Phân tích và đánh giá chất lượng dịch vụ thông tin của agtek

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ THÔNG TIN CỦA AGTEK Một trong những hỗ trợ quan trọng và được duy trì thường xuyên của AGTEK hiện nay là hoạt động cung cấp, chia sẽ thông tin về thương mại, thị trường cũng như về chuyên ngành cho các doanh nghiệp hội viên. Hiện nay, Hội có hai hình thức cung cấp thông tin, hình thức cung cấp thông tin thường xuyên và hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu Hình thức cung cấp thông tin thường xuyên được phổ biến thông qua bản tin, bao gồm thông tin về thương mại, thị trường. Hình thức cung cấp thông tin theo yêu cầu: Hội thường nhận được các yêu cầu thông tin từ các hội viên muốn tìm kiếm khách hàng và các tổ chức nước ngoài muốn liên kết với các thành viên của Hội. HÌNH THỨC CUNG CẤP THÔNG TIN THƯỜNG XUYÊN Ở AGTEK Dịch vụ thông tin thương mại thị trường Mục tiêu: cập nhật thông tin thương mại thị trường hỗ trợ hội viên Phổ biến thông tin về thương mại và thị trường cho hội viên là hoạt động chính yếu của dịch vụ thông tin của AGTEK hiện nay. Về dịch vụ thông tin thương mại thị trường AGTEK cung cấp các thông tin sau Thông tin về cơ hội kinh doanh: Có hai kiểu thông tin có thể tạo ra cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp. Đó là thông tin về các yêu cầu thương mại của các doanh nghiệp và thông tin về các chương trình hội chợ triển lãm. Các cơ hội kinh doanh có thể được tạo ra khi doanh nghiệp có thông tin về yêu cầu cần trao đổi mua, bán từ phía đối tác phù hợp với năng lực của mình. Bên cạnh đó, một cách chủ động hơn để tạo ra cơ hội kinh doanh cho chính mình là doanh nghiệp tham gia vào các hội chợ để tiếp thị chính mình và nắm bắt xu hướng thị trường. Vì vậy doanh nghiệp cần biết thông tin về các hội chợ, triễn lãm, các buổi hội thảo Đối với nhóm thông tin về cơ hội kinh doanh trước kia từ năm 2003 trở về trước AGTEK có cung cấp thông tin về những người mua ở nước ngoài qua bản tin của Hội, những thông tin này chủ yếu được thu thập từ Internet. Nhưng hiện nay thông tin về cơ hội kinh doanh của AGTEK chỉ dừng lại ở các yêu cầu cần tìm đơn hàng gia công hay doanh nghiệp cần tìm đối tác để gia công đơn hàng cho họ và chủ yếu trong nội bộ các doanh nghiệp hội viên. Với các thông tin về hội chợ, AGTEK thường xuyên cung cấp thông tin về các buổi hội chợ trong và ngoài nước cho hội viên, ở mức độ thông báo về các buổi hội chợ, thời gian tổ chức, địa điểm, và đơn vị tổ chức để doanh nghiệp có thể liên hệ thông tin chi tiết về hội chợ Các thông tin về thị trường: hiện nay AGTEK thường xuyên cung cấp thông tin về hạn ngạch, thông tin thống kê xuất nhập khẩu ngành trong và ngoài nước Thông tin về công nghệ: Với nhóm thông tin về công nghệ AGTEK cung cấp thông tin về địa chỉ liên hệ các nhà cung cấp trang thiết bị máy móc của ngành Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp thu thập thông tin hiện nay của AGTEK là nhân viên của AGTEK “quét” qua các tờ báo và ghi nhận lại những thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của hội viên và đưa những thông tin này vào bản tin hàng tuần của Hội, phổ biến cho hội viên Nhận xét dịch vụ thông tin thương mại, thị trường của AGTEK Thông tin liên quan: thông tin của AGTEK cung cấp cho hội viên là liên quan đến công việc của doanh nghiệpï. Nhưng thông tin của AGTEK cung cấp chưa thể hiện mục tiêu ban đầu của AGTEK là cập nhật thông tin thương mại thị trường hỗ trợ hội viên. Vì có rất ích thông tin về thị trường được cung cấp cho