Giáo trình Giao tiếp trong kinh doanh - Bùi Tá Toàn (Phần 2)

92 Chƣơng 4. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH NỘI DUNG CHƢƠNG: 4.1. Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh 4.2. Các loại báo cáo viết trong kinh doanh 4.3. Một số loại báo cáo viết chính thức 4.1. SỰ CẦN THIÉT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH 4.1.1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinhdoanh Báo cáo, theo nghĩa thông thƣờng, là bản thuật lại những sự việc đã làm (Nguyễn Lân, Từ điển từ và ngữ Việt Nam, trang 92). Trong cuộc sống làm việc, học tập, kinh doanh, báo cáo đƣợc viết trong nhiều tình huống khác nhau và có những yêu cầu cũng khác nhau. Nhà quản trị thƣờng xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết quả hoạt động cuối năm,.... Sinh viên viết báo cáo trong suốt quá trình học đại học: báo cáo về một đề tài nghiên cứu khoa học, viết đề xuất, viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động của đoàn khoa, viết báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp,... Viết báo cáo tốt sẽ giúp gây đƣợc ấn tƣợng tốt với ngƣời đọc, với cấp trên, với đối tác. Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vƣợt qua đối thủ cạnh tranh và đƣợc tuyển chọn. Các báo cáo viết có cùng chung chức năng là đƣa thông tin đến ngƣời đọc và giúp ngnời đọc đƣa ra quyết định. Trong từng trƣờng hợp cụ thể sẽ có những loại báo cáo khác nhau. Báo cáo có thể đƣợc lƣu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho những hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Một báo cáo viết tốt không những gây đƣợc ấn tƣợng tốt đối với cấp trên mà còn là nguồn động viên tinh thần đối với những ngƣời cộng sự. Nói tóm lại, kỹ năng viết báo cáo là hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho ngƣời viết phát huy hết khả năng của mình, đồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức đƣợc tiến triển tốt hơn. Về cơ bản, có thể phân báo cáo thành ba loại chính: - Báo cáo tính khả thi - Báo cáo tiến độ 93 - Các đề xuất Báo cáo tính khả thi: Đơn vị thực hiện nhiều công việc/dự án. Là lãnh đạo cấp trung, lãnh đạo các bộ phận chức năng/ giám sát viên, bạn đƣợc lãnh đạo cấp trên phân công đánh giá tính khả thi của các dự án. Bạn tiến hành điều tra thực tế,phân tích, nhận xét và dựa vào các tiêu chí đã lựa chọn tiến hành đánh giátính khả thi cùng ƣu, nhƣợc điểm của từng dự án, công việc. Trên cơ sở đóviết báo cáo trình độ lãnh đạo cấp trên, trong đó nêu rõ những đánh giá của bạn về thực trạng và tính khả thi của từng dự án, xếp loại các dự án và đề xuất hệ thống các giải pháp nâng cao tính khả thi. Báo cáo tiến độ: Là trƣởng một dự án, định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm, bạn phải báo cáo trƣớc ban lãnh đạo đơn vị tình hình phân bố nguồn lực: tài lực, vật lực, nhân lực để thực hiện dự án, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để thực hiện đề xuất/ công việc trong giai đoạn tiếp theo. Các đề xuất (proposals): Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo tiến trình phát triển là loại báo cáo viết về các sự kiện đã và đang diễn ra thì đề xuất là loại báo cáo viết về các ý tƣởng để thực hiện những công việc (cung cấp hàng hóa hay dịch vụ) sẽ diễn ra trong tƣơng lai. Đề xuất đƣợc viết để đáp ứng những yêu cầu nhất định (RFP- Request for Proposals). Một nhóm yêu cầu có thể sẽ có nhiều đề xuất đƣợc viết ra. Chính vì vậy, phải cố gắng viết thật tốt để thuyết phục ngƣời có yêu cầu (ngƣời đặt hàng) lựa chọn, chấp nhận, tài trợ và thực hiện đề xuất. Từ đây dẫn đến điểm khác biệt giữa đề xuất với các loại báo cáo khác. Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo quá trình phát triển có mục đích chính là phản ánh, đánh giá hiện thực, thì đề xuất có mục đích chính là thuyết phục ngƣời đọc chấp nhận ý tƣởng của bạn, đồng ý ký hợp đồng và tài trợ những điều kiện cần thiết để bạn thực hiện ý tƣởng của mình. Chính vì vậy, viết đề xuất khó hơn viết các loại báo cáo khác. 4.1.2. Kỹ thuật nghiên cứu Phƣơng pháp (hay kỹ thuật) nghiên cứu là một hệ thống quy trình đƣợc sử dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh. Những ngƣời hoạt động trong bất kì lĩnh 94 vực kinh doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh doanh nhƣ thế nào. Các bƣớc nghiên cứu: có năm bƣớc, đó là: 1. Lập kế hoạch nghiên cứu. 2. Thu thập thông tin. 3. Phân tích thông tin. 4. Đƣa ra giải pháp. 5. Viết báo cáo. 4.1.2.1. Lập kế hoạch nghiên cứu Lập kế họach nghiên cứu bao gồm nêu ra vấn đề, lập ra các giới hạn, nhận dạng và phân tích khán giả, quyết định các qui trình đƣợc tiếp theo. Nêu vấn đề: Vấn đề đƣa ra phải rõ ràng, chính xác, cho biết cần nghiên cứu điều gì. Trƣớc hết, để hoàn thành báo cáo về vấn đề, các giám đốc hoặc những ngƣời chủ chốt khác phải thảo luận: nên nghiên cứu điều gì hoặc thống nhất tiến hành điều tra sơ bộ. Kiểm tra tài liệu, trao đổi với nhân viên, đọc các bài báo cáo tƣơng tự nhau, trao đổi với ngƣời bán hoặc đƣa ra những thắc mắc là các hoạt động giúp cho ngƣời nghiên cứu biết rõ điều gì cần đƣợc làm. Đây là các ví dụ về vấn đề nêu ra cho việc nghiên cứu: - Quyết định cách để nâng cao tinh thần nhân viên. - Thiết kế một qui trình mới để xử lý các đơn đặt hàng trực tuyến. - Thành phố nào tốt nhất để đặt trung tâm phân phối khu vực Tây Nam?. - Chúng ta có nên thay thế khăn giấy bằng máy sấy không khí ở tất cả các toitlet hay không?. Xác định các giới hạn nghiên cứu Phạm vi, thời gian biểu, ngân sách ảnh hƣởng đến các giới hạn bài nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu: Các nhân tố sẽ đƣợc nghiên cứu quyết định phạm vi nghiên cứu. Nên giới hạn lƣợng thông tin bằng cách tập trung vào yếu tố quan trọng nhất. Ví dụ: Vấn đề: Xác định giải pháp nâng cao tinh thần nhân viên. - Các yếu tố ảnh hƣởng: 95 1. Lƣơng. 2. Phụ cấp ngoài lƣơng. 3. Phân công công việc. 4. Thời gian làm việc 5. Cách đánh giá. 6. Chƣơng trình công nhận các đóng góp của nhân viên Có thể nghiên cứu nhiều yếu tố khác liên quan đến việc nâng cao tinh thần nhân viên, và xem xét chúng sau đó. Tuy nhiên, một phạm vi rõ ràng và hợp lý phải đƣợc xác định cho mỗi dự án nghiên cứu. Thời gian biểu: Ngƣời phân công dự án và ngƣời tiến hành nghiên cứu phải thống nhất với nhau về ngày hoàn thành. Thời gian biểu đƣợc lập ra dựa theo thời hạn cuối cùng của bài báo cáo. Thời gian biểu nên thể hiện các bƣớc lớn trong việc nghiên cứu, quy trình viết báo cáo và khi nào đƣợc hoàn thành. Một vài nhiệm vụ có thể đƣợc làm cùng một lúc. Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị thƣ tín trong khi văn bản khảo sát đƣợc in. Thời gian biểu phải đầy đủ chi tiết để những ngƣời tham gia dự án biết chính xác làm việc gì và khi nào. Ngân sách: Tất cả các nghiên cứu đều tốn chi phí. Thậm chí là những nghiên cứu đƣợc tiến hành trong tổ chức cũng phải tốn chi phí ngoài những chi phí vận hành cơ bản. Một tổ chức lớn có thể sử dụng hệ thống trách nhiệm để sắp đặt một bộ phận đƣợc sự giúp đỡ bởi bộ phận khác. Ví dụ, khi tiến hành khảo sát cho bộ phận nhân sự, bộ phận đồ họa chịu trách nhiệm về việc in các bản câu hỏi và bài báo cáo cuối cùng. Ngoài ra, bộ phận thông tin phải chịu trách nhiệm về xử lý kết quả nghiên cứu. Những chi phí nghiên cứu khác có thể có nhƣ thời hạn nhân sự, bƣu phí,... Tất cả các chi phí phải đƣợc ƣớc tính và ngân sách đƣợc chấp thuận trƣớc khi bắt đầu. Xác định độc giả Độc giả là ngƣời quyết định thành công cho bản báo cáo, do đó nội dung của bài báo cáo phải đƣợc xây dựng xoay quanh độc giả, lấy độc giả làm trung tâm, muốn vậy phải phân tích độc giả. Càng hiểu rõ độc giả thì khả năng thành công của bài báo cáo càng cao. 96 Để phân tích độc giả, bạn có thể dựa vào những câu hỏi xoay quanh những nội dung sau: độc giả là ai? Chuyên môn nghiệp vụ và mục đích của họ khi đọc bản báo cáo là gì?... Khi bài báo cáo có độc giả chủ yếu và thứ yếu, cả 2 đều đƣợc nhấn mạnh. Ví dụ, nếu bạn là giám đốc tài chính viết một bài báo cáo cho đồng nghiệp trong cùng lĩnh vực là độc giả chủ yếu, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành tài chính bởi vì nó đƣợc hiểu bởi các giám đốc tài chính khác. Nếu là nhân viên của bộ phận tổng hợp, bộ phận sản xuất, nhân viên bình thƣờng, hoặc các cổ đông là độc giả thứ yếu,cần phải định nghĩa các thuật ngữ trong lần đâu tiên mà bạn sử dụng nó hoặc gồm một danh sách các thuật ngữ và định nghĩa ở phụ lục. Quyết định quy trình nghiên cứu Nghiên cứu toàn diện sẽ có kết quả nếu dự án đƣợc hoạch định và hoàn thành theo từng bƣớc. Các bƣớc đƣợc thực hiện trong việc hoàn thành dự án đƣợc gọi là qui trình nghiên cứu. Quyết định qui trình cho từng bƣớc trong nghiên cứu nghĩa là quyết định thực hiện bƣớc đó nhƣ thế nào. Mặc dù, qui trình lựa chọn sẽ thay đổi từ dự án này đến dự án khác, những ví dụ dƣới đây là những thứ mà bạncần. - Có cần đầu tƣ thời gian và tiền bạc cho việc thu thập thông tin không? - Có nên dùng thông tin có sẵn liên quan đến chủ đề? - Nên thăm dò nhân viên? - Nên tìm kiếm thông tin ngoài công ty không? - Cần sử dụng máy tính để xử lý thông tin không? - Bản bảo cáo sẽ đƣợc in trong nội bộ hay bên ngoài công ty? Khi tiến hành nghiên cứu, có thể tham vấn một hoặc một vài chuyên gia. Ví dụ, nếu bạn sử dụng qui trình thống kê để phân tích dữ liệu khảo sát, bạn có thể tham vấn sự trợ giúp của một chuyên gia thống kê. Chuyên gia có thể trợ giúp với sự lựa chọn mẫu và sự giúp đó bảo đảm rằng khảo sát củabạn là khả thi và đáng tin cậy. Khả thi có nghĩa khảo sát định đo lƣờng về điều gì, đáng tin cậy có nghĩa là khảo sát để tạo ra một kết quả nhất định. 4.1.2.2. Thu thập thông tin Các nguồn thông tin cho việc nghiên cứu đƣợc phân thành: nguồnthông tin sơ cấp và nguồn thông tin thứ cấp. Nguồn thứ cấp là các thông tin đƣợc xuất bản 97 về các đề tài. Nguồn sơ cấp bao gồm các thông tin cá nhân và công ty, khảo sát, các cuộc thử nghiệm. Nếu nghiên cứu đòi hỏi thu thập thông tin từ cả 2 nguồn sơ cấp và thứ cấp, thì thu thập thông tin từ nguồn thứ cấp trƣớc. Việc nghiên cứu các thông tin thứ cấp trƣớc có thể đƣợc những gợi ý thông tin sơ cấp mà bạn cần thu thập và thu thập nhƣ thế nào. Nguồn thông tin thứ cấp Các nguồn thông tin thứ cấp là những thông tin đã đƣợc thu thập cho các mục đích khác nhau, không phải riêng cho mục đích cụ thể của ngƣời nghiên cứu. Các nguồn thông tin thứ cấp có thể lấy từ bên trong (ví dụ nhu các tài liệu kế toán của doanh nghiệp...) hay bên ngoài doanh nghiệp (ví dụ nhƣ các số liệu thống kê dân số) Tài liệu đƣợc xuất bản về hầu hết các đề tài thì có sẵn ở công ty, nơi công cộng, thƣ viện của các trƣờng. Những ngƣời thủ thƣ có kinh nghiệm có thể trợ giúp bạn trong việc tìm kiếm thông tin đƣợc xuất bản có ích cho việc nghiên cứu. Họ hƣớng dẫn cho bạn mã bản in hoặc mã các mục điện tử, sách tham khảo, văn kiện chính phủ, cơ sở dữ liệu máy tính, và các thông tin thứ cấp hữu ích khác. Khi thu thập