Luận văn Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Luận văn Đề tài: Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI :XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I.Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên. 1.Giới thiệu chung về Công ty.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên 2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty II. Đề tài 1. Giới thiệu phòng ban nơi thực tập 2.Tên đề tài,Lý do chọn đề tài 3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu 1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống 2. Một số mẫu biểu CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.1.Nhập kho thành phẩm 1.2.Bán hàng 1.3.Thanh toán 1.4.Tìm kiếm 1.5. Báo cáo 2.Phân tích hệ thống về xử lý 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. 2.2.1/ BLD mức khung cảnh: 2.2.2/ Biểu đồ Mức đỉnh 2.2.3/ Biểu đồ Mức đỉnh II. Phân tích và thiết kế hệ thống về dữ liệu 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu. 1.1 Lựa chọn môi trường cài đặt. 1.1.1 Access là gì? 1.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì? 1.1.3 Quy tắc đặt tên trường, tên bảng 1.2. Mô hình liên kết thực thể 1.3.Các thực thể của hệ thống. 2 .Xây dựng các bảng Cơ sở dữ liệu. 3. hình quan hệ Relationships của hệ thống quản lý bán hàng III. Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu. 3.1.Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 3.2.Thiết kế giao diện của chương trình 3.3 Một số giao diện chính của chương trình. CHƯƠNG III: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH, HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ KẾT LUẬN. 3.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình quản lý bán hàng. 3.2 Hướng dẫn sử dụng chương trình. 3.3. Kết luận LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế. Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Trong xu thế ấy việc đưa tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể. Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vực được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính. Giờ đây máy tính đã và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con người. Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian công sức mà hiệu quả mang lại chưa cao. Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên cũng như các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế. Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin Quản lý bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của Công ty. Xuất phát từ những lý do nêu trên, là một sinh viên khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế của Trường Cao Đẳng Tài Chính_ Quản Trị Kinh Doanh được thực tập tại Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên qua thời gian được tìm hiểu về thực tế công tác quản lý bán hàng của doanh nghiệp, với những kiến thức đã được học tập với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Cô giáo Trần Thị Kim Oanh - giảng viên hướng dẫn, Em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic” từ đó có thể đi sâu, tìm hiểu thực tế về công tác quản lý bán hàng của một doanh nghiệp sản xuất nhằm tìm hiểu và đưa ra một vài đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư của công ty. Từ đó đề xuất một số ý kiến, giải pháp với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý bán hàng của công ty để có thể góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển, thành công trong kinh doanh của Công ty. Nội dung báo cáo của Em gồm 3 chương như sau: Chương I: Tổng quan về đề tài: Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Chương III: Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình Quản lý bán hàng và đánh giá. Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp Em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này. Em xin chân thành cảm ơn . Hưng Yên, Ngày 24 tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực hiện: Đinh Thị Thu Hà Chương I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I/ Giới thiệu về Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Giới thiệu chung về Công ty. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Công ty cổ phần thương mại Phú Xuyên được thành lập theo quyết định số 1736/QĐ/UB ngày 29/10/2001 của UBND tỉnh Hà Tây và giấy phép kinh doanh số : 0303000029 ngày 28/11/2001 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Tây (Hà Nội). Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN Trụ sở giao dịch : Thị trấn Phú Xuyên-huyện Phú Xuyên-TP Hà Nội MST : 0500416768 Công ty CP Thương mại Phú Xuyên hoạt động trên phạm vi địa bàn huyện Phú Xuyên với ngành nghề kinh doanh chính là: sản xuất và kinh doanh các loại chế phẩm vi sinh sử dụng trong nông nghiệp, với một số sản phẩm chính như : Bio_plant, Pro_plant, Vieteam 45WP loại 20 gam, Miretox 10 WP loại 10 gam, Surio 3 WP loại 10 gam, Montar 20EC….. Từ những ngày đầu mới thành lập,công ty đã gặp phải không ít khó khăn. Đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp với các ngành nghề kinh doanh đa dạng làm cho cuộc cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt. Thêm vào đó, việc mở cửa nền kinh tế cũng tạo ra những thách thức đối với công ty khi phải cạnh tranh với hàng hoá nước ngoài.Trong thời gian tới ,chiến lược kinh doanh của công ty là : không ngừng bám sát thị trường để tạo ra thế chủ động, thích nghi với thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thi, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, từng bước tiến xa hơn nữa trên tiến trình hội nhập thị trường. 2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Bộ máy quản lý của công ty CP thương mại Phú Xuyên được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có chức năng và quyền hạn riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhautrong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các quá trình hoạt động kinh doanh đều diễn ra nhịp nhàng , ăn khớp nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty. Ban lãnh đạo của công ty gồm : - Giám đốc : Ông Nguyễn Văn Long Là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành về nhân sự cũng như điều hành về toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh; là chủ tài khoản của công ty tại ngân hàng, là người chịu trách nhiêm trước pháp luật về các vấn đề của công ty. - Phó giám đốc : có 3 người: Là người tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý nhân viên, quản lý kinh tế và điều hành kinh doanh - Phòng kinh doanh :Phụ trách việc tìm hiểu thị trường, khai thác các hợp đồng kinh tế, lập và kiểm tra kế hoạch sản xuất, kinh doanh. - Phòng sản xuất :Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra các sản phẩm, hàng hóa. Hiện công ty có 4 phân xưởng sản xuất được chia làm 20 tổ. Quản đốc, phó quản đốc, cùng với tổ trưởng, tổ phó của mỗi tổ có nhiệm vụ phổ biến giám sát quá trình sản xuất của công nhân để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. - Phòng bán hàng : Là bộ phận nhận đơn đặt hàng và bán hàng cho khách …. - Phòng kế toán : Nhiệm vụ chính là xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin, số liệu chính xác về hoạt động tài chính, áp dụng các tài khoản, phân tích kế toán cũng như các loại sổ sách giấy tờ để phục vụ cho việc điều hành quản lý của ban giám đốc. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty CPTM Phú Xuyên. II/ Đề tài 1.Giới thiệu về phòng ban nơi thực tập Quản lý bán hàng là đề tài mà Em quan tâm và theo đó Em chọn Bộ phận bán hàng làm phòng ban thực tập. Chức năng, nhiệm vụ chính của bộ phận này là quản lý thành phẩm, là nơi xử lý các yêu cầu mua hàng của khách hàng và thực hiện quá trình bán hàng. Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua rất nhiều khâu với nhiều ghi chép nhưng hầu hết chỉ được thực hiện thủ công bằng tay. Sau khi xuất bán sản phẩm và nhận đầy đủ tiền hàng của khách hàng thì bộ phận này hoàn thành công việc của mình. 2. Đề tài 2.1.Tên đề tài: Căn cứ vào những điêù trên nên em chon đề tài thưc tập của mình là: “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” .tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. 2.2.Lý do chọn đề tài. Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty CPTM Phú Xuyên còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Đặc biệt là trong công tác quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết, chính xác, thường xuyên và nhanh chóng. Chính vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp thích hợp nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý dữ liệu. Theo những yêu cầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việc đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng của Công ty CPTM Phú Xuyên.Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu vào của quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ nhà quản lý, thực hiện bán hàng nhanh chóng cho khách hàng thông qua một số chức năng quan trọng như sau: +Kiểm tra công nợ hiện tại của khách hàng, kiểm tra số lượng mặt hàng bất kì hiện tại… + Đưa ra các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo yêu cầu của người quản lý tại một thời điểm bất kỳ trong năm. +Tự động hoá hệ thống tránh việc xử lý thông tin một cách thủ công Hi vọng đề tài mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng của Công ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lý Công ty mình. 3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài Hiện nay internet đã phát triển rộng rãi trên cả nước từ nông thôn đến thành thị , sự phát triển của công nghệ thông tin đang đòi hỏi mỗi ngành, mỗi doanh gnhiệp .. phải có sự đổi mới tiến bộ. Yêu cầu đòi hỏi cao về tiết kiệm thời gian của khách hàng đồng thời đạt tính chính xác, kịp thời , độ tin cậy trong việc bán hàng, yêu cầu giảm số lượng nhân viên các khâu yêu cầu đưa ra các thông tin chính xác về hàng hoá cũng như các khoản vay nợ của công ty đối với nhà cung cấp và khách hàng…Để công ty và các sp bán đươc quản lý một cách tiện lợi thông qua phần mềm quản lý bán hàng nhằm ; + Dễ dàng cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, đơn đặt hàng. +Đảm bảo xử lý thông tin nhanh phục vụ thống kê theo yêu cầu của nhà quản lý ở bất kỳ thời điểm nào…. III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu 1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống. Bao gồm các danh mục sau: Danh mục hàng hóa Danh mục kho Danh mục phiếu nhập kho Danh mục chi tiết phiếu nhập kho Danh mục đơn đặt hàng Danh mục chi tiết đơn đặt hàng Danh mục khách hàng Danh mục phiếu thu Luồng thông tin đầu ra của hệ thống Thẻ kho Sổ kho Biên bản giao nhận hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng Sổ nợ phải thu Báo cáo tổng hợp, chi tiết xuất – nhập – tồn Thống kê các mặt hàng bán trong tháng, quý, năm Báo cáo công nợ khách hàng Báo cáo tổng hợp thu 2.Một số mẫu biểu: * Mẫu số 1: Phiếu nhập kho Đơn vị:…… Địa chỉ:…… PHIẾU NHẬP KHO Ngày… tháng… năm... Số:….. Nợ:…. Có:…. Mẫu số:01- VT QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ tên người giao hàng: Nhập tại kho: STT Tên sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày…tháng…năm… Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng *Mẫu số 2: Thẻ kho Đơn vị:………………. Địa chỉ:……………… THẺ KHO Ngày lập thẻ:………….. Tờ số:…………............ Mẫu số S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2002/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đơn vị tính: Mã số: STT Ngày tháng Số hiệuchứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn *Mẫu số 3: Sổ kho Tên vật liệu: Trang:………… Quy cách phẩm chất:……………………….. Đơn vị tính: ….. CHỨNG TỪ Diễn giải SỐ LƯỢNG Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất * Mẫu số 4: Đơn đặt hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: Họ và tên khách hàng:......................Điện thoại:............................................ Địa chỉ:.......................................................................……………………… STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Cộng * Lưu ý Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận. Ngày…tháng…năm… GĐ Ký duyệt Khách hàng (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu) *Mẫu số 5: Hợp đồng kinh tế CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: Căn cứ vào pháp lệnh ký kết hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước, nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989. Căn cứ Nghị định số 17/HĐ – BT ban hành ngày 16 tháng 01 năm 1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày… tháng…năm… các bên gồm các thành phần như sau: BÊN A: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: Mã số thuế: Đại diện: Chức vụ: BÊN B: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: Mã số thuế: Đại diện: Chức vụ: Sau khi bàn bạc và thỏa thuận hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán với các điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, giá cả: STT Tên hàng ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền VAT 5% Tổng cộng Điều 2: Thanh toán Điều 3: Thời gian, địa điểm giao hàng Điều 4: Cam kết chung Hai bên cam kết thực hiện nghiêm ngặt các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Trường hợp có khó khăn trở ngại hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết bằng văn bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B *Mẫu số 