Phân tích thực trạng tại công ty

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY Chương 3 gồm có những nội dung: Giới thiệu công ty và các hoạt động chính Phân tích thực trạng sản xuất tại công ty Đánh giá kết quả của quá trình phân tích GIỚI THIỆU CÔNG TY VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH 3.1.1 Giới Thiệu Công Ty - Tên công ty: Công ty TNHH Cơ Khí Công Nông Nghiệp BÙI VĂN NGỌ - Tên giao dịch: Buivanngo Industrial & Agricultural Machinery Co.Ltd - Tên viết tắt: Công ty TNHH BÙI VĂN NGỌ - Trụ sở đặt tại: 743A, Hậu Giang, F11, Q6, Tp.HCM - Số điện thoại: 8776357 – 8766386, Fax: 8752027 - Email: BVN@hcm.vnn.vn. - Website: www.buivanngo.com.vn - Mã số thuế: 0302314098 -1 - Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, công ty TNHH gồm 2 thành viên trở lên, số 4102005019 do sở kế hoạch và đầu tư Tp.HCM cấp ngày 13/05/2001. 3.1.2 Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển Cơ sở Bùi Văn Ngọ được thành lập từ năm 1955 tại quận 5 – Sài Gòn do ông Bùi Văn Ngọ sáng lập và làm chủ, nhân sự khoảng 15 người chuyên sản xuất các mặt hàng như: máy ép mía, máy xay lúa… Năm 1959 cơ sở Bùi Văn Ngọ dời về 741/1 Hậu Giang – Quận 6, sản xuất các mặt hàng phục vụ ngành đúc gang, lò gạch, máy sấy và một số mặt hàng về cơ khí khác. Năm 1975, cơ sở Bùi Văn Ngọ gia nhập hợp tác xã cơ khí Hậu Giang. Năm 1979 Hợp tác xã giải thể, cơ sở Bùi Văn Ngọ được tái thành lập và tiếp tục sản xuất các mặt hàng truyền thống. Năm 1988, công ty chính thức chuyển sang sản xuất các thiết bị xay xát lúa gạo. Năm 1993 mở rộng thêm một xưởng sản xuất tại thị trấn An Lạc, huyện Bình Chánh, từ đó lần lược sản xuất thiết bị đa dạng hơn phục vụ cho máy xay lúa và chế biến gạo. Sản phẩm trở nên phổ biến hơn và phân phối khắp ba miền Trung, Nam, Bắc, đặc biệt là khu vực trọng điểm về lúa gạo – đồng bằng sông Cửu Long chiếm đa phần. Từ năm 1996 đến nay thị trường công ty mở rộng ra các nước như: Thái Lan, Philippines, Campuchia, Korea, Taiwan, Indonesia, Malaysia, Brazil, Bungary… Năm 1998, cơ sở cho ra đời loại máy xát trắng gạo mới đã được Cục Sở Hữu Công Nghiệp Việt Nam cấp bằng độc quyền sáng chế về buồng xát dùng trong máy xát trắng gạo. Giữa năm 2001 cơ sở Bùi Văn Ngọ chuyển thành công ty TNHH cơ khí công nông nghiệp Bùi Văn Ngọ và chính thức đi vào hoạt động từ quí 1/2002. Hội đồng thành viên là 11 người gồm có ông bà Bùi Văn Ngọ cùng 9 người con, với đội ngũ công nhân và ban quản lý khoảng 400 người. Năm 2004 công ty đã cho ra đời day chuyền máy thu gọn CRM, năng suất 2 tấn/giờ, 3 tấn/giờ, 4tấn/giờ và 6tấn/giờ. Đây là loại sản phẩm được tích luỹ nhiều năm kinh nghiệm, đem lại lợi ích cao cho các nhà đầu tư. Cũng trong năm 2004 công ty Bùi Văn Ngọ mở thêm xưởng sản xuất tại huyện Đức Hoà, Long An với diện tích mặt bằng 11 hecta. 