Tiểu luận Tìm hiểu về công ty cổ phần chứng khoán ABC

CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN ABC SƠ DỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY Ban kiểm soát Ban giám đốc Hội đồng quản trị Đại hội cổ đông Bộ phận tài chính kế toán Bộ phận quản lý Sổ cổ đông Bộ phận tư vấn niêm yết phát hành Bộ phận bảo lãnh và phát hành Bộ phận đầu tư Bộ phận phát triển KD Bộ phận giao dịch Bộ phận môi giới Bộ phận quan hệ khách hàng Phòng Kiểm soát nội bộ Văn phòng đại diện ở Hà Nội Phòng Hành chính nhân sự Hội đồng đầu tư Bộ phận IT Bộ phận tư vấn tài chính doanh nghiệp CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN Bộ phận môi giới Chức năng Cung cấp cho khách hàng các báo cáo nghiên cứu và các khuyến nghị đầu tư do bộ phận nghiên cứu đầu tư cung cấp; Nối liền những người bán với người mua; Mở rộng mạng lưới khách hàng. Nhiệm vụ Tìm kiếm nguồn khách hàng mới; Mở và đóng tài khoản giao dịch chứng khoán tất cả các khách hàng bao gồm nhà đầu tư trong nước, nước ngoài, tổ chức hoặc cá nhân; Nhận lệnh của khách hàng qua điện thoại, fax; nhận lệnh tại sàn cho khách hàng VIP; Kiểm tra số dư tiền, chứng khoán và nhập vào hệ thống trước khi chuyển Phiếu lệnh cho Bộ phận Giao dịch; Giải đáp thắc mắc của khách hàng về giao dịch và tài khoản; Thực hiện việc lưu ký chứng khoán; Thực hiện các giao dịch thỏa thuận của khách hàng, bao gồm cả giao dịch OTC. Chịu trách nhiệm lập hợp đồng, thực hiện hợp đồng, lập Phiếu yêu cầu thanh toán gửi khách hàng, theo dõi việc thu phí và thanh lý hợp đồng. Bộ phận giao dịch Chức năng : Phụ trách nhận, kiểm tra và nhập lệnh của nhà đầu tư bình thường tại Sàn giao dịch của DVSC. Tổ chức truyền lệnh lên TTGDCK và xử lý lệnh sau khi được truyền. Thực hiện các giao dịch khác tại sàn DVSC như : cầm cố cho vay, ứng trước và các giao dịch khác. Nhiệm vụ : Nhận lệnh trực tiếp từ nhà đầu tư bình thường tại sàn giao dịch của Công ty. Kiểm tra số dư tiền, chứng khoán trên Phiếu lệnh và nhập lệnh vào hệ thống của Công ty. Tổ chức việc truyền lệnh đến Trung tâm GDCK. Thực hiện đối chiếu kết quả khớp lệnh của từng phiên. Cuối ngày, chuyển Báo cáo tổng hợp giao dịch hàng ngày và Báo cáo hoa hồng môi giới cho Phòng kế toán. Kiểm tra đối chiếu số dư tiền mặt và số dư nhà đầu tư với Phòng kế toán vào mỗi cuối ngày giao dịch. Lưu các phiếu lệnh tại Phòng giao dịch Thực hiện các thủ tục ứng trước và cho vay cầm cố chứng khoán khi nhà đầu tư có yêu cầu. Thực hiện các quyền liên quan đến cổ phiếu lưu ký theo thông báo của TTGDCK. Luôn thể hiện tính chuyên nghiệp, thái độ niềm nở, ân cần trong khi giao dich với khách hàng. Bộ phận quản lý sổ cổ đông Chức năng Cung cấp dịch vụ quản lý sổ cổ đông theo các hợp đồng đã ký giữa Công ty với khách hàng. Nhiệm vụ Lập các quy trình quản lý sổ cổ đông cho từng khách hàng Thực hiện việc chuyển nhượng sổ cổ đông theo đúng quy trình đề ra cho từng trường hợp cụ thể, đảm bảo tính chính xác trong công việc chuyển nhượng. Trả lời các thắc mắc của nhà đầu tư và cổ đông về các vấn đề liên quan đến cổ đông của Công ty mình ký hợp đồng quản lý sổ cổ đông. Kết hợp với phòng kế toán và bộ phận ngân quỹ để thu phí và thanh toán cổ tức cho cổ đông. Chịu trách nhiệm về các điều khoản và điều kiện trong Hợp đồng đã ký với khách hàng. Chủ động lập Phiếu yêu cầu thanh toán các khoản phí trong Hợp đồng và gửi cho khách hàng, hỗ trợ Phòng kế toán thu phí về cho Công ty. Bộ phận đầu tư Chức năng : Trực tiếp tìm kiếm cơ hội đầu tư trên các lĩnh vực tài chính cho Công ty. Phân tích tình hình thị trường, thẩm định dự án và kiến nghị đầu tư mang về lợi ích cho Công ty. Trực tiếp quản lý danh mục đầu tư của Công ty; Thực hiện đầu tư theo hạn mức được ủy quyền hoặc được cấp phát. Nhiệm vụ : Xây dựng chiến lược đầu tư; Định kỳ lập kế hoạch đầu tư trình cho BGĐ và HĐQT (tháng, quý). Thực hiện các bước đầu tư theo như kế hoạch đã được duyệt. Theo dõi những biến động khác thường của khoản mục đầu tư so với kế hoạch để báo cáo cho Ban giám đốc. Quản lý dự án đầu tư, danh mục đầu tư và thu hồi vốn. Chịu trách nhiệm về các điều khoản và điều kiện trong Hợp đồng đã ký với khách hàng. Chủ động lập Phiếu yêu cầu thanh toán các khoản phí trong Hợp đồng và gửi cho khách hàng, hỗ trợ Phòng kế toán thu phí về cho Công ty. Bộ phận bảo lãnh phát hành chứng khóan Chức năng : Tìm kiếm khách hàng tiềm năng có nhu cầu cung cấp dịch vụ bảo lãnh phát hành. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh phát hành trên cơ sở quy trình đã thỏa thuận với khách hàng. Nhiệm vụ : Trực tiếp liên hệ khách hàng và lập kế họach bảo lãnh phát hành theo yêu cầu của khách hàng phù hợp với quy định. Lập hợp đồng bảo lãnh phát hành chứng khoán theo đúng quy định. Chịu trách nhiệm quản lý từng đơn vị phát hành, bảo đảm tiến độ công việc phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng. Chịu trách nhiệm về các điều khoản và điều kiện trong Hợp đồng đã ký với khách hàng. Chủ động lập Phiếu yêu cầu thanh toán các khoản phí trong Hợp đồng và gửi cho khách hàng, hỗ trợ Phòng kế toán thu phí về cho Công ty. Định kỳ lập báo cáo tiến độ thực hiện từng hợp đồng trình cho BGĐ. Bộ phận tư vấn niêm yết phát hành Chức năng : Tìm kiếm nhà đầu tư và tiếp xúc nhà đầu tư tiềm năng có nhu cầu được cung cấp các dịch vụ tư vấn niêm yết phát hành. - Thực hiện các dự án tư vấn niêm yết phát hành: + Các dự án cổ phần hóa + Các dự án tư vấn niêm yết, phát hành chứng khoán + Các dịch vụ khác như : lập hồ sơ công ty đại chúng, lập hồ sơ tăng vốn … - Phát triển và chăm sóc khách hàng. Tuân thủ các nguyên tắc trong quá trình tư vấn theo quy định của pháp luật và nghề nghiệp Nhiệm vụ : Phát triển và chăm sóc khách hàng từ lúc bắt đầu tiếp xúc đến khi đã hòan tất việc cung cấp dịch vụ. Thực hiện các dự án tư vấn theo đúng chức năng được giao, bảo đảm cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt và thỏa mãn những nội dung đã quy định trong hợp đồng.. Chịu trách nhiệm về các điều khoản và điều kiện trong Hợp đồng đã ký với khách hàng. Chủ động lập Phiếu yêu cầu thanh toán các khoản phí trong Hợp đồng và gửi cho khách hàng, hỗ trợ Phòng kế toán thu phí về cho Công ty. Bộ phận tư vấn tài chính doanh nghiệp Chức năng : Tìm kiếm khách hàng và tiếp xúc khách hàng tiềm năng có nhu cầu được cung cấp các dịch vụ tư vấn về tài chính Thực hiện các dự án tư vấn : Định giá doanh nghiệp theo chuẩn mực quốc tế Due diligence Mua bán và sáp nhập doanh nghiệp Tái cấu trúc tài chính doanh nghiệp Xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh Cải tiến quy trình kinh doanh và hệ thống kiểm soát nội bộ Các công việc khác tư vấn tài chính khác theo yêu cầu của khách hàng Phát triển và chăm sóc khách hàng. Tuân thủ các nguyên tắc trong quá trình tư vấn theo quy định của pháp luật và nghề nghiệp Nhiệm vụ : Phát triển và chăm sóc khách hàng từ lúc bắt đầu tiếp xúc đến khi đã hòan tất việc cung cấp dịch vụ. Thực hiện các dự án tư vấn theo đúng chức năng được giao, bảo đảm cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt và thỏa mãn những nội dung đã quy định trong hợp đồng.. Chịu trách nhiệm về các điều khoản và điều kiện trong Hợp đồng đã ký với khách hàng. Chủ động lập Phiếu yêu cầu thanh toán các khoản phí trong Hợp đồng và gửi cho khách hàng, hỗ trợ Phòng kế toán thu phí về cho Công ty. Bộ phận tài chính kế tóan Chức năng Kiểm soát tình hình tài chính của công ty theo đúng chính sách của công ty và luật pháp. Thiết lập hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán theo quy định hiện hành và quy định của công ty, bảo đảm phản ánh đúng tình hình họat động kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ : Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán và nhập số liệu vào sổ sách kế toán hàng ngày theo quy định. Thực hiện đối chiếu số dư tiền mặt và số dư tài khoản nhà đầu tư với bộ phận giao dịch hang ngày. Lập báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm theo quy định của Bộ tài chính, UBCKNN và của Ban lãnh đạo Công ty (HĐQT, BGĐ..). Lập các báo cáo nhanh theo yêu cầu của Ban giám đốc và hội đồng quản trị Phòng hành chánh nhân sự : Chức năng : Thực hiện