hội viên. Thông tin của AGTEK phổ biến cho hội viên được đánh giá là chính xác, nếu xét về nguồn thông tin thu thập. Bởi vì nguồn thông tin của AGTEK hiện nay chủ yếu từ Tạp chí thông tin thương mại của Bộ Thương Mại; Báo tuổi trẻ, Thời báo kinh tế sài gòn, báo SGGP, VnExpress, đây là những nguồn thông tin có mức độ tin cậy cao Thông tin được cung cấp phải ở dạng dễ sử dụng và dễ tiếp cận. Điều này thể hiện ở phương tiện cung cấp thông tin, thông tin phải được phổ biến dưới hình thức mà khách hàng quen sử dụng. Theo đánh giá, AGTEK đáp ứng tốt tiêu chí này bằng cách để cho hội viên tự lựa chọn hình thức nhận bản tin và đăng ký với Hội. AGTEK có ba hình thức cung cấp bản tin cho hội viên lựa chọn: fax, thư điện tử, qua đường bưu điện. Hiện nay, AGTEK chưa có nhân viên phụ trách chuyên biệt cho dịch vụ thông tin của Hội, các nhân viên của AGTEK phải thực hiện hầu hết các bộ phận chức năng khác nhau. Điều này làm cho nhân viên của hội bị quá tải và làm giảm kỹ năng của họ. Dẫn đến nhân viên không có thời gian cập nhật thông tin từ các nguồn khác do vậy nhóm thông tin về cơ hội kinh doanh của AGTEK không tốt so với trước kia. Điều này cũng thể hiện là AGTEK chưa quan tâm và đầu tư đúng mức đến dịch vụ thông tin của Hội HÌNH THỨC CUNG CẤP THÔNG TIN THƯỜNG XUYÊN Ở CÁC HỘI DOANH NGHIỆP KHÁC Hiện nay hầu hết các hội doanh nghiệp đều cung cấp các thông tin về thương mại, thị trường qua bản tin và website của Hội. Đối tượng của bản tin là các hội viên và hội viên tiềm năng. Dịch vụ thông tin thương mại thị trường của Hiệp Hội Dệt May Việt Nam VITAS Hiện tại, VITAS có trên 500 doanh nghiệp lớn là hội viên của Hiệp Hội ở Hà Nội và Tp. HCM. Hoạt động chính của VITAS là ở Hà Nội. Xét về mối quan hệ thì AGTEK là thành viên của VITAS. Mặc dù phân chia hai miền Nam, Bắc, nhưng VITAS nắm giữ các doanh nghiệp lớn và có tiếng nói trước Chính phủ. AGTEK đại diện cho VITAS làm cầu nói cho các doanh nghiệp dệt may tư nhân ở phía Nam. Mục tiêu của dịch vụ thông tin Là đầu mối trao đổi thông tin lẫn nhau trong phạm vi giữa các hội viên của hiệp hội Thu thập, chọn lọc, và phân tích thông tin, dự báo sự phát triển của thị trường ngành dệt may, hỗ trợ cho hội viên phát triển sản xuất thương mại và đầu tư thích hợp Các thông tin về thị trường: Hiện nay VITAS cung cấp các thông tin về thống kê xuất nhập khẩu, Thuế quan, những thay đổi về hạn ngạch, Thông tin về giá cả sản phẩm, Những quy chế thương mại, rào cản phi thuế quan, Thông tin về cơ hội kinh doanh chủ yếu là các yêu cầu cần trao đổi cho vay hạn ngạch và thông tin về hội chợ ở mức độ: cung cấp tên hội chợ, thời gian, địa điểm tổ chức và tên của công ty, đơn vị tổ chức hội chợ, điện thoại và Email của tổ chức này để hội viên có nhu cầu muốn biết thêm thông tin về hội chợ sẽ tự liên hệ Thông tin về công nghệ: VITAS cung cấp thông tin về xu hướng công nghệ mới và các nhà cung cấp thiết bị máy móc Phương pháp thực hiện: Đối với hai nhóm thông tin kinh doanh cơ bản và thông tin về đầu tư được thu thập từ các cơ quan của chính phủ. VITAS có mạng lưới tốt với các tổ chức như : Cục thống kê, Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ thương mại, Cục thuế và hải quan Thông tin về cơ hội kinh doanh và các thông tin về thị trường quốc gia và vùng được cung cấp từ các văn phòng đại diện của VITAS ở nước ngoài và các thông tin về xu hướng thị trường được cung cấp từ Tổng công ty dệt may Việt nam thông qua các chi nhánh văn phòng đại diện của Tổng công ty ở nước ngoài Ngoài ra VITAS có một nhân viên (chi nhánh ở phía Nam) chuyên phụ trách về dịch vụ thông tin của hội bao gồm việc tìm kiếm thông tin và trả lời thông tin cho hội viên. Nhân viên này sẽ thu thập thông tin qua địa chỉ các website của các hiệp hội dệt may các nước Nhận xét chất lượng dịch vụ thông tin của VITAS Theo đánh giá thông tin của VITAS là liên quan và liên quan đến những cam kết của hiệp hội đối với hội viên. Doanh nghiệp hội viên của VITAS là các doanh nghiệp dệt may lớn, ngoài hoạt động gia công xuất khẩu, họ cũng xuất khẩu sản phẩm của chính ho qua thị trường các nước. Do vậy, các doanh nghiệp hội viên của VITAS cũng quan tâm tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc phát triển thị trường như: Các thông tin hướng dẫn làm thế nào để kinh doanh ở một thị trường nước ngoài. Hiện nay thông tin này được Hiệp Hội Dệt May Việt nam (VITAS) phổ biến cho hội viên dưới dạng hội thảo. Hội thảo là hình thức cung cấp thông tin theo các chủ đề được giới doanh nghiệp quan tâm. Hội thảo thường được tổ chức khi hội muốn phát triển một thị trường nào đó cho hội viên. Về mức độ bao quát của thông tin thì mảng thông tin về thị trường được VITAS cung cấp khá bao quát cho hội viên Hiệp hội chế biến và xuất khẩu Thủy sản Việt nam - Việt nam Association of Seafood Exporters & Producers (VASEP) Về dịch vụ thông tin thương mại, thị trường của VASEP Mục tiêu của dịch vụ thông tin: Cập nhật nhanh các thông tin thương mại thị trường cho hội viên và mở rộng thị trường xuất khẩu cho hội viên Thông tin về cơ hội kinh doanh: VASEP cập nhật và cung cấp các thông tin về những nhà nhập khẩu nước ngoài thường xuyên cho doanh nghiệp. Đồng thời VASEP cung cấp thông tin về các buổi hội chợ triển lãm thương mại trong và ngoài nước ở mức độ chi tiết cho hội viên, Các thông tin về thị trường quốc gia và vùng: VASEP cung cấp các thông tin về thống kê xuất nhập khẩu, xu hướng và nhu cầu của sản phẩm, thông tin về giá cả sản phẩm, những quy chế thương mại, rào cản phi thuế quan, …Vì hoạt động của hội viên của VASEP chủ yếu là xuất khẩu nên VASEP thường xuyên cập nhật thông tin về giá cả sản phẩm và giá nguyên liệu ở các thị trường xuất khẩu chính cho hội viên, đặc biệt là thông tin về giá cả sản phẩm, nguyên liệu Thông tin về công nghệ: VASEP cũng cung cấp thông tin về công nghệ, kỹ thuật quản lý chất lượng trên thế giới ở mức độ khá chi tiết, bao quát cho hội viên tham khảo Phương pháp thực hiện VASEP có mạng lưới tốt với các tổ chức như: Cục thống kê, Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ Thủy sản, Cục thuế và hải quan, các thông tin về chính sách quốc gia, những quy chế thương mại được cập nhật từ các tổ chức này Thông tin về cơ hội kinh doanh và các thông tin về thị trường quốc gia và vùng được thu thập từ hiệp hội xuất nhập khẩu, hải quan Hoa kỳ, từ doanh nghiệp, hiệp hội bạn, từ Internet Nhận xét chất lượng dịch vụ thông tin của VASEP Thông tin VASEP cung cấp rất liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp hội viên và liên quan đến những cam kết được đưa ra giữa hiệp hội và hội viên Về mức độ bao quát: mảng thông tin về thị trường, công nghệ được cung cấp khá đầy đủ, bao quát cho hội viên Hiệp hội Nhựa Việt nam -Việt nam Plastics Association (VPA) Về dịch vụ thông tin thương mại, thị trường Mục tiêu: Cung cấp thông tin để doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, chủ động hơn Thông tin về cơ hội kinh doanh: VPA cung cấp tốt các thông tin về những người mua tiềm năng trong và ngoài nước và các thông tin về các buổi hội chợ triển lãm