3.1.3 Sản Phẩm, Thị Trường Và Đối Thủ Cạnh Tranh 3.1.3.1 Sản phẩm Sản phẩm được chia thành 3 loại chính: Máy, phụ tùng, dây chuyền máy. Dây chuyền máy: có rất nhiều loại dây chuyền với nhiều công suất khác nhau, tùy theo nhu cầu của khách hàng. Một số dây chuyền tiêu biểu như: dây chuyền xay xát gạo công suất từ 1 đến 40 tấn/giờ, dây chuyền lau bóng gạo lức, dây chuyền sấy lúa và gạo… Máy lẻ: máy xát trắng, máy đánh bóng, máy sàng tạp chất, sàng đá, máy bóc vỏ lúa, cân định lượng, gàu tải, máy làm nguội, trống tách thóc, trống tách màu,… Phụ tùng: sử dụng trong máy và dây chuyền máy như vít tải, trục vít, bánh vít, bù đài, thanh cao su, thanh nhôm, thanh xát trắng, Motor, quạt, Cyclone, đá CD, đường ống, trục chính,… Cấu trúc sản phẩm: Sản phẩm của công ty gồm có: phụ tùng, máy, dây chuyền máy. Phụ tùng gồm hai loại: phụ tùng bán cho khách hàng và phụ tùng dùng để lắp ráp cho máy và dây chuyền. Máy: gồm có máy bán lẻ và máy được lắp ráp vào dây chuyền. Bộ cơ phận Phụ tùng 1 Phụ tùng … Phụ tùng 2 Phụ tùng n Cấu trúc của bộ cơ phận: Cấu trúc của máy: Máy Bộ cơ phận 1 Bộ cơ phận …. Phụ tùng 1 Phụ tùng ….. Phụ tùng n Bộ cơ phận n Cấu trúc của dây chuyền máy: Dây chuyền máy Máy Bộ cơ phận Phụ tùng 3.1.3.2 Thị trường Trong nước và ngoài nước. Thị trường trong nước tập trung chủ yếu ở đồng bằng sông Cửu Long, miền trung, miền bắc,… Hiện nay, sản phẩm công ty được bán chủ yếu ở khu vực đồng bằng Sông Cửu Long, phần lớn các nhà máy ở khu vực đều là khách hàng của công ty. Khoảng 80% nhà máy sử dụng máy của công ty (theo thông tin cung cấp từ bộ phận giao hàng của công ty). Đối với thị trường nước ngoài công ty xuất khẩu mạnh sang các nước như: Philippines, USA, Indonesia, Ai cập, Malaysia, Korea, Bungary… Bên cạnh đó công ty có một hệ thống phân phối dưới hình thức đại lý được đặt tại một số nước như: Philippines, USA, Cambodia, Bangladesh, Egypt, Panama. Trong thời gian đến, công ty dự kiến sẽ mở thêm ột đại lý ở Thái Lan. 3.1.3.3 Đối thủ cạnh tranh Số lượng doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cơ khí chế tạo máy rất nhiều, nhưng đối thủ cạnh tranh chính của công ty chủ yếu là Công ty cổ phần cơ khí chế tạo máy Long An (LAMICO) và Công ty chế tạo máy SINCO. Cơ Cấu tổ chức Giám đốc: là người đại diện pháp nhân của công ty do hội đồng thành viên bầu ra, chịu trách nhiệm chung trước hội đồng thành viên về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Các phó Giám đốc: là những người hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác quản lý và thực hiện chức năng quản lý tại bộ phận của mình. Phó giám đốc sản xuất: chịu trách nhiệm về sản xuất sản phẩm đáp ứng đủ số lượng khách hàng yêu cầu, đảm bảo về chất lượng, đúng thời hạn. Phó giám đốc kỹ thuật – công nghệ: chuyên về nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, thiết kế, đồ họa các dây chuyền máy của công ty. Là người xây dựng