Bài giảng Quản trị kinh doanh - Bài 4: Chức năng tổ chức và quản trị một số lĩnh vực hoạt động cơ bản của doanh nghiệp

BÀI 4 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ MỘT SỐ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN CỦA DOANH NGHIỆP Ths. Nguyễn Thị Vân Anh v1.0011107227 1 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Để hoạt động kinh doanh hiệu quả thì giám đốc chuỗi cửa hàng “Cà phê Đất Việt” có những nguyên tắc khi tiến hành quản trị tài chính.  Theo bạn để thành công thì giám đốc chuỗi cửa hàng nên sử dụng nhữngnguyên tắc nào trong quản trị tài chính? v1.0011107227 2 MỤC TIÊU Hiểu rõ chức năng của tổ chức và các phương pháp để thực hiện chức năng tổ chức của doanh nghiệp. v1.0011107227 3 NỘI DUNG Chức năng tổ chức doanh nghiệp;1 Quản trị sản xuất doanh nghiệp;2 Quản trị nguồn nhân lực;3 Quản trị tài chính doanh nghiệp;4 Làm việc với thị trường;5 Quản trị rủi ro;6 v1.0011107227 4 Quản trị sự thay đổi.7 HƯỚNG DẪN HỌC • Để học tốt bài học này, học viên cần nghe và hiểu hiểu bài giảng, đồng thời trao đổi trên diễn đàn môn học, tham gia làm các bài luyện tập trắc nghiệm. • Tham khảo thêm một số sách quản trị kinh doanh, trong đó có: Giáo trình Quản trị kinh doanh, Chủ biên: GS.TS Đỗ Hoàng Toàn NXB lao động xã hội 2010, , . • Tham khảo tin tức trên các internet về tình hình kinh tế của đất nước cũng như của thế giới. v1.0011107227 5 1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP • Khái niệm chức năng tổ chức; • Cơ cấu tổ chức; • Các loại cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. v1.0011107227 6 1.1. KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Chức năng tổ chức là chức năng liên kết những cá â ữ á ì ữ ộnh n, nh ng qu tr nh, nh ng hoạt đ ng trong doanh nghiệp nhằm thực hiện những mục đích đề ra của doanh nghiệp dựa trên cơ sở các nguyên tắc và tắ ả t ị ủ d h hiệquy c qu n r c a oan ng p. v1.0011107227 7 1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC • Cơ cấu tổ chức: là hình thức tồn tại của tổ chức được biểu thị bằng việc sắp xếp các bộ phận của doanh nghiệp theo trật tự nào đó cùng các mối quan hệ giữa chúng. • Cơ cấu bộ máy doanh nghiệp: là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. v1.0011107227 8 1.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC • Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp: là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn, nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. • Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị. v1.0011107227 9 1.3. CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP • Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng); • Cơ cấu chức năng; Cơ ấ t ự t ế hứ ă• c u r c uy n c c n ng; • Cơ cấu ma trận; • Cơ cấu vệ tinh; • Cơ cấu tạm thời. v1.0011107227 10 1.3.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN • Cơ cấu tổ chức trực tuyến là cơ cấu có 1 cấp trên và 1 số cấp dưới, toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh đường thẳng. Đặc điểm cơ bản nhất của cơ cấu này là lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của tổ chức, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. • Ưu nhược điểm: Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất nhưng có nhược điểm là đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện; tổng hợp; hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; việc phối hợp; hợp tác công việc giữa các tuyến phức tạp, lòng vòng. v1.0011107227 11Sơ đồ 4.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến 1.3.2. CƠ CẤU CHỨC NĂNG • Cơ cấu chức năng: là cơ cấu mà các nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. • Ưu điểm của cơ cấu này là thu hút được các chuyên gia vào lãnh đạo, giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo. • Nhược điểm chủ yếu của cơ cấu này là người lãnh đạo phải phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức phức tạp, người thừa hành nhiệm vụ nhận mệnh lệnh từ nhiều người lãnh đạo chức năng khác nhau. v1.0011107227 12 Sơ đồ 4.2: Cơ cấu chức năng 1.3.3. CƠ CẤU TRỰC TUYẾN CHỨC NĂNG Cơ cấu trực tuyến chức năng đây là cơ cấu hiệu quả nhất vì bao hàm mọi ưu điểm của mọi cơ cấu khác và hoàn toàn đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc phải có của một cơ cấu ả ý ốqu n l t t. Sơ đồ 4.3: Cơ cấu trực tuyến chức năng v1.0011107227 13 1.3.4. CƠ CẤU MA TRẬN • Cơ cấu ma trận là kiểu tổ chức áp dụng để thiết kế cơ cấu cho toàn bộ hệ thống, ũ h để hà h lậ ấ bê hệ hố h ặ á bộ hậc ng n ư t n p cơ c u n trong t ng o c c c p n. • Đặc điểm của cơ cấu này là ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động ỗcủa các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó. Trong cơ cấu này m i nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng cũng ắ ớ ộ ề á ặ ả ẩ ấđược g n v i m t đ n ho c s n ph m nh t định. v1.0011107227 14 Sơ đồ 4.4: Cơ cấu ma trận 1.3.5. CƠ CẤU VỆ TINH • Cơ cấu vệ tinh là cơ cấu tổ chức quản trị mang tính phi hình thức, được hình thành từ một trung tâm đầu não, trong kinh doanh đó là hình thức một nhà máy mẹ; từ đó toả đi các trung tâm nhỏ hơn (với tư cách là các phân hệ, các vệ tinh của trung tâm đầu não, nhưng chỉ mang tính phi hình thức; chứ không phải cấp trực tuyến). Mối quan hệ của trung tâm đầu não với các trung tâm vệ tinh chủ yếu là các thoả thuận, các hợp đồng nhằm thoả mãn mục tiêu bên trong đó có lợi ích của từng bên và của cả hệ thống. • Ví dụ, mạng lưới bán hàng của một tập đoàn kinh doanh lớn; các phân hệ đại học của một trung tâm đại học... v1.0011107227 15 1.3.6. CƠ CẤU TẠM THỜI • Cơ cấu tạm thời là cơ cấu tổ chức quản trị được thành lập để thực hiện các nhiệm vụ đột xuất, nhất thời, cơ cấu tạm thời sẽ hết nhiệm vụ và tự động giải tán sau khi mục tiê đặt đã đượ thự hiệu ra c c n. • Ví dụ, cơ cấu thực hiện đề án khoa học hoặc công nghệ... v1.0011107227 16 2. QUẢN TRỊ SẢN XUẤT DOANH NGHIỆP • Các khái niệm cơ bản liên quan đế hứ ă ả t ị ả ấtn c c n ng qu n r s n xu ; • Chiến lược sản phẩm; • Công nghệ và thiết bị sản xuất; • Hậu cần kinh doanh; v1.0011107227 17 2.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN ả ấ à ộ ó ủ í ó ý ứ ủ ờ ằ ổ• S n xu t l loại lao đ ng c ch đ ch, c th c c a con ngư i nh m thay đ i những vật thể tự nhiên hoặc đã qua chế biến thành sản phẩm phục vụ cho nhu cầu của con người. • Quản trị sản xuất doanh nghiệp là sự tác động có tổ chức và bằng quyền lực của chủ doanh nghiệp lên các yếu tố cấu thành sản xuất theo mục đích, mục tiêu đã định của doanh nghiệp. v1.0011107227 18 2.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN Chiến lược doanh nghiệp Chiến lược sản phẩm Loại hình, cơ cấu chủng loại sản phẩm Canh tranh về sản phẩm Dây truyền sản xuất Công nghệ sản xuất Thiết bị sản xuất Tồn khoCung ứng vật tư cho sản xuất Tiến độ sản xuất Kiểm tra Phân phối tiêu thụ sản phẩmSản phẩm Cải tiến sản xuất Đổi mới sản phẩm v1.0011107227 19 Sơ đồ 4.5: Nội dung quản trị sản xuất doanh nghiệp 2.2. CHIẾN LƯỢC SẢN PHẨM • Chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp là hệ thống các quan điểm, chủ trương, ý đồ sản xuất sản phẩm; các mục tiêu lớn cần đạt được và các chính sách giải pháp, thủ thuật, nguồn lực mà doanh nghiệp phải thực hiện để đạt đựơc quan điểm, chủ trương, mục tiêu đã định; nhằm biến chiến lược chung của doanh nghiệp thành hiện thực. • Nội dung chiến lược sản phẩm: Chiến lược sản phẩm Quan điểm Chủ chương Ý Các mục tiêu lớn (Trong thời hạn chiến lược) Chính sách Giải pháp đồ (về sp) Nguồn lực Sơ đồ 4 6: Ba bộ phận cấu thành lên chiến lược sản phẩm v1.0011107227 20 . 2.3. CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ SẢN XUẤT • Quản trị công nghệ và thiết bị sản xuất trong doanh nghiệp là sự tác động có tổ chức, mục tiêu theo một lộ trình đã định về công nghệ và thiết bị của chủ doanh nghiệp vì mục tiêu tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp. • Nội dung quản trị công nghệ, thiết bị: Xác định trình độ công nghệ thiết bị , Quá yếu kém Vượt trội các đối thủ Vốn ít Vốn vừa phải Vốn lớn Vốn lớn Rút khỏi thị t ườ Đổi mới chiến lược tiê th Đổi mới ô hệ Khống chế thị t ườ Tìm kiếm ô hệ v1.0011107227 21 r ng u ụ sản phẩm c ng ng r ngc ng ng mới 2.3. HẬU CẦN KINH DOANH Để tiến hành các hoạt động sản xuất, doanh nghiệp luôn phải tính đến việc cung ứng các đầu vào vật chất của sản xuất bao gồm: • Quản trị việc cung ứng nguyên vật liệu, động lực và trang thiết bị cho sản xuất. • Xây dựng cơ chế sử dụng và cung ứng vật tư thiết bị khoa học hợp lý. v1.0011107227 22 3. QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC • Nguồn nhân lực của doanh nghiệp là tổng thể các tiềm năng lao động của người lao động được huy động vào hoạt động của doanh nghiệp. • Nội dung quản trị nguồn nhân lực: Mục đích Mục tiêu mục tiêu của DN Môi trường QTNNL Quan điểm, học thuyết về quản trị NNL Bộ máy QTNNL Hình thức, Phương pháp QTNNL Tạo động lực cho người lao động Đổi mới QTNNL Sơ đồ 4.7: Nội dung quản trị nguồn nhân lực v1.0011107227 23 4. QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP • Tài chính doanh nghiệp là các quan hệ kinh tế - tiền tệ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, thông qua việc hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ của doanh nghiệp. • Quản trị tài chính doanh nghiệp là sự tác động có tổ chức của chủ doanh nghiệp và các bộ phận chuyên trách của doanh nghiệp (theo các nguyên tắc xác định) lên các hoạt động tài chính của doanh nghiệp vì mục tiêu tối đa hóa giá trị tài sản của chủ doanh nghiệp. Nguyên tắc quản trị tài chính: • Nguyên tắc thu chi; ễ• Nguyên tắc loại bỏ nhi u tài chính; • Nguyên tắc sinh lợi; • Nguyên tắc kết hợp hài hòa các loại lợi ích; v1.0011107227 24 • Nguyên tắc dám mạo hiểm. 5. LÀM VIỆC VỚI THỊ TRƯỜNG Để tiến hành làm việc với thị trường, các doanh nghiệp lớn thường có phòng marketing chuyên trách, bao gồm các nhiệm vụ: • Nghiên cứu, dự báo thị trường; • Chăm lo các vấn đề liên quan đến luật pháp và môi trường kinh doanh; • Phục vụ công tác bán hàng; ẩ á ả ẩ ớ ế• Chu n bị c c s n ph m m i thay th ; • Tìm kiếm các giải pháp cạnh tranh có hiệu quả. v1.0011107227 25 6. QUẢN TRỊ RỦI RO • Rủi ro cho doanh nghiệp là các trạng thái bất thường gây ra sự tổn thất cho doanh nghiệp và những người có liên quan. • Tổ chức quản trị rủi ro:  Xác định tính chất và mức độ mỗi loại rủi ro tiêu cực mà doanh nghiệp có thể chấp nhận được trong mỗi phân hệ của doanh nghiệp.  Xác định khả năng rủi ro đó xảy ra.  Xác định cách quản trị rủi ro không chấp nhận được.  Xác định khả năng của doanh nghiệp trong việc giảm thiểu xác suất và tác động của rủi ro đến hoạt động của doanh nghiệp.  Xác định chi phí và lợi ích của rủi ro và biện pháp kiểm soát áp dụng.  Đánh giá tính hiệu quả của quá trình quản trị rủi ro.  Báo cáo khả năng gây rủi ro của mỗi quyết định của chủ doanh nghiệp v1.0011107227 26 7. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI • Các bước thực hiện việc quản trị sự thay đổi:  Nhận biết sự thay đổi và nhu cầu thay đổi;  Lập kế hoạch thay đổi;  Thực hiện kế hoạch thay đổi;  Tổng kết việc thực hiện kế hoạch;  Tiếp tục sự thay đổi. • Các nguyên tắc quản trị sự thay đổi:  Bảo đảm tiến hành thay đổi nhưng không được phá vỡ tổ chức của doanh nghiệp;  Các giải pháp phải đúng độ, cân đối, hài hòa và tránh quá tải;  Sự thay đổi phải được thực hiện đồng bộ;  Thay đổi phải hiệu quả và hiệu lực;  Sự thay đổi tốt nhất là được bắt đầu từ mỗi người và theo một lộ trình chung của cả doanh nghiệp; v1.0011107227 27  Thay đổi là quá trình không có điểm dừng. 7. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI • Thay đổi là sự chuyển trạng thái của doanh nghiệp từ một trạng thái này sang một trạng thái khác với sự khác biệt lớn đến mức có thể chấp nhận thấy được. • Quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp là sự tác động có tổ chức, có chủ đích của chủ doanh nghiệp lên doanh nghiệp và lên tất cả các thành viên của doanh nghiệp để t á th đổi ó hủ đí h à ó hiệ ả hất bả đả h d h hiệạo ra c c ay c c c v c u qu n , o m c o oan ng p tồn tại, ổn định và phát triển bền vững. v1.0011107227 28 CÂU HỎI THẢO LUẬN Theo bạn để thành công thì giám đốc ch ỗi cửa hàng nên sử d ng nhữngu ụ nguyên tắc nào trong quản trị tài chính? v1.0011107227 29 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI • Chức năng tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các nhiệm vụ của chủ doanh nghiệp sử dụng quyền lực của mình để định hình doanh nghiệp và phương thức vận hành doanh nghiệp. • Chức năng tổ chức liên quan đến hàng loạt các vấn đề quan trọng phải giải quyết cho doanh nghiệp: Quản trị sản xuất, quản trị nguồn nhân lực, quản trị tài chính, làm việc với thị trường, quản trị rủi ro, quản trị sự thay đổi. v1.0011107227 30