Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ

Nhóm thực hiện: Bùi Xuân Thọ Hoàng Văn Trung Dương Đức Cường Vũ Quang Đặt vấn đề Mục tiêu khảo sát: khảo sát một cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ hoặc trung bình. I Hiện trạng tại cửa hàng Nhập: Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là: Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần(có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy đủ) Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có hóa đơn giao hàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa hàng và người giao hàng là chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong một giấy tờ đơn giản gồm các thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Mục tiêu hàng nhập: Các mặt hàng được tiêu thu mạnh trong kỳ(theo tháng). Các mặt hàng hợp thị hiếu. Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp. Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm lỗi ít. Các yếu tố của sản phẩm được chủ cửa hàng kiểm tra là: Số lượng của sản phẩm. Chất lượng của sản phẩm. Loại sản phẩm. Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập. Xem xét các thông số kỹ thuật. Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm. Các thông tin về số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập được lưu vào sổ theo dõi hàng. Hóa đơn nhập hàng theo mẫu bảng 2.1. Xuất: Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng giữa khách hàng và chủ cửa hàng không có sổ thống kê các sản phẩm đã xuất ra(đa phần không có hóa đơn bán hàng nếu có thì hóa đơn bán hàng được điền vào mẫu sau bảng 3.1). Các yếu tố được kiểm tra trước khi xuất là: Số lượng, chất lượng, loại hàng. Các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Các chú ý, đặc điểm của sản phẩm. Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm. Thuế của sản phẩm dựa trên các thuế được đánh vào cửa hàng theo mẫu 4.2. Các khách hàng nợ hàng đều được lưu trong sổ nợ. Các sản phẩm sau khi được bán đi sẽ được thay đổi lại số lượng trong sổ theo dõi hàng. Lưu theo dõi hàng: Các thông số về số lượng, lượng hàng trả lại của các sản phẩm trong theo dõi hàng đều được lưu lại trong sổ theo dõi hàng. Các thông số thường được chủ cửa hàng thống kê: Các mặt hàng bán chậm. Các mặt hàng tồn theo dõi hàng quá lâu. Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành quá nhiều Khách hàng: Vì cửa hàng đa phần là khách quen nên về khách hàng đều được chủ cửa hàng nhớ(tùy theo mỗi khách hàng có sự ưu đãi khi mua hàng khác nhau). Các yếu tố được thống kê: Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm. Các mặt hàng hợp thị hiếu. Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng. Ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng Ưu điểm: Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng hóa. Các yếu tố được kiểm tra trong các yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hàng khá đầy đủ. Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần đều dựa trên lòng tin tưởng giữa cửa hàng và người giao hàng cũng như của cửa hàng và khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng khá đảm bảo. Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là sổ lưu theo dõi hàng tiện trong việc tra cứu. Nhược điểm: + Nhập hàng Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏ hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa cửa hàng và người giao về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm. Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị lỗi,một số các thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìm kiếm về các thông tin này một số lúc gặp khó khăn. Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn. + Xuất hàng Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa đơn này thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng mình bán ra, đặc điểm của loại hàng mình bán cho khách hàng sẽ gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay các vấn đề sau khi bàn giao sản phẩm. + Lưu theo dõi hàng Các thông tin nhập vào thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu gặp khó khăn. + Khách hàng Không kiểm soát được lượng khách mới đến với cửa hàng. Không đánh giá được các khách hàng tiềm năng cho cửa hàng. Khi sảy ra trục trặc về sản phẩm của khách hàng mới thì rất