Phân tích thiết kế hệ thống - Chương 2: Giới thiệu các hệ thống thông tin

PTTKHT Phân tích Thiết kế Hệ thống 1 CHƯƠNG II Giới thiệu các hệ thống thông tin Phân tích Thiết kế Hệ thống Hệ thống thông tin 1. HTTT quản lý văn phòng 2. HTTT xử lý giao dịch 3. HTTT sản xuất kinh doanh 4. HTTT tài chính kế toán 5. HTTT quản trị nguồn nhân lực 6. HTTT hỗ trợ quyết định 7. HTTT quản lý quan hệ khách hàng CRMS 8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS 9. HTTT quản lý nguồn lực ERP 2 Phân tích Thiết kế Hệ thống 6 HTTT VĂN PHÒNG - Văn bản đến - Tài liệu, thư từ - Đăng ký phương tiện đi lại; đăng ký lịch họp, hội thảo, hội nghị - Thông tin giao việc Thông tin vào - Văn bản đi - Báo cáo tổng hợp, thống kê - Trả lời các yêu cầu - Lịch công tác - Giấy mời họp CSDL Văn phòng Thông tin ra 1. HTTT quản lý văn phòng Phân tích Thiết kế Hệ thống Các chức năng chính ™ Quản lý công văn (đến, đi, trình ký) ™ Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói ™ Quản lý tin tức nội bộ ™ Quản lý công việc ™ Quản lý hồ sơ lưu trữ ™ Quản lý quy trình làm việc ™ Xây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm) ™ Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm) ™ Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân ™ Quản lý văn phòng phẩm ™ 4 Phân tích Thiết kế Hệ thống Các công nghệ ™ Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa ƒ Các loại máy in ƒ Các loại máy fotocopy ™ Các hệ thống máy fax và máy quét ™ Hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử ™ Hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử ƒ Điện thoại hội nghị ƒ Cầu truyền hình ƒ Hội nghị internet 5 Phân tích Thiết kế Hệ thống 11  Quản lý tin nhắn nội bộ  Quản lý sản phẩm  Quản lý hình ảnh  Quản lý danh bạ cá nhân  Thiệp điện tử(Greeting Card)  Diễn đàn thảo luận nội bộ  Phân hệ WebMail  Quản lý tài sản  Quản lý tài liệu cá nhân  Quản lý văn phòng phẩm  Quản lý quy trình  Quản lý công văn  Xử lý hồ sơ công việc  Quản lý công việc  Xử lý yêu cầu (HelpDesk)  Lịch cơ quan  Lịch công tác  Quản lý quan hệ khách hàng (CRM )  Quản lý tin tức nội bộ  Quản lý nhân sự  Quản lý văn bản - hồ sơ  Xử lý hồ sơ tín dụng Chức năng của phần mềm PORTAL OFFICE Phân tích Thiết kế Hệ thống 12 Phân tích Thiết kế Hệ thống 2. HTTT xử lý giao dịch ™ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. ™ Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động của tổ chức. ™ Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing 8 Phân tích Thiết kế Hệ thống 14 Xử lý: - Theo lô - Theo thời gian thực Thu thập số liệu CSDL HTTT xử lý giao dịch Lập báo cáo HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH Phân tích Thiết kế Hệ thống Các HTTT xử lý giao dịch ™ - Các hệ thống XLGD bên trong tổ chức như: ƒ Hệ thống quản lý tiền lương, ƒ Hệ thống quản lý tiền mặt, ƒ Hệ thống quản lý giờ giảng của giảng viên ™ Các hệ thống XLGD với khách hàng bên ngoài tổ chức: ƒ Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, ƒ Hệ thống đặt phòng khách sạn, ƒ Hệ thống mua bán chứng khoán, ƒ Hệ thống thu ngân ở siêu thị 10 18 PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG MASTER-PRM QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG CẬP NHẬT DANH SÁCH LAO ĐỘNG CHẤM CÔNG VÀ TỔNG HỢP CÔNG TÍNH LƯƠNG BÁO CÁO THÁNG BÁO CÁO QUÝ NĂM QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Phân tích Thiết kế Hệ thống 3. HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH ™ Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý khác đối với các hệ thống SXKD. ™ Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm. ™ Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất → sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất. Phân