Những hoạt động chính của văn phòng công ty xây dựng công ngiệp Hà Nội

Những hoạt động chính của văn phòng công ty XDCN- Hà Nội MỤC LỤC Lời mở đầu 1Chương I: Khái quát chung về tình hình hoạt động và phát triển của công ty Xây Dựng Công Nghiệp- Hà Nội1 Ch­¬ng I: Kh¸i qu¸t chung vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty X©y Dùng C«ng NghiÖp- Hµ Néi1 I. Tổ chức đơn vị2 2 I.1/ Quá trình ra đời của công ty XDCN2 2 I.2/ Chức năng và nhiệm vụ của công ty3 3 I.3/ Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của công ty9 9 II. Hoạt động của công ty9 9 II.1/ Lĩnh vực hoạt động9 9 II.2/ Kết quả hoạt động10 10 II.3/ Phương hướng hoạt động trong những năm sắp tới cụ thể là năm 200311 11 Chương II: Những hoạt động chính của văn phòng công ty XDCN- Hà Nội13 13 I. Hoạt động chính của văn phòng 13 13 II. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức hành chính14 14 II.1/ Sơ đồ bộ máy15 15 II.2/ Tổ chức nhân sự trong văn phòng22 22 II.3/ Tình hình hoạt động của văn phòng22 22 III. Đánh giá hoạt động của công ty23 23 III.1/ Nhận xét chung23 23 III.2/ Đánh giá về tổ chức hoạt động của văn phòng 24 24 Kết Luận 26 26  LỜI MỞ ĐẦU Môn học quản trị văn phòng là một trong bốn môn học chuyên ngành trong chương trình đào tạo của ngành quản trị văn phòng – Khoa Quản Trị Kinh Doanh - Trường Đại học Dân lập Phương Đông.Tuy mới thành lập được 9 năm với tuổi đời còn rất trẻ so với các trường Đại học trong cả nước. Nhưng trường đã mạnh dạn đào tạo ngành quản trị văn phòng – một ngành được coi là khá mới trong số các trường Đại học ở nước ta. Do yêu cầu của khoá học cũng như mong muốn được tìm hiểu hoạt động của văn phòng ở các cơ quan, đơn vị trên thực tế vận hành ra sao và các hoạt động đó có giống với kiến thức đã được học hay không, chúng em – những sinh viên năm thứ tư Khoa quản trị văn phòng, khoá 6 đã được nhà trường tổ chức cho đi thực tập để tìm hiểu sâu hơn hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và của quản trị văn phòng để nâng cao chất lượng học tập, để tiếp xúc và làm quen với công việc của một văn phòng trên thực tế ở một công ty cụ thể. Với mục đích giúp chúng em mang những lý luận đã học để nghiên cứu thực tế, mang sù phong phú của thực tiễn văn phòng nơi mình thực tập để bổ sung và hoàn thiện những kiến thức đã học. Từ đó hiểu được công tác văn phòng giữ lý thuyết và thực tế khác nhau như thế nào. Bên cạnh đó việc đi thực tế cũng giúp cho sinh viên sau khi ra trường có những nhận thức cơ bản về công việc của mình, có một cái nhìn khách quan để sau khi ra trường không còn bỡ ngỡ. Đáp ứng yêu cầu trên và được sự giúp đỡ của thầy giáo–TS.Nguyễn Hữu Hải, em đã đến thực tập tại Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp – Hà Nội và tìm hiểu hoạt động của văn phòng Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp. CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP – HÀ NỘI. I. TỔ CHỨC ĐƠN VỊ: I.1/ Quá trình ra đời của Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp – Hà Nội: Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp – Hà Nội thành lập ngày 5/1/1960 trực thuộc sự quản lý của Sở Xây Dựng Thành Phố Hà Nội. ở tuổi 42- như cuộc đời của một con người, công ty đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm để tạo dựng sự nghiệp phát triển nhanh hơn. Trụ sở chính của Công Ty dặt tại 166- Phố Hồng Mai- Quận Hai Bà Trưng- Hà