Quản lý ngân sách dự án

QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ ÁN Hiểu và kiểm soát chi phí dự án Dự án được quản lý tốt sẽ hoàn thành đúng thời hạn, theo dự toán và ngân sách. Thông thường chi phí là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của dự án – không ai muốn chịu trách nhiệm khi dự án vượt quá chi phí. Với ý nghĩ đó, làm thế nào để đảm bảo dự án vẫn trong ngân sách? Câu trả lời rất đơn giản, đó là ‘kiểm soát’. Nếu muốn dự án trong phạm vi ngân sách thì bạn cần quản lý chi phí dự án một cách chủ động và có hệ thống. Rất may, có nhiều công cụ và ý tưởng có thể giúp bạn kiểm soát. Quản lý chi phí dự án gồm ba quy trình cơ bản: Dự toán chi phí – Đánh giá tốt nhất về chi phí cần thiết để hoàn thành dự án. Lập ngân sách – Phân bổ, ước tính chi phí cho từng hạng mục công việc và thiết lập đường cơ sở để đo lường hiệu suất. Kiểm soát chi phí – Kiểm soát những thay đổi trong ngân sách dự án. Bằng cách quản lý 3 quy trình này cũng như đầu vào và đầu ra của chúng, bạn có thể phát triển hệ thống hiệu quả nhằm đảm bảo chi phí vẫn nằm trong ngân sách đã được phê duyệt. Nói tóm lại, quản lý chi phí dự án là quá trình được thực hiện như sau: Thông báo giới hạn ngân sách cho các nhà thiết kế dự án và những người đang thực hiện dự án. Thu thập dữ liệu chi phí thực tế. So sánh chi phí thực tế với ngân sách ban đầu. Thực hiện hành động khắc phục nếu cần. Hãy lần lượt xem xét ba quá trình quản lý chi phí dự án được trình bày dưới đây. 1. Dự toán chi phí Dự toán là một phần quan trọng trong quản lý tài chính dự án. Dự toán được sử dụng cho tất cả các loại hoạt động, bao gồm lập ngân sách, dự báo, lên kế hoạch nguồn lực và nhân sự. Điều quan trọng là bạn dự toán chi phí tất cả các nguồn lực sẽ được tính vào dự án – bao gồm lao động, vật liệu và vật tư – cũng như chi phí dự phòng. Dự toán chi phí là một bản đánh giá xem mất bao nhiêu chi phí cho tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Bạn cũng có thể xác định và xem xét lựa chọn chi phí thay thế và đưa vào dự toán. Để xác định những chi phí cần dự toán, bạn có thể sử dụng nhiều đầu vào khác nhau, trong đó phổ biến nhất là cấu trúc phân tách công việc (WBS). Đây là danh sách chi tiết tất cả những thứ cần thiết và những hoạt động cần thực hiện để hoàn thành dự án. Tuyên bố về phạm vi dự án cũng có thông tin liên quan đến các yêu cầu, hạn chế và giả định về nguồn lực – có thể giúp bạn xác định lựa chọn chi phí thay thế nếu thích hợp. Để hoàn thành dự toán, bạn có thể sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật như: Dự toán dựa vào các dự án tương tự – Sử dụng dữ liệu từ những dự án trước để xây dựng dự toán chi phí cho dự án hiện tại. Nó giúp ích nếu bạn không có nhiều thông tin hoặc chi tiết về chi phí hiện tại. Ví dụ, xem xét các mục tương tự trong dự án trước, thêm 5% lạm phát, bạn có thể đưa ra ước tính hợp lý. Dự toán dựa vào chi phí nguồn lực – Thiết lập chi phí theo đơn vị giờ và tài liệu bằng cách sử dụng những báo giá và tài liệu kế hoạch khác nhau mà bạn nhận được. Ví dụ, nếu chi phí nhân công cho một dự án xây dựng trung bình là 12$ mỗi giờ và bạn cần 10 người, mỗi người làm việc 160 giờ, thì bạn có thể ước tính chi phí nhân công là 19.200$. Cộng thêm chi phí nguyên vật liệu sẽ có được con số ước tính cho dự án xây dựng. Dự toán từ dưới lên – Sử dụng thành phần nhỏ nhất trong cấu trúc phân tách công việc và ước tính chi phí của từng công việc. Sau đó, kết hợp chúng khi di chuyển lên các cấp, từ đó xác định dự toán chi phí tổng thể. Ví dụ về xây dựng nêu trên, bạn cần phải xây tường, thêm ống nước và điện, thêm cửa ra vào và cửa sổ, hoàn thiện sàn nhà và sơn. Ước tính chi phí cho từng hạng mục và cộng chúng với nhau. Dự toán theo tham số – Sử dụng mối quan hệ thống kê giữa chi phí và một số tính năng khác của hạng mục đang được ước tính. Diện tích của tòa nhà hay số từ trên một trang giấy, là những ví dụ về yếu tố được sử dụng để tạo lập dự toán chi phí. Nếu dự án xây dựng có diện tích là 800 Ft² và chi phí xây dựng và hoàn thành rơi vào khoảng $ 60/ Ft² thì tổng dự toán là $ 48.000. Phần mềm dự toán – Nhiều chương trình quản lý dự án có thể ước tính cho bạn bằng cách sử dụng số liệu thống kê hoặc mô phỏng. Khi đã xác định dự toán chi phí hãy ghi lại thông tin và lập hồ sơ quá trình dự toán. Khi cung cấp chi tiết hỗ trợ, bạn có thể cần đưa vào: Mô tả hoạt động. Tài liệu về phương pháp và cách tính toán của bạn. Danh sách giả định và hạn chế. Phạm vi sai số trong ước tính của bạn. 2. Lập ngân sách chi phí Khi đã tổng hợp được dự toán chi phí, bạn có thể chuẩn bị ngân sách. Đây là tài liệu có thể giúp bạn có được nguồn ngân sách cần thiết hoàn thành dự án. Có thể bạn sẽ phải dùng ngân sách ban đầu, vì vậy tốt nhất nên xây dựng một khoản dự phòng cho những chi phí bất ngờ. Đường cơ sở chi phí cho thấy ngân sách đã được phê duyệt và được sử dụng, so sánh và đối chiếu với chi phí thực tế của dự án theo thời gian. Đường cơ sở chi phí xác nhận xem liệu cấu trúc chi phí dự án sẽ thế nào khi dự án ban đầu được thông qua. Sử dụng đường cơ sở, bạn có thể xác định xem liệu hiệu suất chi phí từ trước đến nay có nằm trong các thông số có thể chấp nhận được hay không. Khi dự án tiến triển, chi phí được theo dõi dựa trên đường cơ sở và thay đổi được thể hiện liên quan đến đường cơ sở. Đường cơ sở là thước đo chính để đánh giá hiệu suất, vì vậy nó vẫn duy trì ổn định và những thay đổi được phản ánh một cách tương đối so với nó. Giữ được một mức cân bằng tốt rất quan trọng. Nếu ngân sách quá cao, bạn có thể không thành công trong việc đảm bảo ngân sách cho dự án. Nếu ngân sách quá thấp, bạn có thể gặp nguy hiểm. Những công cụ sau sẽ giúp bạn chuẩn bị ngân sách hợp lý cho dự án của mình: Tổng hợp chi phí – Tổng hợp hoặc bổ sung số liệu trong dự toán chi phí hoạt động để xác định ngân sách tổng thể. Ví dụ, để xây dựng khu vực hỗ trợ khách hàng, cần ước tính thêm chi phí thuê không gian, tuyển dụng và đào tạo nhân viên hỗ trợ, mua và cài đặt thiết bị. Phân tích dự phòng – Xây dựng ngân sách dự phòng – thêm một số quỹ bổ sung – ngoài ước tính chi phí hoạt động thực tế. Tài khoản dự trữ này sẽ giúp bạn đối phó với những thay đổi không nằm trong kế hoạch và không mong muốn, nhưng cần thiết, tại một số điểm trong suốt dự án. Dự toán theo tham số – Sử dụng những thông số đã xác định từ trước bổ sung vào ngân sách. Ví dụ: dữ liệu lịch sử cho bạn biết trung bình dự án trong tổ chức sẽ vượt ngân sách 4%. Nếu thêm 4%, có thể bạn sẽ cải thiện độ chính xác của tổng ngân sách. Dòng vốn giải ngân – Khi chuẩn bị ngân sách, bạn cần nhận thức được dòng tiền mặt dự kiến. Có thể bạn sẽ không nhận được tất cả tiền từ trước, để chi tiêu bất cứ khi nào, mặc dù bạn muốn. Bạn có thể sẽ phải dài ngân trong suốt thời gian của