tích Thiết kế Hệ thống Các chức năng cơ bản ™ Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của q.trình SX. ™ Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng ™ Hoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SX ™ Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất ™ Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ ™ Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh ™ Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất ™ Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất ™ Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX 13 Phân tích Thiết kế Hệ thống 24 - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về SXKD - Các dữ liệu từ bên ngoài về dây chuyền, công nghệ SX mới Thông tin vào - Báo cáo kiểm tra chất lượng - Kế hoạch NVL - Lịch sản xuất - Mẫu thiết kế SP - Công nghệ SX CSDL SXKD Thông tin raHTTT QUẢN LÝSẢN XUẤT KINH DOANH HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Phân tích Thiết kế Hệ thống Phân loại HTTT quản lý SXKD ™ Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng). ™ Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho SX. ™ Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài hạn, nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện SX mới, đầu tư vào công nghệ SX mới 15 Phân tích Thiết kế Hệ thống Phần mềm ™ Phần mềm chung: phần mềm CSDL, phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê và phần mềm quản lý dự án ™ Phần mềm chuyên dụng: ƒ Phần mềm kiểm tra chất lượng ƒ Phần mềm trợ giúp thiết kế sản phẩm ƒ Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư. ƒ Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực kinh doanh. ƒ Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer – intergrated Manufacturing) 16 Phân tích Thiết kế Hệ thống 4. HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN ™ Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức. ™ Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các HTTT quản lý khác. ™ Bao gồm hai phân hệ: ƒ Phân hệ tài chính ƒ Phân hệ kế toán. 17 Phân tích Thiết kế Hệ thống 32 - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu giao dịch tài chính của tổ chức - Dữ liệu từ bên ngoài về công tác tài chính Thông tin vào - Dự báo tài chính - Báo cáo tài chính - Thống kê tài chính về ngân sách, nhu cầu vốn bằng tiền CSDL Tài chính Thông tin raHTTT QUẢN LÝ TÀI CHÍNH HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN Phân tích Thiết kế Hệ thống 33 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Các tệp số liệu chi tiết Các tệp số liệu tổng hợp định kỳ (tuần, tháng, quí, năm...) Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu định kỳ Lập báo cáo Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa Phân tích Thiết kế Hệ thống Các hệ thống kế toán ™ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ™ Kế toán tài sản cố định ™ Kế toán hàng tồn kho ™ Kế toán chi phí SX và giá thành sản phẩm ™ Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm ™ Kế toán bán hàng hay công nợ phải thu ™ Kế toán mua hàng hay công nợ phải trả ™ Kế toán quá trình kinh doanh ™ Kế toán đầu tư – XDCB ™ Kế toán các loại nguồn vốn ™ Kế toán tổng hợp (sổ cái và báo cáo tài chính) 20 Phân tích Thiết kế Hệ thống Các phần mềm chuyên dụng ™ Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS (Interactive Financial Planning System), “Managing your money” – MYM ™ Các PM kế toán chuyên dụng: Fast Accounting, Effect, KTSYS, Misa, Exact Enterprise SQL 21 Phân tích Thiết kế Hệ thống 22 Phân tích Thiết kế Hệ thống 5. HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ™ Liên quan đến các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên ™ Là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. ™ Cung cấp các công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác. 23 Phân tích Thiết kế Hệ thống Hỗ trợ các quyết định quản trị nhân lực ™ Tuyển chọn người lao động. ™ Đánh giá các ứng cử viên và người lao động. ™ Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hoặc thuyên chuyển người lao động. ™ Đào tạo và phát triển người lao động. ™ Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động. ™ Phân tích và thiết kế công việc. ™ Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý NN ™ Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực 24 Phân tích Thiết kế Hệ thống 55 - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về NNL của tổ chức - Các dữ liệu từ bên ngoài có liên quan đến công tác quản trị NNL Thông tin vào - Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm - Kế hoạch, nhu cầu nhân lực - Hồ sơ, lý lịch nhân sự - Báo cáo kỹ năng làm việc - Báo cáo TĐ-KT CSDL Quảntrị Nhân lực Thông tin ra HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Phân tích Thiết kế Hệ thống Các HTTT điển hình ™ HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương ™ HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc ™ HTTT quản lý người lao động ™ HTTT quản lý vị trí làm việc ™ HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc ™ HTTT báo cáo lên cấp trên 26 Phân tích Thiết kế Hệ thống 60 Phân tích Thiết kế Hệ thống 28 Lãnh đạo Thông tin chiến lược HTTT CHO LÃNH ĐẠO Phần mềm cung cấp thông tin Hệ quản trị CSDL Phần mềm viễn thông Ngân hàng dữ liệu CSDL Khai thác CSDL Quản lý 6. HTTT hỗ trợ quyết định Phân tích Thiết kế Hệ thống Ví dụ ™ HTTT trợ giúp ra quyết định của hãng hàng không Mỹ American Airlines – là HTTT quản lý phân tích AIMS (Analytical Information Management System), trợ giúp thông qua các quyết định về: ƒ Xác định các tuyến đường hàng không quốc tế ƒ Thiết kế các loại máy bay mới ƒ Tiến hành phân tích tài chính trong hoạt động hàng không ƒ Dự báo về thị trường hàng không thế giới ƒ Dự báo mức độ cạnh tranh 29 Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Hình thức tiếp cận khách hàng thông thường trên trang web: ƒ Đặt quảng cáo (banners), ƒ Gửi thư qua Email đã không còn có hiệu quả ™ Thay vào đó, hình thức phục vụ hướng đến cá nhân hóa (personalisation) của các tổ chức đã tạo ra được nhiều tiềm năng cạnh tranh, do khách hàng đòi hỏi ngày càng cao trong cách thức phục vụ cho riêng từng người. 30 7. HTTT QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CRMS Customer Relationship Management System Phân tích Thiết kế Hệ thống 8 Hiểu khách hàng Quan hệ với khách hàng Phản hồi từ khách hàng Các tác động tương quan trong CRMS Phân tích Thiết kế Hệ thống 9 Ba vấn đề cần phải thu thập đầy đủ dữ liệu về KH và các giao dịch giữa KH với tổ chức dữ liệu về KH phải được quản lý tốt trên tất cả các kênh giao tiếp với quan điểm ứng xử nhất quán đối với mỗi KH. cần hướng đến cả KH lẫn sản phẩm, mối liên kết giữa sản phẩm và KH CSDL khách hàng Ba vấn đề Phân tích Thiết kế Hệ thống 10 CSDL HTTT Bán hàng CSDL HTTT Marketing CSDL HTTT Văn phòng CSDL HTTT Khách hàng Th.tin cá nhân về KH Các văn bản liên quan KH Các th.tin khác liên quan đến KH Th.tin về công nợ, Mô hình quản lý KH với các HTTT chức năng Phân tích Thiết kế Hệ thống 13 Customer focus Marketing Sales Services Chu kỳ xử lý của CRMS Phân tích Thiết kế Hệ thống Các chức năng chính của HTTT quản lý QHKH (CRMS) 14 HTTT quản lý quan hệ KH B CA Phân đoạn khách hàng Giao tiếp với khách hàng Duy trì khách hàng Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Dây chuyền cung cấp sản phẩm (Supply Chain) là một mạng lưới gồm các tổ chức bán lẻ, phân phối, vận