Luận văn Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp than 917

PhÇn thø nhÊt Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt I. Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm vµ nhiÖm vô cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. 1. Kh¸i niÖm vÒ nguyªn vËt liÖu. Trong nÒn kinh tÕ quèc d©n, bÊt kú doanh nghiÖp ®ang s¶n xuÊt nµo khi tiÕn hµnh s¶n xuÊt ®Òu ph¶i cã ®Çy ®ñ ba yÕu tè c¬ b¶n lµ: T­ liÖu lao ®éng §èi t­îng lao ®éng Søc lao ®éng Trong c¸c yÕu tè ®ã, nguyªn vËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng, mét yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt lµ c¬ së vËt chÊt cÊu thµnh nªn thùc thÓ cña s¶n phÈm. 2. §Æc ®iÓm cña nguyªn vËt liÖu. Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng ®· ®­îc thay ®æi do lao ®éng cã Ých cña con ng­êi t¸c ®éng vµo nã. Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× nguyªn vËt liÖu lµ tµi s¶n dù tr÷ cña s¶n xuÊt thuéc tµi s¶n l­u ®éng. Qua ®ã ta nh×n thÊy ®­îc nguyªn vËt liÖu cã nh÷ng ®Æc ®iÓm sau: - VÒ h×nh th¸i biÓu hiÖn: Nguyªn vËt liÖu lµ bé phËn chñ yÕu cña tµi s¶n l­u ®éng trong doanh nghiÖp. ViÖc t¨ng tèc ®é lu©n chuyÓn vèn kinh doanh kh«ng thÓ t¸ch rêi viÖc dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu mét c¸ch hîp lý, tiÕt kiÖm vµ cã kÕ ho¹ch. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt nhÊt ®Þnh. D­íi t¸c ®éng cña lao ®éng, nguyªn vËt liÖu bÞ tiªu hao toµn bé hoÆc bÞ thay ®æi h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu ®Ó cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm. - VÒ gi¸ trÞ: Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, gi¸ trÞ cña nguyªn vËt liÖu chuyÓn dÞch mét lÇn toµn bé vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm míi t¹o ra. 3. NhiÖm vô cña c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Chi phÝ c¸c nguyªn vËt liÖu th­êng chiÕm tû träng lín trong toµn bé chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, ngoµi ra nã lµ bé phËn quan träng trong tæng gi¸ trÞ hµng tån kho ë doanh nghiÖp. Do ®ã ®Ó t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu ®¶m b¶o viÖc sö dông tiÕt kiÖm vµ cã hiÖu qu¶ nguyªn vËt liÖu, trong doanh nghiÖp cÇn sö dông tèt c¸c nhiÖm vô sau: - Tæ chøc ghi chÐp tÝnh to¸n, ph¶n ¸nh tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh thu mua, vËn chuyÓn, b¶o qu¶n, t×nh h×nh xuÊt- nhËp - tån kho nguyªn vËt liÖu. Tæ chøc ®¸nh gi¸, ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu, kiÓm tra viÖc chÊp hµnh chÕ ®é b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu chÝnh x¸c trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - ¸p dông ®óng ®¾n c¸c ph­¬ng ph¸p vµ nguyªn t¾c h¹ch to¸n hµng tån kho, më sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt ®Ó ghi chÐp ph¶n ¸nh, ph©n lo¹i, tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - Tham gia kiÓm kª, ®¸nh gi¸ l¹i nguyªn vËt liÖu theo ®óng yªu cÇu qu¶n lý, theo ®óng chÕ ®é do Nhµ n­íc quy ®Þnh. LËp b¸o c¸o vµ cung cÊp sè liÖu ®óng vµ kÞp thêi vÒ nguyªn vËt liÖu phôc vô cho c«ng t¸c vµ l·nh ®¹o lu«n ®¹t hiÖu qu¶. II. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu. 1. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu. Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu bao gåm nhiÒu lo¹i kh¸c nhau víi néi dung kinh tÕ vµ tÝnh n¨ng ho¸ häc kh¸c nhau. §Ó cã thÓ qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ vµ tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt víi tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu phôc vô cho kÕ to¸n qu¶n trÞ cÇn ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu. C¨n cø néi dung kinh tÕ vµ yªu cÇu kÕ to¸n qu¶n trÞ trong doanh nghiÖp, nguyªn vËt liÖu ®­îc chia thµnh c¸c lo¹i: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh ( Bao gåm c¶ nöa thµnh phÈm mua ngoµi ): §èi víi c¸c doanh nghiÖp, nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ ®èi t­îng lao ®éng chñ yÕu cÊu thµnh nªn thùc thÓ cña s¶n phÈm nh­ s¾t, thÐp trong c¸c doanh nghiÖp chÕ t¹o m¸y, c¬ khÝ, x©y dùng c¬ b¶n, b«ng trong c¸c doanh nghiÖp dÖt, kÐo sîi... - VËt liÖu phô: nguyªn vËt liÖu phô chØ cã t¸c dông phô trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, chÕ t¹o s¶n phÈm nh­ lµm t¨ng chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu chÝnh, t¨ng chÊt l­îng s¶n phÈm hoÆc phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý, phôc vô s¶n xuÊt, b¶o qu¶n, bao gãi s¶n phÈm nh­ c¸c lo¹i thuèc nhuém, thuèc tÈy, s¬n, dÇu nhên,xµ phßng... - Nhiªn liÖu: bao gåm c¸c lo¹i ë thÓ láng, khÝ r¾n dïng ®Ó phôc vô cho c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm, cho c¸c ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, m¸y mãc, thiÕt bÞ ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh­ x¨ng, dÇu, than cñi, h¬i ®èt... - Phô tïng thay thÕ: bao gåm c¸c lo¹i phô tïng, chi tiÕt dïng ®Ó thay thÕ, söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i... - ThiÕt bÞ x©y d­ng c¬ b¶n: bao gåm c¸c lo¹i thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn ®­îc chi cho c«ng viÖc x©y dùng c¬ b¶n ( c¶ thiÕt bÞ cÇn l¾p, kh«ng cÇn l¾p, c«ng cô, khÝ cô vµ vËt liÖu kÕt cÊu dïng ®Ó l¾p ®Æt vµo c¸c c«ng tr×nh x©y dùng c¬ b¶n ). - VËt liÖu kh¸c: lµ c¸c lo¹i vËt liÖu lo¹i ra trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, chÕ t¹o s¶n phÈm nh­ gç, s¾t, thÐp vôn hoÆc phÕ liÖu thu nhÆt, thu håi trong qu¸ tr×nh thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh. Tuú thuéc vµo yªu cÇu qu¶n lý vµ h¹ch to¸n chi tiÕt, cô thÓ cña tõng lo¹i doanh nghiÖp mµ trong tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu nªu trªn l¹i ®­îc chia thµnh tõng nhãm, tõng thø, tõng quy c¸ch ... C¨n cø vµo môc ®Ých, c«ng dông cña nguyªn vËt liÖu còng nh­ néi dung tõng quy ®Þnh ph¶n ¸nh chi phÝ nguyªn vËt liÖu trªn c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n th× nguyªn vËt liÖu cña doanh nghiÖp ®­îc chia thµnh: - Nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp dïng cho s¶n xuÊt, chÕ t¹o s¶n phÈm. - Nguyªn vËt liÖu dïng cho nhu cÇu kh¸c: phôc vô, qu¶n lý ë c¸c ph©n x­ëng, tæ, ®éi s¶n xuÊt, cho nhu cÇu b¸n hµng, qu¶n lý doanh nghiÖp... C¨n cø vµo nguån nhËp, nguyªn vËt liÖu ®­îc chia thµnh nguyªn vËt liÖu nhËp do mua ngoµi, tù gia c«ng chÕ biÕn, nhËn gãp vèn... 2. §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu. §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu lµ x¸c ®Þnh gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. Tuú quy ®Þnh hiÖn hµnh, trÞ gi¸ nguyªn vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸nh theo chi phÝ thùc tÕ mµ doanh nghiÖp ®· bá ra ( nguyªn t¾c gi¸ phÝ ). 