Nội. Nhìn lại những ngày đầu khi mới thành lập còn nhiều khó khăn mới thấy được để có những thành quả hôm nay thì toàn thể cán bộ, công nhân viên của Công ty đã nỗ lực phấn đấu không ngừng. Công ty bắt đầu từ một công trường nhỏ bé với cơ sở vật chất nghèo nàn. Song bằng lòng quyết tâm xây dựng đơn vị, xây dựng thủ đô, chỉ với lực lượng 300 cán bộ công nhân viên công trường 105 – Công trường hiện thân của công ty đã từng bước đi lên cùng năm tháng. Được sự quan tâm của lãnh đạo Cục Xây Dựng – Hà Nội và với sự phát triển của mình từ công trường 105 đã chuyển thành một công ty 105. Sau đó lại được sát nhập với công trường 108 và một bộ phận của công trường 5 thuộc Công Ty Xây Dựng 104 và lấy tên là Công ty Xây Lắp Công Nghiệp. Cho đến tháng 10/1972 để làm tốt công tác chuyên môn hoá trong nghành xây dựng, Công ty Xây Lắp Công Nghiệp đã được tách bộ phận lắp máy, điện nước của công ty để thành lập Công ty điện nước, lắp máy và đổi tên là Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp cho đến nay. I.2/ Chức năng và nhiệm vụ của Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp – HN: Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp – Hà Nội được thành lập với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các công trình công cộng đáp ứng nhu cầu của xã hội, nâng cao đời sống nhân dân, đó là những khu nhà cao tầng khép kín, những nhà máy hiện đại, những trường học khang trang… Bước sang thế kỷ mới – thời kỳ cạnh tranh cơ chế thị trường thì các doanh nghiệp nhà nước trong đó có Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp đã có những thay đổi trong cách nghĩ, cách làm. Từ chỗ chỉ trông chờ các chỉ tiêu và công việc trên giao xuống và chỉ lo tổ chức thực hiện thì đến nay, đơn vị dã phải tự lo mọi mặt từ nguồn vốn đến việc làm , tù cân đối và xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở năng lực của mình. Công ty cũng đã bộc lé những nhược điểm của một đơn vị có bề dày hoạt động thời bao cấp như Ýt vốn, lực lượng công nhân không lành nghề, bộ máy quản lý cồng kềnh (4 cấp). Nhưng rồi những khó khăn Êy còng qua đi nhờ sự giúp đỡ của cấp trên và khả năng chèo lái vững chắc của Ban lãnh đạo Công ty cùng sự cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp. Với nhiệm vụ trên, Công Ty Xây Dựng Công Nghiệp ngày nay đã và đang không ngừng mở rộng và hoàn thiện phạm vi hoạt động kinh doanh dưa công ty xứng đáng với danh hiệu Doanh nghiệp loại I trong ngành Xây Dựng Hà Nội, góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước. I.3/ Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty xây dựng công nghiệp HN: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng công nghiệp: Công ty xây dựng công nghiệp bao gồm 450 cán bộ công nhân viên trong đó có: 4. Sơ đồ tổ chức chung của Công ty Ghi chó: - Đường liền: Sơ đồ tổ chức công ty - Đường đứt: Sơ đồ tổ chức quản lý chất lượng Trong đó bao gồm: Giám đốc công ty: Phô trách chung toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công tyvà công tác đảng. Giám đốc công ty là người đề ra các chủ chương chính sách của công ty. Trực tiếp phụ trách phòng tài vụvà liên doanh Nội Bài. Phó giám đốc kinh doanh: Phó giám đốc chịu trách nhiệm về công tác kinh doanh. Phó giám đốc thường trực và thay mặt giám đốc khi vắng mặt, thủ trưởng cơ quan văn phòng công ty. Phó giám đốc kinh doanh là người trực tiếp chỉ đạo