Xây dựng trang Web quản lý số điện thoại cho công ty bưu điện

Lời nói đầu Trong xã hội ngày nay các phương tiện truyền thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong các hoạt động kinh tế chính trị. Chính nhờ có các phương thức truyền thông này đã tạo cho con người ta xích lại gần nhau hơn, khoảng cách về địa lý cũng bị thu hẹp lại. Một trong những phương tiện truyền thông tin rất quan trọng đó là điện thoại, tuy điện thoại đã được phát minh ra từ lâu nhưng đến nay điện thoại vẫn là một phương tiện truyền thông rất hữu hiệu, và đây cũng là một phương tiện mà được rất nhiều người dân trên thế giới dùng .Tuy nhiên ở Việt Nam ta mấy năm trước do nền kinh tế còn kém, đời sống nhân dân còn khó khăn nên điện thoại mới chỉ được dùng ở các cơ quan, các gia đình ở các thành phố lớn như thành phố Hà Nội, và thành phố Hồ Chí Minh. Nhưng trong những năm gần đây do nền kinh tế nước ta đã có những cải thiệt đáng kể, đời sống của người dân được nâng lên một bậc cho nên việc dùng điện thoại không còn ít như trước kia nữa.Hầu như dân số nước ta đang sử dụng phương tiện truyền thông này. Chính vì vậy nên nghành bưu chính đã gặp một số khó khăn nhất định đó là vì ngày càng có nhiều người sử dụng nên công việc quản lý số điện thoại, khách hàng đã gặp không it khó khăn những khó khăn này đã gây nên một số rắc rối, phiền hà cho khách hàng, như nhấm số nhầm hoá đơn thu tiền v..v. Đây là một vấn đề vô cùng quan trọng cần được giải quyết ngay, nên em đã quyết định chọn đề tài : Xây dựng trang Web quản lý số điện thoại cho công ty bưu điện. Và em cũng xin bày tỏ lòng biêt ơn vô cùng sâu sắc đến TS.Trương Văn Tú (Trưởng bộ môn phân tích hệ thống thông tin Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân) đã giúp đỡ em rất nhiều trong các công việc thu thập tài liệu cũng như đã hướng dẫn em trong suốt thòi gian thực hiện đề án này. Phần 1:Tầm quan trọng của thông tin trong hệ thống các doanh nghiệp Trong những nhưng 80 chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng to lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội cũng như trong lĩnh vựuc kinh tế theo số liệu mới nhất của một tạp chí tin học của nước Mỹ đã cho chúng ta thấy rằng mỗi ngày giới kinh doanh nước Mỹ sản sinh ra khoảng gần 700 triệu trang dữ liệu về tin học, 235 triệu tờ phô tô copy và gần 78 triệu thư tín. Họ còn cho biết rằng hàng năm lượng thông tin này sẽ tăng khoảng 25%. Trong thời đại ngày nay không những ở phương tây mà ngay cả ở phương đông chúng ta phải công nhận một thực tế rằng số lượng nhân viên thu thập và xử lý thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành nào khác mỗi năm ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy tính này đã nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại công nghệ thông tin, như ta đã biết trong những năm đầu của thế kỷ các doanh nghiệp thường tập chung tiềm lực của họ vào công việc đó là tự động hoá các công việc thủ công như nắp ráp để đem lại hiệu quả kinh tế, thì trong những năm gần đây nhận thấy rằng chỉ có những công việc trí óc mới đem lại lợi nhuận cao và nền kinh tế thế giới sẽ phát triển và ngày ngày càng cần nhiều những sản phẩm kỹ thuật cao và nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế tri thức. Và một trong những nhân tố để thúc đẩy nền kinh tế của chúng ta phát triển được như vậy đó chính là do sự phát triển của công nghệ thông tin, công nghệ thông tin đã đóng một vai trò của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác cho nền kinh tế phát triển những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghịêp, sự phát tán của những công cụ này đôi khi được thực hiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết. Tổ chức là một hệ thống được tạo lên từ các cá thể để dễ dàng đạt được mục tiêu thì tổ chức phải thực hiện phân công lao động chính vì thế chủ thể của quản lý phải thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng nên mục tiêu và lập kế hoạch bố trí cán bộ sao cho phù hợp vì vậy kết quả lao động quản lý chủ yếu là ra các quyết định để tác động vào đối tượng quản lý để nhằm đạt được những mục tiêu đề ra chính vì vậy ta có thể nói rằng thông tin vừa là nhiên liệu đầu vào vừa là nhiên liệu đầu ra của quản lý thông tin là thành phần chính của chính bộ phận quản lý không có thông tin thì không thể thực hiện quản lý được. Thông tin thông tin đầu vào đầu ra ra quyết định Như chúng ta đã biết trong lịch sử có các loại quản lý sau : ( Cấu trúc quản lý giản đơn: là một loại quản lý mà chủ của tổ chức thâu tóm hết quyền lực và trách nhiệm và vạch ra chiến lược sách lược .cấu trúc quản lý giản đơn có rất ít cán bộ trợ giúp ,và phân cấp hầu như không có ,công việc không chuyên việt hoá và cũng ít thay đổi. (Cấu trúc quan chế máy móc: Cấu trúc này xác định rõ ràng uy quyền ,quyền lực tập trung trong tay nhà quản lý (Cấu trúc quan chế chuyên môn: Nhà quản lý thuê các nhà chuyên môn cho họ kiểm soát công việc của họ.lao động chuyên môn của từng người cũng khá độc lập với lao động của các đồng nghiệp (Cấu trúc phân quyền một tổ chức được phân thành nhiều tổ chức gần như tự trị ,không phụ thuộc nhau (Cấu trúc nhóm dự án Các nhân viên phối hợp với các chuyên gia để thực hiện những dự án nhỏ dựa trên yêu cầu của thị trường. Chính vì quản lý có nhiều phương thức khác nhau với những cấp độ khác nhau nên thông tin cũng có những cấp độ khác nhau, thông thường người ta thường chia thông tin ra làm các cấp độ như sau (Thông tin cấp độ chiến lược (Thông tin với cấp độ chiến thuật (Thông tin với cấp độ tác nghiệp ( Thông tin với cấp độ sử lý giao dịch Chính vì thông tin có vai trò vô cúng to lớn trong các lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, nên nước ta là một nước đang phát triển đứng trước tình hình ấy các doanh nghiệp nước ta muốn theo kịp về trình độ quản lý với các nước phát triển thì đặt ra cho chúng ta một thực tế đó là chúng ta phải áp dụng tin học vào trong lĩnh vực quản lý vào doanh nghiệp của mình. Đứng trước một thực tế như vậy một số doanh nghiệp đã nhận biết được điều này nên đang và sẽ áp dụng hệ thống thông tin vào trong lĩnh vực quản lý của doanh nghiệp mình. Một trong những doanh nghiệp đi tiên phong và cũng là doanh nghiệp đã sớm nhận ra điều quan trọng này đó là doanh nghiệp Bưu điện thành phố hà nội và Bưu điện thành phố hà nội đã yêu cầu Khoa Tin Học Kinh Tế Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân xây dựng cho họ một hệ thống thông tin quản lý nhân sự, quản lý khác, quản lý số điện thoại của công ty. PhầnII. Thiết Kế chi tiết Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu (Xây dựng dự án khả thi) Tên đề tài:Xây dựng trang Web cho công ty Bưu điện thành phố Hà Nội,Và cung cấp các dịch vụ tra cứu số điện thoại 1.Người yêu cầu :công ty bưu điện thành phố hà nội 2.Tóm lược những chức năng và nhiệm vụ của bưu điện thành phố HàNội: Công ty Bưu điện thành phố hà nội là một công ty chuyên cung cấp các dịch vụ về bưu chính viễn thông cũng như dịch vụ điện thoại cố định điện thoại di động (mobile) trong địa bàn hà nội công ty bưu chính viễn thông thành phố hà nội là thành viên của tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam hay còn được gọi là VDC(Viet Nam Data Communation) và dưới nó còn có các công ty con khác trực thuộc nó như công ty bưu chính viễn thông của các quận huyện (công ty bưu chính viễn thông huyện thanh trì, công ty bưu chính viễn thông quận hai bà trưng công ty bưu chính viễn thông quận hoàn kiếm....)tổng cộng các công ty con của công ty bưu chính viễn thông thành phố hà nội có thể lên đến hàng chục công ty ,công ty bưu chính viễn thông thành phố hà nội không chỉ cung cấp các dịch vụ gọi điện thoại trong nước mà công ty này còn cung cấp các dịch vụ các cuộc gọi đi đến các nước khác trên thế giới như các cuộc gọi từ Việt Nam (Hà nội) đến các nước khác như, Mỹ, Canada, Pháp, Thụyđiển, Angeri, Đanmạch, Anh, Đức......., ngoài việc cung cấp dịch vụ điện thoại (cố định, di động, các loại thẻ điện thoại)thì công ty bưu chính thành phố hà nội còn cung cấp các dịch vụ khác như dịch vụ Internet,dịch vụ chuyển phát nhanh,dịch vụ điện hoa, dịch vụ tặng quà theo yêu cầu từ nhưng năm 90 lại đây trước sự phát triển như vũ bão của nghành công nghệ thông tin, cũng như sự phát triển vô cùng mạnh của hệ thống công nghệ trong nghành bưu chính viễn thông, cùng với sự xuất hiện của các công ty bưu chính khác ra đời, thêm vào đó một vấn đề mới lại được nảy sinh đó là sự quá tải trong các dịch vụ 1080(dịch vụ hỏi đáp thông qua điện thoại) một trong những thông tin mà khách hành hay hỏi nhất đó là thông tin mà khi khách hàng của chúng ta biết số điện thoại mà không biết chính xác địa của chủ nhân của số điện thoại ở đâu ,khu vực nào, thành phố nào (ví dụ khi một người bạn muốn đi thăm người bạn thân của mình mà anh ta lại không biết rõ địa chỉ của người bạn thân của mình ở đâu mà trong tay anh ta chỉ có số điện thoại của người bạn thân để dành cho người bạn thân một sư bất ngờ khi anh ta đến thăm anh ta gọi cho dịch vụ 1080 để hỏi địa chỉ dựa trên số điện thoại nhưng dịch vụ này luôn qua tải nên đợi rất lâu gây phiền hà cho người hỏi giá thành lại đắt )để quảng cáo cho mình bưu điện thành phố hà nội quyết định sẽ thiết kế một trang Web để quảng cáo, giới thiệu những thông tin về công ty mình,khi đó nếu anh bạn trên ví dụ trên không muốn gọi dịch vụ 1080 để hỏi địa chỉ anh ta có thể vào trang Web của bưu điện, và vào trang tìm kiếm để tìm kiềm thông tin . (Mô tả qua cơ sở vật chất và nhân sự trong công ty: Công ty bưu chính viễn thông thành phố hà nội nằm trên đường Đinh Tiên Hoàng (ở thành phố hà nội) đối diện với hồ hoàn kiếm. Toàn bộ trụ sở của công ty bao gồm có 5 tầng, có tổng số 35 phòng mỗi phòng vào khoảng 100m2 bao gồm 1 phòng giám đốc, 10phòng lớn trong đó chứa các thiết bị máy móc phục vụ cho việc kết nối các điện thoại, 8 phòng được đặt dùng cho mục đích kinh doanh của công ty đó là, phòng cho dịch vụ gọi điện thoại, phòng bán các thiết bị bưu chính viễn thông, phòng bán các tài liệu về bưu chính viễn thông phòng bán các Internetcard, còn lại 9 phòng thì được dùng làm các phòng ban chính trong công ty, cụ thể công ty có các phòng ban chính như sau *Phòng giám đốc *Phòng kế toán *Phòng đáp ứng thắc mắc của khách hàng *Phòng kỹ thuật *Phòng Marketing *Phòng quản trị  Sơ đồ chức năng: b. Vấn đề nẩy sinh Trong các phòng ban các dịch vụ của công ty đang hoạt động ngày càng xuất hiện nhiều công việc mà nếu không dùng các công cụ mới khó có thể quản lý được, và trong tương lai công ty lạiđang muốn mở thêm các chi nhánh ở các tỉnh khác, địa bàn khác của tổ quốc, và công ty cũng đang có ý định tìm các đối tác nước ngoài, để cùng hợp tác trong kinh doanh, mặt khác xây dựng một trang Web để giới thiệu cho công ty mình là một công việc tất yếu mà nó không những chỉ cần với các công ty lớn, mà ngay cả các công ty nhỏ cũng cần phải xây dưng trang Web cho riêng mình để giới thiệu về công ty của mình, để cho các doanh nghiệp khác, kể cả những doanh nghiệp trong nước lẫn doanh nghiệp nước ngoài đều biết đến công ty,để khi cần thiết họ có thể liên hệ với công ty để hợp tác kinh tế, chính vì vậy công ty bưu điện thành phố hà nội(Ha Noi Telecom) mới quyết định xây dựng trang Web cho công ty mình. c.Phác hoạ qua sơ đồ hệ thống thông tin bưu điện (Hà nội Telecom):  (sơ đồ DFD level1) Hồ sơ hệ thống d.Đánh giá khả thi (Mặt tài chính: Chi phí máy tính + máy In bao gồm tất cả 6 bộ máygiá tiền là: 11 triệu Chi phí viết phần mềm quản lý : 10 triệu Chi phí thuê xây dựng trang Web là :12 triệu Chi phí đào tạo lại nhân lực: 2 triệu Tổng chi phí là : 100 triệu (Mặt thời gian: Tổng thời gian thực hiện là : 3 tháng 10 ngày Giai đoạn 2 : Lập kế hoạch chi tiết a. Đội ngũ phân tích viên bao gồm Giám đốc :Lê Trung Dũng Phân tích viên :Nguyễn Đăng Long Lập trình viên :Đỗ Trung Tuấn Kỹ thuật viên : Lê Thành Nam b.Thu thập thông tin (Phỏng vấn): Phỏng vấn : Ông Lê trung Dũng (giám đốc công ty bưu điện thành phố) Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Thành(Đại diện phòng tin học của công ty) Phỏng vấn :Ông Dương manh Hùng(Đại diện phòng kỹ thuật) Phỏng vấn : Bà Phan Huỳnh Điệp(Đại diện phòng kế toán) Phỏng vấn :Ông Nguyễn văn Huân (Đại diện phòng kế hoạch) (Tài liệu nghiên cứu + Hồ sơ và những chặng đường lịch sử của công ty + Hồ sơ cán bộ công nhân viên + Các loại hoá đơn thanh của toán công ty +Những chiến Lược phát triển công ty (chặng đường 2000 -2005) + Xem bảng theo dõi lao động +Những báo cáo tổng kết cuối kỳ,cuối năm + Thời gian nghiên cứu tài liêụ: 25 ngày + Chi phí tìm kiếm tài liệu : 1 triệu 3.Môi trường hệ thông thông tin Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một môi trường trong suốt mà nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó cũng ảnh hưởng đến các nhân tố đó, tập hợp những nhân tố đó được gọi là dàng buộc hệ thống. (Môi trường bên ngoài Như ta đã biết hoạt động của công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội chủ yếu là cung cấp các thiết bị, dịch vụ trong nghành bưu điện, công ty là một công ty con của công ty mẹ đó là tổng công ty bưu chính viễn thông việt nam(Viet Nam Data Communication),và cùng với những khó khăn của công ty mẹ, cùng với sự mở cửa thịo trường thì công ty dịch vụ bưu điện thành phố hà nội đang đứng trước những cơ hội mới và những thách thức mới. Cơ hội: Trước sự tăng trưởng kinh tế của nước ta ngày càng có nhiều khách hàng đăng ký thuê bao điện thoại, dần dần điện thoại đã trở thành thiết bị cần thiết trong mỗi gia đình vậy nên công ty ngày càng có nhiều thuê bao hơn, thêm vào đó với sự mở cửa thị trường công ty có nhiều cơ hội hợp tác với các công ty nước ngoài một cách dễ dàng hơn, các đối tác kinh tế đến với công ty ngày một tăng tuy nhiên công ty cũng phải đứng trước những thách thức mới do cơ chế thị trường gây ra. Thách Thức: Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trường đem lại thì đi cùng với nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trường mở cửa sẽ có nhiều công ty cũng ra nhập ngành làm cho công ty phải chia sẻ thị trường với các đối thủ khác, mặt khác chính vì có những đối thủ khác ra nhập thị trường cho nên đòi hỏi công ty phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về phía mình nên công ty phải thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền phát để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nước chưa sản suất được công việc này thật khó. (Môi trường tổ chức Công ty bưu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của công ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức năng khácnhau Mô tả chức năng các phòng : (Phòng kế toán phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế toán, tính lương cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo tổng hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của những khách hàng mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trưởng phòng kế toán còn phải ký các phiếu chi để chi tiền mua sắm các thiết bị. Mô hình chức năng phòng kế toán Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD) Trả tiền các khoản Phải Thu đã Kiểm tra Phải thu Trước thuế D3 kho hoá đơn Báo Cáo Gửi đến Gửi đến Gửiđến  c.chức năng phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ phải sửa chữa các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc phục sự cố các thiết bị trong công ty cũng như ở bên ngoài, ngoài ra phòng kỹ thuật còn phải chịu trách nhiệm đó là khi công ty mua các thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi kiểm định chất lượng các thiết bị mà bên bạn đã giao cho. Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):  Yêu cầu gửi đi thực hiện Phân Công Trả lại thông báo yêu cầu gửi đến D1 Kho hoá đơn Sơ đồ hệ thông trả lương phòng kế toán(DFD): Ngày công Ngày công đã kiểm tra phiếu lương phiếu lương Tổng hợp Tổng hợp