Tập bài giảng tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1 ĐẠI HỌC SÀI GỊN KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHỊNG TẬP BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP. HCM, 2014 2 I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác cung cấp cho các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân. 2. Mục đích Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích sau đây: a) Chính trị Đây là mục đích quan trọng hàng đầu của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Mục đích chính trị được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ sự lãnh đạo của Đảng đối với nhà nước và xã hội, phục vụ chính sách ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước, phát triển quan hệ hợp tác quốc tế giữa nước ta và các nước khác, phục vụ an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội. b) Kinh tế Mục đích kinh tế được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng các chiến lược kinh tế, các quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành kinh tế quốc dân, cải cách quản lý kinh tế, tiến hành nghiên cứu, thiết kế các công trình xây dựng cơ bản và chế tạo các sản phẩm công nghiệp. c) Khoa học Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu, giải quyết các vấn đề khoa học cấp thiết nhằm đưa đất nước thành quốc gia có nền khoa học tiên tiến. Tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để phát triển khoa học lịch sử như nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc và lịch sử của từng địa phương. Ngoài các mục đích nói trên, tài liệu lưu trữ còn phục vụ cho mục đích bảo tồn và phát triển nền văn hoá, giáo dục đậm đà bản sắc dân tộc 3. Ý nghĩa Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân. Nói cách khác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ biến tư liệu thành của cải vật chấ t cho xã hội, nâng cao mức sống tinh thần và văn hoá cho nhân dân. 3 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của tài liệu lưu trữ. Thông qua các hình thức sử dụng tài liệu lưu trư,õ mọi cơ quan Nhà nước và công dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của các kho lưu trữ; qua đó mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ càng phong phú, đa dạng thì bắt buộc các công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn, làm tốt hơn. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ vì thế đã tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn tinh thần. 4. Nguyên tắc Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây: a) Nguyên tắc chính trị Trong xã hội cho giai cấp, tài liệu lưu trữ bao giờ cũng là công cụ đấu tranh giai cấp. Chính vì vậy mọi giai cấp trong xã hội đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, chống lại các giai cấp thù địch. Do đó việc đưa tài liệu ra để phục vụ các nhu cầu khai thác cần phải có quan điểm giai cấp, cụ thể hơn, ở nước ta phải phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước. Như vậy, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải đảm bảo nguyên tắc chính trị. Để thực hiện được nguyên tắc này, các lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ nhà nước phải nhạy bén về chính trị, xuất phát từ nhiệm vụ chính trị trong từng thời kỳ cụ thể mà tập hợp và tổ chức cung cấp những tài liệu cần thiết. b) Nguyên tắc cơ mật Như đã biết, trong kho lưu trữ có một số không nhỏ tài liệu lưu trữ chứa nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước. Điều này không có nghĩa là ta øi liệu lưu trữ không được đưa ra sử dụng để phục vụ các nhu cầu khác nhau. Điều đáng nói ở chỗ, những tài liệu này luôn là đối tượng để các lực lượng thù địch chiếm đoạt. Chính vì vậy, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật. Để thực hiện nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ phải được phân loại theo mức độ cho phép sử dụng tài liệu như loại được sử dụng rộng rãi, loại hạn chế sử dụng và loại tài liệu mật. Đồng thời, trong quá trình tổ chức sử dụng phải có các biện pháp bảo đảm an toàn cho tài liệu, đặc biệt là các tài liệu mật. 4 II. CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Để tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, ở các kho lưu trữ đã vận dụng nhiều hình thức sinh động về sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong một kho lưu trữ để phục vụ một nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước giao cho có thể kết hợp một lúc nhiều hình thức sử dụng tài liệu xen kẽ nhau. Ví dụ, để phục vụ kỷ niệm 100 năm ngày sinh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các kho lưu trữ đã sưu tầm, công bố tài liệu của Người, triển lãm các tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, các nhà nghiên cứu về Chủ tịch Hồ Chí Minh. Mỗi cơ quan lưu trữ có thể tự mình tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng cũng có thể kết hợp một số cơ quan lưu trữ với nhau để tổ chức sử dụng tài liệu; có nhiều trường hợp cơ quan lưu trữ phối hợp với một số cơ quan khác như Viện thông tin, Viện bảo tàng, Sở văn hoá để sử dụng có hiệu quả tài liệu. Hiện nay, ở nước ta và các nước khác, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được tiến hành với các hình thức sau đây: 1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ nhà nước và lưu trữ cơ quan. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có thể trực tiếp nghiên cứu nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ. Tổ chức tốt phòng đọc, các lưu trữ nhà nước, các lưu trữ cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước. Phòng đọc là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả cho nên trực tiếp thu được nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác phục vụ độc giả. Quy mô phòng đọc trong các kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn nhỏ của kho lưu trữ và phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu của kho lưu trữ. Những lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều và nội dung quý giá, đông độc giả thì phòng đọc của nó được tổ chức với quy mô lớn; có đầy đủ thiết bị và phương tiện khai thác. Trái lại, những kho lưu trữ có quy mô nhỏ, số lượng tài liệu ít thì phòng đọc tổ chức đơn giản hơn, nhẹ nhàng hơn. Phòng đọc của kho lưu trữ phải đặt nơi yên tĩnh, ít ồn ào, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc. Nói chung, phòng đọc cần trang bị các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm sâu sắc và đầy đủ nội dung tài liệu, rút ngắn thời gian 5 nghiên cứu tài liệu, tăng năng suất lao động. Thiết bị của phòng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu một cách thoải mái; đủ ánh sáng để đọc tài liệu. Ánh sáng trong phòng đọc tốt nhất là dùng ánh sáng tự nhiên, khi không có ánh sáng tự nhiên thì dùng ánh sáng điện. Phòng đọc phải có nhiều cửa thông thoáng, quạt trần. Phòng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ, thẻ và các công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu cho độc giả. Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-crô-phim thì phòng đọc phải có máy đọc những tài liệu đó. Ngoài các thiết bị trên, các phòng đọc đều phải có tư liệu tra cứu bổ trợ. Thành phần của tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: Các tác phẩm kinh điển chủ yếu của những người sáng lập chủ nghĩa Mác – Lê nin, các văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước, Công báo nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, các từ điển, một số báo và tạp chí quan trọng liên quan mật thiết với chức năng của kho lưu trữ. Để hướng dẫn độc giả thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ trong các phòng đọc gồm: Những thủ tục ban đầu đối với độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc, những quy định về bảo vệ an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ, những quyền lợi và nghĩa vụ của độc giả. Ở các lưu trữ cơ quan, nội quy phòng đọc do thủ trưởng cơ quan ký và đóng dấu. Đối tượng phục vụ của phòng đọc trong các lưu trữ nói chung là rộng rãi, phòng đọc của các lưu trữ nhà nước tiếp nhận độc giả từ các cơ quan trong nước, nước ngoài, tiếp nhận quần chúng nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ. Phòng đọc của các lưu trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ công nhân viên chức của cơ quan đó. Tuy nhiên, phòng đọc này cũng phục vụ những đối tượng khác nhưng mức độ hạn chế hơn. Những độc giả muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc phải co ù giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đó. Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên tài liệu nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu. Nhân dân muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin nghiên cứu tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phương của người đó. Các giấy giới thiệu, đơn xin nghiên cứu tài liệu của độc giả được chuyển cho cán bộ phụ trách phòng đọc giải quyết. Người nước ngoài muốn đọc tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin đọc tài liệu lưu trữ theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 01). Người nước ngoài muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 02). 6 Mọi độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ có trách nhiệm kê khai một bản sơ yếu lý lịch. Nó được dùng để quản lý độc giả và làm cơ sở lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu của các lưu trữ. Những người vi phạm nội quy phòng đọc sẽ tuỳ theo mức độ vi phạm mà chịu những hình thức xử lý thích ứng. Những hình thức xử lý thường áp dụng trong các phòng đọc của lưu trữ là: Độc giả phải bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng, mất mát; tước quyền nghiên cứu tài liệu lưu trữ mà độc giả ở lưu trữ đó trong một thời gian nhất định hoặc vĩnh viễn. Những độc giả có ý lấy cắp tài liệu lưu trữ, tiết lộ bí mật của Nhà nước, vi phạm các điều trong Pháp lệnh Bảo vệ Tài liệu lưu trữ Quốc gia thì tuỳ thuộc vào mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật hoặc bị truy tố trước pháp luật. Ở các lưu trữ Nhà nước, phòng đọc do một cán bộ lưu trữ có nhiều kinh nghiệm chuyên trách; ở các phòng, kho lưu trữ nhỏ thì do một cán bộ kie âm nhiệm. Người phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp những yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc. Cán bộ lưu trữ phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Tiếp nhận độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc; cấp thẻ đọc cho độc giả. Thẻ đọc là phương tiện giao dịch giữa độc giả va ø cán bộ phụ trách phòng đọc, là giấy ra vào cơ quan lưu trữ và nó là phương tiện chống kẻ gian giả mạo giấy tờ để lấy cắp bí mật quốc gia, tài liệu lưu trữ. Thẻ đọc có giá trị sử dụng trong thời gian độc giả nghiên cứu tài liệu được ghi trong giấy giới thiệu. Sau khi độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị. - Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ đều được lập hồ sơ độc giả. Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại và quản lý độc giả. Nội dung hồ sơ độc giả gồm những giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy giới thiệu của cơ quan, đơn xin đọc tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, các giấy tờ khác. Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả. - Giải đáp các câu hỏi do độc giả nêu ra. Thông thường các loại câu hỏi do độc giả nêu ra như: Hướng dẫn sử dụng các công cụ tra cứu ở phòng đọc, giải đáp những thành phần và nội dung tài liệu có trong kho lưu trữ có liên quan đến các đề tài nghiên cứu. Để giải đáp thoả đáng những câu hỏi này, đòi hỏi người phụ trách phòng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác; nắm vững thành phần nội dung tài liệu hiện bảo quản trong kho lưu trữ. Đối với những câu hỏi nội dung đơn giản thì cần giải đáp ngay tại chỗ; đối với những câu hỏi nội dung có độ phức tạp cao thì sẽ chuyển cho phòng khai thác tài liệu chuẩn bị và giải đáp. 7 - Quản lý chặt chẽ những tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị ở phòng đọc. Nội dung nhiệm vụ này bao gồm: Theo yêu cầu của độc giả, cán bộ phụ trách phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu ở kho lưu trữ và giao cho độc giả sử dụng. Những tài liệu đã được độc giả nghiên cứu xong thì nhận trở về phòng đọc và làm thủ tục trả lại kho lưu trữ. - Bất kỳ tài liệu nào độc giả nghiên cứu đề vào sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc và kèm theo chữ ký của độc giả (biểu mẫu số 03). Hàng ngày cuối giờ làm việc tại phòng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu ở độc giả, kiểm tra lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ và ký tên vào chỗ đã đăng ký những tài liệu được thu hồi từ độc giả. Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ thì cán bộ phụ trách phòng đọc phải lập biên bản. Biên bản này có đủ chữ ký của đương sự và người phụ trách phòng đọc (biểu mẫu số 04). - Cấp phát cho độc giả các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, những độc giả có nguyện vọng sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu bản thân thì phải viết phiếu xin sao chụp tài liệu (biểu mẫu số 05). Các phiếu xin sao chụp tài liệu do người có thẩm quyền cho phép. Việc sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phòng đọc tổ chức theo hình thức dịch vụ. Công việc này nếu độc giả có điều kiện có thể tự làm lấy. Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu đã sao lục, trích lục. Tất cả các bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ đều phải có chứng thực của thủ trưởng lưu trữ. Các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ đều phải vào sổ đăng ký cấp bản sao, trích lục và chứng thực lưu trữ (biểu mẫu số 06). - Quản lý các đề tài tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu của các kho lưu trữ. Mục đích của công việc này là giúp độc giả tránh những trùng lặp trong nghiên cứu khoa học và tạo điều kiện để các độc giả hợp tác, thông tin cho nhau các kết quả nghiên cứu khoa học. Mỗi đề tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu lưu trữ được đăng ký vào một tấm thẻ gọi là “Thẻ đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học”. No äi dung tấm thẻ có: Tên đề tài, tên tác giả, địa chỉ, mục đích nghiên cứu, tên tài liệu lưu trữ đã sử dụng, thời gian nghiên cứu, các phông tài liệu được sử dụng Các tấm thẻ này được phân loại theo chuyên đề nghiên cứu hoặc theo vần chữ cái tên người nghiên cứu. Tuỳ theo đặc điểm của từng phòng đọc của mỗi lưu trữ cụ thể mà cán bộ phụ trách phòng đọc có thể tăng thêm hoặc giảm bớt một số công việc nhất định. 2. Thông báo tài liệu lưu trữ 8 Thông báo tài liệu lưu trữ cho các cơ quan hữu quan là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động và được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ Nhà nước hoặc các lưu trữ cơ qaun. Mục đích của công việc này là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu những tài liệu khoa học, lịch sử và thực hiện bảo quản trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan. Thông qua hình thức này người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung trong các kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác. Căn cứ vào nội dung, địa điểm của các bản thông báo, người ta chia nó thành ba loại chính như sau: - Bản thông báo tài liệu lưu trữ. - Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề. - Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề. Các bản thông báo tài liệu lưu trữ phải đạt được yêu cầu: Giới thiệu cho người nghiên cứu những tài liệu có giá trị hoặc những tài liệu có giá trị mới phát hiện ở trong kho lưu trữ. Nội dung các tài liệu phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước, yêu cầu công tác của cơ quan. Nói cách khác, nội dung của bản thông báo tài liệu phải thể hiện rõ tính thời sự, tin tức phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội. Sau đây sẽ trình bày các đặc điểm và nội dung của các loại thông báo tài liệu: a) Bản thông báo tài liệu lưu trữ Bản thông báo tài liệu lưu trữ có thể dùng để giới thiệu tóm tắt một tài liệu lưu trữ, hoặc một phông tài liệu lưu trữ, một sưu tập lưu trữ. Nội dung bản thông báo một tài liệu l