các tài liệu kỹ thuật cho công ty. Phó giám đốc tài chính – nhân sư: quyết định việc chi tiêu, phân bổ và điều động việc sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, là người chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho tất cả các bộ phận. Bộ phận kinh doanh: giao dịch với khách hàng và thực hiện các chiến lược về marketing như: quảng cáo, tham gia các hội chợ triển lãm, liên hệ với khách hàng…Đồng thời có trách nhiệm thực hiện công việc thu chi và báo giá cho khách hàng. Bộ phận kỹ thuật: nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, thiết kế các dây chuyền máy, đưa ra các bảng vẽ chi tiết cho bộ phận sản xuất và viết sách hướng dẫn. Bên cạnh đó việc bảo trì và lắp ráp sẽ do bộ phận sản xuất thực hiện. Bộ phận sản xuất: đảm bảo mức độ sản xuất đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, bảo quản vật tư và phụ tùng với mức tồn kho hợp lý. Bộ phận hành chính: Phòng kế toán là bộ phận tham mưu cho giám đốc, thực hiện nhiệm vụ thống kê kế toán của công ty, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về việc thực hiện công tác hoạch toán các hoạt động kinh doanh phát sinh tại công ty như: lập phiếu thu, phiếu chi, nhập kho, phiếu xuất kho,…và ghi chép vào sổ cái, lập báo hàng tháng, qui, năm. Phòng nhân sự: thực hiện các nhiệm vụ như tuyển dụng công nhân cho 2 phân xưởng và thực hiện các chế độ đãi ngộ cho công nhân viên tại công ty. Bên cạnh đó họ còn thực hiện việc quản lý nhân viên và làm tham mưu cho Giám đốc trong quá trình thực hiện các chiến lược của công ty. Phòng bảo vệ: đảm bảo sự an toàn cho khối văn phòng và nơi sản xuất. Bộ phận xây dựng: hiện nay chủ yếu là xây dựng nhà xưởng cho công ty, và các khách hàng lắp ráp dây chuyền máy. Trong thời gian tới, công ty dự định sẽ mở thành một lĩnh vực hoàn toàn độc lập. GIÁM ĐỐC PGĐ. Kinh Doanh BP. Marketing BP R&D BP. Kinh Doanh BP .QLHT Đại Lý BP. Chất Lượng BP. Lắp ráp & Bảo Trì BP. Kho Cơ Khí Xưởng Bình Tân Xưởng Đức Hòa Xưởng SX Cấu Kiện Bê Tông Kho Xây Dựng Tổ Quản Lý Giám Sát Dự Án Đội Xây Dựng BP. Ấn Phẩm & Dịch Thuật BP. Đồ Hoạ Cơ Khí BP. Thiết Kế XD PGĐ. Kỹ Thuật – Công Nghệ PGĐ. Sản Xuất PGĐ. Xây Dựng PGĐ. Hành Chính – Tài Chính BP. Hành Chính –Nhân Sự BP. Kế Toán BP. IT Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Trong 3 năm trở lại đây doanh số của công ty tăng đáng kể bình quân tốc độ tăng trưởng khoảng 22,5%. Trong đó doanh thu của máy chiếm tỷ lệ ¾ so với tổng doanh thu, phụ tùng chiếm ¼ tổng doanh thu. 2004 2005 2006 Doanh thu (VNĐ) 45.000.000.000 58.000.000.000 68.000.000.000 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY Cơ cấu tổ chức tại 2 phân xưởng Trụ sở chính Xưởng Bình Tân Xưởng Đức Hoà Tổng kho Xưởng 1 Xưởng 3 Xưởng 2 Xưởng 1 Tổng kho ở đây bao gồm kho nguyên vật liệu, kho phụ tùng, kho bán thành phẩm và kho thành phẩm. Đối