Nguyên lí kế toán - Chương 5: Quy trình kế toán

Vũ Quốc Thông 1 Chương 5 QUY TRÌNH KẾ TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN Sau khi học xong chương này, bạn có thể: • Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán • Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán • Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu • Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp 2 Mục tiêu Vũ Quốc Thông 2 • Tổng quan về quy trình kế toán • Chứng từ kế toán • Sổ sách kế toán • Tổ chức công tác kế toán 3 Nội dung 4 Hệ thống thông tin Quy trình kế toán Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán Tổng quan về quy trình kế toán Vũ Quốc Thông 3 • Quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu) • Kế toán thu thập, xử lý dữ liệu để tạo thành các thông tin hữu ích cho những người sử dụng 5 Kế toán – hệ thống thông tin Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa ra các quyết định. 6 Quy trình kế toán Thu thập dữ liệu Chứng từ kế toán Sổ kế toán Xử lý và lưu trữ dữ liệu Báo cáo tài chính Bảng CĐKT Báo cáo KQHĐKD Báo cáo LCTT Bản TMBCTC Cung cấp thông tin Kiểm soát các hoạt động Vũ Quốc Thông 4 Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập trong tổ chức, để đảm bảo đạt các mục tiêu của tổ chức: • Tính tin cậy của BCTC • Hiệu quả của các hoạt động • Việc tuân thủ các quy định 7 Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán  Khái niệm  Vai trò của chứng từ  Phân loại chứng từ  Yêu cầu đối với chứng từ  Yếu tố của chứng từ  Lưu chuyển chứng từ 8 Chứng từ kế toán Vũ Quốc Thông 5 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán (Điều 4 Luật kế toán năm 2003). 9 Khái niệm PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Là việc sử dụng bản chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo thời gian, địa điểm và nội dung kinh tế, sau đó cung cấp thông tin trên bản chứng từ cho các bộ phận quản lý có liên quan đồng thời cung cấp thông tin cho việc ghi sổ kế toán. • Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán. • Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý. • Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. • Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng. 10 Vai trò của chứng từ kế toán Vũ Quốc Thông 6 • Theo nội dung phản ảnh • Theo công dụng • Theo nguồn gốc (địa điểm lập) • Theo trình tự lập - chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp (chứng từ ghi sổ) 11 Phân loại chứng từ 12 Chứng từ điện tử • Phải có đầy đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán và được mã hoá • Được chứa trong các vật mang tin: băng, đĩa, thẻ thanh toán • Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu Vũ Quốc Thông 7 13 Chứng từ điện tử (tt.) ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG: • Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ • Có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật • Xác lập phương thức giao nhận điện tử • Cam kết về hoạt động diễn ra khớp đúng quy định Theo nội dung phản ảnh 14 • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có Chứng từ về tiền tệ • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ... Chứng từ về hàng tồn kho • Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương ... Chứng từ về lao động và tiền lương • Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) ... Chứng từ về bán hàng • biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý Chứng từ về TSCĐ Phân loại chứng từ (tt.) Vũ Quốc Thông 8 Phân loại theo công dụng của chứng từ • Chứng từ mệnh lệnh • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ • Chứng từ bên trong • Chứng từ bên ngoài Phân loại chứng từ (tt.) 15 16 Chứng từ gốc Được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tổng hợp Tập hợp từ các chứng từ gốc cùng loại Phân loại chứng từ (tt.) Vũ Quốc Thông 9 Công ty TNHH Sunrise KCN Sóng Thần 07 14/07/00011 3 2015 Nguyễn Ngọc Thịnh Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền mua hàng 18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười ngàn đồng) 1 hóa đơn GTGT 1 3 2015 Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC Minh họa mẫu chứng từ Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ nào theo các cách phân loại đã học:  Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách hàng  Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán  Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng 18 Ví dụ 1 Vũ Quốc Thông 10 Đánh dấu (X) vào các ô cho các chứng từ được cung cấp: 19 Ví dụ 1 (tt.) Chứng từ Nội bộ Bên ngoài Gốc Tổng hợp Mệnh lệnh Chấp hành TM Phiếu thu HĐ kiêm phiếu XK Uỷ nhiệm chi Hóa đơn tiền điện Giấy xin tạm ứng • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu. • Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định. • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ. 20 Yêu cầu đối với chứng từ Vũ Quốc Thông 11 21 Các nội dung chủ yếu của chứng từ Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a. Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; b. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; c. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; d. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; e. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; f. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ KT-TC ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; g. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. (Khoản 1 điều 17 Luật kế toán năm 2003) 4 5 2 1 Các yếu tố của chứng từ Vũ Quốc Thông 12 23 Luân chuyển chứng từ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán 24 - Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ. - Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập. - Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập trên phần mềm kế toán trong máy vi tính và in ra. Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Vũ Quốc Thông 13 25 - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt 26 - Hoàn chỉnh chứng từ: + Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; + Phân loại chứng từ; + Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ. - Sử dụng chứng từ đã hoàn chỉnh để ghi sổ kế toán phù hợp. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán Vũ Quốc Thông 14 27 - Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toán. - Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã được thanh lý. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán 28 Trình tự luân chuyển chứng từ Người nhận tạm ứng Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹKế toán Lưu trữ 1 2 3 4 5 • Đối với giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt Vũ Quốc Thông 15 29 Trình tự luân chuyển chứng từ (tt.) • Đối với phiếu nhập kho Phòng cung ứng Thủ kho Kế toán vật liệu Lập chứng từ nhâp kho Nhập kho và ghi vào thẻ kho Lưu trữ Ghi sổ nhập NVL Bài tập thực hành 1 • Hãy ghép cặp: 30 1. Thực hiện định khoản vào chứng từ trước khi ghi sổ a. Chứng từ mệnh lệnh 2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động 3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho 4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán 5. Chứng minh hàng mua đã nhập kho e. Hoàn chỉnh chứng từ 6. Hóa đơn giao cho khách hàng f. Chứng từ chấp hành g. Chứng từ bên trong Vũ Quốc Thông 16 31 Khái niệm Phân loại sổ sách kế toán Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán Giới thiệu hình thức nhật ký chung Sổ sách kế toán Sổ sách kế toán • Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các nghiệp vụ. • Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên chứng từ kế toán. • Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài chính. 32 Khái niệm Vũ Quốc Thông 17 33 Phân loại theo phương pháp ghi chép • Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. • Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo TK tổng hợp và chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh, kiểm tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết... • Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. Phân loại sổ sách kế toán 34 Vũ Quốc Thông 18 35 Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng kế toán • Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. • Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư... • Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết. 36 Phân loại sổ sách kế toán (tt.) Vũ Quốc Thông 19 37 Phân loại theo cách tổ chức sổ  Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái ...  Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá  Sổ điện tử: trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ bằng cách nhập dữ liệu. 38 Phân loại sổ sách kế toán (tt.) Vũ Quốc Thông 20 Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ tiêu lập báo cáo kế toán: – Hình thức kế toán Nhật ký chung; – Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; – Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; – Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; 39 Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán 40 Giới thiệu hình thức Nhật ký chung CHỨNG TỪ GỐC SỔ CÁI SỔ THẺ, KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ CHUNG BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Vũ Quốc Thông 21 Mẫu Sổ Nhật ký Chi tiền 41 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK Số Ngày 112 152 642 Cộng C1 2.1 Chi Tiếp khách 800.000 N1 2.1 Mua NVL 500.000 T1 5.1 Thu tiền bán hàng 400.000 Cộng Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy trong những sổ sách kế toán nào? a. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 11/11/2011 của công ty ABC b. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1 của tài sản M. c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ 42 Ví dụ 2 Vũ Quốc Thông 22 Có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty ABC trong tháng 4/20x1 như sau: 1. Ngày 10: Chủ sở hữu bổ sung vốn kinh doanh bằng TGNH là 600 triệu đồng 2. Ngày 12: Vay ngắn hạn bằng tiền mặt là 100 triệu đồng 3. Ngày 15: Xuất kho hàng hóa với giá trị là 200 triệu đồng để bán cho khách hàng A với giá bán 260 triệu đồng, chưa thu tiền khách hàng A 4. Ngày 30: Trích khấu hao TSCĐ N là 1,6 triệu đồng. TSCĐ N được sử dụng cho bộ phận bán hàng Yêu cầu: Hãy nêu tên chứng từ phát sinh cho từng nghiệp vụ và phản ánh tình hình trên vào sổ Nhật ký chung 43 Bài tập thực hành 2 44 SỐ NHẬT KÝ CHUNG Ngày ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Đã ghi sổ cái Số TT dòng Số hiệu TK Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Bài tập thực hành 2 (tt.) Vũ Quốc Thông 23 45 Các hình thức sổ sách kế toán khác Tài liệu tham khảo: C5SosachKT_Slidebosung.pdf  Mục đích và yêu cầu  Nội dung tổ chức công tác kế toán 46 Tổ chức công tác kế toán Vũ Quốc Thông 24 Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo: • Thực hiện tính tuân thủ pháp luật; • Sự kiểm soát của nhà quản lý; • Thích hợp với đặc điểm của đơn vị; • Có thể điều chỉnh linh hoạt; • Cân bằng tốt nhất giữa chi phí và lợi ích đạt được. 47 Mục đích và yêu cầu • Tổ chức bộ máy kế toán • Tổ chức chứng từ kế toán • Tổ chức hệ thống tài khoản • Tổ chức hệ thống sổ kế toán • Tổ chức cung cấp thông tin thông qua các báo cáo 48 Nội dung tổ chức công tác kế toán Tài liệu đọc thêm - TochucctacKT_ThongVu - TT200-2014-BTC_ChedoKTDN Vũ Quốc Thông 25 Sau khi học xong chương này, bạn có thể: • Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán • Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán • Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu • Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp 49 Tóm lại