2.1. §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. Gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu nhËp kho §èi víi nguyªn vËt liÖu mua ngoµi: trÞ gi¸ vèn thùc tÕ nhËp kho lµ gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n ( bao gåm c¸c kho¶n thuÕ nhËp khÈu, thuÕ kh¸c nÕu cã) céng víi c¸c chi phÝ mua thùc tÕ ( chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp, b¶o qu¶n, ph©n lo¹i, thuª kho, thuª b·i, tiÒn ph¹t...) trõ ®i c¸c kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i gi¶m gi¸ ( nÕu cã). NÕu doanh nghiÖp nép thuÕ theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ th× gi¸ mua lµ gi¸ ch­a cã thuÕ GTGT. §èi víi c¸c doanh nghiÖp nép thuÕ theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp th× gi¸ mua bao gåm c¶ thuÕ GTGT. §èi víi nguyªn vËt liÖu tù chÕ: Gi¸ NVL thùc tÕ Gi¸ thùc tÕ NVL Chi phÝ nhËp kho = xuÊt gia c«ng chÕ biÕn + gia c«ng chÕ biÕn §èi víi nguyªn vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn: Gi¸ NVL Gi¸ thùc tÕ NVL Chi phÝ vËn chuyÓn bèc Sè tiÒn ph¶i tr¶ thùc tÕ = xuÊt thuª gia + dì ®Õn n¬i thuª vµ tõ + cho ng­êi nhËn nhËp kho c«ng chÕ biÕn ®ã vÒ doanh nghiÖp gia c«ng chÕ biÕn - §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËn gãp vèn liªn doanh: Gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ do Héi ®ång liªn doanh ®¸nh gi¸. Gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho: Nguyªn vËt liÖu ®­îc thu mua nhËp kho th­êng xuyªn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, do vËy gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn, tõng ®ît nhËp kho kh«ng hoµn toµn gièng nhau, v× thÕ khi xuÊt kho kÕ to¸n ph¶i sö dông mét ph­¬ng ph¸p ®· cho trong ph­¬ng ph¸p sau: - TÝnh theo gi¸ thùc tÕ tån kho ®Çu kú: Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho = Sè l­îng NVL xuÊt kho x §¬n gi¸ thùc tÕ tån ®Çu kú - TÝnh theo gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn: Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho = Sè l­îng NVL xuÊt kho + §¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n Trong ®ã: §¬n gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n = Gi¸ thùc tÕ tån ®Çu kú + Gi¸ thùc tÕ nhËp trong kú Sè l­îng tån ®Çu kú + Sè l­îng nhËp trong kú - TÝnh theo gi¸ nhËp tr­íc - xuÊt tr­íc: Theo ph­¬ng ph¸p nµy tr­íc hÕt ta ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña tõng lÇn nhËp vµ gi¶ thiÕt hµng nµo nhËp kho tr­íc th× xuÊt tr­íc. Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho cña tõng l« hµng ®­îc ­u tiªn tr­íc ®ã. - TÝnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp sau - xuÊt tr­íc: Theo ph­¬ng ph¸p nµy còng ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc ®¬n gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn nhËp kho cµ còng gi¶ thiÕt hµng nµo nhËp kho sau th× xuÊt tr­íc. Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho cña nguyªn liÖu ®­îc x¸c ®Þnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña nh÷ng l« hµng ®ùc ­u tiªn xuÊt tr­íc ®ã. - TÝnh theo gi¸ thùc tÕ xuÊt kho: Theo ph­¬ng ph¸p nµy ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i qu¶n lý theo dâi nguyªn vËt liÖu theo tõng l« hµng. Khi xuÊt kho nguyªn vËt liÖu thuéc l« hµng nµo th× c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt kho vµ ®¬n gi¸ nhËp kho thùc tÕ cña l« hµng ®ã ®Ó tÝnh ra gi¸ thùc tÕ xuÊt kho. 2.2. §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu theo gi¸ h¹ch to¸n Gi¸ h¹ch to¸n lµ gi¸ do doanh nghiÖp tù x©y dùng, cã thÓ lµ gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n cña n¨m tr­íc, cã thÓ lµ gi¸ mua céng víi chi phÝ thu mua kÕ ho¹ch.Tuy nhiªn nã th­êng ¸p dông