với phân xưởng Đức Hoà, nguyên vật liệu đầu vào sẽ được đặc tại các xưởng sản xuất. Trong tương lai, tổng kho sẽ được đặt tại Đức Hòa và xưởng Bình Tân chỉ thực hiện vai trò của một xưởng lắp ráp. Qui trình sản xuất Công nghệ sản xuất của công ty được nhập từ các nước như: Nhật Bản, Đài Loan và trong nước… Mức tự động hóa tại công ty còn chưa cao, các khâu làm bằng tay còn nhiều, nên sử dụng nhiều lao động trong quá trình sản xuất. Các loại máy tiện, phay, bào, có một số là được điều khiển tự động bằng chương trình CNC. Tùy theo mỗi loại máy, mà chúng sẽ đi qua các công đoạn khác nhau theo qui trình được minh hoạ ở dưới. Cưa sắt V và sắt vuông Chặt(Tole mỏng) Nguyên vật liệu chính Chấn Hàn Đột Mài Làm nguội Sơn lót Bù đài Ráp thô Sơn tinh Ráp tinh (thành )phẩm) Thành phẩm Tiện phay Bào NVL sắt ống hoặc trụ đặc cưa Cắt plasma (Tole dày) Sơ đồ một dây chuyền máy Nạp liệu Đấu trộn Sàng tạp chất Móc bóc vỏ lúa Máy làm nguội Máy tách trấu Máy đánh bóng Sàng đá Máy xát trắng Máy tách thóc Sàng đảo Trống phân hạt Cân đầu vào Cân thành phẩm Đóng gói Thời gian để thiết kế một dây chuyền máy trung bình là1/2 tháng đối với dây chuyền lớn và 1 tuần đối với dây chuyền nhỏ. Đối với những dây chuyền có sự tham gia đóng góp của khách hàng có thể kéo dài đến 2 tháng. Tuy nhiên, do đặc thù của của ngành cơ khí, nên phần lớn là do bộ phận kỹ thuật thiết kế và tư vấn cho khách hàng tùy theo địa hình đặc dàn máy. Với phương châm hoạt động hết lòng vì khách hàng, xem lợi ích của khách hàng cũng chính là lợi ích của mình, nên công ty đã tạo được niềm tin cho khách hàng từng hợp tác với công ty. Chính vì vậy, nên số lượng khách hàng đến với công ty ngày càng tăng theo thời gian. Một số sản phẩm chủ lực của công ty Máy tách thóc (BG): Dựa vào sự khác biệt giữa tỷ trọng gạo và thóc, máy tách thóc với phương pháp dùng các mặt vỉ có các sóng hình tam giác theo chiều xuôi được dao động theo chiều ngan để phân ly gạo và thóc. Số cơ phận là 108. Kiểu Năng suất đầu vào Kg/giờ) Mã lực (REQ) Trọng lượng máy (Kg) Kích thước máy (mm) BG_7B 2100 1 494 2050 x 1170 x 2630 BG_9B 2700 1 518 2050 x 1170 x 2680 Máy bóc vỏ lúa (CL – 20B/ CL- 30B): bóc vỏ lúa bằng hai ru lô cao su xu quay ngược chiều và không cùng số vòng quay. Hai rulô đuợc nén vào nhau bằng xy lanh khí. Độ bốc vỏ lúa được ấn định bằng áp suất của luồng khí nén (tỷ lệ bốc vỏ của máy là 85 – 95%). Số cơ phận của máy là 137 Kiểu Năng suất đầu vào (Kg/giờ) Mã lực (REQ) Trọng lượng máy (Kg) Kích thước máy (mm) CL_20B 2000 10 333 984 x 738 x 1090 CL_30B 3000 15 500 1200 x 820 x 1220 Máy xát trắng (CDA) : Dùng để xát gạo lức thàng gạo trắng sạch cám với phương pháp mài xát hạt gạo giữa đá mài ở bề mặt khối quay và những thanh xát bằng cao xu. Số lượng cơ phận là 129, thời gian để hoàn thành 1 máy bình quân là 12 giờ. Kiểu Năng suất đầu vào (Kg/giờ) Mã lực (REQ) Trọng lượng máy (Kg) Kích thước máy (mm) CDA_20C 2000 30 860 1310 x 945 x 2030 CDA_40C 4000 50 1134 1600 x 1165 x 2230 CDA_60C 6000 60 1500 1700 x 1210 x 2760 Máy đánh bóng gạo (CBL – 8A) : có tác dụng giúp hạt gạo sao khi được xát trắng có độ bóng đẹp. Đây là loại máy không thể thiếu được trong các doanh nghiệp xuất khẩu gạo. Máy được thiết kế theo phương pháp dùng dao và lưới kết hợp với luồng nước phun sương làm cho gạo sạch, trắng, bóng. Số cơ phận của máy là 126. Kiểu Năng suất đầu vào (Kg/giờ) Mã lực (REQ) Trọng lượng máy (Kg) Kích thước máy (mm) CBL_8A 6000 120 1530 2630 x 1060 x 2250 8000 150 1530 2630 x 1060 x 2250 Trống phân hạt: dùng để tách tấm lẫn trong gạo. Vỏ trống là 1 ống tròn bằng thép, gồm 2 nửa ống, mặt trống gồm nhiều lõm tròn có kích thước phù hợp với cỡ tấm cần tách. Khi ống quay tròn, gạo sẽ di chuyển suốt chiều dài bên trong ống, phần lõm sẽ giữ lại tấm có kích thước phù hợp và tách ra. Số cơ phận là 45. Kiểu Năng suất đầu vào (Kg/giờ) Mã lực (REQ) Trọng lượng máy (Kg) Kích thước máy (mm) TL_12A 1200 1/2 288 2700 x 600 x 940 TL_15A 1500 1/2 339 3200 x 600 x 940 Nguyên vật liệu Do đặc thù của ngành cơ khí, phần lớn các máy đều có giá trị cao ( vài chục đến hàng trăm triệu), công ty sản xuất chủ yếu dựa vào đơn đặc hàng nên không có tồn kho thành phẩm. Tuy nhiên do phụ tùng là các sản phẩm có giá trị thấp và được tiêu thụ quanh năm nên có tồn kho sản phẩm (ngoài ra các phụ tùng này cũng là nguồn nguyên vật liệu đầu vào của quá trình sản xuất máy). Hiện nay, mức tồn kho nguyên vật liệu tối thiểu qui định là 20 bộ dùng cho mỗi loại máy. Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp nguồn nguyên liệu đầu vào cho ngành cơ khí, đồng thời công ty có mối quan hệ tốt và lâu dài đối với một số nhà cung cấp nên đảm bảo được nguồn nguyên liệu đầu vào. Đối với một số motor phải mua từ nước ngoài thì công ty sẽ linh động mức tồn kho tùy theo mùa và nhu cầu của khách hàng theo dự báo. Tình hình nhân sự Hiện thời tổng nhân sự của công ty bao gồm cả lãnh đạo, nhân viên và công nhân của toàn công ty khoảng 520 người. Trong đó ban lãnh đạo gồm 16 thành viên trong gia đình, nhân viên văn phòng 30 người, nhân viên tạp vụ khoảng 50 người, nhân viên trục tiếp sản xuất trong hai phân xưởng trên 300 người. Công ty luôn cố gắng ổn định tình hình nhân sự, thường xuyên tuyển dụng người mới đào tạo nghề nghiệp để làm việc cho công ty, do việc mở rộng thêm 12 công xưởng sản xuất ở huyện Đức Hoà tỉnh Long An nên công ty đã lập một dự án mở một lớp dạy nghề và mời các thầy dạy nghề ở các trường dạy nghề về đào tạo công nhân phục vụ cho ngành cơ khí, sau khi học xong sẽ được mời làm việc tại công ty và cũng chính là phục vụ cho dự án xây dựng 12 công xưởng dự kiến sẽ hoàn thành trong năm 2010. Biểu đồ phân bố nhân sự hiện tại của công ty (nguồn: phòng nhân sự) Biểu