Xây dựng các cơ chế kết hợp nhóm

Xây dựng các cơ chế kết hợp nhóm Nếu chỉ đơn giản là tập hợp các thành viên trong cuộc họp ra mắt, phân công các mục tiêu của nhóm, đặt tên và biểu tượng cho nhóm, thì bạn chỉ có thể tạo ra một nhóm làm việc trên danh nghĩa. Nhóm thực sự phải được tạo ra thông qua các hoạt động hợp tác: chủ yếu là tham gia công việc chung và chia sẻ thông tin. Bạn có thể tạo điều kiện cho các hoạt động xây dựng nhóm này thông qua các cơ chế kết hợp như: các cuộc họp theo lịch trình, các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc ở cùng một địa điểm và các sự kiện tập thể nhằm thiết lập sự đồng nhất và liên kết của nhóm. Mỗi cơ chế đều khuyến khích các thành viên giao tiếp, trò chuyện với nhau, chia sẻ ý kiến, phân tích và phê bình các giải pháp chiến lược, xây dựng mối quan hệ tin tưởng và thân thiện, khuyến khích tinh thần làm việc theo nhóm. Nhìn chung, sự tiếp xúc ở một địa điểm nhất định là một trong những cơ chế kết hợp hiệu quả nhất, nhưng lại được khai thác ít nhất. Các nhóm nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới đã nhận ra rằng môi trường tiếp xúc thực tế có thể đem lại những kết quả mang tính sáng tạo cao hơn. Ví dụ, khi một môi trường có sự hiện diện của nhiều tác nhân khuyến khích, và khi môi trường ấy tạo điều kiện cho sự liên lạc thực tế giữa các cá nhân, nó có thể giúp mọi người có được những quan hệ mới và có tầm suy nghĩ rộng hơn. Vào cuối thập niên 1990, một nhóm các nhà nghiên cứu tại Trường Kiến trúc và Quy hoạch của MIT - Nhóm Nghiên cứu Tổ chức (SPORG - The Space and Organization Research Group) - đã xem xét mối quan hệ giữa việc thiết kế không gian làm việc và quy trình làm việc. Một trong những tình huống nghiên cứu thú vị nhất của SPORG là một không gian được triển khai cho nhóm dự án mới ở trung tâm nghiên cứu của Công ty Xerox tại bang New York. Tại đó, không gian và công việc được thiết kế hài hòa với nhau. Các thành viên trong nhóm được bố trí tại cùng một địa điểm để họ có thể giao tiếp với nhau một cách thường xuyên, cũng như họ sẽ dễ dàng tiếp cận những trang thiết bị vật chất hỗ trợ việc tư duy và thử nghiệm. Các chuyển động ra vào và qua lại trong không gian làm việc phải được bố trí cẩn thận để tạo cơ hội cho các thành viên có sự tiếp xúc thuận lợi. Phòng họp nên được thiết kế sao cho các dụng cụ thí nghiệm nằm trong tầm nhìn và dễ tiếp cận. Tất cả mọi người đều được tham gia vào các cuộc họp của nhóm. Một phần nghiên cứu đã chứng minh được điều mà trực giác mách bảo chúng ta, đó là không gian làm việc (như trường hợp thiết kế trong phòng thí nghiệm Xerox) và tính hiệu quả công việc có mối quan hệ tương tác. Đúng vậy, sự thay đổi trong phương pháp quản lý hiện đại theo cách ít nghiêm khắc hơn và lấy nhóm làm trung tâm đã buộc các kiến trúc sư và nhà thiết kế phát triển không gian phù hợp hơn với những thay đổi trong quy trình làm việc, quan tâm hơn đến việc giao tiếp giữa các nhân viên, đồng thời hỗ trợ nhiều hơn cho tính sáng tạo và nhận thức. Đó cũng là lập luận của trung tâm kỹ thuật BMW tại Munich, còn được biết đến qua tên gọi FIZ (viết tắt của từ Forschungs und Innovationszentrum). FIZ ra đời vào năm 1987 trên nền tảng khái niệm "cùng địa điểm". Trung tâm tập hợp về một nơi tất cả mọi thành viên liên quan đến quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm ô tô, kể cả các nhà cung ứng của BMW. Gần 5.000 nhà nghiên cứu, kỹ sư, kỹ thuật viên làm việc tại FIZ trong một mạng lưới liên kết nhiều nhóm với nhau. Khoảng cách tối đa giữa hai cá nhân trong nhóm là 150 mét. Điều đó khuyến khích các cuộc trò chuyện và giao tiếp thân mật giữa những người cùng làm việc để hướng đến các mục tiêu chung. DaimlerChrysler cũng tổ chức một trung tâm tương tự, nhưng với quy mô lớn gấp đôi, và Trung tâm Công nghệ đã ra đời tại Auburn Hills, Michigan. Còn đặc điểm không gian làm việc của nhóm bạn là gì? Các thành viên trong nhóm có làm việc trong một văn phòng khép kín, nơi các cuộc tiếp xúc, gặp gỡ với những nhân vật quan trọng đều là do tình cờ, hay ngược lại, do sắp xếp trước? Khoảng cách giữa bạn và người mà bạn đang phối hợp và chia sẻ ý tưởng là bao nhiêu? Trong một thời gian dài, các nhà nghiên cứu về tổ chức đã nhận ra rằng tần suất giao tiếp giữa các đồng nghiệp sẽ giảm xuống trầm trọng nếu khoảng cách địa lý giữa họ tăng lên. Cách đây nhiều năm, nhà nghiên cứu Tom Allen của MIT đã khám phá ra rằng: "Nhân viên thường giao tiếp với những người ở gần họ nhất. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp vị trí làm việc của các cá nhân và nhóm theo cách khuyến khích hoặc ngăn cản sự giao tiếp". Vì thế, việc thiết kế không gian làm việc và vị trí của các thành viên trong dự án luôn có tác động lớn đến sự giao tiếp và chia sẻ kiến thức. Tầm quan trọng của việc bố trí để các thành viên của nhóm làm việc tại cùng một địa điểm cũng được các tác giả Marc Meyer và Al Lehnerd nhấn mạnh trong cuốn sách của họ về đề tài phát triển nền tảng sản phẩm theo nhóm như sau: Các nguyên tắc của nhóm về việc bố trí mọi thành viên tại cùng một địa điểm, công khai với họ nhiều thông tin đa dạng, liên tục hiển thị những thông tin đó có ý nghĩa quan trọng. Chỉ cần đặt các thành viên lại gần nhau tại một địa điểm là bạn đã có thể cải thiện sự giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa họ rồi. Ở đó, những phần thông tin nhỏ, không có giá trị sẽ được ghép nối với nhau để tạo thành kiến thức đầy ý nghĩa. Việc bố trí nhóm cùng làm việc tại một địa điểm có thể khuyến khích sự hợp tác giữa các cá nhân và sự tận tâm cần thiết cho những dự án ngắn hạn, tập trung và có nguy cơ rủi ro cao. Một phương pháp hiệu quả để bố trí mọi người tại cùng một địa điểm - ngay cả khi không thể chuyển không gian làm việc của các cá nhân thành viên đến gần nhau - là lập ra một phòng của nhóm. Phòng của nhóm là một không gian dành riêng cho công việc của nhóm và các thành viên trong nhóm, được dùng để làm nơi họp nhóm, nơi các thành viên có thể tụ tập lại để chia sẻ ý kiến, và nơi tất cả các dụng cụ, thiết bị và hồ sơ công việc của nhóm được trưng bày hay bảo quản. Đây cũng là nơi lưu giữ: + Các sản phẩm cạnh tranh + Các sản phẩm mẫu hiện tại của nhóm + Các báo cáo nghiên cứu và thử nghiệm liên quan + Thư viện sách báo chuyên môn Trên các bức tường của căn phòng có thể dán những thứ như: + Một biểu đồ PERT hay Gantt lớn để xác định tiến độ hiện tại và các điểm mốc từ đầu đến cuối dự án + Bản gốc bản tuyên bố của nhóm có chữ ký của nhà tài trợ + Ngân sách của nhóm, bao gồm cả những khoản chênh lệch hiện tại + Tên và số điện thoại của những người hỗ trợ bên ngoài có kiến thức quan trọng và sẵn sàng giúp đỡ nhóm cũng như của các thành viên trong nhóm. Phòng của nhóm cũng nên trang bị hệ thống âm thanh, micro, loa và có lẽ cả thiết bị hội thảo như máy đèn chiếu, video để tạo điều kiện cho các thành viên và những người có liên quan có thể cùng thảo luận. Nếu được trang bị tốt và kết hợp hài hòa, phòng của nhóm sẽ tạo điều kiện thuận lợi để mọi người làm việc và hợp tác theo nhóm. Bí quyết sử dụng phòng của nhóm Phòng của nhóm thường là nơi để nhóm tổ chức những cuộc họp. Nhưng lợi ích của không gian này sẽ trọn vẹn hơn nếu mọi người sử dụng nơi này làm địa điểm gặp mặt thường xuyên. Sau đây là một số điều bạn có thể làm để thu hút mọi người đến phòng của nhóm: + Định kỳ tổ chức những bữa tiệc nhỏ trong phòng của nhóm. Hãy đưa ra một chủ đề cụ thể như một nhà khoa học, một khách hàng chính, hay một nhà điều hành từ công ty đối tác vừa đến thăm, để thu hút mọi người tập trung đông đủ trong những buổi gặp mặt thân mật này. + Xây dựng một không gian gần gũi và thoải mái bằng cách loại bỏ những đồ nội thất truyền thống của phòng họp mà thay vào đó là ghế sofa, bàn cà phê và ghế tựa. + Bố trí nhiều tập giấy và bút trong tầm tay để khuyến khích mọi người ghi chép và đóng góp ý kiến. + Trang bị một tủ lạnh nhỏ, trong đó để nước suối, nước trái cây, đồ ăn nhẹ nhằm thu hút các thành viên vào phòng. Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM