Phương pháp tính định biên thông dụng

CÁC DIỄN GIẢ VÀ ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN NỘI DUNG HỘI THẢO PHƯƠNG PHÁP TÍNH ĐỊNH BIÊN THÔNG DỤNG Nguyễn Thị Nam Phương Phó Chủ tịch, Trưởng ban Chiến lược Nguồn nhân lực, HRA Phó Tổng giám đốc, Tư vấn trưởng Công ty CP Tư vấn quản lý OCD Khái niệm định biên nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực • Định biên – Ngôn ngữ của nền kinh tế kế hoạch và nhà nước – hàm ý tính toán số lượng nhân sự – là tiền đề cho hoạch định nguồn nhân lực – liên quan tới xây dựng cấu trúc và ngân sách – không có công thức nhất quán • Hoạch định nguồn nhân lực – Có hai cấp độ “chiến lược” (dài hạn) và “hoạt động” (ngắn hạn) – Hàm ý các biện pháp và chính sách đáp ứng số lượng và chất lượng nhân sự Điều kiện để tính định biên • Cấp công ty: – Có chiến lược phát triển rõ ràng – Có Kế hoạch kinh doanh với ngân sách và các kịch bản thay đổi • Cấp bộ phận – Xác định được hệ thống vị trí công việc – Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc một cách tương đối – Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí – Rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý Các nguyên tắc tính thông dụng (1) Nguyên tắc tỉ lệ tương quan Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng Tỉ lệ tăng / giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu Doanh thu 2017 tăng 30% thì định biên tăng 20% Công ty có quy mô rất lớn, thay đổi nhân sự có tính quy luật cao Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp Trực tiếp vs gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% - 85% Công ty đã có dữ liệu điều tra của nhiều năm Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp Chi phí / doanh thu = 78% Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% - 78% Các nguyên tắc tính thông dụng (2) Nguyên tắc định mức lao động Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng theo khối lượng 30 sản phẩm / ca / người 100 sản phẩm /ca/ dây chuyền (nhóm) 15 khách hàng phục vụ / ngày Làm sạch 800 m2 sàn / ca Công việc gắn với sản xuất hoặc dịch vụ, tăng lên theo mức độ thành thạo của người thực hiện theo hệ chỉ tiêu hiệu suất Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 tỉ) và số lượng khách hàng (200 khách) / năm thường áp dụng cho khối kinh doanh theo thông lệ thao tác nghề nghiệp Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm Số lượng giao dịch thực hiện / ngày Áp dụng cho khối gián tiếp theo đối tượng phục vụ 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 60 người trong công ty Áp dụng cho khối gián tiếp Các nguyên tắc tính thông dụng (3) Nguyên tắc tần suất và thời lượng Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ • Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày • Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo • Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày • Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày • Thường áp dụng cho khối gián tiếp • Có thông lệ tham khảo được giữa các doanh nghiệp Vị trí sản xuất • Các thông số đầu vào – Sản lượng – Định mức lao động của mỗi vị trí – Các vị trí trong ca – Số ca & kíp sản xuất • Công thức tính – Số nhân sự = số lượng kíp x số người trong kíp – Số người 1 kíp = (tổng sản lượng dự tính trong ca / năng suất cá nhân = số người mỗi vị trí) x số vị trí + số người quản lý • Chi phí nhân sự – lương + chi phí theo lương (bảo hiểm, phúc lợi, chế độ đào tạo, chi phí an toàn lao động, v.v.). – Dùng mức lương trung bình của nhóm x số lượng, không tính lương cụ thể của toàn bộ những người đang nhận. Vị trí kinh doanh • Có thể áp dụng 3 cách: 1. Tổng quỹ lương được phân bổ / lương trung bình 2. Tổng doanh thu / định mức doanh thu trung bình của từng ngành hàng 3. Làm cả 2 bước trên, rồi điều chỉnh về con số tốt nhất, có xem xét tăng định mức cao hơn Vị trí gián tiếp • Nguyên tắc tính – Tính theo nguyên tắc thống kê (ví dụ tỉ lệ gián tiếp trên trực tiếp, hoặc tỉ lệ tăng nhân sự = doanh thu mới / doanh thu cũ x 100%) – Tính theo nguyên tắc khối lượng công việc: • Định mức LĐ : số lượng NS= khối lượng mới / năng suất LĐ) cũ x % tăng năng suất. • Ví dụ – giả định doanh thu tăng 30% thì số lượng giao dịch của kế toán từ 7000 chứng từ/giao dịch thành 10,000 chứng từ, – việc vay vốn, làm thủ tục mở L/C / thanh toán tăng thêm khoảng 20 ngày làm việc, áng chừng công việc tăng thêm 40% sẽ tương đương với 7 người (5 x 140%). – Tuy nhiên, 5 người với năng suất tăng 15% sẽ tương đương 5.75 người, do vậy tỉ lệ tăng thực tế là 7 người / 5.75 người = 122%, tức là 5 người x 122% = 6,2 người. Phòng kế toán chỉ cần 6 người nếu năng suất / đầu người cao hơn một chút (làm ngoài giờ) hoặc xem xét hệ thống phần mềm đưa vào sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc. Vị trí gián tiếp • Cơ cấu / vị trí theo công nghệ – Một số công việc thường phải tuân theo nguyên theo cơ cấu tổ chức như lái xe (theo số lượng xe), vận hành dây chuyền (theo số nút công nghệ), bảo vệ (tính theo số điểm kiểm soát), thủ kho (theo số điểm kho). Hoạch định nguồn nhân lực • Hoạch định hàng năm được định nghĩa là hoạch định ngắn hạn • Trải qua 5 bước cơ bản • Bao gồm những chương trình, chính sách, biện pháp bảo đảm số lượng và chất lượng nguồn NL Bước 1: Xác định kế hoạch Bước 2: Đánh giá nhu cầu Bước 3: Đánh giá nguồn cung Bước 4: Lập Kế hoạch thực hiện Bước 5: Giám sát và điều chỉnh Chiến lược NNL & hoạch định nhân sự hàng năm Chiến lược “xây”: nguồn mục tiêu bên trong Chiến lược “xây”: các chính sách và hoạt động về đào tạo, phát triển nghề nghiệp, đãi ngộ lâu dài Chiến lược “mua” & “thuê”: Các hoạt động và chính sách tuyển dụng, hòa nhập, đãi ngộ tức thời Chiến lược “mua” & “thuê”: Nguồn mục tiêu bên ngoài Bước 1: Xác định kế hoạch Bước 2: Đánh giá nhu cầu Bước 3: Đánh giá nguồn cung Bước 4: Lập Kế hoạch thực hiện Bước 5: Giám sát và điều chỉnh Những yếu tố đảm bảo hiệu quả của việc xây dựng định biên Những câu hỏi CEO sẽ hỏi bạn • Hãy lý giải cho tôi về cách tính của bạn • Trước khi thuê tuyển, hãy thử nghĩ về “thuê ngoài”, tuyển thời vụ • Đã sử dụng hết công suất / hiệu suất tài sản và con người • Biên lợi nhuận của sản phẩm mới • Tỷ lệ nhân viên cam kết với công ty cao không? Có nhiều động lực làm việc để cống hiến? • Có thể thay thế sức người bằng máy móc? • Có thể đo lường và phát huy được năng lực nhân viên tốt hơn không (kiêm nhiệm, tăng trách nhiệm) • Có cần tối ưu hóa cấu trúc & quy hoạch lại con người, điều chuyển, luân chuyển? • Phân tích SWOT – PEST(LE) để kết nối KH Nhân sự với KH Kinh doanh?