chuyển, sản xuất và nhà cung cấp cùng tham gia vào việc buôn bán, chuyển giao và sản xuất một sản phẩm hay bán thành phẩm nào đó. ™ Nó phục vụ cho một sản phẩm chứ không phục vụ cho riêng lẻ một tổ chức nào. ™ Một tổ chức có thể tham gia vào nhiều dây chuyền cung cấp SP. 36 8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS (Supply Chain Management System) Phân tích Thiết kế Hệ thống 21 Phân tích Thiết kế Hệ thống Chức năng của SCMS ™ Giúp các tổ chức tham gia dây chuyền xây dựng kế hoạch hợp tác nhằm hạn chế tối đa sự rủi ro trong quá trình SXKD. ™ Gắn kết các dòng vật chất, dòng thông tin và dòng tiền tệ trong một mạng lưới gồm KH, nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà phân phối để: ƒ Giảm bớt các loại chi phí ƒ Gia tăng giá trị cho sản phẩm/dịch vụ 38 Phân tích Thiết kế Hệ thống 25 Phân tích Thiết kế Hệ thống 26 Phân tích Thiết kế Hệ thống 9. HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP (Enterprise Resource Planning) ™ ERP, còn được gọi là HTTT quản lý toàn diện tổ chức, nhằm phối hợp các tiến trình, nghiệp vụ cơ bản nhất trong nội bộ tổ chức. ™ ERP là một kiến trúc hệ thống (phần mềm, quy trình) quản lý các dòng thông tin và xử lý thông tin thống nhất giữa các bộ phận trong tổ chức, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, tin cậy và nhất quán trong tổ chức. ™ ERP tích hợp các HTTT con thành một HTTT thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động. 41 Phân tích Thiết kế Hệ thống HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP ™ Yêu cầu: ƒ Dữ liệu được chuẩn hóa bằng các biểu mẫu chung ƒ Dữ liệu được cập nhập một lần vào CSDL để chuyển đổi thành thông tin dùng chung cho tất cả các bộ phận khác trong tổ chức ƒ Các quy trình khai thác thống nhất. ™ Mục đích: ƒ Nâng cao khả năng quản lý, điều hành cho LĐ ƒ Nâng cao hiệu quả các hoạt động tác nghiệp của nhân viên 42 Phân tích Thiết kế Hệ thống 6 Hệ thống ERP Phân tích Thiết kế Hệ thống Trước khi áp dụng ERP ™ Để quản lý các tiến trình sản xuất trong tổ chức, mỗi bộ phận phải tự thiết lập hệ thống xử lý dữ liệu và thông tin riêng → để thực hiện một dịch vụ chung thì dữ liệu phải được vận chuyển giữa các hệ thống 44 Phân tích Thiết kế Hệ thống Sau khi áp dụng ERP 45 Phân tích Thiết kế Hệ thống Chức năng của ERP ™ Tích hợp thông tin và các kênh xử lý thông tin vào trong một môi trường thống nhất giúp cho các nhà quản lý dễ truy cập đến thông tin tích hợp và đáng tin cậy. ™ Làm giảm dữ liệu dư thừa và hợp lý hóa các xử lý trên thông tin, ™ Rút ngắn thời gian thực hiện và tăng năng lực đáp ứng yêu cầu. 46 Phân tích Thiết kế Hệ thống Chức năng của ERP ™ Cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý và điều hành tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức như: tài chính- kế toán, quản lý vật tư, quản lý SXKD và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, ™ Phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý. 47 Phân tích Thiết kế Hệ thống 36 Thông tin khách hàng Yêu cầu của khách hàng Nguyên liệu & nguồn lực Định giá Xử lý Chuyển giao In hóa đơn 1 2 3 4 5 6 7 Xử lý yêu cầu của khách hàng Phân tích Thiết kế Hệ thống Các giai đoạn phát triển 37 MRP MRP II ERP ERP II Material Requirement Planning Manufacturing Resources Planning Enterprise Resources Planning Extended ERP Năm 1970 Năm 1980 Năm 1990 Năm 2000 Phân tích Thiết kế Hệ thống Sản phẩm ™ Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam. ™ Một số nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới: ƒ Mức trung bình: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ trở lên. ƒ Mức cao cấp: SAP, Oracle Financials, People-Soft chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ. 50