Xây dựng hệ thống dự toán chi phí linh hoạt cho các doanh nghiệp sản xuất xi măng Việt Nam

TẠP CHÍ KHOA HỌC, TRƢỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC - SỐ 18. 2014 63 XÂY DỰNG HỆ THỐNG DỰ TOÁN CHI PHÍ LINH HOẠT CHO CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT XI MĂNG VIỆT NAM Trần Thị Thu Hƣờng1 TÓM TẮT Khủng hoảng kinh tế ảnh hưởng đến các doanh nghiệp, đòi hỏi các nhà quản trị luôn phải cập nhật thông tin biến động thị trường khi đưa ra các quyết định kinh doanh. Phát huy công cụ cung cấp thông tin cho các nhà quản lý doanh nghiệp, kế toán quản trị cần vận dụng các kỹ thuật và phương pháp phù hợp như hệ thống báo cáo kế toán quản trị, hệ thống định mức, hệ thống dự toán... Kế toán quản trị ngoài hệ thống dự toán tĩnh đang được lập trong các doanh nghiệp cần quan tâm đến việc lập các dự toán linh hoạt đối phó với các biến động của thị trường. Dự toán linh hoạt được lập cho từng mức độ hoạt động phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng giúp các nhà quản trị điều chỉnh kịp thời các quyết định sản xuất đảm bảo tính hiệu quả. Từ khóa: Dự toán linh hoạt, doanh nghiệp sản xuất xi măng 1. MỞ ĐẦU Dự toán là một trong những công cụ kế toán quản trị quan trọng trong các doanh nghiệp để định hƣớng và kiểm soát tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống dự toán chi phí sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho các cấp quản trị trong doanh nghiệp kiểm soát chi phí thực tế phát sinh thông qua việc so sánh với số liệu dự toán, từ đó đƣa ra các quyết định đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm thực hiện đúng các kế hoạch xây dựng đầu kỳ. Các doanh nghiệp xi măng đã lập dự toán chi phí đầu năm nhƣng còn khái quát, sơ sài, chƣa chi tiết bài bản và đầy đủ để phục vụ thông tin cho công tác kiểm soát và phân tích chi phí phát sinh trong kỳ. Nhƣ vậy, để phát huy hiệu quả công cụ hữu hiệu là kế toán quản trị chi phí trong các công ty sản xuất xi măng Việt Nam thì việc xây dựng hệ thống dự toán phù hợp cần phải đƣợc quan tâm và thiết kế hợp lý. 2.. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Hiện nay, hệ thống dự toán đƣợc lập trong các doanh nghiệp chủ yếu là dự toán tĩnh, đƣợc lập cho một mức độ hoạt động cụ thể. Do mức độ hoạt động thực tế thƣờng khác với mức độ hoạt động dự kiến (ảnh hƣởng của những biến động thị trƣờng ngoài dự kiến) nên so sánh dự toán tĩnh với kết quả thực tế thƣờng có ý nghĩa kém trong việc 1 ThS. Giảng viên khoa KTQTKD, trường Đại học Hồng Đức TẠP CHÍ KHOA HỌC, TRƢỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC - SỐ 18. 2014 64 đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí do đó cần lập dự toán linh hoạt. Dự toán linh hoạt là dự toán đƣợc xây dựng trên một loạt mức độ hoạt động nhằm cung cấp thông tin về tình hình chi phí, doanh thu và lợi nhuận doanh nghiệp có thể đạt đƣợc theo các phƣơng án kinh doanh và khả năng có thể xảy ra. Nếu kết quả hoạt động kinh doanh khác với mức độ hoạt động của dự toán thì một dự toán mới sẽ đƣợc lập cho mức độ hoạt động thực tế để làm cơ sở so sánh, đánh giá thực tế với dự toán. Trong dự toán linh hoạt, định phí không thay đổi ở phạm vi mức độ hoạt động phù hợp, còn biến phí sẽ đƣợc điều chỉnh theo mức độ hoạt động thực tế. Chênh lệch giữa chi phí, doanh thu thực tế phát sinh với chi phí, doanh thu dự toán