Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc.Văn bản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin, các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa IX khẳng định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và vận động nhân dân thực hiện đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ tập thể của nhân dân, huy động mọi khả năng phát triển KTXH, tổ chức cuộc sống của cộng đồng dân cư”. Ủy ban nhân dân cấp xã phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần dảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, để thực hiện chức năng QLNN của mình, UBND ban hành nhiều loại văn bản như văn bản QPPL, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật… Như vậy, văn bản QLNN cấp xã phường có vai trò rất quan trọng. Tuy nhiên, hiện nay hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan QLNN còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là các cơ quan nhà nước ở địa phương. Theo Báo cáo số 164/CP-XDPL ngày 10 tháng 11 năm 2005 của Chính phủ về tình hình soạn thảo, ban hành và kiểm tra văn bản QPPL, văn bản không đảm bảo về căn cứ pháp lý là trên 20%; sai về tên cơ quan ban hành, sai số, ký hiệu văn bản chiếm tỷ lệ trên 15%; sai về thể thức và kỹ thuật trình bày chiếm khoảng 50%; sai về ký, đóng dấu văn bản chiếm từ 5-6%; thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ chiếm 60%-70%. Như vậy, tỷ lệ văn bản thiếu chuẩn xác về ngôn ngữ là rất lớn. Một trong những hạn chế đó là việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN không đúng văn phong hành chính-công vụ như dùng từ đa nghĩa, sử dụng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, dùng từ ngữ địa phương, câu mơ hồ, lủng củng… Do tính chất không rõ ràng, mơ hồ của từ ngữ, những nội dung bị bóp méo, xuyên tạc trong văn bản nên đã gây những hậu quả nhất định trong hoạt động quản lý nhà nước. Xuất phát từ vai trò của UBND, vai trò của văn bản, từ tình hình sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN của cấp cơ sở, việc đầu tư, nghiên cứu các biện pháp nâng cao hiệu quả việc sử dụng ngôn ngữ trong từng loại văn bản là vấn đề cấp thiết đặt ra. Cho đến nay, văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN đã được nghiên cứu trong các công trình như: - Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước(1997), Bùi Khắc Việt, Nhà xuất bản khoa học xã hội; - Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (2006), Nguyễn Văn Thâm, Nhà xuất bản chính trị quốc gia; - Tiếng Việt hiện đại (1996), Nguyễn Hữu Quỳnh, Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam; - Giáo trình Tiếng Việt thực hành (2005), Học viện Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản giáo dục; - Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (2004), Học viện Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội. Văn phong, ngôn ngữ văn bản QLNN cũng là một trong những nội dung nghiên cứu trong các luận văn như: - Hoàn thiện việc ban hành văn bản QLNN của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn Thạc sĩ - Hà Quang Thanh - 2000 - Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan QLNN tại tỉnh Đồng Nai. Luận văn Thạc sĩ - Hồ Văn Năm - 2001 - Ban hành và quản lý văn bản QLNN của cấp xã (qua thực tế tỉnh Phú Thọ). Luận văn Thạc sĩ - Nguyễn Văn Bình – 2002 Tuy nhiên chưa có luân văn thạc sĩ và cử nhân chuyên ngành quản lý hành chính công nào nghiên cứu chuyên sâu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ. Vì vậy, trong phạm vi luận văn tốt nghiệp, tôi chọn đề tài: “Văn phong và ngôn ngữ văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ”. 2. Mục đích của đề tài Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân phường Yên Phụ, từ đó đề xuất giải pháp đảm bảo tính chuẩn mực về ngôn ngữ. 3. Phạm vi nghiên cứu Các văn bản QLNN do Ủy ban nhân dân phường Yên Phụ ban hành từ năm 2003 đến năm 2006. 4. Nhiệm vụ của đề tài - Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản quản lý nhà nước; đặc điểm văn phong hành chính công vụ; yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản QLNN. - Nghiên cứu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản QLNN do UBND phường Yên Phụ ban hành. - Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ. 5. Phương pháp nghiên cứu a. Nghiên cứu lý luận Đề tài dựa vào nội dung các văn bản pháp luật của nhà nước về xây dựng, ban hành, kiểm tra xử lý văn bản, dựa vào các công trình nghiên cứu trên làm nền tảng gắn kết lý luận với thực tiễn việc sử dụng các văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ. b. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Khảo sát thực tiễn. - Phân tích, tổng hợp từ các báo cáo, tài liệu tham khảo, các số liệu thu thập liên quan đến hoạt động xây dựng và ban hành văn bản của UBND phường Yên Phụ. - Phương pháp thống kê. - Phương pháp so sánh. 6. Ý nghĩa của đề tài - Các giải pháp đề tài đưa ra có thể tiếp tục nghiên cứu áp dụng trong thực tế hoạt động ban hành văn bản. - Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tư liệu nghiên cứu, giảng dậy môn kỹ thuật soạn thảo ban hành văn bản, trong các chương trình đào tạo, bồi dưỡng về hành chính như: cử nhân, trung cấp, tiền công vụ, bồi dưỡng cán bộ cấp xã. 7. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận, phụ lục, khóa luận gồm 3 chương: - Chương I: Văn phong, ngôn ngữ - một yếu tố tạo nên chất lượng văn bản QLNN - Chương II: Thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ - Chương III: Một số giải pháp nhằm đảm bảo yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản QLNN của UBND phường Yên Phụ CHƯƠNG I VĂN PHONG, NGÔN NGỮ - MỘT YẾU TỐ TẠO NÊN CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1. Khái quát chung về văn bản QLNN 1.