Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng ủy ban nhân dân quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng

www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Trong những năm qua, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan nhà nước còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn. Do vậy trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí, và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước theo hướng hiện đại. Với yêu cầu của đợt thực tập: tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính; vận dụng các kiến thức đã học vào thực tế, bước SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 1 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước trong thời gian hai tháng (15/3 - 15/5/2009); lựa chọn, tìm hiểu về một nội dung để thực hiện báo cáo thực tập cuối khóa là ứng dụng tin học và tin học hóa công tác Văn phòng nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc, thực hiện cải cách hành chính Nhà nước hướng đến mục tiêu Chính phủ điện tử. Do thời gian thực tập có hạn, đồng thời theo yêu cầu của báo cáo thực tập, nội dung chính sẽ đề cập đến các vấn đề sau đây: 1. TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU: 1..1 Giới thiệu chung về nơi thực tập 1.2. Khái quát về quá trình thực tập 2. NỘI DUNG ĐỀ TÀI BÁO CÁO: 2.1. Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại văn phòng UBND quận Hải Châu 2.3. Nhận xét, kiến nghị giải pháp Do còn hạn chế về kinh nghiệm nên báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô, các cô chú, anh chị trong cơ quan thực tập. SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 2 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng PHẦN I TÌNH HÌNH THỰC TẬP TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NƠI THỰC TẬP: 1.1. Tổng quan về quận Hải Châu: Quận Hải Châu nằm ở 10802’ kinh độ Đông, 16003’ vĩ độ Bắc, có diện tích tự nhiên 21,1363 km2 chiếm 1,7% diện tích của thành phố; Bắc giáp Vịnh Đà Nẵng, Tây giáp quận Thanh Khê và quận Cẩm Lệ, Đông giáp quận Sơn Trà và quận Ngũ Hành Sơn, Nam giáp quận Cẩm Lệ. Có vị trí trung tâm thành phố Đà Nẵng nằm sát trên trục giao thông Bắc – Nam, nhà ga, cảng biển; có sân bay quốc tế; có quốc lộ 14B đi ngang qua; có các cảng sông tạo ra ưu thế về địa lí kinh tế so với các quận, huyện khác. Các trung tâm hành chính, văn hóa, thương mại, dịch vụ, du lịch của thành phố Đà Nẵng đều nằm trên địa bàn quận Hải Châu rất thuận lợi trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của quận. Cũng như thành phố Đà Nẵng, quận Hải Châu nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ cao và biên độ dao động không lớn. Nhiệt độ trung bình khoảng 26,3oC (cao nhất là 30,2oC và thấp nhất là 21,6oC); thỉnh thoảng có các đợt rét mùa đông ngắn. Mùa mưa trùng với mùa bão thường gây ngập úng nhiều nơi nhưng không kéo dài. Các sông trên địa bàn chịu ảnh hưởng của thuỷ triều theo chế độ bán nhật triều; mùa hè toàn bộ sông Hàn và sông Cẩm Lệ trên địa bàn quận bị nhiễm mặn. Nguồn nước cung cấp cho quận Hải Châu chủ yếu lấy từ sông Cẩm Lệ, SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 3 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng sông Yên, Vĩnh Điện, nhìn chung đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế và sinh hoạt của người dân (trừ các tháng 5 và tháng 6 là các thàng cao điểm của mùa khô và bị ảnh hưởng của thủy triều). Nguồn nước ngầm hạn chế và phần lớn bị nhiễm bẩn. Với diện tích 2.113,63 ha quận Hải Châu có các loại đất khác nhau: cồn cát sông và đất cát ven biển, đất nhiễm mặn, đất phèn, đất xám bạc màu,... Với tốc độ đô thị hoá nhanh từ năm 2004 nên quận Hải Châu