Tình hình công tác văn thư của văn phòng hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân quận Tây Hồ

Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ MỤC LỤC Stt  Nội dung  Trang   1  LỜI NÓI ĐẦU  04   2  A. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ  06   3  I. Những vấn đề chung về UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ  06   4  1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ  06   5  1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ  06   6  1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ  07   7  1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ  10   8  2. Vai trò của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ  11   9  2.1. Vai trò của Văn phòng  11   10  2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ  12   11  2.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ  17   12  II. Tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ  20   13  1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ  20   14  1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư  20   15  1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư  21   16  1.3. Công tác Văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng  21   17  2. Quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư  22   18  2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư  22   19  2.2. Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư  23   20  2.3. Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư  23   21  3. thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác Văn thư  23   22  3.1. Tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND& UBND Quận Tây Hồ  23   23  3.1.1. Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn bản  24   24  3.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản  25   25  3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi  30   26  3.2.1. Việc trình ký văn bản  30   27  3.2.2. Đóng dấu văn bản  30   28  3.2.3. Đăng ký văn bản đi  32   29  3.2.4. Chuyển giao văn bản đi  34   30  3.2.5. Lập tập lưu văn bản  36   31  3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến  36   32  3.3.1. Tiếp nhận văn bản  37   33  3.3.2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến  37   34  3.3.3. Đăng ký văn bản đến  39   35  3.3.4. Trình ký văn bản đến  42   36  3.3.5. Sao văn bản  43   37  3.3.6. Chuyển giao văn bản đến  44   38  3.3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến  44   39  3.4. Lập hồ sơ hiện hành  44   40  3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ  45   41  3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách  47   42  4. Một số nhận xÐt khai quát chung về công tác Lưu trữ  50   43  4.1. Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ  50   44  4.2. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nép tài liệu vào lưu trữ  50   45  4.3. Công tác chỉnh lý tài liệu  51   46  4.4. Công tác bảo quản tài liệu  51   47  4.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu  52   48  B. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN  53   49  I. Nội dung thực tập  53   50  II. Thu hoạch bản thân  53   51  C. NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ  55   52  I. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ  55   53  1. Những thuận lợi  55   54  2. Những khó khăn  56   55  II. Những ý kiến đóng góp và kiến nghị  56   56  1. Đối với công tác Văn thư  57   57  2. Đối với công tác Lưu trữ  57   58  KẾT LUẬN  58   PHỤ LỤC Stt 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12  Nội dung Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND quận Tây Hồ Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi Mẫu và cách đăng ký văn bản đi Mẫu bì văn bản Mẫu mục lục văn kiện Mẫu dấu đến Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến Mẫu và cách đăng ký văn bản đến Mẫu phiếu ý kiến xử lý Mẫu thể thức sao văn bản Sơ đồ trang thiết bị phòng Văn thư  Trang 9 16 33 34 35 36 38 40 41 42 43 49   LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn có sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện tại và khám phá những điều mới mẻ là một tất yếu luôn tồn tại trong xã hội. Tài liệu là một nguồn thông tin không thể thiếu nhằm phục vụ hoạt động của xã hội và con người. Thông tin được gửi và nhận bằng nhiều phương tiện khác nhau. Trong đó văn bản giấy tờ là một phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất. Thông tin bằng văn bản được thực hiện nhờ công tác Văn thư của mỗi cơ quan. Văn bản là công cụ quản lý Nhà nước phổ biến của các cấp lãnh đạo. Là phương tiện để các cấp, các ngành, các cơ quan thuộc mọi lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động của các cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành trong cơ quan được thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác Văn thư trong quản lý Nhà nước, đặc biệt là trong tình hình đổi mới đất nước, vấn đề này càng được Đảng và Nhà nước quan tâm. Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ thủ tướng đã ban hành Quyết định số 109/TB về việc Thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ. Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học và hệ nghề. Hàng năm Nhà Trường đào tạo được hàng trăm cán bộ có nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ ra làm việc ở các lĩnh vực. Từ khi thành lập đến nay, qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển. Trường đã có nhiều đổi thay, thành lập thêm một số ngành đào tạo nh­: Thư ký, Hành chính văn phòng, Tin học văn phòng… để phù hợp với thực tế xã hội ngày càng phát triển. Trường đã được nâng cấp lên Cao đẳng theo Quyết định số 3225/QĐ- GD&ĐT- TCCB ngày 15/6/2005 với tên gọi “Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI ”. Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI có nhiệm vụ: - Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn trong lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Tin học văn phòng, Thông tin thư viện và Thư ký văn phòng. - Nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triển Kinh tế- Xã hội. Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ đào tạo của mình, trong quá trình đào tạo Nhà trường rất chú trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đi đôi với hành”. Chính vì vậy, cuối mỗi khoá học là Nhà trường tổ chức cho học sinh đi thực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn thư thực tế ở các cơ quan. Được sự đồng ý của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ qua sự giới thiệu của Nhà trường. Em được đến thực tập tại Văn phòng UBND quận Tây Hồ từ ngày 22/5 đến ngày 16/9/2006. Trong suốt quá trình thực tập, em đã nhận được sự giúp đỡ của các cô, các chú, các anh chị là nhân viên Văn phòng. Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn thư và Lưu trữ ở đây, em đã được tập sự làm những công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ của người cán bộ văn thư cũng như làm quen với công tác văn phòng. Em xin được bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư và các thầy cô đã tạo điều kiện cho em đi thực tập. Để em có cơ hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn một cách linh hoạt hơn. Cảm ơn các cô, các chú và các anh chị trong Văn phòng UBND quận Tây Hồ đã chỉ bảo nhiệt tình trong quá trình em thực tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu và đi sâu vào thực tế công việc. Từ đó em càng vững tin và có tinh thần yêu nghề hơn. Kết quả thực tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này. Đây là toàn bộ sản phẩm mà em tiếp thu được trong gần 04 tháng thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ về nghiệp vụ văn thư. Mặc dù nhận được sự giúp đỡ của thầy cô còng nh­ cán bộ hướng dẫn thực tập. Song chắc không tránh khỏi những thiếu sót trong bài báo cáo này. Vì vậy em mong được sự góp ý của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, tháng 9 năm 2006 Học viên Bùi Thị Nga A - TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ. 1.1. Quá trình hình thành và hoạt động của UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố Hà Nội, được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 của Chính phủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ của quận Ba Đình và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng của Huyện Từ Liêm. UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với các phường chính thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng, Thuỵ Khuê, Yên Phụ và Bưởi.  Địa giới hành chính: Tây Hồ là quận nằm ở phía Tây Bắc của Thủ đô. + Phía Đông giáp huyện Gia Lâm và quận Ba Đình; + Phía Tây giáp huyện Từ Liêm; + Phía Nam giáp quận Ba Đình; + Phía Bắc giáp huyện Đông Anh . Hiện nay toàn Quận có 69713 nhân khẩu với diện tích tự nhiên là 2042,7 ha. Là một quận mới nhưng được Đảng, Chính quyền cùng với các Sở, Ban, Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ. Đến nay, qua hơn 10 năm xây dựng và phát triển hệ thống bộ máy chính quyền UBND quận đã kiện toàn, thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước trên địa bàn ở mọi lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, an ninh quốc phòng… UBND quận Tây Hồ luôn đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và có mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, các Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng bộ quận, HĐND quận và UBND các phường trên địa bàn. 1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ hoạt động trên cương vị là một tổ chức cấp quận, huyện và có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên và các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến.  Tổ chức bộ máy: + 01 Chủ tịch + 02 Phó Chủ tịch + 01 Chánh Văn phòng + 02 Phó Văn phòng + Các uỷ viên Bộ máy của UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số 20/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng 8 năm 2004 của UBND quận về việc phân công công tác của các thành viên UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 - 2009. a. Chủ tịch UBND quận Tây Hồ: - Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND quận - Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân sự. Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban chỉ đạo thi hành án… - Xử lý các vấn đề có liên quan đến các ngành: công an, toà án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòng thống kê quận. - Chủ trì các phiên họp của UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành phè , quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận và các đoàn thể nhân dân quận. - Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền, Kế hoạch - Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án…. b. Phó Chủ tịch UBND quận: UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , trong đó 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Kinh tế và Đô thị. Các Phó Chủ tịch làm việc theo sự phân công của Chủ tịch và có nhiệm vị chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng, ban chuyên môn của UBND quận. Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận về những quyết định, những ý kiến chỉ đạo điều hành, những kết quả công việc thuộc các lĩnh vực được phân công. Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ và HĐND quận.  Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý nhà nước trên các hoạt động về văn hoá - xã hội trên địa bàn quận, trực tiếp quản lý các đơn vị: phòng Văn hoá thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷ ban dân số kế hoạch hoad gia đình, uỷ ban chăm sóc và bảo vệ trẻ em , bảo hiểm, công tác tôn giáo, thông tin đại chóng.  Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế và Đô thị: Chịu trách nhiệm trực tiếp về quản lý nhà nước về công tác thu chi ngân sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông công chính, khoa học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng trên địa bàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án. c. Các phòng ban chuyên môn trực thuộc Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBND Thành phố Hà Nội về việc thành lập các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ thì UBND quận Tây Hồ có 12 phòng ban. Qua hơn 10 năm hoạt động, UBND quận Tây Hồ có sự thay đổi tên một số phòng ban cho phù hợp. Đến nay, UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng ban sau: 1. Văn phòng UBND quận 2. Phòng Tổ chức chính quyền 3. Phòng Thanh tra quận 4. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội 5. Phòng Tư pháp 6. Phòng Giáo dục và Đào tạo 7. Trung tâm Y tế 8. Phòng Kế hoạch - Kinh tế 9. Phòng Tài chính 10. Phòng Tài nguyên Môi trường 11. Phòng Xây dựng đô thị 12. Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao Các phòng hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng của mình theo sự lãnh đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch. Ngoài ra còn có các Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Hội Luật gia. Hội Nông dân, Hội Phụ nữ và các đội: Đội Quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra và các Đoàn thể.