dự án. Điều này nghĩa là cần xem xét dòng tiền mặt và điều chỉnh tiến độ dự án cho phù hợp. Ngân sách được lên kế hoạch tốt cần phải xem xét làm thế nào và khi nào hoàn thành chứ không chỉ là tổng chi phí. Nhiều nhà quản lý dự án sử dụng đàm phán lại ngân sách nhằm tránh những thay đổi lớn trong chi tiêu định kỳ của các quỹ dự án. Họ làm điều này bằng cách đối chiếu chi tiêu của dự án với giới hạn ngân quỹ do khách hàng đặt ra. Đàm phán có thể yêu cầu sửa đổi kế hoạch dự án để điều chỉnh chi tiêu; nó ảnh hưởng đến việc phân bổ nguồn lực. Cần lưu ý rằng ngân sách tổng thể không chỉ thiết lập đường cơ sở chi phí cho dự án, mà còn thiết lập kế hoạch ngân quỹ. Hãy nhớ đưa vào số tiền dự trữ trong từng khoản tăng vốn, do các yêu cầu thay đổi – và chi phí bất ngờ phát sinh. 3. Kiểm soát chi phí Mọi người có thể đến gặp bạn và yêu cầu thực hiện thay đổi hoặc bổ sung tính năng cho dự án. Nếu bạn đồng ý với những thay đổi đó vì nó tốt, chứ không phải vì chúng bị bỏ qua trong phạm vi đầu của dự án, thì bạn sẽ nhanh chóng vượt quá ngân sách. Yêu cầu thay đổi là một trong những lý do khiến kiểm soát chi phí quan trọng, nhưng có nhiều hoạt động khác là một phần của kiểm soát chi phí. Bao gồm giám sát chi tiêu thực tế và phân tích sự khác biệt giữa ngân sách và chi phí thực tế. Vì vậy, tạo và thiết lập hệ thống kiểm soát hiệu quả là rất quan trọng, từ đó bạn có thể phản ứng với thay đổi một cách hợp lý và thông báo sự thay đổi chi phí một cách kịp thời. Những yếu tố chính của kiểm soát chi phí bao gồm: Kiểm soát sự thay đổi – Đây là quy trình mô tả chi phí cơ sở có thể được đề xuất và thực hiện thay đổi thế nào. Nó vạch ra những thủ tục mà mọi người phải sử dụng nếu muốn yêu cầu thay đổi. Bao gồm những giấy tờ họ cần hoàn thành, yêu cầu thay đổi được theo dõi thế nào và quy trình phê duyệt mà họ có thể mong đợi. Nếu không có quy trình thay đổi rõ ràng, mọi người sẽ thường yêu cầu nhiều hơn từ dự án. Nếu không có cách thức có cấu trúc để đối phó với những yêu cầu này, chi phí sẽ nhanh chóng vượt quá ngân sách. Hãy lưu ý rằng quản lý chi phí dự án không chỉ là về con số mà còn về quản lý phạm vi dự án và đối phó với con người. Hãy học cách vững vàng và nhận ra thay đổi nào thực sự cần thiết. Đo lường hiệu suất – Hoạt động này liên quan đến con số. Bạn cần đánh giá tầm quan trọng của sai số từ ngân sách cơ sở, cũng như nguyên nhân và hành động sửa chữa cần thiết. Viện Quản lý dự án đề xuất kỹ thuật giá trị thu được (earned value technique – EVT) được mô tả trong PMBOK (Project Management Body of Knowledge – Hiểu biết về quản lý dự án). Có nhiều cách tính toán bạn có thể sử dụng: Planned Value (PV): Giá trị kế hoạch = ngân sách khi lên kế hoạch cho một hoạt động hoặc một phần cấu trúc phân chia công việc. Earned Value (EV): Giá trị thực nhận = Số tiền khi hoàn thành một hoạt động hoặc thành phần của cấu trúc phân chia công việc. Actual Cost (AC): Chi phí thực tế = Tổng chi phí phát sinh để hoàn thành một hoạt động hoặc thành phần của Cấu trúc phân chia công việc. Cost Variance: Biến động chi phí CV = EV – AC Schedule Variance: Biến động lịch trình SV = EV – PV Cost Performance Index: Chỉ số hiệu suất chi phí CPI = EV/AC (chỉ số CPI < 1 chứng tỏ vượt quá chi phí). Schedule Performance Index: Chỉ số hiệu suất lịch trình SPI = EV/PV (SPI lớn hơn hoặc bằng 1 cho biết dự án đang trong tình trạng thuận lợi) Ví dụ, ngân