không còn đất nông nghiệp tập trung. Việc quy hoạch phát triển quận thành một trung tâm hành chính – chính trị - văn hóa - thương mại dịch vụ của thành phố Đà Nẵng hiện đại gặp nhiều khó khăn do mật độ dân cư đông đúc và việc xây dựng không theo quy hoạch trước đây. Quận Hải Châu có bờ biển ngắn trên Vịnh Đà Nẵng. Trên địa bàn quận hiện chỉ có các cảng sông nằm ở khu vực Bắc sông Hàn tiếp nhận được tàu 5.000 tấn và cảng cá chuyên dùng nằm ngay cửa sông giáp Vịnh Đà Nẵng, thuận lợi cho việc khai thác tài nguyên hải sản phong phú của Biển Đông. Trên địa bàn quận Hải Châu có các di tích thời mới hình thành vùng đất Quảng (Đình làng Hải Châu, Đình Đại Nam,...), các di tích lịch sử cách mạng chống thực dân xâm lược (Nghĩa trũng Phước Ninh, Thành Điện Hải, các bia di tích,...), Bảo tàng điêu khắc Chàm, Bảo tàng Quân khu 5, Bảo tàng thành phố. SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 4 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng Quận có vị trí cách 3 di sản văn hóa thế giới (Thánh địa Mỹ Sơn, Đô thị cổ Hội An, Cố đô Huế ) với bán kính dưới 100 km, đây là điều kiện thuận lợi để thu hút du khách trong và ngoài nước. Quận Hải Châu là nơi tập trung tương đối nhiều di tích văn hóa của các dân tộc, các tôn giáo do nhiều thế hệ để lại (Bảo tàng Chăm, nhà thờ Chí sĩ Phan Chu Trinh, nhà thờ Chư Phái Tộc,...) các luồng văn hóa đặc trưng có sức thu hút lkhách du lịch đến thăm quan Truyền thống cần cù, hiếu học, tinh thần dũng cảm trong đấu tranh chống thực dân xâm lược, tinh thần chịu khó và sáng tạo trong xây dựng... của người dân đất Quảng, của nhân dân thành phố là tài nguyên vô cùng quý giá, là nội lực quan trọng để thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hoá-xã hội của quận, của thành phố. Dân số quận Hải Châu tính đến thời điểm điều tra ngày 01.4.1999 là 187.282 người. Dân số trung bình năm 2006 của quận Hải Châu là 194.072 người (tăng so với năm 1999 là 6.790 người), mật độ dân số trung bình là 9.182 người/km2 có đặc điểm phân bố không đều, tập trung ở các phường trung tâm quận, mật độ dân số cao nhất là ở phường Nam Dương (46.055 người/km2) và thấp nhất là phường Hòa Cường Nam (5.764 người/km2). Dân số của quận là dân số tương đối trẻ, số người làm nông nghiệp không đáng kể. Theo kết quả tổng điều tra dân số ngày 01.4.1999, dân số trong độ tuổi lao động của quận là 109.375 người chiếm 58,4% dân số, chủ yếu là lao động trẻ dưới 50 tuổi chiếm gần 87%. Đến cuối năm 2006, dân số trong độ tuổi lao động là 122.562 người, chiếm 63,15% dân số; lực lượng lao động là 92.040 SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 5 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng người chiếm 75,09% nguồn lao động, trong đó lao động đang làm việc ổn định trong các ngành kinh tế quốc dân là 88.632 người, số người thất nghiệp là 3.408 người chiếm 3,7% lực lượng lao động, phần lớn rơi vào độ tuổi thanh niên. Lực lượng lao động xã hội có trình độ văn hóa tương đối cao (trình độ tốt nghiệp trung học cơ sở chiếm: 23,27% và tốt nghiệp trung học phổ thông chiếm 62,32% lực lượng lao động); lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật là 56.300 người chiếm 61,17% lực lượng lao động, trong đó lao động có trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học là 25.740 người, trình độ trung cấp là 11.640 người, công nhân kỹ thuật là 18.920 người, ... Chất lượng lao động đang làm việc có trình độ chuyên môn kỹ thuật tuy có cao hơn các quận, huyện khác trong thành phố nhưng cơ cấu, trình độ chưa phù hợp, chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Lao động nông nghiệp - thủy sản chiếm 1,83%, lao động công nghiệp - xây dựng chiếm 47,72% và lao động thương mại - dịch vụ chiếm 50,44% tổng số lao động đang làm việc trong nền kinh tế quốc dân. Thu nhập bình quân đầu người nhân dân quận Hải Châu liên tục tăng qua các năm, từ 7,369 triệu đồng/người/năm (năm 1997) lên 11,055 triệu đồng/người/năm (năm 2000) tăng gấp 1,5 lần, năm 2005 là 26,42 triệu đồng/người/năm tăng gấp 2,38 lần và năm 2006 đạt 31,313 triệu đồng tăng gấp 1,18 lần. Tốc độ tăng trưởng bình quân thu nhập đầu người (theo giá thực tế) quận Hải Châu giai đoạn 1997 - 2006 là 17,39%/năm. SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 6 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng Năm VNĐ (Ngàn đồng) USD 1997 7.397 621 1998 7.546 702 1999 8.337 775 2000 11.055 943 2001 13.136 965 2002 14.520 1.000 2003 16.870 1.078 2004 20.320 1.245 2005 26.420 1.365 2006 31.313 2.020 Bảng tổng hợp thu nhập bình quân đầu người từ năm 1997 đến 2006 1.2. Vị trí, chức năng, quy chế làm việc và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Hải Châu: Ủy ban nhân dân quận Hải Châu do Hội đồng nhân dân quận Hải Châu bầu ra, là cơ quan quản lí hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân quận và cơ quan Nhà nước cấp trên về việc tổ chức thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận đề ra và Ủy SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 7 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng ban nhân dân thành phố Đà Nẵng giao. Ủy ban nhân dân quận hoạt động theo Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp kinh tế, xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Ủy ban nhân dân quận Hải Châu thực hiện chức năng quản lí Nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở. Tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Hải Châu: 1. Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ: - Văn phòng UBND quận Hải Châu; - Phòng Nội vụ; - Phòng Tư pháp; - Phòng Tài chính - kế hoạch; - Phòng Tài nguyên và Môi trường; - Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội; - Phòng Văn hóa và Thông tin; - Phòng Giáo dục và Đào tạo; - Phòng Y tế; SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 8 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng - Thanh tra quận; - Phòng Kinh tế; - Phòng Quản lí đô thị. 2. Các cơ quan theo đặc thù của quận: - Ban quản lí công trình, xây dựng cơ bản quận; - Đội kiểm tra quy tắc đô thị quận; - Trung tâm dân số và kế hoạch hóa gia đình. 3. Các cơ quan do ngành dọc quản lí: - Công an quận; - Bộ chỉ huy quân sự quận; - Chi cục thuế; - Phòng thống kê; - Kho bạc nhà nước. 1.3. Vị trí, chức năng và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND quận Hải Châu: Theo Đề án số 01/ĐA-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2008 của UBND quận Hải Châu về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Hải Châu thành phố Đà Nẵng thì Văn phòng UBND quận Hải Châu có các chức năng, nhiệm vụ sau: - Tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động quản lí hành chính nhà nước của UBND quận; SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 9 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng - Tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của UBND; - Đôn đốc các đơn vị thực hiện công việc được giao; - Cung cấp thông tin phục vụ quản lí và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; - Đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND. Về cơ cấu tổ chức: Ban lãnh đạo gồm có 01 Chánh văn phòng và 02 Phó văn phòng. Trong đó: - Chánh văn phòng phụ trách chung, trực tiếp điều hành công tác tổng hợp (trừ lĩnh vực văn xã và vi tính). - 01 Phó văn phòng phụ trách quản trị hậu cần, văn thư; - 01 Phó văn phòng phụ trách văn xã, vi tính, tổ một cửa. Các bộ phận trực thuộc: - Tổng hợp; - Vi tính; - Văn thư; - Tổ một cửa; - Tài vụ; - Bảo vệ. 2. KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP: 2.1. Thời gian thực tập: SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 10 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng Thực hiện theo kế hoạch thực tập của Học viện, thời gian thực tập là 02 tháng (từ 15/3/2009 đến 15/5/2009). 