Tăng cường công tác quản lý văn phòng của công ty FPT

Lời nói đầu Hiện nay - xét về phương diện vĩ mô, nền kinh tế Việt Nam đang có những bước chuyển mạnh khá khả quan, hệ thống pháp chế kinh doanh được nhanh chóng hoàn thiện; nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển và tỏ rõ “khả năng thích ứng của người Việt Nam”, thị trường nội địa hóa đang được tổ chức lại theo hướng cạnh tranh lành mạnh, thị trường nước ngoài đang được củng cố và mở rộng, cơ sở hạ tầng đang được xúc tiến xây dựng mạnh mẽ... Điều đó cho phép nước ta hình thành một môi trường kinh doanh thuận lợi, thúc đẩy việc tạo lập, tổ chức lại, phục hồi và phát triển các doanh nghiệp nọi địa hoạt động đạt hiệu quả. Để góp phần thực hiện những mục tiêu chiến lược KT - XH theo định hướng XHCN mà Đảng đã đề ra. Bên cạnh thuận lợi đó, chúng ta cần phải đặt ra đòi hỏi nghiêm ngặt về trình độ tổ chức, quản lý doanh nghiệp nhằm thích nghi với sự cạnh tranh của nền kinh tế thị trường. Trong công cuộc đổi mới này, cải cách hành chính là một trong những nhiệm vụ hàng đầu mà Đảng và Nhà nước ta quan tâm; trong đó công tác tổ chức quản lý văn phòng là một phần việc rất quan trọng không thể thiếu được trong công tác quản lý doanh nghiệp bởi công tác văn phòng là hoạt động hỗ trợ cho những bộ phận khác trong cùng một doanh nghiệp hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu chung, nó là hoạt động không những đặc trưng của doanh nghiệp mà còn giúp cho doanh nghiệp giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp... Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại công ty FPT, được tìm hiểu về bộ máy làm việc cũng như cơ cấu tổ chức của công ty, nhất là văn phòng công ty, em đã chọn đề tài: " Tăng cường công tác quản lý văn phòng của công ty FPT " làm nội dung nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Khóa luận được chia làm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về tổ chức quản lý bộ máy văn phòng. Chương 2: Tổ chức quản lý bộ máy văn phòng của công ty FPT. Chương 3: Những nhận xét đánh giá và một số biện pháp tăng cường công tác quản lý văn phòng của công ty FPT. Do kiến thức và kinh nghiệm còn nhiều hạn chế, thời gian nghiên cứu chưa nhiều nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót. Với lòng biết ơn sâu sắc, em mong muốn nhận được những ý kiến phê bình, góp ý quý báu của các thầy cô, tập thể cán bộ công ty FPT và các bạn, giúp em nâng cao hơn nữa trình độ hiểu biết về lý luận cũng như thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn Tiến Sỹ Đinh Văn Tiến, Thạc Sỹ Trịnh Thanh Hà và các thầy cô giáo khoa Hành chính doanh nghiệp cùng Ban lãnh đạo, tập thể cán bộ nhân viên đang công tác tại công ty FPT đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY FPT Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ BỘ MÁY VĂN PHÒNG 1.1. Sự cần thiết của văn phòng: 1.1.1. Khái niệm và vai trò của văn phòng: Trong mét doanh nghiệp hàng ngày có nhiều dữ liệu nảy sinh (các tài nguyên, số nhân viên, các chi phí, các hồ sơ khách hàng, doanh số bán, chi tiết giao dịch kinh doanh) cần được xử lý chính xác, kịp thời, thích hợp để trở thành những thông tin hữu Ých giúp cho người lãnh đạo ra quyết định kinh doanh một cách đúng đắn. Trong đó, văn phòng là một bộ phận làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền của doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp, đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. Vai trò của văn phòng thể hiện ở chỗ: * Giúp lãnh đạo hoạt động có chương trình, kế hoạch, tránh những công việc mang tính vụ việc. * Giúp lãnh đạo trong việc điều hòa phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất. * Bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan được thông suốt, đạt hiệu quả cao. 1.1.2 - Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng: 1.1.2.1 - Chức năng của văn phòng: Văn phòng có hai chức năng cơ bản sau: * Chức năng tham mưu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ. Hàng ngày, doanh nghiệp tiếp