các công việc hành chính, quản lý hành chính và quản trị văn phòng. Hỗ trợ tổ chức và thực hiện công tác hậu cần cho các dịp lễ, tết, tổ chức sự kiện của Công ty. Thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý nhân viên. Phối hợp với các bộ phận xây dựng và thực hiện chương trình đào tạo nhân viên. Nhiệm vụ : Quản lý và điều phối các hoạt động hành chánh của công ty. Phụ trách theo dõi và thực hiện tất cả các công việc tiếp tân, nhân sự, tổ chức sự kiện và các công việc hành chính khác Hỗ trợ BGĐ trong việc xây dựng chính sách quản lý và phát triển nhân sự cũng như các chính sách quản trị theo yêu cầu của BGĐ Hỗ trợ các phòng ban trong việc cung cấp các tài liệu cũng như công cụ phục vụ trong quá trình làm việc. Bộ phận kiểm soát nội bộ Chức năng : KSNB giám sát và kiểm tra hoạt động của các bộ phận nhằm : Đảm bảo hoạt động đạt hiệu quả cao trong kinh doanh và tuân thủ nghiêm túc mọi quy định liên quan của pháp luật và các quy định, quy chế và quy trình nghiệp vụ của Công ty. Ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm hoặc không tuân thủ pháp luật, quy định, quy chế và quy trình nghiệp vụ của Công ty dẫn đến rủi ro trong hoạt động. Bảo đảm an toàn tài sản và uy tín của Công ty. Kiến nghị với Ban Giám đốc Công ty trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các quy chế và quy trình nghiệp vụ nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn tài sản, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nhiệm vụ Hỗ trợ các phòng ban trong việc thiết lập Quy trình hoạt động. Theo dõi việc thực hiện của các Phòng ban theo quy trình đã thiết kế bằng việc kiểm tra đình kỳ hoạt động của các phòng ban, đặc biệt là công tác đối chiếu số liệu giữa các phòng ban có liên quan để lập Báo cáo định kỳ về hệ thống kiểm soát nội bộ của các Phòng ban. Kiểm tra đột xuất hoạt động của các phòng ban để lập Báo cáo nhanh cho Ban Giám đốc về tất cả những vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc. Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của các bộ phận trong công ty, đảm bảo rằng các bộ phận hoạt động phù hợp với Quy trình đã được thiết kế. Cập nhật những thay đổi trong Quy trình hoạt động của các phòng ban, hỗ trợ với Trưởng các phòng ban để điều chỉnh Quy trình cho phù hợp với quy mô và hoạt động của các phòng ban. 2.10 Bộ phận IT Chức năng : Tổ chức và vận hành hệ thống xử lý số liệu nội bộ trên cơ sở đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu toàn Công ty. Nâng cấp và phát triển hệ thống công nghệ thông tin toàn Công ty. Xây dựng, duy trì và phát triển trang web của công ty. Nhiệm vụ : Thường xuyện kiểm tra hệ thống truyền tin, bảo đảm đường truyền nhanh chóng và chính xác cho bảng điện tại sàn giao dịch. Thường xuyên kiểm tra hệ thống nhập lệnh và xử lý lệnh, bảo đảm hệ thống họat động tốt và phù hợp với yêu cầu. Phụ trách lắp đặt và bảo trì hệ thống máy tính của công ty, phù hợp với yêu cầu của BGĐ. Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện thoại và internet của các nhân viên trong công ty, bảo đảm phát hiện các thông tin mật bị rò rỉ. 2.10 Bộ phận quan hệ khách hàng Chức năng và nhiệm vụ : Phụ trách giải đáp những thắc mắc và phản ánh của khách hàng về các dịch vụ cung cấp của công ty Tiếp đón những nhà đầu tư quan trọng (VIP, người nước ngoài, các ban ngành) và giới truyền thông. 2.11 Bộ phận phát triển kinh doanh Chức năng và nhiệm vụ : Chủ động tìm kiếm và tiếp xúc khách hàng tiềm năng của công ty. Giới thiệu các dịch vụ của công ty đến khách hàng tiềm năng, giới thiệu và hỗ trợ các bộ phận chuyên trách cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Ghi nhận nhu cầu của nhà đầu tư và phát triển các dịch vụ cung cấp cho khách hàng. 2.12 Văn phòng đại diện ở Hà Nội Chức năng và nhiệm vụ : Nhận lệnh truyền từ sàn giao dịch tại Văn phòng chính ở TP.HCM và nhập vào hệ thống DC Term của TTGDCK Hà Nội. Là đại diện của Công ty thực hiện tất cả giao dịch tại Hà nội theo chỉ đạo của Ban giám đốc. Hỗ trợ cho các phòng ban ở Trụ sở chính giải quyết các giao dịch ở phía Bắc.