2.2. Địa điểm thực tập: Được sự giới thiệu của Học viện Hành chính, tôi đã liên hệ thực tập tại Văn phòng UBND quận Hải Châu như quy định của Học viện. Theo dự kiến nội dung báo cáo, tôi đã được cơ quan hướng dẫn và phân công thực tập tại bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận Hải Châu. 2.3. Nội dung thực tập: - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nước; - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cũng như nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức tại cơ quan hành chính Nhà nước; - Vận dụng các kiến thức đã học và thực tế, bước đầu rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lí hành chính Nhà nước; - Học hỏi các kỹ năng thực tế để bổ sung và nâng cao kiến thức đã học dưới sự giúp đỡ của cán bộ, công chức đang làm việc tại cơ quan hành chính Nhà nước; - Lựa chọn, tìm hiểu kỹ về một nội dung để thực hiện báo cáo thực tập cuối khóa. 2.4. Quá trình thực tập: Dựa trên đề cương báo cáo thực tập, Văn phòng UBND quận đã giới thiệu, hướng dẫn thực tập tại Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng UBND quận theo lịch trình như sau: SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 11 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng Trong thời gian thực tập, đã tiếp thu được nhiều kiến thực thực tế, qua đó cũng phát hiện và củng cố được nhiều vấn đề mà môi trường lí thuyết chưa trang bị được. Quá trình thực tập cũng là khoảng thời gian giúp cho tôi làm quen với môi trường làm việc của cơ quan hành chính nhà nước, làm quen với công việc. Qua đó, tôi đã học hỏi và đúc kết nhiều kinh nghiệm cho bản thân về các kỹ năng thực tế xử lí, giải quyết các vấn đề cơ bản trong công tác văn phòng, rèn luyện về tác phong làm việc, ý thức kỷ luật của người cán bộ, công chức. Được sự quan tâm của thầy cô hướng dẫn, cơ quan thực tập cùng với những kiến thức tìm hiểu thực tế tại Văn phòng UBND quận Hải Châu, các kiến thức cập nhật mới nhất về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước, tôi xin chọn và thực hiện báo cáo thực tập với chủ đề: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG UBND QUẬN HẢI CHÂU”. 2.5. Nhận xét về công tác tổ chức thực tập của trường, nơi địa phương thực tập, những vấn đề đề xuất: Về công tác tổ chức thực tập, Học viện đã chuẩn bị chu đáo, cử giảng viên nhiệt tình, trách nhiệm hướng dẫn nên đã tạo thuận lợi cho sinh viên thực tập. Cơ quan tiếp nhận thực tập – Văn phòng UBND quận Hải Châu – cũng đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho sinh viên tham gia thực hiện các công việc của cơ quan để nâng cao kỹ năng thực tế, cung cấp tài liệu để hoàn thành báo cáo thực tập. Quá trình thực tập diễn ra ở cơ quan nghiêm SV: Trần Hoàng Minh - KS6B050 Trang 12 www.HanhChinhvn.com Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng túc, hiệu quả cao. Thời gian phát hành công văn để sinh viên liên hệ thực tập trước Tết Nguyên đán là hợp lý, nên duy trì cho các khóa sau để thuận lợi cho sinh viên thực tập ở địa phương (chiếm đa số). Thời gian thực tập 02 tháng là hợp lý. Để thời gian thực tập diễn ra hiệu quả, Học viện cần tổ chức hướng dẫn cho sinh viên lập đề cương báo cáo thực tập và lập kế hoạch thự