Luận văn Vận dụng hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động vào công tác kế toán tại Viễn thông Bình Dương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ------------ NGUYỄN THỊ HỒNG CHÂU VAÄN DUÏNG HEÄ THOÁNG CHI PHÍ TREÂN CÔ SÔÛ HOAÏT ÑOÄNG VAØO COÂNG TAÙC KEÁ TOAÙN TAÏI VIEÃN THOÂNG BÌNH DÖÔNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chí Minh - Năm 2011 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM NGUYỄN THỊ HỒNG CHÂU VAÄN DUÏNG HEÄ THOÁNG CHI PHÍ TREÂN CÔ SÔÛ HOAÏT ÑOÄNG VAØO COÂNG TAÙC KEÁ TOAÙN TAÏI VIEÃN THOÂNG BÌNH DÖÔNG Chuyên ngành : KẾ TOÁN Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. PHẠM THỊ PHỤNG TP.Hồ Chí Minh - Năm 2011 LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết của đề tài Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, khi nguồn lực ngày càng bị thu hẹp lại thì quá trình định hướng đầu tư nguồn lực vào các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ mang lại hiệu quả kinh tế cao luôn là mối quan tâm trọng yếu đối với tất cả các tổ chức. Trong những năm vừa qua, để có thể tồn tại và phát triển trong giai đoạn cạnh tranh khốc liệt trên thị trường Bưu chính -Viễn thông, cùng với việc đổi mới về cơ cấu tổ chức, đổi mới về hoạt động luôn được Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam chú trọng và triển khai sâu rộng đến các đơn vị thành viên. Việc đo lường và kiểm soát chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu. Chính vì vậy, việc tìm ra một phương pháp khoa học để có thể đo lường chi phí một cách đáng tin cậy cho mỗi hoạt động, mỗi quy trình là một thách thức đối với ngành kinh doanh dịch vụ viễn thông khi thông tin về chi phí của từng hoạt động, từng dịch vụ hầu như không có. Việc tính toán chi phí của quy trình hoạt động, của từng loại hình dịch vụ sẽ đưa đến cách nhìn mới về chi phí để thu hút và giữ được khách hàng Quản trị trên cơ sở hoạt động mà nền tảng là phương pháp phân bổ chi phí trên cơ sở hoạt động - ABC, sẽ giúp các nhà quản lý nhận diện được những hoạt động nào mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp, những hoạt động nào gây hao tốn nguồn lực một cách vô ích. Nhờ có phân tích chi phí dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa hoạt động và sự hao tốn nguồn lực, ABC đã cung cấp những cơ sở đáng tin cậy cho việc phân tích hiệu quả hoạt động tại đơn vị, góp phần tích cực vào quá trình định hướng đầu tư nguồn lực làm tăng lợi nhuận và tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Mục tiêu đề tài : Tìm hiểu những vấn đề cơ sở lý luận của hệ thống ABC, phân tích thực trạng tình hình phân bổ chi phí tại Viễn thông Bình Dương để định hướng cho việc ứng dụng lý thuyết ABC vào việc phân bổ chi phí phục vụ cho các loại hình dịch vụ tại Viễn thông Bình Dương. Phạm vi nghiên cứu : Luận văn nghiên cứu vận dụng hệ thống ABC vào công tác phân bổ chi phí phục vụ tại Viễn thông Bình Dương nhằm cung cấp thông tin giá thành một cách thích hợp và đáng tin cậy đối với từng loại hình dịch vụ mà đơn vị cung cấp cho khách hàng. Trong đề tài, luận văn chỉ trình bày cách thức phân bổ đối với những khoản mục chi phí phục vụ có phát sinh cao và xác định những tiêu thức phân bổ cơ bản để từ đó có thể áp dụng để phân bổ cho những chi phí khác. Phương pháp nghiên cứu : Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng kết hợp với các phương pháp như so sánh, tổng hợp, phân tích, khảo sát để hệ thống hóa và làm sáng tỏ lý luận, khảo sát đánh giá thực trạng nhằm đưa ra giải pháp để đạt được mục tiêu nghiên cứu. Kết cấu của đề tài : Luận văn gồm có 3 phần theo kết cấu truyền thống : - Chương I : Cơ sở lý luận về hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động – ABC. - Chương II : Tình hình phân bổ chi phí phục vụ tại Viễn thông Bình Dương. - Chương III : Vận dụng Hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động - ABC vào công tác kế toán tại Viễn thông Bình Dương. MỤC LỤC CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG CHI PHÍ TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG 1.1 Một số vấn đề chung về hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động ............ 1 1.1.1 Sự ra đời và phát triển .......................................................................................... 1 1.1.2 Đặc điểm của ABC ................................................................................................ 3 1.1.2.1 Định nghĩa ................................................................................................. 3 1.1.2.2 Vai trò ........................................................................................................ 5 1.1.2.3 So sánh ABC với hệ thống chi phí truyền thống ......................................... 6 1.1.3 Điều kiện và khả năng áp dụng ABC ................................................................ 13 1.1.3.1 Môi trường kinh doanh ............................................................................ 13 1.1.3.2 So sánh lợi ích và chi phí ......................................................................... 13 1.1.3.3 Qui mô doanh nghiệp ............................................................................... 13 1.2 Vai trò của kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động đối với công tác quản trị trong doanh nghiệp ............................................................................................................... 14 1.2.1 Cung cấp thông tin phục vụ chức năng hoạch định ........................................ 15 1.2.2 Cung cấp thông tin phục vụ chức năng điều hành .......................................... 16 1.2.3 Cung cấp thông tin phục vụ chức năng kiểm soát ........................................... 17 1.2.4 Cung cấp thông tin phục vụ chức năng ra quyết định ..................................... 17 1.3 Qui trình ứng dụng ABC ..................................................................................... 18 1.3.1 Ghi nhận thông tin ban đầu .............................................................................. 18 1.3.1.1 Thông tin về các hoạt động chịu phí ........................................................ 18 1.3.1.2 Các đối tượng chịu phí ............................................................................ 20 1.3.1.3 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí ...................................... 20 1.3.2 Lựa chọn tiêu thức phân bổ .............................................................................. 22 1.3.2.1 Tiêu thức phân bổ chi phí nguồn lực ....................................................... 23 1.3.2.2 Tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động ....................................................... 23 1.3.3 Phương pháp phân bổ chi phí trên cơ sở hoạt động ........................................ 27 1.3.3.1 Các bước thực hiện .................................................................................. 27 1.3.3.2 Quan điểm ................................................................................................ 29 1.3.3.3 Nguyên tắc ............................................................................................... 30 1.3.4 Kiểm soát chi phí và đánh giá phân bổ chi phí theo hệ thống ABC ................ 31 Kết luận chương I ....................................................................................................... 32 CHƯƠNG II : TÌNH HÌNH PHÂN BỔ CHI PHÍ PHỤC VỤ TẠI VIỄN THÔNG BÌNH DƯƠNG 2.1 Giới thiệu tình hình kinh doanh và quản lý tại Viễn thông Bình Dương ........ 33 2.1.1 Giới thiệu tình hình hoạt động .......................................................................... 33 2.1.1.1 Quá trình thành lập ................................................................................... 33 2.1.1.2 Chức năng nhiệm vụ và phương hướng phát triển .................................. 33 2.1.1.3 Các dịch vụ chính .................................................................................... 34 2.1.2 Cơ cấu quản lý ................................................................................................... 34 2.1.3 Giới thiệu tổ chức Kế toán ................................................................................. 38 2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ................................................................................ 38 2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ ................................................................................ 38 2.1.3.3 Chế độ, hình thức kế toán ........................................................................ 41 2.2 Tình hình phân bổ chi phí phục vụ tại Viễn thông Bình Dương ...................... 