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Như vậy: Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụ thể mà văn bản có những hình thức và nội dung thể hiện khác nhau. Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nói chung thì văn bản văn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý; trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước thì văn bản quy phạm pháp luật khác với văn bản hành chính và trong mỗi loại như vậy thì các hình thức văn bản cụ thể cũng rất khác nhau. Sự hình thành văn bản trong từng lĩnh vực cụ thể cũng khác nhau. Trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước, hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước được hình thành trong các cơ quan, đơn vị, là phương tiện thực hiện các chức năng của bộ máy quản lý nhà nước, phản ảnh cụ thể các quan hệ xã hội. Đồng thời, nó có liên quan và ảnh hưởng lẫn nhau theo đặc trưng này hoặc đặc trưng khác của hoạt động quản lý nhà nước. Trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính giữa Nhà nước với các tổ chức và công dân. Có thể thấy, văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Xây dựng các văn bản QLNN, do đó, cần được xem là một bộ phận hữu cơ của hoạt động QLNN và là một trong những biểu hiện quan trọng của hoạt động này. Như vậy: “văn bản QLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân”[6]. 1.1.2. Vai trò của văn bản QLNN Trong hoạt động QLNN, vai trò có một vị trí đặc biệt quan trọng. Có thể kể ra một số vai trò của văn bản như sau: 1.1.2.1. Văn bản quản lý hành chính nhà nước là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý nhà nước, nhu cầu thông tin rất lớn, đa dạng và luôn luôn biến đổi. Nhu cầu này xác định tuỳ vào từng công việc, từng loại công việc cần những thông tin gì, theo phạm vi hoạt động của từng cơ quan và nhiều yếu tố khác. Có thể nói, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằng văn bản. Thông qua văn bản các đơn vị trong cơ quan có thể thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của mình, tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao nhất. Các thông tin thu được trong văn bản thường là: - Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan; - Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, tổ chức; - Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các đơn vị và các cơ quan với nhau; - Thông tin về tình hình đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan, về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức; - Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý. Đối với mọi cơ quan, tổ chức những thông tin đó là quan trọng và cần thiết để mọi cơ quan, tổ chức có thể hoạt động có hiệu quả. 1.1.2.2.Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định quản lý Trong quản lý, truyền đạt quyết định có một ý nghĩa rất quan trọng và đòi hỏi không chỉ cần nhanh chóng mà còn phải chính xác, đúng đối tượng. Vấn đề đặt ra là phải truyền đạt như thế nào để đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm bắt được ý đồ lãnh đạo, nhiệt tình và phấn khởi thực hiện khi nhận được quyết định. Việc truyền đạt kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, thiếu chính xác sẽ làm cho quyết định quản lý khó có điều kiện thực hiện hoặc thực hiện với hiệu quả thấp, thậm chí không hiệu quả. Thực tế cho thấy văn bản và các hệ thống văn bản có vai trò rất quan trọng trong việc truyền đạt các quyết định quản lý. Chúng có khả năng giúp cho việc truyền đạt các thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý. Vì vậy, trong quá trình thực hiện cần phải chú ý đến việc sử dụng hợp lý các văn bản, xây dựng hệ thống chu chuyển văn bản trong cơ quan sao cho khoa học để chúng phục vụ tốt nhất cho việc truyền đạt các quyết định quản lý. Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương tiện để truyền đạt là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế. Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt động của các thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý. 1.1.2.3.Văn bản là phương tiện kiểm tra,theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý Kiểm tra là điều kiện tất yếu để đảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả. Nếu không có kiểm tra chặt chẽ và thiết thực thì mọi chỉ thị, nghị quyết, quyết định của các cơ quan lãnh đạo và quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết suông. V.I. Lênin từng nói rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện là một phương tiện có hiệu lực để thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các cơ quan kinh tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả. Trong thực tế, có thể có nhiều phương tiện để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động quản lý nhà nước, nhưng một trong những phương tiện quan trọng không thể thiếu cho công tác kiểm tra đó là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước. Tuy nhiên, để cho công tác kiểm tra bằng văn bản thu được kết quả chúng ta cần phải tổ chức một cách khoa học. Cần xác định rõ phải có những văn bản gì để phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn bản đó để kiểm tra công việc trong các đơn vị. Để việc kiểm tra có hiệu quả, chúng ta cần chú ý hai phương diện: một là tình huống xuất hiện văn bản trong hoạt động của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc; hai là nội dung các văn bản và việc thực hiện văn bản đó trên thực tế. Ở những mức độ khác nhau, cả hai phương diện này đều có thể cho thấy chất lượng trong hoạt động thực tế của cơ quan. Việc kiểm tra hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý thông qua hệ thống văn bản không thể tách rời với việc phân công trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận, mỗi cán bộ trong các đơn vị của hệ thống bị quản lý. Nếu sự phân công không rõ ràng, thiếu khoa học thì không thể tiến hành kiểm tra có kết quả. Chủ tịch Hồ Chí Minh từng nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết có được thi hành không, muốn biết ai ra sức làm, làm qua chuyện chỉ có một cách là khéo kiểm soát”. 