1.3. chức năng nhịêm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước, thi hành quản lý các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng trên lãnh thổ của mình theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết củaUBND quận và các cơ quan cấp trên. a. Chức năng: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hoá, xã hội, giáo dục, y tế và dịch vụ du lịch; - Về thu chi ngân sách của điạ phương; - VÒ thu chi ng©n s¸ch cña ®i¹ ph­¬ng; - Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - VÒ tuyªn truyÒn gi¸o dôc ph¸p luËt, kiÓm tra viÖc thi hµnh ph¸p luËt; - Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước của các tổ chức và công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại. - VÒ c«ng t¸c thi hµnh ¸n, gi¶i quyÕt ®¬n th­ khiÕu n¹i. b. Nhiệm vụ và quyền hạn: UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quẩn lý, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND và UBND. UBND quận thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-XH, an ninh quốc phòng dài hạn và hàng năm của quận. Kế hoạch đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của quận trình HĐND quận quyết định. - Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận, các biện pháp thực hiện Nghi quyết của HĐND quận về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng; thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận; - Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của nhà nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do UBND quận trực tiếp quản lý; - Kết luận nhứng vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do UBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại – tố cáo; - Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên UBND quận hàng nặm; - Những vần đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND quận hoặc những vấn đề mà chủ tịch UBND quận thấy cần thiết phải đưa ra lấy ý kiến của tập thể. 2. Vai trò, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn Phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. 2.1. Vai trò của Văn phòng UBND quận Tây Hồ: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và UBND quận. Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, tham mưu giúp việc cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; là mắt xích của các mối quan hệ công tác của UBND quận. Vì thế Văn phòng có vai trò trọng điểm, cần thiết đối với UBND quận. Văn phòng làm việc khoa học giúp UBND quận hoạt động có hiệu quả hơn. Thấy rõ điều đó nên UBND quận đặc biệt quan tâm đến sự phát triển của Văn phòng, xây dựng một bộ máy văn phòng gồm đầy đủ biên chế nhân sự, điều kiện trang thiết bị làm việc đạt hiệu quả. Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có con dấu và tài khoản riêng đảm bảo tư cách pháp nhân. 2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ: Tuỳ theo tính chất, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà Văn phòng được tổ chức mang tính chất riêng cho phù hợp. Nằm trong quy môlớn của UBND quận, Văn phòng HĐND & UBND có đầy đủ các bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảm bảo hoạt động một cách độc lập nhưng tác động đến sự vận hành chung của UBND quận. Văn phòng hoạt động dưới sự điều hành của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch. Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 37 cán bộ, nhân viên, trong đó 24 cán bộ nhân viên biên chế và 113 nhân viên hợp đồng. - Về trình độ: + Tỷ lệ tốt nghiệp Đại học và Cao đẳng là 15/37 chiếm 40% + Tốt nghiệp Trung cấp là 6/37 chiếm 16% + Tèt nghiÖp Trung cÊp lµ 6/37 chiÕm 16% + Tốt nghiệp THPT và THCS là 16/37 chiếm 44% - Về chuyên môn đào tạo: Trong số nhân sự Văn phòng thì có 8 người được đào tạo chuyên ngành Luật, còn lại là tốt nghiệp ngành Y tế, Thương mại, Ngoại ngữ, Báo chí, Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ… Bộ máy của Văn phòng UBND quận bao gồm các bộ phận với số lượng nhân sự như sau: + Chánh Văn phòng: 01 người + Phó Văn phòng: 02 người + Bé phận Tham mưu – tổng hợp: 05 người + Bé phËn Tham m­u – tæng hîp: 05 ng­êi + Bé phận Kế toán – Tài vụ: 02 người + Bé phËn KÕ to¸n – Tµi vô: 02 ng­êi + Bé phận Tư pháp: 04 người + Bé phËn T­ ph¸p: 04 ng­êi + Bé phận Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính: 02 người + Bé phËn TiÕp d©n vµ tiÕp nhËn hå s¬ hµnh chÝnh: 02 ng­êi + Bộ phận Thi đua – + Bé phËn Thi ®ua – Khen thưởng: 01 người + Bộ phận Hành chính quản trị: 18 người + Bé phËn Hµnh chÝnh qu¶n trÞ: 18 ng­êi + Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: 03 người + Bé phËn V¨n th­ – L­u tr÷: 03 ng­êi Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, các bộ phận thực hiện chức năng nhiệm vụ sau: a. Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu, lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng,chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND quận về toàn bộ công tác của Văn phòng. Tổ chức chỉ đạo cán bộ công chức nhân viên trong Văn phòng. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy và nhân sự của Văn phòng, bộ phận chuyên viên tổng hợp, kế toán tài vụ, công nghệ thông tin, thi đua khen thưởng, hành chính quản trị. Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Chánh Văn phòng: - Bè trí, sắp xếp nhân sự của Văn phòng phù hợp với năng lực và chuyên môn công tác ; - Dù thảo các chương trình, chỉ đạo điều hành công tác của Văn phòng theo các chương trình, kế hoạch công tác của HĐND và UBND quận; - Theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thừi tình hình, phục vụ cho