41 2.2.1 Các tài khoản chi phí áp dụng tại Viễn thông Bình Dương ............................. 41 2.2.1.1 Chi phí sản xuất ....................................................................................... 42 2.2.1.2 Chi phí ngoài sản xuất ............................................................................. 44 2.2.2 Phương pháp phân bổ chi phí chung đang áp dụng ........................................ 46 2.2.2.1 Tại Khối Quản lý ...................................................................................... 46 2.2.2.2 Tại các đơn vị trực thuộc ......................................................................... 46 2.3 Đánh giá tình hình phân bổ chi phí chung hiện đang áp dụng tại Viễn thông Bình Dương ................................................................................................................. 51 2.3.1 Ưu điểm ............................................................................................................. 51 2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân ............................................................................. 52 Kết luận chương II ..................................................................................................... 54 CHƯƠNG III : VẬN DỤNG HỆ THỐNG CHI PHÍ TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG VÀO CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VIỄN THÔNG BÌNH DƯƠNG 3.1 Sự cần thiết phải vận dụng lý thuyết hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động vào công tác quản lý tại Viễn thông Bình Dương ........................................................... 55 3.2 Giải pháp ứng dụng ............................................................................................. 56 3.2.1 Vấn đề tổ chức bộ máy quản lý thực hiện tại đơn vị ........................................ 56 3.2.1.1 Nhóm nghiên cứu ..................................................................................... 56 3.2.1.2 Xác lập lại vai trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp .................... 57 3.2.2 Giải pháp về kế toán ........................................................................................... 58 3.2.2.1 Xác định đối tượng cần phân bổ .............................................................. 58 3.2.2.2 Xác định các tiêu thức phân bổ ................................................................ 59 3.2.2.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phục vụ công tác phân bổ chi phí theo ABC 73 3.2.3 Giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin .................................................... 76 3.2.3.1 Chương trình nhập liệu ............................................................................ 76 3.2.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán ...................................................................... 77 3.3 Phân bổ chi phí phục vụ tại đơn vị ..................................................................... 77 3.3.1 Phân bổ chi phí khấu hao ................................................................................... 77 3.3.2 Phân bổ chi phí nhân công ................................................................................ 79 3.3.3 Phân bổ chi phí nội bộ ....................................................................................... 83 Kết luận chương III ................................................................................................... 83 KẾT LUẬN ................................................................................................................. 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 : Mô hình phân bổ chi phí theo ABC Sơ đồ 1.2 : Tập hợp và phân bổ chi phí theo phương pháp truyền thống Sơ đồ 1.3 : Tập hợp và phân bổ chi phí theo ABC Sơ đồ 1.4 : Minh họa đối tượng chịu phí của ABC và TCA Sơ đồ 1.5 : Các chức năng quản trị Sơ đồ 1.6 : Minh họa Cấp độ hoạt động trong ABC Sơ đồ 1.7 : ABC-Dòng chu chuyển của chi phí từ nguồn lực đến SP/DV/KH Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức quản lý tại Viễn thông Bình Dương Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức phòng Kế toán Sơ đồ 2.3 : So sánh Phương pháp phân bổ chi phí tại VTBD và phương pháp ABC DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1,1 Phân loại chi phí theo nguyên tắc ứng xử của chi phí Bảng 2.1 Minh