sách (PV) cho một dự án cuối tháng 5 là $ 40,000. Số tiền cho công việc đã hoàn thành (Earned Value (EV): Giá trị thực nhận) là $35.000. Tuy nhiên, chi phí thực tế phát sinh cho đến nay là $38.000. Xem xét các phép tính sau: Cost Variance: Biến động chi phí CV = EV – AC = $35.000 – $38.000 = – $3.000 Schedule Variance: Biến động lịch trình SV = EV – PV = $35.000 đô la – $40.000 = -$5.000 Cost Performance Index: Chỉ số hiệu suất chi phí CPI = EV/AC = $35.000/$38.000 = 0.92 (vượt quá chi phí). Schedule Performance Index: Chỉ số hiệu suất lịch trình. SPI = EV/PV = $35.000/$40.000 = 0.875 (dự án chậm tiến độ so với kế hoạch). Dự báo – Liên quan tới việc dự đoán tương lai của dự án dựa trên hiệu suất từ trước đến nay. Hoàn thành dự báo định kỳ trong quá trình thực hiện dự án sẽ giúp bạn thực hiện việc này. Dự báo cung cấp những thông tin có giá trị giúp bạn đối phó chủ động với sự sai lệch. Ví dụ: dự báo có thể giúp bạn ước tính dự án sẽ vượt 10% ngân sách, do đó bạn có thể lập kế hoạch phù hợp. Estimate to complete: Dự toán hoàn thành – Bạn có thể ước tính chi phí hoàn thành dự án dựa trên những điều đã được hoàn thành cho đến nay, so với ngân sách khi hoàn thành. Để tính toán Estimate to complete – Dự toán hoàn thành. (ETC), hãy sử dụng một trong hai công thức (BAC – Budget At Completion – Ngân sách hoàn thành, tương đương với Planned Value – Giá trị kế hoạch khi hoàn thành): Khi sai lệch hiện tại là không điển hình và không được mong đợi ​​sẽ xảy ra trong tương lai thì sử dụng: ETC = BAC – EV Khi sai lệch hiện tại được coi là điển hình của những sai lệch trong tương lai, hãy sử dụng: ETC = (BAC – EV)/CPI Trong ví dụ trên, nếu tổng ngân sách dự án là $60.000 và các chênh lệch được coi là điển hình, phép tính sẽ như sau: ETC = ($60.000 – $35.000)/0.92 = $27.174 Bạn cần $ 27,174 để hoàn thành công việc còn lại. Estimated actual cost – Dự toán hoàn thành thực tế – Đây là dự báo tổng giá trị dự án hoàn thành cao nhất. Công thức cơ bản nhất, với giả định chênh lệch chi phí cho đến hiện tại là không điển hình, dự toán hoàn thành thực tế (EAC) là: EAC = AC + BAC – EV Trong ví dụ trên, giá trị này được tính như sau: EAC = $38.000 + $60.000 – $35.000 = $63.000 Nếu sai lệch về chi phí cho đến hiện tại là điển hình, sử dụng: EAC = AC + ETC Trong ví dụ trên, giá trị này được tính như sau: EAC = $38.000 + $27.174 = $65.174 Đánh giá hiệu suất dự án – So sánh hiệu suất chi phí theo thời gian, cũng như các mốc quan trọng. Một số kỹ thuật có thể sử dụng là phân tích phương sai, phân tích xu hướng và giá trị thu được (được mô tả ở trên). Tất cả những phân tích này thường được cập nhật thường xuyên trong báo cáo dự án cũng như trong các tài liệu hoàn thành dự án. Kiểm soát chi phí rất hữu ích khi lên kế hoạch dự án trong tương lai, do đó phân tích của bạn càng hoàn thiện trước khi bắt đầu, kế hoạch dự án càng tốt hơn trong tương lai. Những điểm chính Quản lý ngân sách dự án giúp bạn đảm bảo dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt. Nó bao gồm các quy trình: ước lượng chi phí, lập ngân sách và kiểm soát chi phí. Quản lý ngân sách là một phần rất quan trọng trong quản lý dự án tổng thể. Chi phí là một thước đo quan trọng cho sự thành công của dự án, vì vậy bạn cần nhận thức được chi phí thực tế so với ngân sách. Nhận ra sự khác biệt càng nhanh, bạn sẽ có thể thực hiện càng tốt điều chỉnh cần thiết.