nhận rất nhiều dữ liệu dưới nhiều hình thứckhác nhau như: Con số, chữ, tiếng động và hình ảnh. Thông tin là những dữ liệu được sắp xếp thành những mẫu hình có ý nghĩa được lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng để ra những quyết định, hoạch định và kiểm soát các hoạt động. Có thể thấy rằng: Quản lý dùa trên các công việc của văn phòng, sản phẩm của văn phòng là thông tin. Phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan tới việc thu thập, xử lý, ghi lại và truyền thông thông tin. Khi được hỗ trợ bởi thông tin chính xác và kịp thời, quyết định hành chính sẽ đạt được hiẹu quả cao và ngược lại. Khi thông tin không chính xác, không tương xứng, không kịp thời thì quyết định sẽ không thể có hiệu quả. Tầm quan trọng của chức năng tham mưu tổng hợp là góp phần vào việc điều hành ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản lý. Trong quá trình tăng trưởng kinh tế, hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp làm phát sinh đến sự thiết lập những hệ thống thông tin trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế. Văn phòng doanh nghiệp có chức năng tham mưu tổng hợp là đầu mối thu thập, chuyển tải và xử lý thông tin hành chính hỗ trợ * Chức năng dịch vô - hỗ trợ của văn phòng. Chức năng dịch vô - hỗ trợ của văn phòng được thể hiện qua các công việc sau: Kế toán Tài vô Kế hoạch - thống kê Viễn thông In Ên Quản lý hành chính Xử lý dữ liệu Xử lý văn bản Quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu Tổng hợp Quản lý dân sự. Văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ khác hoạt động có hiệu quả, cho nên ta phải có kế hoạch hợp lý. Muốn thực hiện tốt chức năng này, cần chú ý: + Phân loại các chức năng, dịch vô: “Nhóm dịch vụ có tính chuyên môn: Kế toán, tài vụ, thống kê kế hoạch. “Nhóm thuộc về quy trình xử lý thông tin: Xử lý văn bản, viễn thông, in Ên tài liệu. “Nhóm dịch vụ thuộc công tác tổng hợp - hành chính - nhân sự. Cả 3 nhóm này được tổ chức thành hệ thống hành chính hỗ trợ có mục đích, cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng, chính xác, kịp thời, chất lượng cao để các cấp quản lý ra quyết định kinh doanh. + Nghiên cứu thiết lập các mô hình tổ chức văn phòng doanh nghiệp khác nhau, phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp để thực hiện tốt các chức năng này. Tùy theo quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà văn phòng có hai mô hình khác nhau: mô hình kiểu tập trung và mô hình kiểu phân tán. 1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng: - Văn phòng có các nhiệm vụ sau: “ Xây dựng công trình công tác năm, 6 tháng và lịch làm việc của doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc theo dõi, thực hiện chương trình. “ Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án ra quyết định quản lý theo sù giao phó của thủ trưởng doanh nghiệp. “ Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và xử lý văn bản. “ Tổ chức giao tiếp đối nội và đối ngoại của doanh nghiệp, giữ vị trí chiếc cầu nối liên hệ với cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và công dân. “ Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp. 1.2 - Nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng: 1.1.2 - Mét số nguyên tắc tổ chức bộ máy văn phòng: Bộ máy văn phòng rất quan trọng cho mét doanh nghiệp nên cần phải tổ chức bộ máy này một cách thích hợp và năng động giúp cho bộ phận phòng, ban khác hoàn thành nhiệm vụ của họ. Có rất nhiều nguyên tắc cho việc tổ chức bộ máy văn phòng, nhưng dưới đây là một số nguyên tắc có giá trị nhất đối với việc tổ chức bộ máy văn phòng. * Nguyên tắc về mục tiêu: Mọi công việc được định ra đều nhằm đạt được một mục tiêu nhất định, cho nên trước khi định ra một bộ phận nào đó thì mục tiêu của bộ phận đó đã được xác định rõ ràng. Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác hoạt động thuận lợi. Công việc của văn phòng đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách gián tiếp hoặc trực tiếp. * Nguyên tắc chức năng: Mục tiêu quyết định chức năng. Chức năng được xác định dùa trên các yêu cầu và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện mục tiêu. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó một cách thích hợp và không quá rộng. Nếu một bộ phận chức năng phát triển quá mức hay quá kém so với bộ phận khác thì công việc sẽ bị cản trở. * Nguyên tắc về nhân viên: Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc được Ên định cho nhân viên cá biệt, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó. Nên để cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề quản lý có ảnh hưởng đến công việc của họ, nhằm nâng cao khả năng xác định vai trò của mình đối với các mục tiêu và các quy định, từ đó nâng cao ý thức của nhân viên đối với công việc. * Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau. Trách nhiệm và quyền hạn bổ sung và tăng cường lẫn nhau, không nên vượt qua ở bất kỳ cấp độ nào, nhằm tránh hiện tượng có trách nhiệm mà không có quyền hạn và ngược lại có quyền mà không chịu trách nhiệm. Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công công việc cụ thể khi phân công công việc cần chú ý đến chuyên môn hóa, nhưng đồng thời phải phát triển sự phối hợp. Những chức năng có liên quan hoặc tương tự nhau được ghép chung thành nhóm. * Nguyên tắc về ủy quyền Trong bất kì một đơn vị nào, thủ trưởng không thể làm hết mọi công việc nên phải biết ủy quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho trợ lý. Điều đó giúp cho người lãnh đạo có nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, còn nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển. * Nguyên tắc tính về duy nhất của mệnh lệnh: Nguyên tắc này đảm bảo tất cả các nguồn lực trong tổ chức được cuốn hót theo một hướng, mọi sự tiết kiệm thu được là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn hóa. Các nhân viên biết được vị trí và quyền hạn của họ vì họ chịu trách nhiệm về các quyền hạn duy nhất. * Nguyên tắc về phạm vi kiểm soát: Nguyên tắc này liên quan đến số người dưới quyền của một người kiểm soát. Phạm vi kiểm soát càng rộng thì số cấp quản lý cần Ýt và ngược lại. Phạm vi kiểm soát còn gọi là phạm vi quản lý là một trong những yếu tố chủ yếu được xem xét khi quyết định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay chiều ngang và nên phát triển theo hướng nào. Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý hiệu quả, cần hiểu biết những yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát, bao gồm: Các hoạt động có liên quan, kỹ năng của người được kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ chức. * Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức: Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất và có sự thay đổi tạm thời khối lượng. Phải chú trọng nhạy cảm với vấn đề này. Tính linh hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên để họ có thể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm điều động khi cần thiết. 1.2.2 - Tập trung hóa hay phân tán các dịch vụ hỗ trợ văn phòng: Các dịch vụ hỗ trợ văn phòng không đồng nhất, đúng hơn là hỗn hợp, chúng được đặt ra để làm dễ dàng cho các hoạt động của các bộ phận chức năng khác nhau. Do đó vấn đề chủ yếu trong tổ chức bộ máy văn phòng thường được tranh luận là các dịch vụ văn phòng nên được tập trung hay phân tán hoàn toàn hoặc có một số công việc nào đó nên được tập trung, một số việc khác nên phân tán. * Tập trung các dịch vụ Văn phòng: Tập trung các dịch vụ văn phòng có thuận lợi và bất lợi: - Thuận lợi: có hai thuận lợi chính - mét loạt liên quan đến thiết bị văn phòng và mặt bằng: như tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng, mặt bằng, giảm nhu cầu trùng lặp, tận dụng hết những thiết bị chuyên biệt, tạo điều kiện quy định thời gian biểu tốt hơn cho máy móc tránh sự trùng lặp nhân sự thực hiện chức năng thư ký ở một số văn phòng bộ phận. Còn loại kia liên quan đến những người thực hiện công việc, các nhân viên văn phòng tập trung có thể chuyên sâu vào lĩnh vực công việc khác nhau