Xây dựng hệ thống quản lý các hợp đồng tài chính

T À I L I Ệ U Đ Ề X U Ấ T Ngườ i lập tài l iệu: Trần Vinh Thu – 0904.17.18.09 – Version 1.0 X  Y DỰN G H Ệ T HỐN G Q UẢN L Ý C Á C HỢ P ĐỒN G T À I C H Í N H MỤC LỤC 1. GIỚI THIỆU.............................................................................................................. 3 U 1.1. Thông tin về công ty PVFC ........................................................................................................ 3 1.2. Lĩnh vực kinh doanh (Business line) ........................................................................................... 3 2. CÁC MONG MUỐN ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG ................................ 4 3. CÁC ĐỀ XUẤT............................................................................................................ 5 3.1. Đề xuất để giải quyết các hiện trạng thực tế hiện nay................................................................. 5 3.2. Đề xuất về kiến trúc của phần mềm........................................................................................... 6 3.3. Đề xuất về các khối chức năng của chương trình ........................................................................ 6 3.4. Đề xuất về qui trình triển khai và sử dụng phần mềm................................................................. 8 3.5. Các câu hỏi khác ...................................................................................................................... 8 4. PHỤ LỤC 01 – CÁC MẪU BIỂU HỢP ĐỒNG CẦN QUẢN LÝ ........................................ 9 Trang 2/9 Trang 3/9 1. GIỚI THIỆU Tài liệu này được viết ra nhằm đưa ra một giải pháp sơ bộ để quản lý các hợp đồng cho công ty Đầu tư tài chính Dầu khí (PVFC). Tài liệu được viết ra bao gồm các phần: ƒ Phần 1: Giới thiệu qua về công ty PVFC và các lĩnh vực kinh doanh của công ty PVFC. Các hoạt động nghiệp vụ của PVFC sẽ qui định các mẫu biểu hợp đồng, do vậy việc cung cấp thông tin sơ bộ về các hoạt động nghiệp vụ của PVFC sẽ giúp phân loại và phân biệt các mẫu hợp đồng một cách dễ dàng hơn. ƒ Phần 2: Trình bày các mong muốn của công ty PVFC trong việc quản lý các hợp đồng phát sinh trong quá trình hoạt động nghiệp vụ. ƒ Phần 3: Trình bày các đề xuất đối với việc xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý các hợp đồng để đáp ứng được các mong muốn trình bày ở phần 2. 1.1. Thông tin về công ty PVFC Công ty tài chính Dầu khí là một tổ chức tín dụng phi ngân hàng 100% vốn của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam. Địa chỉ: 72 Trần Hưng Đạo - Hoàn Kiếm - Hà Nội Điện thoại: 84 - 04 – 9426800 Fax: 84 - 04 - 9426796; 84 - 04 – 9426797 Thông tin về công ty được giới thiệu chi tiết ở địa chỉ: 1.2. Lĩnh vực kinh doanh (Business line) STT Lĩnh vực kinh doanh 1 Dịch vụ tài chính: - Huy động vốn uỷ thác - Tư vấn tiền gửi - Thẩm định và tái thẩm định - Tư vấn tài chính - Tư vấn cổ phần hoá 2 Hoạt động thu xếp vốn 3 Hợp tác đầu tư 4 