Nguyên lý kế toán - Chương 4: Chứng từ kế toán và kiểm kê

17-Sep-11 1 CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ 4.1 Chứng từ kế toán: 4.1.1 Khái niệm: • Theo Luật kế toán Việt Nam: Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thanh, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định theo luật kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, 6.1.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ: - Ý nghĩa của chứng từ: Chứng từ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ, chứng nhận tính chất pháp lý của nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán. - Tác dụng của chứng từ: Lập chứng từ kế toán: • Là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị; không có chứng từ sẽ không thể thực hiện được công tác kế toán. • Nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ. • Nhằm tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát sinh. • Nhằm ghi nhận đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm đối với nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật. 4.1.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ: (tt) - Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán: • Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán • Là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm pháp luật, hành vi tham ô, lãng phí • Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các khiếu nại, khiếu tố • Là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế • Là căn cứ xác định các đơn vị và cá nhân phải chịu trách nhiệm về nghiệp vụ đã phát sinh 17-Sep-11 2 4.1.3 Phân loại chứng từ: (tt) – Tính chất pháp lý gồm: • Chứng từ bắt buộc: là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, mục đích và phương pháp lập. Các chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng. • Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các cơ sở kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, 4.1.3 Phân loại chứng từ: – Theo công dụng gồm: • Chứng từ gốc: là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, Chứng từ gốc được chia thành hai loại: • Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác như lệnh chi, lệnh xuất kho, Chứng từ mệnh lệnh không dùng làm căn cứ ghi sổ • Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận lệnh sản xuất kinh doanh đã được thực hiện như phiếu thu, phiếu chi, Chứng từ chấp hành dùng làm căn cứ ghi sổ. • Chứng từ ghi sổ là chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ, trên cơ sở đó ghi chép vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc. 4.1.4 Nội dung chứng từ kế toán: Luật kế toán quy định nội dung chứng từ kế toán như sau: – Tên và số hiệu chứng từ kế toán – Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán – Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân lập chứng từ kế toán – Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân nhận chứng từ kế toán – Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh – Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chinh ghi bằng số, riêng tổng số tiền của chứng từ kế toán phải ghi bằng chữ – Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán 17-Sep-11 3 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ: Tổ chức chứng từ trong một đơn vị kế toán gồm lập chứng từ, chỉnh lý chứng từ, kiểm tra chứng từ và luân chuyển chứng từ theo cơ cấu tổ chức công tác kế toán của đơn vị, lưu trữ chứng từ: 12 tháng, sau đó đưa vào kho quản lý như các tài sản khác trong doanh nghiệp trong thời hạn 5 năm, riêng loại chứng từ dùng để ghi sổ thì phải lưu trữ trong thời hạn 10 năm. 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, khi lập phải tuân thủ những quy định sau: • Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp • Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo chứng từ có đầy đủ nội dung theo quy định. 4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ: (tt) • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải viết liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ cần hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. • Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi bên ngoài phải có dâu của doanh nghiệp. • Người lập, người ký duyệt và những người ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán • Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định. 4.1.6 Kiểm tra, hoàn chỉnh và bảo quản chứng từ - Kiểm tra chứng từ yêu cầu các nội dung sau: • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ • Kiểm tra tính hợp pháp (chứng từ được lập theo mẫu quy định, ghi chép đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nghiệp vụ đó được pháp luật cho phép, có đầy đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và có dấu của doanh nghiệp về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh) , hợp lệ (chứng từ được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo quy định phương pháp lập từng loại chứng từ) của chứng từ. • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán • Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý nội bộ của người lập, người kiểm tra, người xét duyệt đới với từng loại nghiệp vụ kinh tế. 17-Sep-11 4 - Hoàn chỉnh chứng từ: • Nếu chứng từ chưa có giá phải ghi giá vào ngay những chứng từ này. • Sắp xếp, phân loại chứng từ theo nghiệp vụ, theo tính chất của các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán. • Lập định khoản kế toán - Bảo quản chứng từ: • Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại bảo quản và lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản photo tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại. Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định hiện nay: • Thời gian lưu trữ tối thiểu 5 năm từ khi kết thúc kỳ kế toán năm gồm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính • Thời gian lưu trữ ít nhất 10 năm từ khi kết thúc kỳ kế toán năm gồm: chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế tóan chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, biên bản thiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán. • Thời gian lưu trữ vĩnh viễn: tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh t6é, an ninh quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật tại doanh nghiệp quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trự dưới hính thức bảng gốc hoặc hình thức khác. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại thự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp 4.2 Kiểm kê 4.2.1 Khái niệm: • Kiểm kê là kiểm tra thực tế thông qua việc cân đong, đo đếm, kiểm tra đối chiếu nhằm xác nhận số lượng và giá trị có thật của tài sản tại đơn vị • Kiểm kê là công tác thường xuyên của kế toán, của mỗi kỳ quyết toán • Kiểm kê là công tác bất thừơng của doanh nghiệp lúc giải thể, chia tách, sáp nhập, cổ phần hóa hay thay đổi chủ sở hữu • Như vậy, kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có nhằm xác định chính thức số thực có của tài sản trên thực tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu ghi trên tài khoản kế toán. 17-Sep-11 5 4.2.2 Phân loại kiểm kê - Theo phạm vi kiểm kê gồm: • Kiểm kê từng phần là việc kiểm kê xảy ra cho từng loại hoặc một số loại tài sản ở doanh nghiệp • Kiểm kê toàn phần là việc kiểm kê xảy ra cho tất cả các loại tài sản trong doanh nghiệp • - Theo thời gian tiến hành kiểm kê gồm: • Kiểm kê định kỳ là việc kiểm kê có xác định thời gian trước để kiểm kê, tùy theo loại tài sản mà xác định thời gian khác nhau như tiền mặt phải kiểm kê hàng ngày, nguyên vật liệu phải kiểm kê hàng tháng, • Kiểm kê bất thường là việc kiểm kê không xác định thời gian trước mà xảy ra đột xuất khi phát hiện có dấu hiệu sai phạm hoặc mất mác trong doanh nghiệp 4.2.3 Tổ chức kiểm kê: • Lập hội đồng kiểm kê (Lãnh đạo đơn vị, Kế toán trưởng,) • Xây dựng kế họach kiểm kê, quyết định trình tự các bước kiểm kê • Khóa sổ kế toán tại thời điểm kiểm kê • Cá nhân, tổ chức quản lý tài sản phải tiến hành kiểm kê sơ bộ • Tiến hành kiểm kê và chia thành từng tổ kiểm kê, lập biên bản kiểm kê • Đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế và so sánh với số liệu trên sổ sánh kế toán, xác định thừa, thiếu tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương pháp xử lý với quyết định sau cùng của Giám đốc 4.2.4 Thực hiện kiểm kê: Khi tiến hành kiểm kê tùy theo đối tượng mà có phương thức tiến hành phù hợp: • Đối với kiểm kê hiện vật, nhân viên chịu trách nhiệm kiểm kê cần cân, đong, đo, đếm tại chỗ, có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý hiện vật, tài sản đó. Cần chú ý đến chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư bị hư hỏng kém phẩm chất, • Đối với kiểm kê tiền mặt, nhân viên chịu trách nhiệm kiểm kê tiến hành đếm trực tiếp toàn bộ số tiền mặt tồn tại quỹ (tiền VNĐ, ngoại tệ,) và các chứng phiếu có giá trị như tiền (séc, .) • Đối với kiểm kê tiền gửi ngân hàng và công nợ, nhân viên chịu trách nhiệm kiểm kê tiến hành đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của các ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản với các đơn vị có quan hệ thanh toán. • Kết quả kiểm kê được phản ánh trên phiếu kiểm kê có chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản tại doanh nghiệp 4.2.5 Xử lý kết quả kiểm kê Sau khi kiểm kê, các biên bản, báo cáo sẽ được gửi cho phòng kế toán để đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số liệu ghi trên sổ sách kế toán. Nếu có phát sinh chênh lệch kế toán phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán theo số liệu kiểm kê, sau đó báo cáo với lãnh đạo đơn vị. Khi có quyết định xử lý của lãnh đạo đơn vị về các trường hợp cụ thể kế toán căn cứ phản ánh vào sổ sách. 17-Sep-11 6 4.2.5.1Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu - Tài khoản sử dụng: TK 138 “Phải thu khác” N TK 138 C Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đầu kỳ Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý Phải thu của cá nhân, tập thể đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý P S Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khan liên quan theo quyết định trong biên bản xử lý Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý cuối kỳ Tài khoản này có thể có số dư bên Có: phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu Tài khoản cấp 2: • TK 1381 “ Tài sản thiếu chờ xử lý” phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý • Chỉ hạch toán vào TK 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu hụt, mất mát, hư hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý • Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì hạch toán vào các tài khoản liên quan không hạch toán vào TK 1381 • TK 1385 “Phải thu về cổ phần hóa” • TK 1388 “Phải thu khác” - Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: • TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK 138 (1381): giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK 214 : giá trị hao mòn Có TK 211: nguyên giá Đồng thời ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán chi tiết TSCĐ • Tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa,.. phát hiện thiếu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK 138 (1381) Có TK 111 Hoặc Có TK 152 Hoặc Có TK 153 Hoặc Có TK 155 Hoặc Có TK 156 • Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý: Nợ TK 334 : trừ vào lương Nợ TK 138 (1388): phần bắt bồi thường Nợ TK 632 : giá trị hao hụt mất mát sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý Có TK 138 (1381) • Tài sản phát hiện thiếu đã xác định được nguyên nhân và người chịu trách nhiệm: Nợ TK 334 : trừ vào lương Nợ TK 138 (1388): phần bắt bồi thường Nợ TK 632 : giá trị hao hụt mất mát sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý Có TK 622 / Có TK627 Hoặc Có TK 111 Hoặc Có TK 152 Hoặc Có TK 153 Hoặc Có TK 155 / Có TK156 17-Sep-11 7 4.2.5.2Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa - Tài khoản sử dụng: TK 338 “Phải nộp khác” N TK 338 C Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết đầu kỳ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định biên bản xứ lý Tài sản thừa chờ xử lý do chưa xác định nguyên nhân Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể theo quyết định trong biên bản xử lý đã xác định nguyên nhân Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết cuối kỳ Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ • TK 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý” phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý • Trường hợp tài sản thừa đã xác định được nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì hạch toán vào các tài khoản liên quan không hạch toán vào TK 3381 - Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: • TSCĐ hữu hình phát hiện thừa chưa xác định rõ nguyên nhân còn chờ quyết định xử lý: Nợ TK 211: nguyên giá Có TK 214: giá trị hao mòn Có TK 338 (3381): giá trị còn lại • Tiền mặt tại quỹ, vật tư, hàng hóa phát hiện thừa qua kiểm kê chưa xác định rõ nguyên nhân: Nợ TK 111 Nợ TK 152 Nợ TK 153 Nợ TK 155 Nợ TK 156 Có TK 338 (3381) • Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền về số tài sản thừa Nợ TK 338 (3381) Có TK 411 Có TK 441 Có TK 338 (3388) Có TK 642