đã đƣợc điều chỉnh theo mức độ hoạt động thực tế sẽ là cơ sở để đánh giá các nhà quản lý đã kiểm soát chi phí, doanh thu và đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống dự toán là công cụ quản lý quan trọng trong doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp định hƣớng đƣợc hoạt động sản xuất kinh doanh và kiểm soát, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh khi đã hoàn thành. Dự toán chi phí với các tác dụng cụ thể nhƣ: - Cụ thể các kế hoạch kinh doanh và kế hoạch sản xuất tại thời điểm đầu kỳ bằng thƣớc đo định lƣợng (Số liệu về mặt hiện vật và giá trị) từ đó doanh nghiệp chủ động để chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, chủ động trƣớc những khó khăn đã đƣợc tiên liệu để có thể ứng phó phù hợp (Sự thay đổi về giá cả đầu vào của nguyên phụ liệu, giá nhân công thay đổi, nguồn cung ứng thay đổi). - Khi hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ đã hoàn thành, kế toán có thể so sánh số liệu phát sinh thực tế và số liệu theo dự toán từ đó kiểm soát chênh lệch để phát hiện ra những tồn tại, những hạn chế của từng điểm phát sinh chi phí, từng loại chi phí và các nội dung cụ thể để có thể quy trách nhiệm và điều chỉnh kịp thời trong thời gian tới. Đối với các doanh nghiệp lớn nhƣ các doanh nghiệp sản xuất xi măng thì hệ thống dự toán là công cụ không thể thiếu để đánh giá và kiểm soát chi phí hiệu quả đối với quản trị nội bộ trong doanh nghiệp. Dự toán đƣợc lập tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng đƣợc lập cho từng năm tài chính trong khi kỳ tính giá thành là kỳ theo tháng (Biến động chi phí sản xuất thể hiện từng tháng sẽ không đƣợc so sánh, đối chiếu và điều chỉnh kịp thời). Do vậy, quá trình xây dựng hệ thống dự toán chi phí phải tuân thủ theo quy trình khoa học và thống nhất tại các doanh nghiệp sản xuất xi măng đảm bảo tính hiệu quả của công cụ quản lý. Đảm bảo tính thống nhất trong kỳ và trong toàn doanh nghiệp: Hệ thống dự toán chi phí đƣợc xây dựng trên cơ sở các dự toán tiêu thụ và dự toán sản xuất tổng thể. Chi phí định mức đƣợc lập cho một đơn vị sản phẩm đã đƣợc cập nhật những thay đổi để phù hợp với điều kiện sản xuất hiện thời và sản lƣợng dự kiến sản xuất (theo thông tin tìm hiểu nhu cầu thị trƣờng và năng lực sản xuất của từng đơn vị). Tính thống nhất thể hiện ở chi phí định mức, dự toán chi phí và sự biến động của giá cả thị trƣờng đối với các yếu tố đầu vào, thống nhất mang tính hệ thống từ dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất đến dự toán chi phí từng loại để cụ thể hóa các nguồn lực cần huy động để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. TẠP CHÍ KHOA HỌC, TRƢỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC - SỐ 18. 2014 65 Hệ thống dự toán cần đảm bảo tính linh hoạt, chủ động: Dự toán hiện đƣợc xây dựng tại các công ty xi măng là dự toán tĩnh và đƣợc lập cho từng năm đã thể hiện những bất cập trong quản lý khi kỳ báo cáo chi phí và giá thành sản phẩm là kỳ theo từng tháng. Nhƣ vậy, doanh nghiệp cần lập cả dự toán chi phí linh hoạt mà cơ sở là định mức về mặt lƣợng của các yếu tố đầu vào, khi có sự biến động về giá cả các yếu tố đầu vào qua các tháng trong năm có thể điều chỉnh cho phù hợp với thay đổi để có thể phản ánh thực tế hơn kế hoạch cụ thể từng thời điểm. Hoặc trong tình huống doanh nghiệp nhận đƣợc các đơn hàng