6: Biên bản giao nhận hàng CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Số: Ngày…tháng…năm… Căn cứ: Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế số: Lệnh xuất kho số: Hôm nay, Ngày… tháng… năm …, tại Công ty CP thương Mại Phú Xuyên chúng tôi gồm: I/ Bên giao: Công ty CP thương Mại Phú Xuyên Ông ( Bà ):……………………………..Chức vụ: Thủ kho Ông ( Bà ):……………………………..Chức vụ: Nhân viên bán hàng Ông ( Bà ):……………………………..Chức vụ: Nhân viên kế toán II/ Bên nhận: Ông ( Bà ):……………………………..Chức vụ: Làm đại diện Đã cùng nhau ký kết biên bản giao nhận hàng với nội dung sau: STT Mã kho Tên sản phẩm Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ: Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên giao giữ 03 bản, bên nhận giữ 01 bản. Đại diện bên nhận Đại diện bên giao Thủ kho Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán *Mẫu số 7: Phiếu xuất kho Đơn vị:…… Địa chỉ:…… PHIẾU XUẤT KHO Ngày… tháng… năm... Số:….. Nợ:…. Có:…. Mẫu số:02- VT QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ tên người nhận hàng: Xuất tại kho: STT Tên sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Xuất, ngày…tháng…năm… Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng *Mẫu số 8: Hóa đơn bán hàng HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày …tháng …năm… Mẫu số: 02GTTT-3LL Ký hiệu:EN/2006B Số: Họ tên người mua hàng: …………………………………………………… Tên đơn vị: ………………………………………………………………… Địa chỉ: …………………………………………………………………… Số tài khoản:………………………………………………………………. Hình thức thanh toán:…………….. MS: ………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) *Mẫu số 9: Phiếu thu Đơn vị:…… Địa chỉ:…… PHIẾU THU Ngày… tháng… năm... Số:….. Nợ:…. Có:…. Mẫu số:01- TT QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lý do nộp tiền: Số tiền: ( Viết bằng chữ ): Kèm theo: Đã nhận đủ số tiền ( bằng chữ): Ngày…tháng…năm… Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Người nộp tiền ( Ký, họ tên ) Người lập phiếu ( Ký, họ tên ) Thủ quỹ ( Ký, họ tên ) ChươngII: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.1.Nhập kho thành phẩm Sau khi quá trình sản xuất tại bộ phận sản xuất được hoàn thành, thành phẩm được tiến hành nhập kho. Bộ phận bán hàng (BPBH) nhận Phiếu nhập kho ( Mẫu số 1) từ kho thành phẩm của Công ty. Trước khi tiến hành nhập kho, Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm nhập kho, sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng thì BPBH thực hiện cập nhật phiếu nhập kho và lưu vào sổ chứng từ nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm, cuối mỗi ngày tiến hành cập nhật vào Thẻ kho ( Mẫu số 2) và cập nhật vào Sổ kho ( Mẫu số 3 ) theo từng sản phẩm cuối mỗi tháng. 1.2. Bán hàng. Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng gửi Đơn đặt hàng ( Mẫu số 4 ) đến Công ty bằng văn bản, điện thoại, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp, kí kết hợp đồng với lãnh đạo Công ty hoặc những người có chức trách trong Công ty. Bộ phận bán hàng có trách nhiệm tiếp nhận Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến hoặc Hợp đồng kinh tế ( Mẫu số 5) giữa Công ty và khách hàng sau khi đã xem xét thỏa thuận về việc mua hàng đối chiếu với giấy tờ sổ sách liên quan đến hàng còn trong kho( Thẻ kho, Số kho). Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra lại hàng hoá trong kho xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không. - Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không đảm bảo chất lượng mà Khách hàng yêu cầu. + Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho Khách hàng để xin thêm thời gian để hoàn thành sản phẩm và hẹn ngày giờ cụ thể cho khách biết. + Đối với trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu : Bộ phận bán hàng sẽ hỏi ý kiến khách hàng xem với chất lượng như vậy thì liệu khách hàng có chấp nhận mua hay không. - Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì Bộ phận bán hàng sẽ tiến hành in Phiếu xuất kho (Mẫu số 6). Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho in Biên bản giao nhận hàng ( Mẫu số 7) gửi cho khách hàng một bản và lưu lại 03 bản để đối chiếu khi không có sự thống nhất giữa Công ty và khách hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng, bộ phận bán hàng tiến hành làm thủ tục xuất bán sản phẩm. Cán bộ bán hàng viết Hóa đơn bán hàng ( 3 Liên : Liên 1& Liên 3 :Lưu ; Liên 2: Giao cho khách hàng) ( Mẫu số 8). Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ yêu cầu khách hà