Dịch vụ uỷ thác đầu tư: - Dịch vụ Uỷ thác đầu tư dành cho tổ chức - Dịch vụ Uỷ thác đầu tư dành cho cá nhân 5 Tín dụng doanh nghiệp, tín dụng cá nhân 6 Kinh doanh ngoại hối Bảng 1 - Lĩnh vực kinh doanh của PVFC 2. CÁC MONG MUỐN ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG Hiện nay, tại PVFC có khoảng trên dưới 40 mẫu hợp đồng được sử dụng trong các hoạt động nghiệp vụ với các nhóm chính sau đây: - (1) Hợp đồng uỷ thác đầu tư - (2) Hợp đồng tín dụng cá nhân, Hợp đồng tín dụng doanh nghiệp - (3) Hợp đồng quản lý dòng tiền - ... Danh sách các mẫu biểu hợp đồng cần được quản lý được trình bày trong phụ lục 01 của tài liệu Qua các hoạt động nghiệp vụ, PVFC có các mong muốn sau đây đối với nghiệp vụ quản lý hợp đồng: STT Mong muốn 1 Quản lý được thống nhất tất cả các mẫu hợp đồng trong toàn bộ công ty, từ công ty mẹ cho đến tất cả các chi nhánh, các công ty con, công ty thành viên. 2 Tất cả các hợp đồng khi được lập ra sẽ phải hạn chế được việc chỉnh sửa nội dung mà chỉ được phép in ra theo template đã qui định. 3 Dữ liệu về thông tin hợp đồng phải được tập trung hoá 4 Phải lưu vết được sự thay đổi thông tin của từng hợp đồng (qua đó giảm được việc phải thường xuyên đi công tác xuống tận nơi từng chi nhánh, từng công ty con để kiểm tra giám sát) 5 Các hợp đồng có thể in ra từ phần mềm với những nội dung “tĩnh” và nội dung “động”. 6 Các template hợp đồng có thể được cập nhật dễ dàng mà không cần sự can thiệp của lập trình viên 7 Các template phải đảm bảo sao cho khi người sử dụng nhìn vào sẽ dễ dàng nhận biết đâu là phần tự động được chương trình in ra, còn đâu là phần “tĩnh” từ template để qua đó hướng sự chú ý của người dùng vào những phần “động” và làm giảm thời gian đồng thời làm tăng tính chính xác của công tác rà soát lại hợp đồng. 8 Tìm kiếm các thông tin về hợp đồng dễ dàng 9 Lập các báo cáo Trang 4/9 3. CÁC ĐỀ XUẤT 3.1. Đề xuất để giải quyết các hiện trạng thực tế hiện nay STT Mong muốn Giải pháp và đề xuất 1 Quản lý được thống nhất tất cả các mẫu hợp đồng trong toàn bộ công ty, từ công ty mẹ cho đến tất cả các chi nhánh, các công ty con, công ty thành viên. 2 Tất cả các hợp đồng khi được lập ra sẽ phải hạn chế được việc chỉnh sửa nội dung mà chỉ được phép in ra theo template đã qui định. 3 Dữ liệu về thông tin hợp đồng phải được tập trung hoá 4 Phải lưu vết được sự thay đổi thông tin của từng hợp đồng (qua đó giảm được việc phải thường xuyên đi công tác xuống tận nơi từng chi nhánh, từng công ty con để kiểm tra giám sát) 5 Các hợp đồng có thể in ra từ phần mềm với những nội dung “tĩnh” và nội dung “động”. Xây dựng một Database tập trung nằm tại trụ sở chính của PVFC. Trong Database đó có lưu tất cả các mẫu hợp đồng. Mỗi cán bộ nghiệp vụ tại PVFC và các đơn vị trực thuộc sẽ được cấp Account để sử dụng phần mềm và nhập các thông tin cần thiết của hợp đồng vào chương trình. Sau đó, phần mềm sẽ kết xuất hợp đồng ra file PDF. Mỗi khi người dùng chỉnh sửa thông tin nào đó của hợp đồng, phần mềm sẽ ghi lại lịch sử sử dụng chương trình. 6 Các template hợp đồng có thể được cập nhật dễ dàng mà không cần sự can thiệp của lập trình viên 7 Các template phải đảm bảo sao cho khi người sử dụng nhìn vào sẽ dễ dàng nhận biết đâu là phần tự động được chương trình in ra, còn đâu là phần “tĩnh” từ template để qua đó hướng sự chú ý của người dùng vào những phần “động” và làm giảm thời gian đồng thời làm tăng tính chính xác của công tác rà soát lại hợp đồng. 8 Tìm kiếm các thông tin về hợp đồng dễ dàng 9 Lập các báo cáo Xem mục 3.3 - đề xuất về các chức năng của chương trình Trang 5/9 3.2. Đề xuất về kiến trúc của phần mềm Căn cứ trên các mong muốn và các đề xuất ở mục 3.1, đề xuất đối với kiến trúc phần mềm quản lý hợp đồng nên được xây dựng theo mô hình 03 lớp như hình vẽ dưới: Trong đó: • Lớp dưới cùng: Oracle Server là nơi chứa dữ liệu tập trung của toàn bộ hệ thống. Đây là nơi chứa tất cả các dữ liệu và thông tin về hợp đồng cũng như các mẫu hợp đồng. • Lớp giữa: Web Server là nơi chịu trách nhiệm lấy dữ liệu từ Oracle server và cung cấp dữ liệu cho người sử dụng (client). • Lớp trên cùng (client): cung cấp giao diện cho người sử dụng (ở công ty mẹ hoặc ở công ty con) để lấy dữ liệu và cập nhật dữ liệu vào hệ thống phần mềm. 3.3. Đề xuất về các khối chức năng của chương trình Module kết xuất thông tin ra PDF Module thiết lập cấu hình Module lập báo cáo và tiện ích - Module quản lý người dùng và phân quyền: Mỗi người sử dụng tại công ty sẽ được cấp một Account để có thể sử dụng được chương trình. Và tuỳ theo người sử dụng đó thuộc bộ phận nào mà họ có các quyền sử dụng chương trình khác nhau (ví dụ: có người Module quản lý Khách hàng Module quản lý hợp đồng Web Server (IIS) Client Oracle Server Module quản lý người dùng và phân quyền Module ghi nhật ký sử dụng chương trình Trang 6/9 chỉ được phép truy cập vào để xem và lập các hợp đồng Uỷ thác đầu tư; Có người thì chỉ được xem và truy cập vào các hợp đồng Tư vấn tài chính...). Toàn bộ việc phân quyền sử dụng này sẽ được quản lý bởi Module quản lý người dùng và phân quyền. Ngoài ra, thông tin về sơ đồ tổ chức của công ty cũng được nhập vào module này, khi đó, lúc login vào chương trình, chương trình sẽ biết được người dùng là thuộc chi nhánh nào, và do vậy tự động hiển thị chỉ đúng các thông tin tương ứng với chi nhánh đó. - Module ghi nhật ký sử dụng chương trình: Thông tin về hợp đồng là những thông tin hết sức nhạy cảm. Do vậy, những thông tin này cần phải được ghi nhật ký (ai sửa thông tin gì? Vào lúc nào). Ngoài ra, việc sửa đổi các mẫu hợp đồng cũng rất quan trọng vì sẽ ảnh hưởng tới tất cả những người dùng khác, do vậy cũng cần phải ghi nhật ký lại. Thông qua việc ghi nhật ký, công ty sẽ có thể giảm bớt thời gian và chi phí để đi đến từng công ty thành viên để kiểm tra, giám sát. - Module quản lý Khách hàng: Thông tin về khách hàng là không thể thiếu trong bất kỳ một hợp đồng nào. Thông qua module này, công ty có thể có được phương tiện để chuẩn hoá danh mục khách hàng (khi thêm mới hợp đồng, phần mềm sẽ tự phát hiện ra khách hàng này đã tồn tại hay chưa thông qua số chứng minh nhân dân, hoặc số đăng ký kinh doanh, hoặc mã số thuế...), công ty cũng có thể phân nhóm, phân loại khách hàng của mình qua đó có được những thông tin báo cáo nhiều chiều hơn. - Module quản lý hợp đồng: là nơi để người dùng tại công ty xem và nhập thông tin và dữ liệu về hợp đồng vào hệ thống. Module này cũng cho phép người dùng nhanh chóng phát hiện ra các hợp đồng sắp hết hạn hoặc hết hạn. Và chức năng tự động sinh mã hợp đồng cũng được thực hiện ở module này. - Module thiết lập cấu hình: Trong quá trình hoạt động, về tương lai chắc chắn công ty sẽ còn phải bổ sung, chỉnh sửa các mẫu biểu hợp đồng. Vậy thì thông qua module thiết lập cấu hình này, người sử dụng ở công ty có thể tự chỉnh sửa các mẫu biểu của hợp đồng và thiết lập những chỗ nào chương trình cần phải điền dữ liệu vào trong hợp đồng. Như vậy, về lâu dài, mỗi khi có sự thay đổi hay bổ sung mẫu biểu hợp đồng, sẽ không cần sự có mặt của lập trình viên, do đó sẽ không làm phát sinh chi phí. - Module kết xuất thông tin ra PDF: chịu trách nhiệm kết xuất các thông tin về hợp đồng ra file PDF căn cứ trên thông tin về hợp đồng đã nhập vào module quản lý hợp đồng và căn cứ trên các thông số đã cài đặt ở module thiết lập cấu hình - Module lập báo cáo và tiện ích: là nơi để người sử dụng xem các báo cáo (ví dụ: báo cáo doanh số của từng cán bộ nghiệp vụ theo từng nhóm, từng loại hợp đồng trong khoảng thời gian nào đó; báo cáo về các hợp đồng của 1 khách hàng...). Module này cũng cung cấp các tiện ích khác như: tìm kiếm, kết xuất thông tin về khách hàng, hợp đồng ra Word, Excel... Trang 7/9 3.4. Đề xuất về qui trình triển khai và sử dụng phần mềm Người dùng Login vào hệ thống Nhập thông tin về khách hàng Nhập thông tin về hợp đồng In hợp đồng Upload mẫu hợp đồng vào hệ thống In báo cáo 3.5. Các câu hỏi khác STT Câu hỏi 1 Trong các loại hợp đồng của Quý Công ty, có loại hợp đồng có thể chuyển nhượng (vd: Hợp đồng Uỷ thác đầu tư) Trong trường hợp này, nhu cầu quản lý của Quý công ty sẽ là gì? 2 Hiện trạng mạng LAN ở Quý công ty hiện nay như thế nào? Trang 8/9 Trang 9/9 4. PHỤ LỤC 01 – CÁC MẪU BIỂU HỢP ĐỒNG CẦN QUẢN LÝ STT Tên mẫu biểu hợp đồng Loại HĐ Ghi chú 1 Hợp đồng Đồng tài trợ trung – dài hạn HĐ TXV 2 Hợp đồng Bảo lãnh HĐ TXV 3 Hợp đồng Thế chấp Bất động sản HĐ TXV 4 Hợp đồng Tín dụng hạn mức HĐ TXV 5 Hợp đồng Tín dụng ngắn hạn HĐ TXV 6 Hợp đồng Tín dụng trung – dài hạn HĐ TXV 7 Hợp đồng Uỷ thác cho vay HĐ TXV 8 Hợp đồng Mua bán kỳ hạn chứng từ có giá HĐ ĐT 9 Hợp đồng Uỷ thác đầu tư cho cá nhân được chuyển nhượng HĐ ĐT 10 Hợp đồng Uỷ thác đầu tư cho cá nhân không được chuyển nhượng HĐ ĐT 11 Hợp đồng Uỷ thác đầu tư sau đấu giá HĐ ĐT 12 Hợp đồng Uỷ thác trước đấu giá HĐ ĐT 13 Hợp đồng Mua bán cổ phần HĐ ĐT 14 Hợp đồng Tư vấn cổ phần hoá HĐ DVTC 15 Hợp đồng Uỷ thác quản lý vốn HĐ DVTC 16 Hợp đồng Tư vấn lập phương án tài chính và thu xếp vốn HĐ DVTC