thương mại trong và ngoài nước Các thông tin về thị trường quốc gia và vùng: VPA cung cấp các thông tin thống kê xuất nhập khẩu, các thông tin thống kê về giá ca trên thị trường và những quy chế thương mại, rào cản phi thuế quan, … Đối với nhóm thông tin về công nghệ VPA thường xuyên cung cấp cho hội viên xu hướng công nghệ mới trên thế giới Phương pháp thực hiện Nhân viên của VPA thu thập thông tin thông qua Internet, các báo và tạp chí. Sử dụng phóng viên viết tin, bài về các hội chợ, phỏng vấn các chuyên gia trong ngành về các sự kiện Tham gia vào tổ chức AFPI, với tư cách là thành viên của tổ chức này để mở rộng quan hệ, trao đổi thông tin hai chiều với các hiệp hội nhựa thành viên của tổ chức AFPI Nhận xét chất lượng dịch vụ thông tin thương mại thị trường của VPA Thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hội viên Nhóm thông tin về thị trường và công nghệ sản xuất có mức độ bao quát tốt vì VPA là thành viên của hiệp hội nhựa vùng Châu Á nên hiệp hội có mối quan hệ rộng và tiếp cận được nhiều nguồn thông tin để hỗ trợ hội viên Tổng kết – Nhận xét: Nhận xét chung về dịch vụ thông tin thương mại thị trường ở các hội doanh nghiệp Cách thực hiện Từ việc tìm hiểu hoạt động thu thập thông tin ở các hội doanh nghiệp cho thấy có nhiều nguồn thông tin và công cụ để thu thập thông tin. Thông tin có thể có được từ khách hàng, nhà cung ứng, doanh nghiệp, các cơ quan chính phủ, các nhà cung cấp thông tin chủ yếu và từ Internet. Tương ứng với những nguồn thông tin trên, phương pháp để thu thập thông tin có thể được sử dụng là thông qua các mối quan hệ cá nhân, thiết lập các mối quan hệ chính thức với các tổ chức cung cấp thông tin khác để trao đổi thông tin, phỏng vấn cá nhân, tìm tin từ Internet, từ các báo và tạp chí,… Các tổ chức cung cấp thông tin thành công đều thiết lập mạng lưới quan hệ với các nhà cung cấp thông tin khác trong cùng quốc gia hay quốc tế. Mạng lưới dịch vụ thông tin kinh doanh sẽ phát huy chức năng tốt nhất nếu mối liên hệ được xây dựng trên tinh thần các bên đối tác cùng có lợi. Thông thường các tổ chức sẽ trao đổi, chia sẽ nguồn lực thông tin lẫn nhau. Tuy nhiên, hình thức này chỉ được thực hiện khi hội có nguồn lực thông tin ổn định. Và việc thiết lập mối quan hệ trao đổi thông tin sẽ càng làm tăng nguồn lực thông tin của các bên. Với khả năng thu thập thông tin còn hạn chế như hiện nay, AGTEK chưa thể sử dụng phương pháp này để lây thông tin Thu thập thông tin từ các tổ chức, các cơ quan chính phủ là cách thích hợp với AGTEK hiện nay Tìm tin từ Internet: Internet là một nguồn thông tin khổng lồ mà AGTEK có thể thu thập, hiện nay các hội doanh nghiệp đều thu thập thông tin từ mạng. Tuy nhiên điêù quan trọng là thông tin phải được lấy từ những địa chỉ đáng tin cậy để bảo đảm chất lượng thông tin Phỏng vấn cá nhân là một cách để lấy thông tin tốt, thông tin được lấy theo hình thức này sẽ có được những ý kiến, bình luận từ phía các chuyên gia. Điều này làm cho thông tin có ý nghĩa hơn và chất lượng của thông tin tăng lên khi nó được trả lời từ phía các chuyên gia trong ngành. Tuy nhiên sẽ tốn nhiều thời gian khi phải phỏng vấn nhiều người Các hiệp hội Việt nam như: VITAS, VPA, VASEP có mối quan hệ tốt với các cơ quan chính phủ, họ dễ dàng có được các thông tin về tình hình đầu tư, thống kê xuất nhập khẩu của quốc gia Nội dung thông tin được cung cấp: Hầu hết các hội doanh nghiệp đều thu thập các thông tin về các nhà nhập khẩu nước ngoài và đưa lên website hay bản tin của Hội để hỗ trợ cho doanh nghiệp trong ngành mở rộng cơ hội hợp tác kinh doanh. Thông tin về các nhà nhập khẩu được các hội doanh nghiệp thu thập từ trên các website nước ngoài. Vấn đề ở đây là các hội doanh nghiệp không bảo đảm được uy tín của các nhà nhập khẩu nước ngoài. Nếu các doanh nghiệp trong nước muốn liên hệ trao đổi, buôn bán họ sẽ phải tự kiểm tra đối tác. Tuy nhiên, việc tìm hiểu tình trạng kinh doanh của một đối tác ở nước ngoài là rất khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt nam cả về khả năng thu thập thông tin của phía đối tác và tốn kém tiền bạc Đối với nhóm thông tin về thị trường: Các thông tin về thống kê giá cả cho doanh nghiệp tham khảo và thông tin về thống kê xuất nhập khẩu ngành, những qui chế thương mại và rào cản phi thuế quan được các hội doanh nghiệp cung cấp đều đặn qua bản tin hay website cho hội viên. Các thông tin hướng dẫn làm kinh doanh ở một thị trường khác được phổ biến cho doanh nghiệp dưới dạng hội thảo cung cấp các thông tin như: xu hướng và nhu cầu sản phẩm, thông tin về cạnh tranh của các nhà cung cấp ở các quốc gia khác, các kênh phân phối, những nhà nhập khẩu. Tuy nhiên, hội thảo không được tổ chức thường xuyên, khoản một hay hai lần trong năm, khi Hội muốn phát triển một thị trường nào đó cho hội viên. Do vậy, doanh nghiệp không tiếp cận được các thông tin về thị trường nhiều Bảng 4.1: Tóm tắt nhận xét mức độ bao quát của thông tin được cung cấp ở các hội doanh nghiệp Hội Loại thông tin AGTEK VITAS VASEP VPA Thông tin về cơ hội kinh doanh 15% 15% 75% 60% Thông tin về thị trường 25% 75% 75% 75% Thông tin xu hướng về công nghệ 10% 75% 75% 75% Bảng 4.2: Tóm tắt nhận xét về mức độ sâu của thông tin được cung cấp ở các hội doanh nghiệp: Hội Loại thông tin AGTEK VITAS VASEP VPA Thông tin về cơ hội kinh doanh 20% 80% 80% 80% Thông tin về thị trường 75% 50% 75% 75% Thông tin xu hướng về công nghệ 5% 75% 75% 75% Nhận xét đối với AGTEK Về phương pháp thực hiện AGTEK chưa thiết lập mối quan hệ với bất kỳ một tổ chức cung cấp thông tin nào khác. Công cụ thu thập thông tin chủ yếu của AGTEK hiện nay là từ các báo, bản tin chuyên ngành dệt may của Bộ Thương Mại. Ngoại trừ thông tin được lấy từ Bản tin chuyên ngành dệt may của Bộ Thương Mại là liên quan mật thiết đến hoạt động của hội viên, đặc biệt là các thông tin về những thay đổi về hạn ngạch là hữu ích cho hội viên, thì các nguồn thông tin còn lại của AGTEK đang sử dụng hiện nay chỉ cung cấp những thông tin kinh tế chung tổng quát, không chuyên sâu Về nội dung thông tin được cung cấp Hiện tại, AGTEK cung cấp cho hội viên những thông tin ở dạng chuyển giao ngay, không phải qua xử lý. Thông tin của AGTEK hiện nay chủ yếu là thông tin thứ cấp Từ bảng tổng kết cho thấy AGTEK chưa làm tốt việc cung cấp thông tin về thị trường, đặc biệt là những thông tin cần cho doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu. Thông tin của AGTEK cung cấp còn yếu ở cả về mức độ bao quát và độ sâu của thông tin Đối với mảng thông tin về cơ hội kinh doanh, hiện nay AGTEK chỉ có những thông tin từ các hội viên. AGTEK cần mở rộng cơ hội kinh doanh cho hội viên thông qua việc thu thập các thông tin về các nhà nhập khẩu để giới thiệu cho các thành viên của Hội VỀ DỊCH VỤ THÔNG TIN THEO YÊU CẦU AGTEK Bên cạnh dịch vụ phổ biến thông tin qua bản tin, AGTEK còn nhận được một số các dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu từ hội viên và các tổ chức bên ngoài như dịch vụ thông tin định hướng, dịch vụ cung cấp thông tin để liên kết đối tác. Hiện nay, AGTEK chưa định hìn