao và ngược lại công ty phải trả một chi phí rất cao cho dịch vụ này. Tuy nhiên, đôi khi các Trung tâm này không hiểu hết các đặc thù công việc, mục tiêu của công ty nên họ sẽ không tìm kiếm được các nhân viên như ý muốn. - Tuyển mộ từ các tổ chức giáo dục: Các trường Đại học, Cao đẳng hoặc Trung tâm dạy nghề luôn là nguồn ứng viên rất quan trọng đối với mọi công ty muốn tìm lượng ứng viên có chất lượng cao. Nguồn này sẽ cung cấp cho công ty những ứng viên trẻ, năng động, tiến bộ, khả năng nhận thức nhanh. - Chuẩn bị tuyển dụng: Lập ra một hội đồng tuyển dụng, quy định rỏ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng. Nghiên cứu kỷ các loại văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức liên quan đến tuyển dụng và một số tài liệu quan trọng của nhà nước liên quan đến tuyển dụng. Xác định địa điểm, thời gian thực hiện các bước trong vòng bao lâu, khi nào tiến hành tuyển dụng, các tiêu chuẩn tuyển chọn, tuyển chọn cho phòng ban nào... Đây là các bước rất thiết thực, nó mở đầu cho một quy trình tuyển dụng đòi hỏi cần phải chuẩn bị kỷ lưỡng. - Thông báo tuyển dụng: Sau khi chuẩn bị tuyển dụng xong thì tiến hành thông báo tuyển dụng, nhằm giúp cho các ứng viên có thông tin để nộp hồ sơ xin việc. Có nhiều hình thức thông báo khác nhau như: Thông báo trên báo đài, ti vi, mạng Internet.. Thông báo qua các trung tâm giới thiệu việc làm. Yệt thị trước cơ quan, xí nghiệp. Tất cả các thông báo nên ngắn gọn nhưng rỏ ràng, chi tiết và đầy đủ các thông tin, yêu cầu như trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, kinh nghiệm và đặc biệt là đặc điểm các nhân. Đối vơi quảng cáo còn thêm những thông tin như sau: Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rỏ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong công việc. Các chức năng, trách nhiệm trong công việc mà họ dự định xin tuyển. Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách liên lạc với công ty, lương bổng, thăng tiến... 1.3 Tuyển chọn nhân viên: Trước khi tuyển chọn nhân viên công ty phải lập ra một hội đồng tuyển dụng, quy định số lượng và thành phần. TIẾN TRÌNH TUYỂN CHỌN NHÂN VIÊN: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ Trắc nghiệm tuyển chọn Phỏng vấn tuyển chọn Sưu tra lý lịch Ra quyết đinh tuyển chọn Bảng 2 Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ: Tất cả các hồ sơ xin việc phải được phân loại để tiện sử dụng cho sau này. Người xin tuyển dụng phải nộp cho công ty các giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất của nhà nước. Đơn xin tuyển dụng. Bản khai lý lịch có Ủy ban nhân dân hành chính xã phường ,khu phố, thị trấn xác nhận. Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp, giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật. Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên như học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác, khả năng tri thức, sức khỏe, mức độ lành nghề, sự khéo léo trong công việc, đạo đực, tình cảm, nguyện vọng. Nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng được tiêu chuẩn công việc, không cần phải tiến hành các thủ tục khác trong tuyển dụng. Do đó, tiết kiệm được thời gian, chi phí tuyển dụng. Trắc nghiệm: Nhằm giúp cho nhà tuyển dụng nắm được các thông tin về tâm lý, những khả năng, kỹ năng giao tiếp và các thông tin đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách chính xác và đầy đủ các thông tin về ứng viên. Các trắc nghiệm nhân sự mang lại cho ta những kết quả khách quan về các đặc trưng tâm lý của con người như khả năng bẩm sinh, sở thích của ứng viên này so với ứng viên khác. Các trắc nghiệm giúp cho việc tìm kiếm được các đặc trưng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá nhân, các công việc có tính đặc thù. Trong trắc nghiệm nhân sự, có nhiều loại trắc nghiệm và nhiều cách phân loại khác nhau. Người ta có thể phân loại theo nhóm hay cá nhân, dựa vào cơ cấu hay dựa vào kết quả đánh giá để phân loại. Thông thường, người ta chia trắc ngh