QUAN ĐIỂM CỦA LUTHER GULICK & LYNDALL URWICK

NHÓM 21.1. Luther Gulick (1892- 1993)Sinh ngày 17/1/1892.Là nhà cải cách hành chính người Mỹ.Ảnh hưởng mạnh nhất vào cuối thập niên 1930 khi ông là Giáo sư Khoa học Đô thị và Hành chính- Giám đốc Viện Hành chính công tại Đại học Tổng hợp Columbia. 1.2. Lyndall Urwick (1891- 1983)Sinh ngày 03/03/1891.Là sỹ quan quân đội Anh (7 năm), công chức hành chính (7 năm), điều hành doanh nghiệp (8 năm), và tư vấn công nghiệp (20 năm). Nổi tiếng với việc tham gia ban hành tập ấn phẩm về Khoa học hành chính năm 1937, trong đó, ông có 2 bài: “Tổ chức là một vấn đề kỹ thuật” và “Chức năng của hành chính”.2.1. Luther Gulick  Ông quan niệm rằng hành chính vận hành theo những nguyên tắc hay quy định pháp luật, và công việc của các nhà khoa học hành chính là tìm ra những nguyên tắc đó với chi phí ít nhất về con người và tiền của. Ông khái quát cô đọng chức trách của cán bộ quản lý hành chính bằng từ POSDCORB - cấu tạo bằng những ký tự đầu của các từ trong một nhóm.2.1. Luther Gulick 7 nguyên tắc có tính kỹ thuật hành chính- viết tắt là POSDCoRB- có nghĩa như sau:(1) P (Planning): Lập kế hoạch: chỉ ra những việc phải hoàn thành và phương pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu tổ chức.(2) O (Organizing): Tổ chức: thiết lập cơ cấu tổ chức quyền lực thông qua đó phân chia và xác định rõ được công việc.(3) S (Staffing): Công tác cán bộ: tuyển dụng, bố trí công việc, đào tạo theo nhóm đối tượng, và đảm bảo duy trì điều kiện làm việc thích ứng cho nhân viên.2.1. Luther Gulick(4) D (Directing): Định hướng: ra các quyết định trong những chính sách chung hay trong những chỉ thị, hướng dẫn cụ thể, phục vụ cho công tác lãnh đạo tổ chức.(5) Co (Coordinating): Điều phối: liên kết, hợp tác các bộ phận thực hiện các mảng công việc của tổ chức.(6) R (Reporting): Báo cáo: thông báo cho cấp trên và những cán bộ hữu quan về nội dung, tiến độ công việc; các cấp quản lý có thể nắm bắt thông tin qua hồ sơ lưu trữ, điều tra nghiên cứu và thanh kiểm tra.(7) B (Budgeting): Lập ngân sách: kiểm soát các công việc của tổ chức thông qua kế hoạch tài chính và công tác kế toán.2.1. Luther Gulick Mục đích của POSDCORB là:Chuyển các nguyên tắc của lý thuyết hành chính sang thực hành quản lý, chú trọng đến cơ cấu của các tổ chức và vai trò của các cán bộ điều hành. Miêu tả hoạt động của phòng, ban – là những đơn vị hỗ trợ tổ chức, không trực tiếp tham gia vào quá trình sáng tạo, cung ứng sản phẩm, dịch vụ theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Hoạt động của cán bộ phòng, ban có thể được đối chiếu, so sánh với hoạt động chuyên môn – của những bộ phận trực tiếp tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ cho tổ chức.2.1. Luther Gulick Đến năm 1971, giới hàn lâm mới bổ sung thêm ký tự E – Evaluation (đánh giá) để thành từ POSDECORB. Ngoài ra, Gulick còn đưa ra 4 cách thức tổ chức công việc mà nhiều công chức hành chính tham khảo, ứng dụng. Đó là: từng vị trí công tác trong một tổ chức nên được mô tả theo bốn đặc tính: (1) Mục đích phục vụ, bao gồm các yêu cầu nhiệm vụ; (2) Quá trình thực hiện nhiệm vụ; (3) Làm việc với những người nào hay vấn đề gì; và (4) Thực hiện công việc ở đâu.2.2. Lyndall Urwick Theo ông, đạt được hiệu quả trong quản lý hành chính cũng giống như trong hoạt động kỹ thuật, do vậy cần thiết phải:Lập biểu đồ thiết kế về tổ chức và lên kế hoạch chi tiết.Điều chỉnh các bộ phận cho tương thích lẫn nhau.Hạn chế những yếu tố viễn tưởng.2.2. Lyndall UrwickNgăn ngừa nguy cơ làm suy yếu quyền lực. Hoạt động tổ chức là xây dựng kế hoạch và giao việc cho mọi người thực hiện. Phân công nhiệm vụ phải dựa trên việc thực hiện mục tiêu tổ chức, không theo chức vụ mà cá nhân đang giữ. Công tác quản lý phải tìm cách giúp mọi người phù hợp với cơ cấu tổ chức, chứ không điều chỉnh tổ chức để hợp với con người trong tổ chức. 2.2. Lyndall Urwick Mặt khác, ông cho rằng phạm vi quản lý của con người là có giới hạn. Không một cán bộ nào có thể định hướng, giám sát đầy đủ hoạt động của trên 5 - 6 nhân viên. Ông cũng cho rằng hiệu quả có thể đạt được thông qua việc chuyên nghiệp hoá nhiệm vụ và nên tổ chức quản lý theo các mảng: chức năng, chuyên môn và nhân sự. 2.2. Lyndall Urwick Quản lý theo chuyên môn gồm: điều hành chung, quản lý bộ phận và đốc công - chịu trách nhiệm về sản xuất. Quản lý theo chức năng không liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ, mà lên kế hoạch công tác và lập ngân sách. Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổng thể, hoạch định chế độ chính sách và điều phối hoạt động. Theo ông, từng mảng trên phải được tổ chức và bố trí nhân sự hiệu quả nhằm tối đa hoá một đơn vị đầu ra từ một đơn vị đầu vào.3.1. Luther Gulick3.1.1. Ưu điểmBất kỳ tổ chức nào cũng có thể tạo nền tảng từ quan điểm này.Làm rõ được cơ cấu tổ chức hơn so với mô hình bộ máy hành chính thư lại lý tưởng của Weber.Có giá trị lâu bền.Không đi quá sâu vào chi tiết tính năng suất của tổ chức như Taylor và các nhà Quản lý Khoa học. 3.1. Luther Gulick3.1.1. Ưu điểmĐưa ra 4 cách thức tổ chức công việc mà nhiều công chức hành chính tham khảo, ứng dụng.Ít gặp khó khăn trong việc tổ chức ra một phòng, ban phục vụ cho mục đích giám sát và kiểm soát.3.1. Luther Gulick3.1.2. Nhược điểmChưa phủ toàn bộ chức năng điều hành hay công việc của các phòng ban trong một tổ chức hiện đại. Ví dụ: Công tác xử lý thông tin, dữ liệu và đánh giá chưa được đưa vào trong POSDCORB.Hạ thấp giá trị, vai trò của lãnh đạo, mặc dù quan điểm này thành công trong hoàn cảnh lúc đó.3.2. Lyndall Urwick3.2.1. Ưu điểm Giúp nhiều cán bộ quản lý ở cả khu vực công và tư làm quen với những nguyên tắc như: Sự phù hợp của con người với cơ cấu tổ chức. Yêu cầu về sự thống nhất mệnh lệnh và việc sử dụng nhân viên chuyên môn sâu cũng như nhân viên phòng, ban. Tổ chức các đơn vị theo mục đích, quy trình giải quyết công việc, con người và địa điểm công tác.Trao quyền và cân đối thẩm quyền với trách nhiệm.Xác định phạm vi kiểm soát, quản lý.3.2. Lyndall Urwick3.2.2. Nhược điểmNội dung về khích lệ, tạo động lực làm việc chưa hoàn thiện. Chưa đánh giá đầy đủ, đúng mức vai trò của mâu thuẫn lợi ích nội bộ khi tìm hiểu hành vi tổ chức. Thiếu quan tâm tới những trở ngại do hạn chế về hệ thống xử lý thông tin phức hợp.Ít chú ý đến vai trò của nhận thức khi xác định và quyết định giao nhiệm vụ. Coi nhẹ sự hiện diện, vai trò, địa vị, hay hoạt động của phụ nữ. Tuy quan điểm của cả 2 đều có những ưu, nhược điểm riêng nhưng đều có những đóng góp quan trọng nhất định. Các ý tưởng này mang tính tiên phong về nhận thức trong khoa học hành chính và được lồng ghép trong các chương trình cơ cấu tổ chức cơ quan chính phủ nhiều nước.