1. HTTT quản lý văn phòng
2. HTTT xử lý giao dịch
3. HTTT sản xuất kinh doanh
4. HTTT tài chính kế toán
5. HTTT quản trị nguồn nhân lực
6. HTTT hỗ trợ quyết định
7. HTTT quản lý quan hệ khách hàng CRMS
8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS
9. HTTT quản lý nguồn lực ERP
50 trang |
Chia sẻ: thuongdt324 | Lượt xem: 771 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Phân tích thiết kế hệ thống - Chương 2: Giới thiệu các hệ thống thông tin, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
PTTKHT
Phân tích Thiết kế Hệ thống
1
CHƯƠNG II
Giới thiệu các hệ thống thông tin
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Hệ thống thông tin
1. HTTT quản lý văn phòng
2. HTTT xử lý giao dịch
3. HTTT sản xuất kinh doanh
4. HTTT tài chính kế toán
5. HTTT quản trị nguồn nhân lực
6. HTTT hỗ trợ quyết định
7. HTTT quản lý quan hệ khách hàng CRMS
8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS
9. HTTT quản lý nguồn lực ERP
2
Phân tích Thiết kế Hệ thống
6
HTTT
VĂN PHÒNG
- Văn bản đến
- Tài liệu, thư từ
- Đăng ký phương tiện đi
lại; đăng ký lịch họp, hội
thảo, hội nghị
- Thông tin giao việc
Thông tin vào
- Văn bản đi
- Báo cáo tổng hợp,
thống kê
- Trả lời các yêu cầu
- Lịch công tác
- Giấy mời họp
CSDL
Văn phòng
Thông tin ra
1. HTTT quản lý văn phòng
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các chức năng chính
Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)
Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói
Quản lý tin tức nội bộ
Quản lý công việc
Quản lý hồ sơ lưu trữ
Quản lý quy trình làm việc
Xây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm)
Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm)
Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân
Quản lý văn phòng phẩm
4
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các công nghệ
Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa
Các loại máy in
Các loại máy fotocopy
Các hệ thống máy fax và máy quét
Hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử
Hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử
Điện thoại hội nghị
Cầu truyền hình
Hội nghị internet
5
Phân tích Thiết kế Hệ thống
11
Quản lý tin nhắn nội bộ
Quản lý sản phẩm
Quản lý hình ảnh
Quản lý danh bạ cá nhân
Thiệp điện tử(Greeting Card)
Diễn đàn thảo luận nội bộ
Phân hệ WebMail
Quản lý tài sản
Quản lý tài liệu cá nhân
Quản lý văn phòng phẩm
Quản lý quy trình
Quản lý công văn
Xử lý hồ sơ công việc
Quản lý công việc
Xử lý yêu cầu (HelpDesk)
Lịch cơ quan
Lịch công tác
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM )
Quản lý tin tức nội bộ
Quản lý nhân sự
Quản lý văn bản - hồ sơ
Xử lý hồ sơ tín dụng
Chức năng của phần mềm PORTAL OFFICE
Phân tích Thiết kế Hệ thống
12
Phân tích Thiết kế Hệ thống
2. HTTT xử lý giao dịch
HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao
dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt
động SXKD.
Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản và truyền
đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt
động của tổ chức.
Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các
HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý
SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế
toán, HTTT marketing
8
Phân tích Thiết kế Hệ thống
14
Xử lý:
- Theo lô
- Theo thời
gian thực
Thu thập
số liệu
CSDL HTTT
xử lý giao dịch
Lập
báo cáo
HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các HTTT xử lý giao dịch
- Các hệ thống XLGD bên trong tổ chức như:
Hệ thống quản lý tiền lương,
Hệ thống quản lý tiền mặt,
Hệ thống quản lý giờ giảng của giảng viên
Các hệ thống XLGD với khách hàng bên ngoài tổ
chức:
Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng,
Hệ thống đặt phòng khách sạn,
Hệ thống mua bán chứng khoán,
Hệ thống thu ngân ở siêu thị
10
18
PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG MASTER-PRM
QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG
CẬP
NHẬT
DANH
SÁCH
LAO
ĐỘNG
CHẤM
CÔNG
VÀ
TỔNG
HỢP
CÔNG
TÍNH
LƯƠNG
BÁO
CÁO
THÁNG
BÁO
CÁO
QUÝ
NĂM
QUẢN
TRỊ
HỆ
THỐNG
Phân tích Thiết kế Hệ thống
3. HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH
Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức,
điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức
năng quản lý khác đối với các hệ thống SXKD.
Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các
điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành
sản phẩm.
Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và
phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho
dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt
nhất → sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí
hợp lý nhất.
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các chức năng cơ bản
Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của q.trình
SX.
Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng
Hoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SX
Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất
Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ
Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh
Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất
Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất
Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX
13
Phân tích Thiết kế Hệ thống
24
- Kế hoạch chiến lược
- Chính sách kinh doanh
- Dữ liệu về SXKD
- Các dữ liệu từ bên
ngoài về dây chuyền,
công nghệ SX mới
Thông tin vào
- Báo cáo kiểm tra
chất lượng
- Kế hoạch NVL
- Lịch sản xuất
- Mẫu thiết kế SP
- Công nghệ SX
CSDL
SXKD
Thông tin raHTTT QUẢN LÝSẢN XUẤT KINH DOANH
HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Phân loại HTTT quản lý SXKD
Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây
chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng,
phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng).
Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều
khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố,
theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho SX.
Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài
hạn, nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa
chọn phương tiện SX mới, đầu tư vào công nghệ
SX mới
15
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Phần mềm
Phần mềm chung: phần mềm CSDL, phần mềm bảng tính,
phần mềm thống kê và phần mềm quản lý dự án
Phần mềm chuyên dụng:
Phần mềm kiểm tra chất lượng
Phần mềm trợ giúp thiết kế sản phẩm
Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư.
Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực kinh doanh.
Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer –
intergrated Manufacturing)
16
Phân tích Thiết kế Hệ thống
4. HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động
thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán
của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức
được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong
tổ chức.
Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các
HTTT quản lý khác.
Bao gồm hai phân hệ:
Phân hệ tài chính
Phân hệ kế toán.
17
Phân tích Thiết kế Hệ thống
32
- Kế hoạch chiến lược
- Chính sách kinh doanh
- Dữ liệu giao dịch tài
chính của tổ chức
- Dữ liệu từ bên ngoài
về công tác tài chính
Thông tin vào
- Dự báo tài chính
- Báo cáo tài chính
- Thống kê tài chính
về ngân sách, nhu
cầu vốn bằng tiền
CSDL
Tài chính
Thông tin raHTTT QUẢN LÝ
TÀI CHÍNH
HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
Phân tích Thiết kế Hệ thống
33
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các chứng từ kế toán
Các tệp số liệu chi tiết
Các tệp số liệu tổng hợp định kỳ
(tuần, tháng, quí, năm...)
Báo cáo tài chính
Sổ sách kế toán
Lập chứng từ
Cập nhật chứng từ vào máy
Tổng hợp số liệu định kỳ
Lập báo cáo
Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các hệ thống kế toán
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tài sản cố định
Kế toán hàng tồn kho
Kế toán chi phí SX và giá thành sản phẩm
Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm
Kế toán bán hàng hay công nợ phải thu
Kế toán mua hàng hay công nợ phải trả
Kế toán quá trình kinh doanh
Kế toán đầu tư – XDCB
Kế toán các loại nguồn vốn
Kế toán tổng hợp (sổ cái và báo cáo tài chính)
20
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các phần mềm chuyên dụng
Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS
(Interactive Financial Planning System),
“Managing your money” – MYM
Các PM kế toán chuyên dụng: Fast Accounting,
Effect, KTSYS, Misa, Exact Enterprise SQL
21
Phân tích Thiết kế Hệ thống
22
Phân tích Thiết kế Hệ thống
5. HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Liên quan đến các vấn đề thuộc về quyền lợi,
trách nhiệm của nhân viên
Là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn
diện tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con
người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về
số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá
khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai.
Cung cấp các công cụ để mô phỏng, dự báo, phân
tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức
năng quản trị nhân lực khác.
23
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Hỗ trợ các quyết định quản trị nhân lực
Tuyển chọn người lao động.
Đánh giá các ứng cử viên và người lao động.
Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hoặc thuyên chuyển người lao
động.
Đào tạo và phát triển người lao động.
Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp
của người lao động.
Phân tích và thiết kế công việc.
Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý NN
Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực
24
Phân tích Thiết kế Hệ thống
55
- Kế hoạch chiến lược
- Chính sách kinh doanh
- Dữ liệu về NNL của tổ
chức
- Các dữ liệu từ bên ngoài
có liên quan đến công tác
quản trị NNL
Thông tin vào
- Báo cáo lương, thưởng, các
khoản phúc lợi, bảo hiểm
- Kế hoạch, nhu cầu nhân lực
- Hồ sơ, lý lịch nhân sự
- Báo cáo kỹ năng làm việc
- Báo cáo TĐ-KT
CSDL
Quảntrị Nhân lực
Thông tin ra
HTTT
QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các HTTT điển hình
HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương
HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc
HTTT quản lý người lao động
HTTT quản lý vị trí làm việc
HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc
HTTT báo cáo lên cấp trên
26
Phân tích Thiết kế Hệ thống
60
Phân tích Thiết kế Hệ thống
28
Lãnh đạo
Thông tin
chiến lược
HTTT CHO LÃNH ĐẠO
Phần mềm
cung cấp thông tin
Hệ quản trị
CSDL
Phần mềm
viễn thông
Ngân hàng
dữ liệu
CSDL
Khai thác
CSDL
Quản lý
6. HTTT hỗ trợ quyết định
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Ví dụ
HTTT trợ giúp ra quyết định của hãng hàng không
Mỹ American Airlines – là HTTT quản lý phân tích
AIMS (Analytical Information Management
System), trợ giúp thông qua các quyết định về:
Xác định các tuyến đường hàng không quốc tế
Thiết kế các loại máy bay mới
Tiến hành phân tích tài chính trong hoạt động hàng
không
Dự báo về thị trường hàng không thế giới
Dự báo mức độ cạnh tranh
29
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Hình thức tiếp cận khách hàng thông thường trên
trang web:
Đặt quảng cáo (banners),
Gửi thư qua Email đã không còn có hiệu quả
Thay vào đó, hình thức phục vụ hướng đến cá
nhân hóa (personalisation) của các tổ chức đã tạo
ra được nhiều tiềm năng cạnh tranh, do khách
hàng đòi hỏi ngày càng cao trong cách thức phục
vụ cho riêng từng người.
30
7. HTTT QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CRMS
Customer Relationship Management System
Phân tích Thiết kế Hệ thống
8
Hiểu
khách hàng
Quan hệ với
khách hàng
Phản hồi từ
khách hàng
Các tác động tương quan trong CRMS
Phân tích Thiết kế Hệ thống
9
Ba
vấn
đề
cần phải thu thập đầy đủ
dữ liệu về KH và các giao
dịch giữa KH với tổ chức
dữ liệu về KH phải được quản lý tốt trên
tất cả các kênh giao tiếp với quan điểm
ứng xử nhất quán đối với mỗi KH.
cần hướng đến cả KH lẫn sản phẩm,
mối liên kết giữa sản phẩm và KH
CSDL
khách hàng
Ba vấn đề
Phân tích Thiết kế Hệ thống
10
CSDL
HTTT
Bán hàng
CSDL
HTTT
Marketing
CSDL
HTTT
Văn phòng
CSDL
HTTT
Khách
hàng
Th.tin cá
nhân về
KH
Các văn
bản liên
quan KH
Các th.tin khác
liên quan đến
KH
Th.tin về
công nợ,
Mô hình quản lý KH với các HTTT chức năng
Phân tích Thiết kế Hệ thống
13
Customer
focus
Marketing
Sales Services
Chu kỳ xử lý của CRMS
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các chức năng chính của HTTT quản lý QHKH (CRMS)
14
HTTT
quản lý
quan hệ
KH
B
CA
Phân đoạn
khách hàng
Giao tiếp với khách hàng
Duy trì
khách hàng
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Dây chuyền cung cấp sản phẩm (Supply Chain) là
một mạng lưới gồm các tổ chức bán lẻ, phân phối,
vận chuyển, sản xuất và nhà cung cấp cùng tham
gia vào việc buôn bán, chuyển giao và sản xuất
một sản phẩm hay bán thành phẩm nào đó.
Nó phục vụ cho một sản phẩm chứ không phục vụ
cho riêng lẻ một tổ chức nào.
Một tổ chức có thể tham gia vào nhiều dây
chuyền cung cấp SP.
36
8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS
(Supply Chain Management System)
Phân tích Thiết kế Hệ thống
21
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Chức năng của SCMS
Giúp các tổ chức tham gia dây chuyền xây dựng
kế hoạch hợp tác nhằm hạn chế tối đa sự rủi ro
trong quá trình SXKD.
Gắn kết các dòng vật chất, dòng thông tin và
dòng tiền tệ trong một mạng lưới gồm KH, nhà
cung cấp, nhà sản xuất và nhà phân phối để:
Giảm bớt các loại chi phí
Gia tăng giá trị cho sản phẩm/dịch vụ
38
Phân tích Thiết kế Hệ thống
25
Phân tích Thiết kế Hệ thống
26
Phân tích Thiết kế Hệ thống
9. HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP
(Enterprise Resource Planning)
ERP, còn được gọi là HTTT quản lý toàn diện tổ chức,
nhằm phối hợp các tiến trình, nghiệp vụ cơ bản nhất trong
nội bộ tổ chức.
ERP là một kiến trúc hệ thống (phần mềm, quy trình) quản
lý các dòng thông tin và xử lý thông tin thống nhất giữa
các bộ phận trong tổ chức, chia sẻ thông tin một cách
nhanh chóng, tin cậy và nhất quán trong tổ chức.
ERP tích hợp các HTTT con thành một HTTT thống nhất,
đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động.
41
Phân tích Thiết kế Hệ thống
HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP
Yêu cầu:
Dữ liệu được chuẩn hóa bằng các biểu mẫu chung
Dữ liệu được cập nhập một lần vào CSDL để chuyển đổi
thành thông tin dùng chung cho tất cả các bộ phận khác
trong tổ chức
Các quy trình khai thác thống nhất.
Mục đích:
Nâng cao khả năng quản lý, điều hành cho LĐ
Nâng cao hiệu quả các hoạt động tác nghiệp của nhân viên
42
Phân tích Thiết kế Hệ thống
6
Hệ thống ERP
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Trước khi áp dụng ERP
Để quản lý các tiến trình sản xuất trong tổ chức,
mỗi bộ phận phải tự thiết lập hệ thống xử lý dữ
liệu và thông tin riêng → để thực hiện một dịch vụ
chung thì dữ liệu phải được vận chuyển giữa các
hệ thống
44
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Sau khi áp dụng ERP
45
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Chức năng của ERP
Tích hợp thông tin và các kênh xử lý thông tin
vào trong một môi trường thống nhất giúp cho
các nhà quản lý dễ truy cập đến thông tin tích hợp
và đáng tin cậy.
Làm giảm dữ liệu dư thừa và hợp lý hóa các xử lý
trên thông tin,
Rút ngắn thời gian thực hiện và tăng năng lực đáp
ứng yêu cầu.
46
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Chức năng của ERP
Cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý
và điều hành tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ
chức như: tài chính- kế toán, quản lý vật tư, quản
lý SXKD và phân phối sản phẩm, quản lý dự án,
quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân
sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo
cáo,
Phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực
với mức độ cập nhật tuỳ theo yêu cầu của nhà
quản lý.
47
Phân tích Thiết kế Hệ thống
36
Thông tin
khách hàng
Yêu cầu của
khách hàng
Nguyên liệu
& nguồn lực
Định giá
Xử lý Chuyển giao
In
hóa đơn
1
2
3 4
5 6 7
Xử lý yêu cầu của khách hàng
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Các giai đoạn phát triển
37
MRP MRP II ERP ERP II
Material
Requirement
Planning
Manufacturing
Resources
Planning
Enterprise
Resources
Planning
Extended
ERP
Năm 1970 Năm 1980 Năm 1990 Năm 2000
Phân tích Thiết kế Hệ thống
Sản phẩm
Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài
đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, kém tương
thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam.
Một số nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới:
Mức trung bình: SunSystems, Exact Globe 2000,
MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ
200.000 đô la Mỹ trở lên.
Mức cao cấp: SAP, Oracle Financials, People-Soft
chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu
đô la Mỹ.
50