đồ trình độ của nhân viên, công nhân trong công ty (nguồn phòng nhân sự) Tình hình hoạch định tại công ty Hiện nay, tại công ty đang tồn tại 2 loại kế hoạch chính là kế hoạch dài hạn do ban Giám đốc thực hiện thời gian thường là 1 năm, và kế hoạch đáp ứng theo từng đơn đặt hàng do Phó Giám đốc thực hiện. Bộ phận lập kế hoạch của công chỉ mới được thành lập trong thời gian gần đây nên chưa phát huy đúng chức năng của bộ phận. Theo nhận xét của Giám đốc công ty, thì các kế hoạch dài hạn thường không thực hiện được do phần lớn ban Giám đốc dựa vào kinh nghiệm lâu năm để đưa ra và chưa có các công văn qui định cũng như đốc thúc việc thực hiện một cách triệt để. Đối với các kế hoạch đáp ứng đơn hàng (điều độ sản xuất) thì được thực hiện nghiêm ngặt dưới sự giám sát của Phó Giám đốc. Khi có đơn hàng, Phó Giám Đốc sẽ liên hệ với bộ phận kỹ thuật để có bảng vẽ chi tiết, sau đó tiến hành phân công công việc trên từng khâu cùng thời gian để hoàn thành máy. Quản đốc là người chịu trách nhiệm đốc thúc các tổ sản xuất theo đúng thời gian qui định. Tuy nhiên do số lượng đơn hàng trong 2 năm gần đây tăng đáng kể nên vấn đề giao hàng trễ thường xuyên xảy ra ( có những đơn hàng giao trễ đến 2 tháng). Hiện nay mức độ tăng ca của hai phân xưởng rất cao, bình quân lớn hơn 5 tháng/năm. Với áp lực tăng ca hiện nay, sẽ gây áp lực lớn cho công nhân và làm giảm năng suất làm việc của họ. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CỦA QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH Thuận lợi: Sản phẩm của công ty khác biệt các đối thủ cạnh tranh là ở chất lượng sản phẩm, nên công ty đã tạo dựng được uy tín trong long khách hàng. Số lượng đơn hàng của công ty gần đây tăng rất nhiều, vì vậy công ty đang thực hiện các kế hoạch mở rộng sản xuất trong thời gian sắp đến. Bên cạnh đó, để đáp ứng cho việc mở rộng thị trường ra nuớc ngoài và nâng cao chất lượng sản phẩm, nên công ty đang tiến hành thực hiện chương trình ISO cho toàn bộ công ty. Một số quản lý đã được đưa đi đào tạo để nâng cao trình độ nghiệp vụ, phục vụ tốt hơn trong quá trình sản xuất. Công ty đầu tư rất nhiều cho việc nghiên cứu và thiết kế các sản phẩm mới, không ngừng đổi mới cải tiến sản phẩm, nên rất được sự tín nhiệm của khách hàng. Khó khăn: Hiện tại, công ty chưa đáp ứng kịp thời lượng đơn đặt hàng của khách hàng. Một số bộ phận như: bộ phận kho, bộ phân sản xuất và bộ phận kinh doanh đang trong tình trạng là việc quá tải. Do chưa có phương pháp dự báo nhu cầu sản phẩm nên công ty chưa chủ động được trong quá trình sản xuất của mình. Số lượng công nhận hiện đang ít hơn so với khối lượng công việc cần làm. Do xuất phát từ công ty gia đình, nên quá trình quản lý còn trực quyền, phần lớn quyền quyết định thuộc về phía những người thân trong gia đình, nên cũng ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên.