Xây dựng phần mềm quản lý phục vụ cho quá trình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại Sở Khoa học và Công nghệ Hải phòng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG BÁO CÁO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý phục vụ cho quá trình cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” tại Sở Khoa học và Công nghệ Hải phòng Sinh viên : Nguyễn Thị Hằng Giáo viên hướng dẫn: TS. Bùi Thanh Tùng Mã SV: 10265 NỘI DUNG I. Mục đích của đề tài II. Mô tả bài toán III.Phân tích thiết kế hệ thống IV.Thiết kế mô hình dữ liệu lôgic I. Mục đích của đề tài  Xây dựng chương trình quản lý hỗ trợ cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” giúp cho hiệu quả công việc đạt tốc độ cao và quản lý hồ sơ một cách tiện lợi  Đơn giản hoá và giảm thời gian công sức trong quá trình quản lý  Nâng cao trình độ ứng dụng khoa học và công nghệ 1. Lĩnh vực hoạt động của bộ phận “một cửa” 1.1. Hỗ trợ gián tiếp:bao gồm - Cấp phép sử dụng thiết bị X-Quang Y tế - Đăng ký xác nhận hợp đồng chuyển giao công nghệ - Cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Khoa học và Công nghệ 1.2. Hỗ trợ trực tiếp: bao gồm - Hỗ trợ doanh nghiệp xác lập và bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp - Hỗ trợ doanh nghiệp tham gia chương trình sản xuất sạch hơn và tiết kiệm năng lượng - Hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tiên tiến(ISO 9000-14000, HACCP, TQM,...) II. Mô tả bài toán Tổ chức, công dân Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nộp hồ sơ Xử lý xong, trình Lãnh đạo Không hợp lệHợp lệ Gửi lại kết quả Kiểm tra Chuyển hồ sơ cho các phòng, đơn vị liên quanLãnh đạo ký, duyệt Tổ chức, công dân Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nộp hồ sơ Không hợp lệ Hợp lệ Trả hồ sơ Kiểm tra Xử lý và phối hợp cùng xử lý Lãnh đạo duyệt, ký Hỗ trợ trực tiếp Hỗ trợ gián tiếp 2. Quy trình giải quyết công việc III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Chọn lĩnh vực công việc Nộp biểu mẫu, giấy tờ liên quan Nộp đơn xin cấp phép hoặc hỗ trợ Kiểm tra hồ sơ Lưu vào sổ theo dõi Lập giấy biên nhận Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả Xử lý hồ sơ Lập tờ trình đề nghị hỗ trợ Lập quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ Lập hợp đồng hỗ trợ ký duyệt kết quả Chuyển tới phòng chức năng Lập phiếu hẹn với các phòng chức năng Nhận kết quả Lưu sổ theo dõi Thu lệ phí trả kết quả Lập báo cáo Danh sách lĩnh vực Hồ sơ DL Danh sách biểu mẫu Hồ sơ DL Đơn xin cấp phép hỗ trợ Tổ chức, công dân Hồ sơ DL (tác nhân) hồ sơ Hồ sơ DL Sổ theo dõi Hồ sơ DL Giấy biên nhận Hồ sơ DL Phiếu hẹn ngày trả kết quả Hồ sơ DL hồ sơ Hồ sơ DL Tờ trình đề nghị hỗ trợ Hồ sơ DL Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ Hồ sơ DL Hợp đồng hỗ trợ Hồ sơ DL Lãnh đạo hợp đồng (tác nhân) Hồ sơ DL Phòng chức năng (tác nhân) Phiếu hẹn với phòng chức năng Hồ sơ DL Giấy phép, quyết định Hồ sơ DL Sổ theo dõi Hồ sơ DL bảng lệ phí Hồ sơ DL giấy phép, hợp đồng, quyết định Hồ sơ DL báo cáo Hồ sơ DL 2. Biểu đồ ngữ cảnh PHÒNG CHỨC NĂNG yêu cầu thụ lý hồ sơ Hồ sơ đã thụ lý Yêu cầu cấp phép,hỗ trợ Cấp phép,hỗ trợ Yêu cầu báo cáo Các báo cáo BAN LÃNH ĐẠOTỔ CHỨC, CÔNG DÂN O HỆ THỒNG QUẢN LÝ “MỘT CỬA” Các biểu mẫu Hồ sơ 3. Sơ đồ phân rã chức năng Hệ thống quản lý một cửa 1.Tiếp nhận hồ sơ 3.Trả kết quả 4.Thống kê, báo cáo 1.1.Cập nhật hồ sơ 1.2.Kiểm tra hồ sơ 1.3.Vào sổ theo dõi 1.4.Lập phiếu biên nhận 1.5.Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả 3.1.Vào sổ theo dõi 3.2.Thu lệ phí 3.3.Trả kết quả cho khách hàng 4.1.Thống kê tình hình cấp phép,hỗ trợ 2. Thụ lý hồ sơ 2.1.Thụ lý trựctiếp 2.1.1.Tạo tờ trình đề nghị hỗ trợ 2.1.2.Tạo quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ 2.1.3.Tạo hợp đồng hỗ trợ 2.1.4.Trình lãnh đạo duyệt, ký 2.2.Thụ lý gián tiếp 2.2.1.Lập phiếu hẹn với các phòng ban 2.2.2.Nhận kết quả 4. Các hồ sơ tài liệu sử dụng  D1:Danh sách các lĩnh vực cấp phép và hỗ trợ  D2:Danh sách các biểu mẫu  D3: Đơn đề nghị cấp giấy phép, hỗ trợ  D4: Sổ theo dõi  D5: Phiếu biên nhận  D6: Phiếu hẹn ngày trả kết quả  D7: Tờ trình đề nghị hỗ trợ  D8: Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ  D9: Phiếu hẹn giữa bộ phận nhận kết quả,trả hồ sơ và các phòng ban liên quan  D10: Giấy cấp phép,quyết định hay hợp đồng hỗ trợ  D11: Danh sách các phòng chức năng  D12: Hồ sơ  D13: Bảng lệ phí  D14: Báo cáo  D15: Khách hàng 5. Ma trận thực thể chức năng 6. Sơ đồ luồng dữ liệu mức O Phiếu hẹn ngày trả kết quả D6 TỔ CHỨC, CÔNG DÂN PHÒNG CHỨC NĂNG BAN LÃNH ĐẠO 1.0 Tiếp nhận hồ sơ 2.0 Thụ lý hồ sơ 3.0 Trả kết quả 4.0 Thống kê, báo cáo D1 Danh sách lĩnh vực cấp phép và hỗ trợ D2 Danh sách biểu mẫu Đơn đề nghị cấp phép,hỗ trợ D3 D4 Sổ theo dõi Phiếu biên nhận D5 D9 Phiếu hẹn với các phòng ban D10 Giấy cấp phép, hợp đồng D11 Danh sách các phòng ban D7 Tờ trình đề nghị hỗ trợ D8 Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ D12 Hồ sơ Bảng lệ phí D13 D14 Báo cáo Yêu cầu cấp phép, hỗ trợ Các biểu mẫu TT hồ sơ Cấp phép,hỗ trợ Yêu cầu thụ lý hồ sơ Lấy kết quả Xin duyệt Ký Yêu cầu báo cáo Các báo cáo D15 Khách hàng 7. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 Tiếp nhận hồ sơ TỔ CHỨC, CÔNG DÂN 1.1 Cập nhật hồ sơ 1.2 Kiểm tra hồ sơ 1.3 Vào sổ theo dõi 1.4 Lập phiếu biên nhận 1.5 Lập phiếu hẹn ngày trả kết quả D1 Danh sách các lĩnh vực D2 Danh sách các biểu mẫu D3 Đơn đề nghị cấp phép, hỗ trợ D4 Sổ theo dõi D5 Phiếu biên nhận D6 Phiếu hẹn ngày trả kết quả D15 Khách hàng Yêu cầu cấp phép, hỗ trợ Các biểu mẫu Hồ sơ D12 hồ sơ Hồ sơ không hợp lệ Hợp lệ Hợp lệ Hợp lệ Phiếu hẹn ngày trả kết quả Phiếu biên nhận Thụ lý hồ sơ PHÒNG CHỨC NĂNG BAN LÃNH ĐẠO 2.1 Thụ lý trực tiếp 2.2 Thụ lý gián tiếp D12 Hồ sơ D11 Danh sách phòng ban Tờ trình đề nghị hỗ trợ D7 D8 Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ D10 Giấy phép, hợp đồng Trình Duyệt, ký Yêu cầu thụ lý hồ sơ Kết quả D9 Phiếu hẹn với các phòng ban Trả kết quả TỔ CHỨC, CÔNG DÂN 3.1 Vào sổ theo dõi 3.2 Thu lệ phí 3.3 trả kết quả cho khách hàng D4 Sổ theo dõi D12 Hồ sơ D10 Giấy phép, hợp đồng D13 Bảng lệ phí Cấp giấy phép,hợp đồng Thống kê báo cáo Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO 4.1 Thống kê tình hình cấp giấy phép, hỗ trợ D4 Sổ theo dõi D12 Hồ sơ D14 Báo cáo yêu cầu báo cáo 8. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 Thụ lý trực tiếp BAN LÃNH ĐẠO 2.1.1 Tạo tờ trình đề nghị hỗ trợ 2.1.2 Tạo quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ 2.1.3 Tạo hợp đồng hỗ trợ 2.1.4 Trình lãnh đạo duyệt, ký D12 Hồ sơ D8 Quyết định phê duyệt đơn xin hỗ trợ D10 Giấy phép, hợp đồng Trình duyệt, ký D7 Tờ trình đề nghị hỗ trợ Thụ lý gián tiếp PHÒNG CHỨC NĂNG 2.2.1 Lập phiếu hẹn với các phòng ban 2.2.2 Nhận kết quả D12 Hồ sơ D9 Phiếu hẹn với các phòng ban D10 Giấy phép,hợp đồng.. Yêu cầu thụ lý hồ sơ Kết quả D11 Danh sách các phòng ban 9.Xây dựng mô hình ER Các kiểu thực thể  LĨNH VỰC: Bao gồm các thuộc tính sau: mã lĩnh vực, tên lĩnh vực, chức năng.Trong đó mã lĩnh vực là khoá chính.  BIỂU MẪU- VĂN BẢN: Bao gồm các thuộc tính: mã biểu mẫu- văn bản,tên biểu mẫu-văn bản, nội dung, ghi chú.Trong đó mã biểu mẫu-văn bản là khóa chính.  LOẠI: Bao gồm các thuộc tính: mã loại, tên loại. Trong đó mã loại là khoá chính  KHÁCH HÀNG: Bao gồm các thuộc tính: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, tài khoản, email, fax. Trong đó mã khách hàng là khoá chính.  NHÂN VIÊN: Bao gồm các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính,chức vụ, địa chỉ nhân viên. Trong đó mã nhân viên là khoá chính.  ĐƠN VỊ: Bao gồm các thuộc tính: mã đơn vị, tên đơn vị, chức năng,điện thoại phòng. Trong đó mã đơn vị là khoá chính.  HỒ SƠ: Bao gồm các thuộc tính: mã hồ sơ, nội dung, ghi chú. Trong đó mã hồ sơ là khoá chính Mô hình ER n Email đại diện HỒ SƠ LĨNH VỰC Có LOẠI BIỂU MẪU VĂN BẢN mã lĩnh vực tên lĩnh vực Chức năng mã BM- VB tên BM- VB nội dung ghi chú mã loại tên loại 1 n n mã hồ sơ nội dung HS KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN ĐƠN VỊ kiểm tra n h ận k ết q u ả thuộ c n ộ p tên khách hàng địa chỉ KH điện thoại mã khách hàng tài khoản mã nhân viên tên nhân viên ngày sinh giới tính chức vụ ngày hẹn trả ngày trả mã đơn vị tên đơn vị chức năng ngày nộp 1 1 n n 1 1 n C ó C ó C ó C ó n n 11 n 1 n nhận n 1 ngày giao ngaynha n kết quả IV. THIẾT KẾ MÔ HÌNH DỮ LIỆU LOGIC 1. Xác định các mối quan hệ LINHVUC ( maLV, tenLV, chucnang) BIEUMAU(maVB, tenVB, noidungBM, ghichu,maLV, maloai, ) LOAI (maloai, tenloai) HS_BM (maHS, maVB) KHACH_HANG(maKH, tenKH, dcKH, dienthoaiKH, taikhoan, emailKH, Fax) HOSO (maHS, noidungHS, maNV, maKH, maLV, maloai, ngaynop, ngayhen, ngaytra, ngaygiao, ngaynhan, ketqua, maDV) NHANVIEN (maNV, tenNV, ngaysinh, gioi, chucvu, maDV) DONVI (maDV, tenDV, chucnangDV) QUANTRI(name, pass, quyen, ngaysinh, email, diachi, dienthoai) HOSO_KH(maHS, maKH, ngaytra) KIEMTRA(maHS, maNV, ngayhen) HOSO_DV(maHS, maDV, ngaygiao, ngaynhan, ketqua) 2. Mô hình quan hệ TRAKQ maHS maKH ngaytra LINHVUC maLV tenLV chucnang LOAI maloai tenloai BM_VB maBM_VB tenBM_VB noidungBM ghichu maloai maLV HOSO maHS noidungHS maloai maLV KHACH_HANG maKH tenKH diachiKH dienthoai taikhoan NHANVIEN maNV tenNV ngaysinh gioitinh chucvụ maDV DONVI maDV tenDV chucnangDV HS_BM maHS maBM_VB KIEMTRA maHS maNV ngayhen HOSO_DV maHS maDV ngaygiao ngaynhan ketqua NHANHS maKH maHS ngaynop 3. Xây dựng chương trình Lựa chọn lĩnh vực Tiến hành cập nhật thông tin hồ sơ In phiếu biên nhận Xử lý hồ sơ: Hỗ trợ trực tiếp Hỗ trợ gián tiếp In phiếu hẹn với phòng chức năng Tiến hành trả kết quả Thống kê Kết quả thống kê Thống kê theo lĩnh vực Tìm kiếm hồ sơ Kết quả Kết luận Qua quá trình thực hiện đề tài, em đã phân tích hệ thống và đưa ra các quy trình cũng như cách thức làm việc và tổ chức dữ liệu. Trong thời gian thực hiện đồ án em đã được trang bị thêm nhiều kiến thức thực tế phong phú và bổ ích giúp cho kiến thức tiếp thu được trong nhà trường được gần gũi với thực tế hơn. Em xin chân thành cảm ơn