bổ sung, thay đổi sản lƣợng sản phẩm sản xuất thì có thể điều chỉnh dự toán linh hoạt cho phù hợp với điều kiện thị trƣờng có nhiều biến động bất thƣờng nhƣ hiện nay. Để thể hiện những yêu cầu trên đây có thể xây dựng dự toán linh hoạt chi phí cho một loại sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất xi măng làm điển hình. Bảng biểu thể hiện dự toán chi phí linh hoạt cho từng mức độ hoạt động của từng loại sản phẩm sản xuất nhƣ sau: Dự toán chi phí linh hoạt cho từng loại sản phẩm sản xuất (XM PC30) (ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Định mức chi phí (1 tấn sản phẩm) Dự toán linh hoạt 25.000 (tấn) 30.000 (tấn) 1. Biến phí sản xuất (đồng) 662,678 16.566.950 19.880.340 - Chi phí NVL TT (đồng) 579,767 14.494.175 17.393.010 - Chi phí NC TT (đồng) 17,911 197.775 237.330 - Biến phí sản xuất chung (đồng) 65,000 1.625.000 1.950.000 2. Định phí sản xuất chung (đồng) 100,656 2.516.400 3.019.680 3. Tổng chi phí sản xuất 763,334 19.083.350 22.900.020 (Nguồn số liệu: Phòng Kế toán Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn) Dự toán chi phí linh hoạt cho phép các doanh nghiệp dự tính chi phí phát sinh cho nhiều mức hoạt động khác nhau phù hợp với điều kiện thị trƣờng nhiều biến động nhƣ hiện nay. Nhƣ số liệu vận dụng cho loại xi măng PC30 của Công ty cổ phần Xi măng Bỉm Sơn cho phép doanh nghiệp có thể thu hẹp hoặc mở rộng quy mô sản xuất khi các biến động của thị trƣờng có dung sai và kế hoạch hoàn toàn thích ứng đƣợc. Với mức sản xuất là 25.000 tấn doanh nghiệp có thể có bộ chi phí phù hợp đã đƣợc tính cụ thể. Đồng thời có thể lập với mức tiêu thụ là 30.000 tấn để chủ động với tình huống thay đổi. Từ số liệu của dự toán chi phí linh hoạt cho từng loại sản phẩm sản xuất theo mức độ hoạt động, kế toán kết hợp với số liệu thực tế thực hiện để phân tích mức chênh lệch từng loại chi phí và điều chỉnh kịp thời những biến động bất lợi đối với doanh nghiệp. Với mỗi quy mô sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu thực tế của thị trƣờng doanh nghiệp hoàn toàn thích ứng linh TẠP CHÍ KHOA HỌC, TRƢỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC - SỐ 18. 2014 66 hoạt để chủ động kiểm soát chi phí phát sinh. Bảng biểu thể hiện nội dung phân tích chi phí dựa trên dự toán chi phí linh hoạt nhƣ sau: Bảng phân tích chi phí dựa trên dự toán linh hoạt (xi măng PC30) (ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Dự toán (1) Thực hiện (2) Chênh lệch Mức (3=2-1) Tỷ lệ (%) (3/1) 1. Sản lƣợng sản phẩm sản xuất (tấn) 25.000 28.000 3.000 12% 2. Biến phí sản xuất (đồng) 16.566.950 18.857.093 2.290.143 13,82% - Chi phí NVL trực tiếp (đồng) 14.494.175 16.534.575 2.040.400 14,07% - Chi phí nhân công trực tiếp (đồng) 197.775 502.518 304.743 154% - Biến phí sản xuất chung (đồng) 1.625.000 1.820.000 195.000 12% 3.Định phí sản xuất chung (đồng) 2.516.400 2.516.400 0 0 4. Tổng chi phí sản xuất (đồng) 19.083.350 21.373.493 2.290.143 12% (Nguồn số liệu: Phòng Kế toán Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn) Với việc vận dụng hệ thống dự toán linh hoạt theo từng mức độ hoạt động trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất xi măng có thể tính toán trƣớc đƣợc chi phí phát sinh để chủ động đƣa ra mức giá linh hoạt với từng đơn đặt hàng bổ sung nhằm kiểm soát chi phí phát huy lợi thế cạnh tranh trong giai đoạn hiện nay. 3. KẾT LUẬN Hệ thống dự toán linh hoạt đƣợc lập cho các doanh nghiệp sản xuất xi măng cho phép các nhà quản lý có thông tin đầy đủ về chi phí phát sinh cho từng mức hoạt động. Đây là thông tin cần thiết cho các quyết định kiểm soát nhằm giảm chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Khi ra các quyết định kinh doanh với đặc thù thị trƣờng nhiều biến động nhƣ hiện nay cần phát huy hiệu quả công cụ cung cấp thông tin hữu ích - kế toán quản trị. Đồng thời với việc vận dụng và phát huy các kỹ thuật khác thì hoàn thiện hệ thống dự toán linh hoạt là điều kiện cần thiết cho quá trình ra quyết định điều hành các doanh nghiệp sản xuất xi măng Việt Nam. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Anthony A Atkinson, Rajiv D. Banker, Rober A. Kaplan, S. Mark Young (1998), Management Accounting, Prentice Hall, Upper Saddle River [2] Atkinson, Kaplan & Young (2004), Management Accounting, Prentice Hall, New Jersey. [3] Cristiano Busco a,*, Paolo Quattrone, Angelo Ricacabonia (2007), Management Accounting Issues in interpreting ist nature and change, Management Accounting Research 18 (2007) TẠP CHÍ KHOA HỌC, TRƢỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC - SỐ 18. 2014 67 [4] Hilton (1997), Mamagerial Accounting, Mc Graw- Hill, USD [5] ớithiệu/quá-trình-hình-thành-và-phát-triển/11.aspx [6] ới thiệu/chiến-lƣợc-phát-triển/34.aspx [7] [8] Jonas Gerdin(2005); Accounting, Organizations and Society 30; Management accounting system design in manufacturing departments: an empirical investigation using a multiple contingencies approach. [9] Huỳnh Lợi (2008); Xây dựng kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất ở Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế; Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. [10] Nguyễn Hoản (2011); Tổ chức kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo của Việt Nam; Luận án Tiến sĩ kinh tế; Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội. [11] PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang; Giáo trình kế toán quản trị; NXB. Giáo dục; Hà Nội, 2008. [12] PGS.TS. Nguyễn Minh Phƣơng; Giáo trình kế toán quản trị; NXB. Giáo dục; Hà Nội; 2005. [13] Tài liệu cung cấp từ các công ty xi măng Việt nam. [14] Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 (Hƣớng dẫn áp dụng Kế toán quản trị trong các doanh nghiệp) TO DEVELOPE OF FLEXIBLE COST ESTIMATING SYSTEM IN THE CEMENT MANUFACTURING COMPANIES Tran Thi Thu Huong ABSTRACT The current economic crisis that has been affecting the enterprises requires managers constantly to update information of the market volatility for making their business decisions. To prove the role of providing information for the managers, management accounting system needs to apply appropriate techniques and methods, such as management accounting reports system, norms system, estimating cost system, ... Beside the Cost Estimating System in the enterprises currently, management accounting should concern to establish the Flexible Cost Estimating System, in order to cope with the unforseeable fluctuations of the market. Key words: Cement manufacturing companies, management accounting Ngƣời phản biện: PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang; Ngày nhận bài: 20/01/2013; Ngày thông qua phản biện 18/02/2014; Ngày duyệt đăng: 18/3/2014