các công việc có liên quan đến lĩnh vực mà mình quản lý. Bên cạnh đó còn là người trực tiếp phụ trách khối văn phòng công ty: phòng tổ chức hành chính, phòng vật tư, phòng kế hoạch tổng hợp, phòng dự án,và các đơn vị: xí nghiệp xây dùng2,4,5,7, đội điện nước. Phó giám đốc phụ trách sản xuất: Là người chịu trách nhiệm công tác sản xuất trong công ty và đại diện lãnh đạo chất lượng công ty. Trực tiếp chỉ đạo thực hiện các công tác có liên quan và phụ trách phòng kỹ thuật,phòng dự án và các đơn vị xí nghiệp xây dựng 1,3,5,6, xưởng méc và đội xe máy. Phó giám đốc phụ trách sản xuất cùng giám đốc công ty diều hành hoạt động của ban điều hành chất lượng ISO9000. Báo cáo việc thực hiện hệ thống chất lượng đến ban lãnh đạo công ty xem xét làm cơ sở cải tiến hệ thống chất lượng. Phó giám đốc phụ trách công tác liên doanh với nước ngoài: Là người chịu trách nhiệm công tác liên doanh với nước ngoài. Là thành viên hội đồng quản trị và là phó giám đốccông ty TNHH Nội Bài. Thực hiện các công tác liên quan đến lĩnh vực liên doanh với nước ngoài. Phòng kế hoạch tổng hợp: Tham mưu cho lãnh đạo tổ chức triển khai, chỉ đạo và chịu trách nhiệmvề công tác tiếp thị, đấu thầu, giao kết hợp đồng kinh tế… Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp theo sự phân công của giám đốc công ty. Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh từng tháng, từng quí, năm của công ty và các đơn vị trình giám đốc công ty duyệt. Soạn và lưu trữ hợp đồng kinh tế và các văn bản pháp qui. Chủ trì và phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc để xây dựng kế hoạch đầu tư, đổi mới trang thiết bị. Thường xuyên nắm bắt các dự án đầu tư để có kế hoạch đấu thầu. Chuẩn bị các tài liệu để quảng cáo với khách hàng, thu thập giá cảvà những thông tin về nhu cầu thị trườngvề xây dựng để nhận thầu các công trình. Đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc. Tính toán và quản lý khối lượng công trình. Công tác hạch toán,quản lý,thu mua và sử dụng vật tư. Phòng tài vụ: Tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch và triển khai thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê. Kiểm soát mọi hoạt động tài chính của công ty. Chịu sự chỉ đạo của giám đốc và đôn đốc các cá nhân thực hiện công táckế toán và hạch toán phục vụ sản xuất kinh doanh. Về công tác tài chính, phòng có nhiệm vụ tham mưu,đề xuất ý kiến cho lãnh đạo, thực hiện các công tác liên quan đến tài chính của công ty. Trích nép ngân sách và các khoản nép cấp trên và các khoản phải thu, phải trả. Về công tác kế toán thống kê, hạch toán. Nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát. Phòng dự án: Phòng chịu trách nhiệm chính trong việc lập dự án và điều hành các dự án sản xuất kinh doanh, tìm hiểu đối tác để nhận thầu các công trình và thực hiện các hợp đồng xây dựng Theo dõi và quản lý sự hoạt động hiệu quả của liên doanh và đối tác nước ngoài. Thu thập thông tin trên thị trường để lập các dự án hoặc để quảng cáo với khách hàng, xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng. Nghiên cứu các văn bản pháp luật về lĩnh vực lập dự án, hợp tác đầu tư. Công tác quản lý kinh doanh về nhà Rèn luyện cán bộ trong phòng qua thực tế để nâng cao trình độ, đáp ứng nhiệm vụ đòi hỏi. Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc tổ chức, triển khai và chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật. Đôn đốc, kiểm tra các đơn vị đảm bảo chất lượng và an toàn lao động theo qui trình kỹ thuật của nhà nước. Giám sát chất lượng, an toàn tiến độ thi công của công trình. Kiểm tra, đôn dốc các xí nghiệp lập hồ sơ khi kết thúc công trình. Tham gia nghiên cứu, thiết lập hồ sơ các công trình đấu thầu, nhận thầu Khảo sát, thiết kế, nâng cấp các công trình, hệ thống điện nước. Thực hiện các công tác khác có liên quan. Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho ban giám đốc về quản lý và sử dụng lao dộng, công tác định mức, trả luơng theo sản phẩm cho người lao động. Công tác tổ chức sản xuất và đào tạo, quản lý, sử dụng đội ngò cán bộ công nhân viên. Thực hiện chế độ chính sách cho người lao động . Công tác định mức lao động và tiền lương . Công tác thanh tra và giải quyết đơn thư khiếu tè . Công tác thi đua khen thưởng . Các nhiệm vụ về bảo vệ quân sự ,công tác thông tin,dịch vụ và y tế . Các xí nghiệp xây dựng : Chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh ,hoạt đông kinh tế xã hội,an ninh quốc phòng…theo quy định của pháp luật. Xây dựng cải tạo ,làm nội ngoai thất các công trình dân dụng và công nghiệp. Thi công các công trình đào lắp nền, giao thông thuỷ lợi nhỏ Ýt phức tạp. Thi công lắp đắt điện nước,công trình . Gia công các sản phẩm bê tông ,sắt thép phục vụ các công trình xây dựng. Đội điện nứơc: Chịu trách nhiệm về các công việc có liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh ,an ninh quốc phong theo quy định của pháp luật. Lắp đặt hệ thống điện nước cho các công trình xây dùng Các công tác sản xuất hoạt động trên cơ sở chế độ chình sách thông qua hệ thống quản lý của công ty . Đội xe máy: Thực hiện những công tác về xe máy trong thi công xây dựng và vận chuyển nội bộ trong công ty thông qua hợp đồng ký két với các đơn vị . Cân đối kế hoạch xe máy trong công ty ,có thể vân chuyển ngoài công ty. Cải tạo làm nội ngoại thất các công trình xây dùng . Gia công các sản phẩm bê tông phục vụ cho công trình xây dùng . Xưởng méc: Sản xuất các bán thành phẩm ,thành phẩm phục vụ xây dùng trong lĩnh vực méc . Toàn bộ các công tác sản xuất điều hành hoạt động trên cơ sở chế độ chính sách ,luật lệ thông qua hệ thống quản lý của công ty . II. HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP : II.1/ Lĩnh vực hoạt động Công ty xây dựng công nghiệp Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của sở xây dựng thành phố Hà Nội .Công ty đã phát triển ngày càng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng đã ghi lại dấu Ên đậm nét qua mỗi thời kỳ ở hàng trăm hạng mục công trình mà công ty đã xây dựng Khi mới thành lập là những công trình thấp tầng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu phát triển kinh tế ,văn hoá và đời sống nhân dân.Nhưng sau đó là nhưng công trình cao tầng ,nhưng nhà máy hiện đại ,nhưng trại chăn nuôi có quy mô lớn ,những trường học khanh trang và những khu nhà khép kín…Đúng với cái tên đã mang công ty xây dựng công nghiệp ,lĩnh vực hoạt động chính của công ty là : Xây dựng công trình công nghiệp . Xây dựng công trình nhà ở . Xây dựng công trình công cộng . Xây dựng các công trình khác . Sản xuất cấu kiện bê tông . Kinh doanh nhà cửa . Xây dựng và lắp đặt các công trình :Giao thông ,lâm nghiệp ,thuỷ lợi thương nghiệp,thể dục thể thao và vui chơi giải trí. Tư vấn cho các chủ đầu tư trong và ngoài nước về các lĩnh vực :lập dự án quản lý và tổ chức TH dù án . Kinh doanh kho bãi,đại lý kinh doanh vật liệu xây dùng . Công ty xây dựng công nghiệp ddax góp phần tạo nên những công trình lớn của thủ đô như:gạch Văn Điệp ,dệt 8-3,giầy vải Thượng Đình,dệt 19-5…Đó chính là niềm tự hào chính đáng của công ty khi được cấp trên gửi trọn niềm tin ngay từ những ngày đầu mới thành lập để xây dựng nên những công trình dân dụng làm đẹp lòng người .Bên cạnh đó công ty còn là lực lượng chủ yếu để xây dựng nên những nhà máy nước hoạt động cuả thủ đô như:Mai Dịch ,Ngọc Hà ,Yên Phụ ,Thượng Đình …một yếu tố cơ bản trong việc xây dựng các cơ sở hạ tầng để phát triển đô thị .Trong việc xây dựng các công trình nhà máy trên ,công ty là một trong sè Ýt đơn vị rất sớm được tiếp xúc và cùng làm việc với những chuyên gia của cả Đông Âu lẫn Tây Âu.Điều đó góp phần thuận lợi để công ty tiếp thu được công nghệ mới phương pháp quản lý mới của nước ngoài II.2/ Kết quả hoạt động : Trong quá trình hoạt động ,công ty luôn nhận được sự giúp đỡ,chỉ đạo tận tình của Sở xây dựng ,của các đồng chí lãnh đạo thành phố và Bộ xây dựng Để ghi nhận những thành tích mà công ty đã đạt được ,nhà nước đã khen thưởng công ty năm huân chương lao động các hạng và một huân chương cho công tác bảo vệ an ninh Tổ Quốc 10 năm.Những huân chương mà công ty đã được nhà nươc tặng thưởng có thể kể ra đó là: Huân chương lao động hạng ba(1968,1975,1987) Huân chương lao động hạng nhì(1985) Huân chương chiến công hạng ba(1996) Huân chương lao động hạng nhất(2000) Ngoài ra các công trình tiêu biểu đã được tặng thưởng huy chương vàng cho công trình đạt chất lượng cao :Công trình nước Ngọc Hà,Mai Dịch,biệt thự Ngoại Giao Đoàn,chợ Hôm,chợ Đồng Xuân ,Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội…Đây chính là những phần thưởng vô giá ,khẳng định những đoạn đường công ty đạt được .Đó là niềm vinh dự nhưng cũng là trách nhiêm nặng nề cho mỗi cán bộ công nhân viên nhất là thế hệ cán bộ công nhân viên hôm nay Dưới đây là số liệu về kết quả hoạt động của công ty từ năm 1998-2000 Chỉ tiêu/năm  1998  1999  2000  Đơn vị   Doanh thu  20  22  25  Tỷ đồng   Lợi nhuận  1216  2060  2150  Triệu đồng   Nép ngân sách nhà nước  2150  2155  2500  Triệu đồng   Tiền lương bình quân  564000  600000  650000  VNĐ/ng   Chất lượng sản phẩm  HCV  HCV  ISO 9000    Qua bảng phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 1998-2000 ta thấy nhịp độ sản xuất kinh doanh khá ổn định và có đà tăng trưởng bình quân hàng năm từ 15%-20% .Đặc biệt trong năm 2000 ,công ty đã được nhà nước trao tặng huân chương lao động hạng nhất.Bước sang năm 2002 công ty đã đạt được một số thành tich đáng kể như :công ty được Sở giao kế hoạch giá trị sản lượng là 50 tỷ đồng và công ty đã đạt được là 53 tỷ đồng = 106%.So với năm 2001 đã có sự tăng trưởng .Thu nhập bình quân đầu người cũng đã tăng: Năm 2002 là 858.000/ ng = 105% so với năm 2001.Tuy đã tăng nhưng so với những đơn vị khác trong sở xây dựng công ty mới đạt được ở mức trung bình .Trong năm 2002 công ty đã nép NSNN 2046 triệu đồng/2000 tăng so với năm 2001.Năm 2002 LN đạt 1950 triệu .Bên cạnh đó để tăng cường công tác quản lý kĩ thuật chất lượng, an toàn, từ đầu năm 2002,công ty xây dựng công nghiệp đã triển khai áp dụng mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.Và đến cuối năm 2002 ,công ty đã được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đúng vào dịp kỉ niệm thành lập công ty vào ngày mùng 5-1.Đây chính là một cố gắng to lớn của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty xây dựng công nghiệp .Qua một năm lao động ,công ty đã được hội đổng thi đua sở xây dựng khen thưởng xếp loại A . II.3/ Phương hướng trong những năm sắp tới cụ thể là năm 2003: Về giá trị sản lượng và việc làm : Công ty đã áp dụng nhiều hình thức đấu thầu ,liên kết với các đơn vị bạn để đa dạng hoá ngành nghề và củng cố vị trí công ty trong phạm vi rộng .Phấn đấu đạt giá trị sản lượng năm 2003 là 80 tỷ đồng với mức tăng trưởng 150%. Về thu nhập và đời sống phấn đấu đạt mức thu nhập bình quân 900.000/người/tháng .Khen thưởng công chức về những sáng tạo trong công việc để thu hót cán bộ giỏi . Về hoạch toán kinh tế ,trích nép ngân sách và lợi nhuận:đảm bảo nép ngân sách nhà nước đúng đủ và kịp thời .Đảm bảo tối thiểu mức lãi kế hoạch và bàn giao công trình đúng hợp đồng kinh tế ký kết .Duy trì và đảm bảo có đủ vốn phục vụ và sản xuất kinh doanh . Về công tác kỹ thuạt và đầu tư chiều sâu:Tiếp tục đầu tư vào những trang thiết bị ,máy móc phục vụ cho hoạt đông của đơn vị .Bên cạnh đó đào tạo và huấn luyện đội ngò cán bộ để họ đáp ứng được với công nghệ mới Phấn đấu là đơn vị mạnh về thi công nhà cao tầng trong ngành xây dùng . Về tổ chức sắp xếp bộ máy : Từng bước áp dụng cho các đơng vị trực thuộc công ty chuyển từ hoạch toán từng phần sang hoạch toán đa phần song vẫn hoạch toán phụ thuộc công ty . Thành lập ”Trung tâm tư vấn đầu tư và phát triển”. Thành lập “Ban quản lý dự án liên doanh Nam Trần Duy Hưng”. Thành lập xí nghiệp lắp máy điện nước trên cơ sở đội điên nước và bổ xung chức năng nhiệm vô . Tổ chức sắp xếp lao động theo nghị định 41/2002/NĐ-CP ngày 11/4/2002 công tác khác : Phấn đấu trên 60% cán bộ đạt danh hiệu lao đông giỏi ,45% các tổ đạt lao động giỏi . Giữ vững danh hiệu đơn vị an ninh quyết thắng .Các tổ chức Đảng ,đoàn thể đạt danh hiệu vững mạnh CHƯƠNG II Những hoạt động chính của văn phòng công ty xây dựng công nghiệp – Hà Nội I.HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA VĂN PHÒNG: Văn phòng có 3 chức năng: Chức năng tổng hợp: là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn thông tin đầu vào và đầu ra, thông tin nội bộgiúp cho thủ trưởng đưa ranhững quyết định kịp thời, chinh xác. Chức năng tham mưu: là chức năng nghiên cứu,đề xuất.Tham mưu cho lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn. Trong cơ quan, thủ trưởng là người chỉ đạo mọi công việc của đơn vị mình và thủ trưởng không thể nắm bắt được hết tất cả các hoạt động của đơn vị mình. Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu cho thủ trưởng điều hành và ra quyết định quản lý Chức năng hậu cần:là chức năng tổ chức, xắp xếp bảo đảm điều kiện vật chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan, tổ chức các cuộc họp, tiếp khách…có thể nói đây là chức năng quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tóm lại cả 3 chức năng trên đều rất quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển hoạt động của cơ quan nói chung và hoạt động của văn phòng nói riêng. Trong đó chức năng tổng hợp là quan trọng nhấtvì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến thông tin do văn phòng tổng hợp và người lãnh đạo sẽ dùa vào đó để ra quyết định. Nhiệm vụ của văn phòng: Là những công việc cụ thể thực hiên nhữ