được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn hóa. Tập trung còn cho phép tập trung nỗ lực của nhân viên vào chức năng riêng biệt vào những lúc cao điểm. Ngoài ra, nhóm người tập trung thường trao đổi thông tin và tư vấn cho nhau có hiệu quả tốt hơn. - Bất lợi: Tăng thêm thời gian cần để hoàn thành nhiệm vụ và gia tăng công việc giấy tờ vì có những thủ tục ghi nhận những công việc từ các bộ phận gửi đến và từ “ trung tâm dịch vụ” gửi đi. Do công việc thực hiện xa nên tránh không khỏi có những sự hiểu lầm và sai sót có thể gây ra những chậm trễ không thể chấp nhận được. * Hình thức tập trung văn phòng: - Tập trung vào một địa bàn: tập trung hóa vào một địa bàn là mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung tại một điểm duy nhất dưới quyền quản lý của nhân viên quản lý hành chính. - Tập trung vào một điểm có thuận lợi: dễ huy động được nhân sự, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị, và dễ dàng nghiên cứu cải tiến, thủ tục. Tuy nhiên nó cũng có những bất lợi: khi chuyên môn hóa, công việc thiếu chính xác, thiếu quan tâm đến sự ưu tiên của từng loại công việc, trì trệ do chuyển giao công việc. - Tập trung theo chức năng: là hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản lý hành chính. Hình thức này có thuận lợi là thu hót được nhiều công việc vào công tác quản lý, làm tham mưu về hoạt động hành chính cho nhà quản lý hành chính của từng bộ phận chuyên môn. Tuy nhiên nếu áp dụng không khéo sẽ xảy ra việc lấn quyền các cấp quản lý chuyên môn. * Phân tán văn phòng: Phân tán Ýt nhiều ngược lại với tập trung. Thuận lợi chủ yếu của nó là tạo nên tính linh hoạt trong công việc; thêm vào đó là làm việc trong những đơn vị nhỏ có thể động viên thúc đẩy nhân viên, họ có nhiều cơ hội sử dụng sáng kiến hơn và thấy ngay được những gì xảy ra trong công việc giúp họ cải tiến chất lượng và tốc độ làm việc. Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nên công việc sẽ trùng lặp làm hao tổn văn phòng phẩm và sức lực. Tóm lại có nhiều hình thức tập trung hay phân tán , quyết định tập trung các dịch vụ văn phòng hay không hoặc đến mức độ nào, cần được nghiên cứu và tiến hành một cách thận trọng, phải dùa trên những tiêu chuẩn nhất định. 1.2.3- Xây dựng sơ đồ bố trí văn phòng: Cơ cấu tổ chức văn phòng thay đổi tùy theo quy mô của doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh, cơ cấu sản phẩm, dịch vụ và thị trường. Để tăng hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, bên cạnh việc áp dụng những nguyên tắc cần thiết về cơ cấu tổ chức, xem xét việc bố trí các dịch vụ văn phòng, thì các doanh nghiệp hoặc cơ quan còn cần chú ý đến cách bố trí văn phòng và các bộ phận trong văn phòng, sao cho phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp hoặc cơ quan mình. Bước đầu tiên xem xét sơ đồ bố trí một văn phòng là thu thập các thông tin về: công việc phải được thực hiện, cách thực hiện, chu trình xử lý, đặc biệt liên quan đến sự cân bằng giữa các giai đoạn công việc khác nhau và thời gian cần cho mỗi công việc hoàn tất, những cơ số lưu trữ nào cần thiết ở mỗi giai đoạn xử lý, ở đâu chắc chắn xảy ra những sự tắc nghẽn và hủy bỏ những công việc hoàn tất. Cũng cần có thông tin về máy móc, thiết bị và nhân sự cần thiết để xử lý, yêu cầu về giao tiếp trong quá trình làm việc, trao đổi thông tin trong chu trình xử lý và chuyển đến người sử dụng, giai đoạn nào cần có sự kiểm tra tổng quát... Ngoài ra khi bố trí văn phòng cần xem xét những vấn đề sau: - Bất kỳ thiết bị nào, tốt nhất nên đặt ở tầng trệt, nếu phải đặt nó ở tầng cao thì nên xem xét việc chịu trọng tải. - Thiết bị ồn ào nên được tách rời càng xa càng tốt nơi tập trung nhiều nhân viên và chú ý đến vấn đề cách âm cần thiết. - Các phòng ban phải được sắp xếp tại những nơi có nhiều mối quan hệ với bên ngoài nhất, được đặt càng gần nơi ra vào càng tốt hoặc ở khu vực tiếp tân. Bất kỳ phòng ban nào có quan hệ công tác chặt chẽ với nhau nên đặt gần nhau. - Nếu có phòng họp hoặc các văn phòng riêng thì nên đặt chúng ở nơi yên