họa về phương pháp phân bổ chi phí tại Viễn thông Bình Dương Bảng 3.1 Minh họa tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao vào các loại hình dịch vụ Bảng 3.2 : Minh họa tiêu thức phân bổ chi phí lương nhân công vào hoạt động Bảng 3.3 Minh họa tiêu thức phân bổ chi phí nhân công vào dịch vụ Bảng 3.4 : Biểu mẫu thông tin cần thu thập Bảng 3.5 : Minh họa phân bổ chi phí khấu hao vào các loại hình dịch vụ của đơn vị. 1 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG CHI PHÍ TRÊN CƠ SỞ HOẠT ĐỘNG – ABC 1.1 Một số vấn đề chung về hệ thống kế toán chi phí trên cơ sở hoạt động 1.1.1 Sự ra đời và phát triển Hệ thống đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động luôn gắn liền với hoạt động của một doanh nghiệp, một tổ chức. Cùng với sự phát triển về qui mô, sự đa dạng, phạm vi điều hành và tổ chức hoạt động đòi hỏi các nhà quản lý luôn phải đối mặt với thách thức mới là phải có những phương thức đo lường cải tiến liên tục theo từng giai đoạn tương ứng để có thể đo lường chính xác hơn chi phí hoạt động. Từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức được chính xác. Hệ thống chi phí truyền thống (Traditional Costing Accounting – TCA) được ra đời vào khoảng những năm 1870 đến 1920. Vào khoảng thời gian này, trong những ngành công nghiệp, lao động là yếu tố quyết định, không có tự động hóa, sản phẩm ít đa đạng và chi phí chung chiếm tỉ trọng thấp trong tổng chi phí của công ty. Kế toán chi phí chỉ tập trung đo lường các chi phí phát sinh trực tiếp (nguyên vật liệu, nhân công) để dễ tính toán đầu ra mà không quan tâm đến các chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí sử dụng vốn). Từ những năm 1925 đến 1985, do phát sinh nhu cầu thông tin chi phí sản phẩm cho báo cáo tài chính, những thủ tục đánh giá hàng tồn kho cho các báo cáo tài chính được thực hiện, các khoản chi phí gián tiếp và chi phí phục vụ được tập hợp theo toàn nhà máy. Sau đó được phân bổ cho sản phẩm bằng việc sử dụng các tiêu thức đơn giản và dễ xác định như số giờ lao động trực tiếp. Chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ theo mức trung bình và kiểm soát chúng bằng cách tính toán các khoản sai biệt hàng tháng từ sổ cái tổng hợp của kế toán tài chính. 2 Trong hệ thống chi phí truyền thống, tổng chi phí thường được phân bổ cho sản phẩm bằng cách sử dụng những tiêu thức đo lường hoạt động như số giờ lao động trực tiếp. Cách tiếp cận này giả định rằng tổng chi phí có mối tương quan với số giờ lao động trực tiếp. Chính vì vậy, từ những năm 1960s, đặc biệt là những năm 1980s, khi vai trò của lao động trực tiếp trong tổng chi phí không còn quan trọng nữa và lao động trực tiếp không còn mối quan hệ tuyến tính với tổng chi phí, khi một số dòng sản phẩm được hiện đại hóa, tiết kiệm lao động và lợi nhuận thu được từ các sản phẩm này có xu hướng tăng lên thì giả định trên là không hợp lý, giá thành sản phẩm bị sai lệch. Một phương pháp tính chi phí mới được thiết kế nhằm khắc phục các nhược điểm của hệ thống chi phí truyền thống. Đó là hệ thống tính chi phí theo hoạt động. Khái niệm về kế toán hoạt động đã xuất hiện từ rất sớm. Ngay từ những năm 1930, Eric Kohler - một kiểm soát viên, đã xác định những hoạt động của một tổ chức và giới thiệu kế toán hoạt động. Đối với mỗi hoạt động, ông tạo một tài khoản hoạt động. Một tài khoản hoạt động là một tài khoản thu nhập hoặc chi phí và thay vì xác định chi phí của một sản phẩm, ông xác định chi phí của một hoạt động. Vào năm 1971, Staubus mô tả một hệ thống kế toán hoạt động khác. Ông cũng tạo một tài khoản cho mỗi hoạt động. Bên trái tài khoản, ông ghi chi phí đầu vào của hoạt động. Những đầu vào này là đầu ra của những hoạt động trước đó trong công ty và đầu ra của các nhà cung cấp bên ngoài. Phía bên phải của tài khoản, Staubus ghi giá trị đầu ra của hoạt động. Đầu ra từ những hoạt động trước đó được đo bằng chi phí tiêu chuẩn, nếu đầu ra được bán cho khách hàng bên ngoài, sẽ được đo lường bằng giá trị thuần (giá bán – chi phí bán). Kế toán hoạt động của Staubus đạt đến điểm cao nhất khi so sánh đầu ra tại mức chi phí chuẩn hay giá trị thuần với giá trị đầu vào. Đến cuối những năm của thập niên 80, hệ thống chi phí trên cơ sở hoạt động ( Activity Based Costing – ABC) được mô tả bởi Robin Cooper, H Thomas Johnson và Robert Kaplan đã thu hút được nhiều sự chú ý hơn. Phương pháp này xác định các hoạt