khó trong việc kiểm tra sản phẩm hay các đề ra các ưu đãi cho lớp khách hàng mới này. Các yếu tố tuy được đánh giá khá đủ nhưng lại không được lưu lại nên không thể xem lại khi cần. Mục tiêu và phương án giải quyết(để khắc phục các nhược điểm của cửa hàng) Để khắc phục các nhược điểm của mô hình hoạt động cũ của cửa hàng ta phải phân chia hệ thống hoạt động ra các bước sau: Quản lý danh mục: Các danh mục cần quản lý: Khách hàng. Hàng. Nhà cung cấp hàng. Danh sách khách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên khách hàng. Địa chỉ. Số điện thoại(nếu có). Bảng mẫu danh sách 1.1 Danh sách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên hàng. Loại hàng. Đơn vị. Số lượng. Giá nhập. Giá bán. Ghi chú. Bảng mẫu danh sách 1.2 Danh sách nhà cung cấp hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên nhà cung cấp. Địa chỉ. Số điện thoại. Bảng mẫu danh sách 1.3 Nhập hàng: Nhập hàng từ nguồn cung cấp là người giao hàng hay là cơ sở sản xuất đều được nhập vào một một khung quy định mang đầy đủ thông tin về sản phẩm đã nhập(theo mẫu hóa đơn nhập( mẫu 2.1). Các thông tin điền vào đây được lấy từ danh sách hàng, nhà cung cấp, và từ theo dõi hàng nếu có xuất hiện mặt hàng mới hay nhà cung cấp sản phẩm mới thì các thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.2 và bảng 1.3). Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi nhập hàng định kỳ (bảng 2.2). Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng 4.0 thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều được lưu trong bảng này thông qua thông tin các kho của bảng kho bảng 4.1 . Xuất hàng: Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa đơn mẫu(bảng 3.1). Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách (bảng 1.2)để giới thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng mua hàng sẽ được tìm trong danh sách khách (bảng 1.1) để có thể có các ưu đãi cần thiết. Nếu có xuất hiện khách hàng mới thông tin về khách sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.1). Thông tin về hàng trả lại cũng sẽ được kiểm tra dựa vào bảng 3.1 và được lưu vào sổ theo dõi hàng bảng 4.0. Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng theo định kỳ (theo mẫu bảng 3.2) để có những quyết định trong các sản phẩm kinh doanh sắp tới cũng như phương thức hoạt động của cửa hàng. Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế của cửa hàng bảng 4.2 Khi xuất số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng 4.0 Thống kê, báo cáo: Mọi thông số đều được tìm kiếm đễ dàng. Các thông số được thống kê là: Danh sách khách hàng mua nhiều nhất được thống kê dựa vào danh sách xuất. Danh sách nhà cung cấp sản phẩm ít bị lỗi nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa. Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách xuất. Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa. Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng. Các thông tin này rất cần thiết đối với cửa hàng. Xác lập dự án Lên kế hoạch Việc cần làm: Theo dõi hoạt động của cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày). Đưa ra các đánh giá và các cách thức để giải quyết các vấn đề tồn tại tròn cửa hàng(thời gian thực hiện 2 ngày). Tìm hiểu các bảng biểu của cửa hàng(thời gian thực hiện 3-4 ngày). Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu(thời gian thực hiện 3 ngày). Khảo sát Môi trường Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ này được vận hàng bởi chủ cửa hàng và nhân viên bán hàng và trong môi trường bán hàng trực tiếp Cơ cấu tổ chức: Chủ cửa hàng. Nhân viên bán hàng. Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí: Chủ cửa hàng: Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào cả về số lượng, chất lượng kèm theo các thông tin về sản phẩm nhập vào vì vậy người chủ cửa hàng sẽ tham gia trực tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê )vào các thông tin của danh sách nhập hàng Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm tra thông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ và có thể thay đổi mọi thông tin. Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển. Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng. Người chủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng bảng 4.0. Là người được xem và và thay đổi cũng như thêm mới mọi thông tin trên hệ thống. Nhân viên bán hàng: Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theo dõi hàng để biết thông tin trung về sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất sứ, loại, mã hàng ). Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) trên hóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm vào bảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ bảng 3.3(chỉ được thêm, sửa, xóa mới). Nhân viên bán hàng có niệm vụ nhận lại các sản phẩm bị lỗi và tham gia trực tiếp vào bảng 1.3 dựa trên các thông tin có được từ bảng theo dõi hàng để điền vào bảng này. Các thông tin trung: Thông tin trong bảng theo dõi hàng gồm các thông tin mã hàng, tên hàng, số lượng còn, chất lượng, xuất sứ. Hệ thống: Tính năng: Các thông tin bán hàng cũng như nhập hàng được kiểm kê rất chuẩn xác các sản phẩm ra và vào đều được kiểm soát toàn phầm. Bất kỳ một giao dịch nào cũng đều có các hóa đơn chứng từ chuẩn của cửa hàng là đảm bảo. Các thông tin bán hàng được cập nhật rõ ràng giúp cho việc kiểm tra và giám sát của cửa hàng hoàn toàn dễ dàng, tránh thất thoát. Các thông tin cần thiết trước khi có bài toán được thống kê rất có ý nghĩa với cửa hàng như khách hàng nào là tiềm năng cho cửa hàng, các khách hàng lâu dài của cửa hàng, cơ sở sản xuất nào hay bị lội, quy chế cho các sản phẩm ra sao..v.v...Đây là một mặt mạnh của hệ thống giúp cửa hàng luốn nhập được mặt hàng có chất lượng tốt và có cách thức giao tiếp với khách hàng hợp lý. Khảo sát nghiệp vụ của bài toán Bài toán sẽ giải quyết các nghiệp vụ sau: Quản lý danh mục Hóa đơn bán lẻ Danh mục khách hàng(bảng 1.1) Hóa đơn nhập Danh mục hàng hóa(bảng 1.2) Hóa đơn nhập Danh mục nhà cung cấp sản phẩm(bảng 1.3) Nhập hàng 1.Có hóa đơn Lập phiếu nhập(bảng 2.1) sửa Sổ theo dõi hàng (bảng 4.0) 2.Người giao hàng lưu Sổ nhập(bảng 2.2) Xuất hàng 1.Khách hàng Lập hóa đơn bán(bảng 3.1) sửa Sổ theo dõi hàng (bảng 4.0) 2.Biên lai thuế lưu Sổ xuất(bảng 3.2) Thống kê, báo cáo 1.Hóa đơn bán 2.Hóa đơn nhập 3.Sổ xuất Các danh sách thống kê 4.Sổ nhập 5.Sổ theo dõi hàng Các biểu mẫu 3.1 Bảng biểu mẫu của nhập hàng STT Tên khách Điện thoại Địa chỉ Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng. Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi chú Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách hàng. Mã ncc Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa chỉ Bảng 1.3: Bảng nhập danh sách nhà cung cấp sản phẩm. Bảng 2.1: Bảng nhập hàng. Bảng 2.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi nhập. Bảng 3.1: Bảng xuất hàng. Bảng 3.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi xuất. Bảng 4.0: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi hàng. Mã kho Địa chỉ Tên kho Hình 4.1: Bảng mẫu kho hàng Bảng 4.2: Bảng mẫu thuế. Các sơ đồ lập được sau khi khảo sát Ta có cửa hàng cần quản lý các danh sách như hàng hóa, khách, nhà cung cấp. ->Ta cần lập ra chức năng quản lý danh mục bao gồm các thông tin chung là: khách hàng, hàng, nhà cung cấp. Các công việc chính của cửa hàng bao gồm: Nhập hàng Xuất hàng Quản lý hàng trong kho Ta lập ra các chức năng tương ứng quản lý đó là: Quản lý nhập hàng. Quản lý xuất hàng. Quản lý hàng. Chức năng quản lý nhập hàng bao gồm nhập hàng vào cửa hàng và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm. ->Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống nhập hàng bao gồm: Nhập In phiếu nhập Chức năng quản lý việc xuất hàng bao gồm các công việc xuất hàng, in phiếu xuất để khẳng định sản phẩm này là của cửa hàng bán ra để thuận tiện trong việc bảo hành cho khách hàng ngoài ra việc xuất hàng còn bao gồm công việc bảo hành và vận chuyển. ->Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống xuất hàng bao gồm: Xuất. In phiếu xuất. Bảo hành. Vận chuyển. Các thông tin của cửa hàng cần phải được tìm kiếm và thống kê để những người có ảnh hưởng tới hệ thống có thể xem các thông tin cần thiết.Ta cần tạo lập chức năng tìm kiếm và thống kê. Từ phân tích trên ta có sơ đồ phân cấp chức năng sau. Sơ đồ phân cấp chức năng Hình 1.1: Sơ đồ phân cấp chức năng. Quản lý danh mục Mục tiêu Chức năng quản lý danh mục là bao gồm quản lý các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng. Có các chức năng thêm, sửa, xóa, tìm. Chức năng chỉ làm việc với các thông tin đầy đủ. Các thông tin này sẽ đucọ truy xuất trực tiếp hỗ trợ cho việc nhập hàng xuất hàng thuận lợi và nhanh chóng. Đầu vào Với thông tin khách hàng được lấy từ hóa đơn xuất (mẫu phiếu 3.1), mặt khác ban đầu được lấy từ việc hỏi trực tiếp khách hàng và được cập nhật trực tiếp trên giao diện của chức năng. Với thông tin về hàng được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng (mẫu phiếu 2.1) Với thông tin về nhà cung cấp được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng(mẫu phiếu 2.1) Đầu ra Các thông tin về khách hàng được lưu vào nguồn dữ liệu khách hàng Các thông tin về hàng được lưu vào nguồn dữ liệu hàng Các thông tin về nhà cung cấp được lưu vào nguồn dữ liệu nhà cung cấp Quản lý nhập hàng Mục tiêu Tạo lập ra chức năng này để dễ dàng trong quản lý việc nhập một cách chính xác và chi tiết và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm. Các dữ liệu được nhập vào đây được trực tiếp xử dụng để tạo lập ra danh sách nhập theo dõi theo định kỳ. Giúp cho cửa hàng dễ dàng theo dõi việc nhập hây rút ra xu thế hàng hóa và các đánh giá khác. Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm. Đầu vào Đầu vào của chức năng này là phiếu nhập của cửa hàng(biểu mẫu 2.1), sổ kho(mẫu 4.0), và cơ sở của danh mục lập được về hàng hóa và nhà cung cấp Đầu ra Đầu ra của chức năng này là nhập vào cơ sở dữ liệu nhập Quản lý xuất hàng Mục tiêu Nhằm đơn giản hóa chức năng bán hàng này và in ra phiếu xuất của cửa hàng để xác định xuất xứ của sản phẩm do cửa hàng mình cung cấp để phục vụ cho công việc bảo hành. Xác định các yêu cầu vận chuyển, bảo hàng. Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm. Đầu vào Đầu vào của in phiếu xuất và xuất là hóa đơn xuất(mẫu 3.1), sổ kho(mẫu 4.0) Đầu vào của bảo hành bao gồm: hóa đơn xuất(mẫu 3.1) của cửa hàng, sổ theo dõi hàng (mẫu 4.0). Đầu vào của vận chuyển là hóa đơn xuất(mẫu 3.1) Đầu ra Đầu ra của quản lý xuất là hai cơ sở dữ liệu đó là xuất và bảo hành Quản lý hàng Mục tiêu Quản lý các thông tin chung về hàng hóa hiện có trong cửa hàng(kho)như: số lượng, giá nhập, giá xuất. Các mặt hàng đã có thời gian trong kho lâu sẽ được lưu vào danh sách tồn kho. Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm. Đầu vào Đầu vào của chức năng này là phiếu nhập(mẫu 2.1), phiếu xuất(mẫu 3.1), danh sách bảo hành Đầu ra Cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa và quản lý tồn kho Tìm kiếm, thống kê Mục tiêu Giúp người dung nhanh chóng tìm thấy những thông tin mà họ cần tìm. Đầu vào Đầu vào của chức năng này là tất cả các cơ sở dữ liệu đã lập được từ các chức năng trên Đầu ra Danh sách các thông về các mặt khác nhau mà người dùng cần tìm Sơ đồ luồng dữ liệu Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh. Hình 2.2: Sơ đồ mức đỉnh. Hình 2.3: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql danh mục. Hình 2.4: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql nhập hàng. Hình 2.5: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql xuất hàng. Hình 2.6: Sơ đồ mức dưới đỉnh của ql theo dõi hàng. Sơ đồ liên kết tập thực thể Hàng Mã hàng Tên hàng Đơn vị Loại Nhà cung cấp Mã ncc Tên ncc Địa chỉ SĐT Khách hàng Stt Tên khách Địa chỉ 1 n n 1 Thuộc n có Số lượng Đơn giá Thuộc Số lượng Đơn giá Thuộc Số lượng Giá nhập Giá xuất có Hóa đơn nhập Số hóa đơn Mã ncc Ngày lập Hóa đơn xuất Số đơn xuất STT Ngày lập Theo dõi hàng Mã theo dõi hàng Địa chỉ Tên theo dõi hàng 1 n 1 1 n Hình 3.1: Sơ đồ liên kết tập thực thể Thống kê n Thống kê Nhà cung cấp Mã ncc Tên ncc Địa chỉ SĐT Khách hàng Stt Tên khách Địa chỉ n 1 1 1 Theo dõi nhập Số lượng Đơn giá Tổng hợp Theo dõi xuất Số lượng Đơn giá Tổng hợp Hàng Mã hàng Tên hàng Đơn vị Loại 1 1 Thuộc có 1 Tổng hợp Theo dõi hàng Số lượng Giá nhập Giá xuất Hóa đơn xuất Số đơn xuất STT Ngày lập 1 1 n n Hóa đơn nhập Số hóa đơn Mã ncc Ngày lập lưu n n n Theo dõi hàng Mã theo dõi hàng Địa chỉ Tên theo dõi hàng 1 Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể mức hạn chế Hình 3.2: Sơ đồ liên kết tập thực thể chuẩn hóa Thiết kế chương trình về mặt bảo mật modul From chính Đăng nhập Đổi mật khẩu Thêm người dung Nghiệp vụ Nhập hàng Xuất hàng Danh mục Hàng hóa Nhà cung cấp Báo cáo Nhập hàng Xuất hàng Tồn kho Doanh thu trợ giúp