trong c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín, khèi l­îng, chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu nhiÒu, t×nh h×nh nhËp, xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn. Sö dông gi¸ h¹ch to¸n cuèi kú kÕ to¸n ph¶i ®iÒu chØnh gi¸ h¹ch to¸n theo gi¸ thùc tÕ ®Ó sè liÖu ghi vµo c¸c tµi kho¶n, sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ b¸o c¸o kÕ to¸n.ViÖc ®iÒu chØnh gi¸ h¹ch to¸n nh­ sau: X¸c ®Þnh hÖ sè gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n cña nguyªn vËt liÖu (H). H = Gi¸ thùc tÕ tån ®Çu kú + Gi¸ thùc tÕ nhËp trong kú Gi¸ h¹ch to¸n tån ®Çu kú + Gi¸ h¹ch to¸n nhËp trong kú - Sau ®ã ta tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho c¨n cø vµo gi¸ h¹ch to¸n xuÊt kho vµ hÖ sè gi¸. Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho = Gi¸ h¹ch to¸n x HÖ sè gi¸ III. Néi dung c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. 1. KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. 1.1. Chøng tõ kÕ to¸n sö dông. Theo chÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp ban hµnh Q§ 1141/TC/Q§/C§TK ngµy 1/1/1995 cña Bé tr­ëng Bé Tµi chÝnh, c¸c chøng tõ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu bao gåm: PhiÕu nhËp kho ( MÉu 01- VT) PhiÕu xuÊt kho( MÉu 02- VT) PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé ( MÉu 03- VT) Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ ( MÉu 08- VT) Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho ( MÉu 02- BH) Ho¸ ®¬n c­íc phÝ vËn chuyÓn ( MÉu 03- BH) Ngoµi c¸c chøng tõ b¾t buéc sö dông thèng nhÊt theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc, c¸c doanh nghiÖp cã thÓ sö dông thªm c¸c chøng tõ kÕ to¸n h­íng dÉn nh­: PhiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc ( MÉu 04- VT), biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ (MÉu 05-VT), phiÕu b¸o vËt t­ cßn l¹i cuèi kú( MÉu 07- VT)... §èi víi c¸c chøng tõ kÕ to¸n thèng nhÊt b¾t buéc ph¶i lËp kÞp thêi, ®Çy ®ñ theo ®óng mÉu quy ®Þnh, ®óng néi dung vµ ph­¬ng ph¸p lËp. 1.2 Sæ kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu Tuú thuéc vµo ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt ¸p dông trong doanh nghiÖp mµ sö dông c¸c sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt sau: Sæ (thÎ) kho (MÉu 06- VT) Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Sæ sè d­ v.v... Ngoµi c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt nªu trªn cßn cã thÓ më theo c¸c b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt, b¶ng kª luü kÕ tæng hîp nhËp- xuÊt - tån kho nguyªn vËt liÖu phôc vô cho viÖc ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt ®­îc ®¬n gi¶n, nhanh chãng, kÞp thêi. 1.3 Thñ tôc chøng tõ xuÊt nhËp nguyªn vËt liÖu Thñ tôc chøng tõ cÇn thiÕt trong nghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho nguyªn vËt liÖu. NghiÖp vô thu mua vµ nhËp kho nguyªn vËt liÖu c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã hai lo¹i chøng tõ b¾t buéc ®ã lµ: Ho¸ ®¬n b¸n hµng( ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho) vµ PhiÕu nhËp kho. Ho¸ ®¬n b¸n hµng( ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho) do ng­êi b¸n hµng lËp ghi râ hä, tªn, sè l­îng, lo¹i hµng, ®¬n gi¸, sè tiÒn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n. NÕu hµng chÞu thuÕ GTGT th× ho¸ ®¬n nµy ph¶i bao gåm c¶ thuÕ GTGT, tr­êng hîp doanh nghiÖp mua nguyªn vËt liÖu tù do th× doanh