tĩnh. - Nếu có phòng, ban nào chắc chắn sẽ mở rộng quy mô trong tương lai gần thì nên đặt chúng ở vị trí cho phép mở rộng mà Ýt bị ngừng trệ công việc nhất. - Nên đặt những phòng ban có các công việc chi tiết nhất ở nơi chiếu sáng tốt nhất của tòa nhà để có thể nhận được ánh sáng tự nhiên càng nhiều càng tốt trong giê làm việc. - Văn phòng phẩm được đặt ở vị trí trung tâm. Những thiết bị không dùng đến, chưa bán đi hoặc hủy bỏ nên được để trong các kho chứa Ýt công dụng khác. - Các dịch vụ nhắn tin nên được đặt ở trung tâm. - Phòng vệ sinh nên được đặt ở vị trí thuận tiện sử dông - có thể cung cấp các tiện nghi theo khu vực. - Môi trường của văn phòng cần sạch sẽ và trang trí tươi mát đảm bảo an toàn, phòng chống hỏa hoạn, có cường độ ánh sáng thích hợp, thông gió, có nhiệt độ thích hợp, tránh tiếng ồn. * Có nhiều phương pháp để đạt được một tổ chức có hiệu quả. Tuy nhiên, đối với một tổ chức hành chính, các bước sau đây là cơ bản không thể thiếu được: 1 - Xác định các hoạt động hành chính: liệt kê các hoạt động . 2 - Đánh giá các hoạt động hành chính: xem cái gì là cơ bản và thường xuyên, cái gì là phụ và không thường xuyên để tính thời gian và nhân lực hoàn thành các công việc đó. 3 - Lập thành nhóm các hoạt động tương quan lại với nhau gọi là phân chia phòng ban. 4 - Chỉ định người vào các hoạt động: phân công người có khả năng vào các hoạt động đó. 5 - Theo dõi các hoạt động: 1.3 - Quản lý văn phòng: Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động chính sự phân công, hợp tác lao động hiệu quả làm tăng năng suất cao hơn trong công việc, đòi hỏi phải có sự chỉ huy phối hợp, điều hành, kiểm tra chỉnh lý... Đây là hoạt động giúp thủ trưởng phối hợp nỗ lực của các thành viên trong cùng một tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. 1.3.1 - Các chức năng quản lý: Quá trình quản lý bao gồm bốn chức năng: - Hoạch định. - Điều hành. - Kiểm tra. - Tổ chức. - Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định là chức năng thứ nhất cần triển khai đầu tiên, vì các chức năng khác đều tùy thuộc vào chức năng này. Chức năng hoạch định đi từ việc xác định các mục tiêu dẫn đến việc tìm ra cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó. Để xác định mục tiêu, cần phải cân nhắc nhiều mặt một cách thực tế, khả thi, căn cứ trên các nguồn lực huy động được. - Chức năng tổ chức: Chức năng này đòi hỏi sự nhận dạng đầy đủ toàn bộ quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra xác định các nguồn lực cần huy động ( bao gồm con người ) các trang thiết bị, các vật liệu, các quy tắc nghiệp vụ và chế độ tương ứng, và xây dựng lực lượng lao động. Vấn đề lớn nhất đặt ra cho người quản lý chăm lo công việc tổ chức, là hình dung sự phân công lao động cho thật phù hợp với các mục tiêu đặt ra, tìm chọn người cho mỗi vị trí, bố trí đúng người đúng việc, có chính sách sử dụng, đãi ngộ, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ. - Chức năng điều hành: mặc dù chức năng tổ chức đã đề cập đến sự phân công, bố trí, sử dụng lao động, nhưng người làm công việc quản lý văn phòng vẫn phải dành nhiều thời gian cho chức năng điều hành công việc hàng ngày: phát hiện và giải quyết vấn đề, trả lời những câu hỏi, kiểm tra cấp dưới... Đó là một chức năng mà mục tiêu hàng đầu là thúc đẩy mọi người làm tròn công việc được giao một cách tự giác, nhiệt tình và có hiệu quả. - Chức năng kiểm tra: chức năng thứ tư này có vai trò rất quan trọng. Kiểm tra là quá trình hướng sự tiến triển vào đúng các mục tiêu đề ra, điều chỉnh các sai lệch, và định hướng lại các mục tiêu một khi điều kiện thay đổi. Quá trình kiểm tra theo mục tiêu thường bao gồm 03 bước: + Xác định các tiêu chuẩn dùng để đo lường sự tiến triển so với yêu cầu hoàn thành mục tiêu. + Thực hiện việc đo lường sự tiến triển so với các tiêu chuẩn. + Nhận dạng các sai lệch và có biện pháp điều chỉnh. Thông thường, quá trình quản lý diễn ra Ýt nhiều tuần tự, nhưng lại tác động qua lại với nhau một cách hữu cơ và phức tạp. Quá trình đó, một khi đã khởi đ