1.1.2.4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước. Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan do luật định sao cho các văn bản ban hành có giá trị điều hành thực tế chứ không chỉ mang tính hình thức, và về nguyên tắc, chỉ khi đó các văn bản mới đảm bảo được quyền uy của cơ quan nhà nước. Đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia. 1.1.3. Phân loại văn bản quản lý nhà nước Văn bản QLNN là một tập hợp các văn bản được ban hành tạo nên một chỉnh thể các văn bản cấu thành hệ thống, trong đó tất cả các văn bản có liên quan mật thiết với nhau về mọi phương diện, được sắp xếp theo trật tự pháp lý khách quan, lôgic và khoa học. Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do chủ thể khác nhau ban hành, mỗi loại có những tính chất đặc thù riêng. Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy theo mục đích và những nội dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là: - Phân loại theo hiệu lực pháp lý; - Phân loại theo tác giả; - Phân loại theo tên loại; - Phân loại theo nội dung; - Phân loại theo thời gian và địa điểm hình thành; - Phân loại theo kỹ thuật chế tác. - Theo Điều 4 của Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: + Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. + Văn bản hành chính Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, báo cáo, đề án, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển. + Văn bản chuyên ngành Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. + Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định. Như vậy, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, có thể phân loại văn bản quản lý nhà nước như sau: a) Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) - Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Hệ thống văn bản QPPL được quy định chi tiết tại Điều 1 Luật ban hành văn bản QPPL ngày 12/11/1996, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/1997; đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành QPPL do Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 2 thông qua 16/12/2002, hiệu lực từ 27/12/2002. Theo đó, hệ thống văn bản QPPL bao gồm: 1. Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết. Văn bản do ủy ban Thường vụ Quốc hội: Pháp lệnh, nghị quyết; 2. Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở TW ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội,ủy ban thường vụ Quốc hội: a. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; b. Nghị quyết, nghị định của Chính phủ; Quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ; c. Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ; d. Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; Quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân tối cao; đ. Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền , giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội; 3. Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản QPPL của Quốc hội, ủy ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên; Văn bản do UBND ban hành còn để thi hành nghị quyết của HĐND cùng cấp: a. Nghị quyết của HĐND; b. Quyết định, chỉ thị của UBND. b) Văn bản cá biệt Văn bản cá biệt là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với từng trường hợp, vụ việc cụ thể. Có hai hình thức văn bản chủ yếu: quyết định cá biệt và chỉ thị cá biệt. Thông thường văn bản cá biệt là những văn bản liên quan đến quyết định nhân sự như quyết định tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật CBCC; liên quan đến quyết định xử phạt hành chính, quyết định phê duyệt dự án. Các văn bản sau đây không phải là văn bản QPPL: quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức,cho từ chức, tạm đình chỉ công tác cán bộ,công chức; quyết định xử lý vi phạm hành chính; văn bản quy phạm nội bộ của cơ quan, đơn vị; văn bản cá biệt để phát động phong trào thi đua, biểu dương người tốt, việc tốt và các văn bản cá biệt khác để giải quyết vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể. c) Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản QPPL hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể. Nó thường dùng để phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc, báo cáo công vụ của các cơ quan nhà nước, đoàn thể, công chức với nhau hay trong cùng một đơn vị. Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm là không quy định thẩm quyền và không giới hạn thẩm quyền. Nó ra đời theo tính chất, yêu cầu công việc; không mang tính chế tài bắt buộc. Văn bản hành chính thông thường có nhiều biến thể bao gồm các văn bản có tên loại và các văn bản không có tên loại như: thủ công (công văn, công điện), trình báo (tờ trình, thông báo, thông cáo, báo cáo, biên bản), văn bản chuyển đổi hay văn bản quy phạm pháp luật phụ (kế hoạch, đề án, quy chế, quy định, điều lệ, chương trình), các văn bản giấy tờ khác (giấy nghỉ phép, giấy đi đường). d) Văn bản chuyên môn kỹ thuật Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một s