nghiÖp ph¶i lËp phiÕu mua hµng thay cho ho¸ ®¬n b¸n hµng, phiÕu nhËp kho do bé phËn mua hµng lËp ghi râ sè l­îng theo ho¸ ®¬n hoÆc phiÕu mua hµng, thñ kho thùc hiÖn nghiÖp vô nhËp kho vµ ghi sè thùc nhËp vµo sæ. Nh­ vËy, phiÕu nhËp kho lµ chøng tõ ph¶n ¸nh nghiÖp vô nhËp kho ®· hoµn thµnh. Trong tr­êng hîp nhËp kho víi sè l­îng lín, c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu cã tÝnh chÊt lý ho¸ phøc t¹p, c¸c lo¹i vËt t­ quý hiÕm hoÆc trong qu¸ tr×nh nhËp kho ph¸t hiÖn cã sù kh¸c biÖt vÒ sè l­îng gi÷a ho¸ ®¬n vµ thùc nhËp th× doanh nghiÖp lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­ ®Ó kiÓm nghiÖm vËt t­ tr­íc lóc nhËp kho vµ lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm. Thñ tôc chøng tõ cÇn thiÕt trong nghiÖp vô xuÊt kho nguyªn vËt liÖu Víi doanh nghiÖp sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn th× khi xuÊt kho nguyªn vËt liÖu ph¶i lËp phiÕu xuÊt kho hoÆc phiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc. Sau khi xuÊt kho, thñ kho ghi sè l­îng thùc xuÊt víi ng­êi ký nhËn vµo phiÕu xuÊt kho. PhiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc ®­îc lËp trong tr­êng hîp doanh nghiÖp s¶n xuÊt æn ®Þnh vµ ®· lËp ®­îc ®Þnh møc tiªu hao cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm. Sè l­îng nguyªn vËt liÖu thùc xuÊt trong th¸ng do thñ kho ghi c¨n cø vµo h¹n møc ®­îc duyÖt theo yªu cÇu sö dông tõng lÇn vµ sè l­îng thùc xuÊt tõng lÇn. 1.4 C¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu 1.4.1 Ph­¬ng ph¸p thÎ song song * Tr×nh tù c«ng viÖc thùc hiÖn nh­ sau: - ë kho: ViÖc ghi chÐp t×nh h×nh nhËp- xuÊt - tån kho hµng ngµy do thñ kho tiÕn hµnh trªn thÎ kho vµ chØ ghi theo sè l­îng. Khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu thñ kho ph¶i kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp ph¸p cña chóng råi ghi chÐp sè thùc nhËp, thùc xuÊt vµo chøng tõ vµ thÎ kho. Cuèi ngµy tÝnh ra sè tån kho råi ghi vµo thÎ kho. §Þnh kú thñ kho göi c¸c chøng tõ nhËp xuÊt kho vÒ phßng kÕ to¸n. - ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n sö dông sæ ( thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp- xuÊt - tån kho theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. Cuèi th¸ng kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt nguyªn vËt liÖu vµ kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho. Ngoµi ra, ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu kiÓm tra víi kÕ to¸n tæng hîp cÇn ph¶i tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt tõ c¸c sæ chi tiÕt vµo b¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt - tån kho theo tõng nhãm, tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. ( Xem phô lôc sè 1) ¦u ®iÓm: Ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu. Nh­îc ®iÓm: ViÖc ghi chÐp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n cßn trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè l­îng. Ngoµi ra viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu chñ yÕu vµo cuèi th¸ng do ®ã h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra kÞp thêi cña kÕ to¸n. Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu, khèi l­îng c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt Ýt, kh«ng th­êng xuyªn vµ tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n cña c¸c c¸n bé kÕ to¸n cßn h¹n chÕ. 1.4.2. Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn: Tr×nh tù c«ng viÖc: ë kho: ViÖc ghi chÐp cña thñ kho còng ®­îc thùc hiÖn trªn thÎ kho gièng nh­ ph­¬ng ph¸p thÎ song song. ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu ë tõng kho dïng cho c¶ n¨m, nh­ng mçi th¸ng chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. §Ó cã sè liÖu ghi vµo sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, kÕ to¸n ph¶i lËp c¸c b¶ng kª nhËp, xuÊt trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp - xuÊt ®Þnh kú thñ kho göi lªn. Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn còng ®­îc theo dâi c¶ vÒ chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Cuèi th¸ng tiÕn hµnh kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi thÎ kho vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. ( Xem phô lôc sè 2) - ¦u ®iÓm : Khèi l­îng ghi chÐp ®­îc gi¶m bít, dÔ lµm do chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng. Nh­îc ®iÓm: ViÖc ghi sæ vÉn bÞ trïng lÆp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n vÒ chØ tiªu hiÖn vËt, viÖc ®èi chiÕu, kiÓm tra còng tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng do ®ã h¹n chÕ t¸c dông kiÓm tra. Ph¹m vi ¸p dông: ¸p dông cho doanh nghiÖp cã Ýt nghiÖp vô nhËp - xuÊt kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. 1.4.3 Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ Tr×nh tù ghi chÐp: - ë kho: Thñ kho dïng ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho, nh­ng cuèi th¸ng ph¶i ghi sæ tån kho ®· tÝnh trªn thÎ kho sang sæ sè d­ vµo cét sè l­îng. - ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sæ sè d­ theo tõng kho chung cho c¶ n¨m ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp- xuÊt. Tõ c¸c b¶ng kª nhËp, xuÊt kÕ to¸n lËp b¶ng luü kÕ nhËp, xuÊt råi tõ c¸c b¶ng kª luü kÕ ( nhËp- xuÊt ) lËp b¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt- tån kho theo tõng nhãm, tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu theo chØ tiªu gi¸ trÞ. Cuèi th¸ng khi nhËp do thñ kho göi lªn, kÕ to¸n c¨n cø vµo sè tån cuèi th¸ng do thñ kho tÝnh ghi ë sæ sè d­ vµ ®¬n gi¸ h¹ch to¸n tÝnh ra gi¸ trÞ tån kho ®Ó ghi vµo cét sè tiÒn sæ sè d­. ViÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu ®­îc c¨n cø vµo cét sè tiÒn tån kho trªn sæ sè d­ vµ b¶ng tæng hîp nhËp - xuÊt - tån ( cét sè tiÒn) vµ sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. ( Xem phô lôc sè 3 ) - ¦u ®iÓm: Tr¸nh ®­îc sù ghi chÐp trïng lÆp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n gi¶m bít khèi l­îng ghi chÐp, c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh ®Òu ®Æn trong th¸ng. Nh­îc ®iÓm: Do chØ theo dâi vÒ mÆt gi¸ trÞ nªn muèn biÕt sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña tõng thø vËt liÖu vÒ mÆt hiÖn vËt nhiÒu khi ph¶i xem sè liÖu trªn thÎ kho. H¬n n÷a, viÖc kiÓm tra, ph¸t hiÖn sai sãt nhÇm lÉn gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n gÆp khã kh¨n. Ph¹m vi ¸p dông: ThÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã khèi l­îng c¸c nghiÖp vô xuÊt nhËp nhiÒu, th­êng xuyªn, nhiÒu chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu. Víi ®iÒu kiÖn doanh nghiÖp sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n nhËp - xuÊt, ®· x©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu, tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n v÷ng vµng. 2. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu lµ tµi s¶n l­u ®éng, thuéc nhãm hµng tån kho cña doanh nghiÖp. Theo quyÕt ®Þnh Q§ 1141/TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/1995 th× trong doanh nghiÖp chØ ®­îc ¸p dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho ®ã lµ: ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn hoÆc ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. D­íi ®©y lµ néi dung cô thÓ cña tõng ph­¬ng ph¸p: 2.1. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn lµ ph­¬ng ph¸p theo dâi ph¶n ¸nh th­êng xuyªn liªn tôc cã hÖ thèng t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho c¸c lo¹i vËt liÖu trªn tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n tæng hîp trªn c¬ së chøng tõ nhËp - xuÊt. ViÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc c¨n cø trùc tiÕp vµo c¸c chøng tõ xuÊt kho sau khi ®· ®­îc tËp hîp, ph©n lo¹i theo c¸c ®èi t­îng sö dông ®Ó ghi vµo c¸c tµi kho¶n vµ sæ kÕ to¸n. Ngoµi ra gi¸ trÞ nguyªn liÖu tån kho trªn tµi kho¶n, sæ kÕ to¸n ®­îc x¸c ®Þnh ë bÊt kú thêi ®iÓm nµo trong kú kÕ to¸n. - Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®­îc ¸p dông trong phÇn lín c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ trong c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i... - Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: ®Ó h¹ch to¸n biÕn ®éng tæng hîp nguyªn vËt liÖu trong kho, t¹i c¸c danh ®iÓm trong doanh nghiÖp lµ tµi kho¶n 152 “ nguyªn vËt liÖu”. Tµi kho¶n 152 cã thÓ më thµnh c¸c tµi kho¶n cÊp 2 bao gåm: + TK 1521: Nguyªn vËt liÖu chÝnh + TK 1522: Nguyªn vËt liÖu phô + TK 1523: Nhiªn liÖu + TK 1524: Phô tïng thay thÕ + TK 1525: ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n + TK 1528: C¸c nguyªn vËt liÖu kh¸c Ngoµi ra cßn sö dông c¸c tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­: TK 331,333,111,112,133,621,141... vµ tuú thuéc vµo doanh nghiÖp mµ cßn më thªm c¸c tµi kho¶n cÊp 2,3 kh¸c nh­ TK 15211H,15221V... S¬ ®å h¹ch to¸n: (Xem phô lôc sè 4) 2.2. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú lµ ph­¬ng ph¸p kh«ng theo dâi th­êng xuyªn, liªn tôc t×nh h×nh nhËp- xuÊt- vËt liÖu trªn c¸c tµi kho¶n tån kho t­¬ng øng. Trong kú t×nh h×nh nhËp- xuÊt kho nguyªn vËt liÖu ®­îc theo dâi ë mét tµi kho¶n riªng TK 611 “ Mua hµng ”, cßn TK 152 chØ dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú. H¬n n÷a gi¸ trÞ hµng tån kho l¹i kh«ng c¨n cø vµo sè liÖu c¸c tµi kho¶n, sæ kÕ to¸n ®Ó tÝnh mµ l¹i c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt kho ®Ó tæng hîp, ph©n lo¹i theo c¸c ®èi t­îng sö dông. KÕt qu¶ kiÓm kª vµ gi¸ trÞ vËt t­, hµng ho¸ mua vµo trong kú, ®­îc x¸c ®Þnh theo c«ng thøc: TrÞ gi¸ NVL TrÞ gi¸ NVL TrÞ gi¸ NVL TrÞ gi¸ NVL = + - XuÊt kho Tån kho ®Çu kú NhËp kho trong kú Tån kho cuèi kú - Ph­¬ng ph¸p nµy chØ ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp cã quy m« nhá, chØ tiÕn hµnh mét lo¹i ho¹t ®éng hoÆc ë c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i kinh doanh c¸c mÆt hµng cã gi¸ trÞ thÊp, mÆt hµng nhiÒu. - Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông: ®Ó h¹ch to¸n biÕn ®éng tæng hîp nguyªn vËt liÖu lµ TK 611 “ Mua hµng”. + TK 6111: Mua nguyªn vËt liÖu + TK 6112: Mua hµng ho¸ Ngoµi ra cßn sö dông c¸c tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh­ TK 111,112,334,621...vµ tuú tõng doanh nghiÖp cã thÓ më thªm c¸c tµi kho¶n cÊp 2,3 nh­ tµi kho¶n 6111A... - S¬ ®å h¹ch to¸n: ( Xem phô lôc sè 5) PhÇn thø hai Thùc tr¹ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i XÝ nghiÖp tha