thông tin thứ cấp, phải chắc chắn các nguồn đƣợc đánh giá một cách cẩn thận. Không phải tất cả các thông tin từ Internet đều chính xác. Khi kiểm tra một nguồn, phải xem xét các mục: - Tính hợp thời: thông tin có đang lƣu hành không? - Sự phù hợp: thông tin có liên quan tới đề tài cụ thể đang nghiên cứu không?. - Sự tiếp cận: nên đƣa ra ý kiến bằng một bài viết nhỏ hay phải thực hiện một nghiên cứu và viết báo cáo? Những ý kiến đƣa ra đƣợc hỗ trợ bởi những thực tế nghiên cứu phải không? Công việc nghiên cứu có đầy đủ và cẩn thận không? Việc nghiên cứu có đƣợc tiến hành bởi phƣơng pháp luận thích hợp không? Việc nghiên cứu có khách quan phải không? - Sự xuất bản: nhà xuất bản có uy tín không? Việc xuất bản có đƣợc kiểm soát không? Ai là ngƣời kiểm soát? Trình độ của họ nhƣ thế nào? - Tác giả: tác giả là ngƣời có uy tín trong lĩnh vực nghiên cứu này phải không? Trình độ và danh tiếng của họ trong lĩnh vực này là gì? 98 Bởi vì không một ai kiểm soát đƣợc những gì mà họ gởi lên website, nếu nguồn thông tin thứ cấp của bạn là 1 website, bạn phải xem xét những vấn đề sau: - Thể loại/ mục đích: website này là một trang web cá nhân hoặc 1 trang quảng cáo, thông tin và tin tức? - Ngƣời bảo trợ: ngƣời sở hữu một trang web là một nhóm, tổ chứng tập đoàn, tổ chức chính phủ phải không? - Tầm nhìn: hoặc là tác giả hoặc ngƣời tài trợ mang sự thiên vị để đăng tải điều gì lên web? - Tác giả/ thông tin liên lạc: ai viết hoặc thu thập tài liệu? Trình độ củahọ là gì? Trình độ có đƣợc xác minh không? - Sự hoàn chỉnh: trang web liên kết với các web khác phải không?Liên kết trong, liên kết ngoài, hay hỗn hợp? - Sự đóng góp: thông tin có ở tại web gốc không? Nếu không tác giả có trích dẫn nguồn không? - Tính hợp thời: thông tin cập nhật nhƣ thế nào? Trang web lần cuối đƣợc cập nhật là khi nào? Tìm kiếm truyền thống: Các tài liệu tham khảo có thể đƣợc sử dụng để tiến hành nghiên cứu: sổ tay hƣớng dẫn, niên giám, tài liệu xuất bản hàng năm, bách khoa toàn thƣ, từ điển, sách, tạp chí xuất bản định kì, văn kiện chính phủ, các phƣơng tiện nghe nhìn. Tìm kiếm trên máy tính: Giá trị đặc biệt đối với doanh nhân ngày nay là sử dụng máy tính để tìm kiếm các thông tin đƣợc xuất bản. Hầu hết những ngƣời thủ thƣ có thể hỗ trợ trong việc tìm kiếm nhanh chóng những thƣ mục mới nhất cho đề tài. Ngoài ra, họ có thể hƣớng dẫn bạn các cơ sở dữ liệu mà có giá trị xuất bản định kỳ trong các bài viết hoàn chỉnh. Nguồn trên máy tính có thể đƣợc chia làm 2 loại: nguồn đóng và mở. Nguồn đóng đòi hỏi ngƣời sử dụng phải trả tiền cho dữ liệu, đƣợc cung cấp trên trực tuyến hoặc trên CD. Nhiều tạp chí xuất bản định kỳ, báo, tạp chí chuyên ngành đƣa ra sự mô tả cho những phiên bản trực tuyến. Ngoài ra, các tổ chức chuyên nghiệp có thể tạo ra cơ sở dữ liệu hoặc các nguồn khác có giá trị với các thành viên, hoặc là miễn phí hoặc là trả lệ phí vừa phải, các tổ chức chuyên nghiệp có thể tài trợ những 99 nhóm thông tấn viên, hoặc phòng chat nơi mà các thành viên đặt câu hỏi. Mặc dù, diễn đàn trực tuyến có thể cung cấp các nguồn thông tin nổi tiếng, nhƣng chúng hiếm khi đƣợc xem là đáng tin cậy. Nguồn mở có thể đƣợc truy cập miễn phí. Bởi vì bất kì ai xuất bản ra điều gì đều đăng tải nó lên mạng, tìm kiếm dữ liệu tốt liên quan đến đề tài của bạn là một thách thức trừ khi bạn có chiến lƣợc tìm kiếm. Bắt đầu bằng việc sử dụng các sách tra cứu để tìm các mã số sách, các mã số này sẽ chỉ cho bạn đến các trang web có thông tin cho đề tài nghiên cứu của bạn. Khi xác định một đề tài thích hợp, sử dụng phƣơng tiện tìm kiếm để hoàn thành việc tìm kiếm chuyên sâu. Phƣơng tiện tìm kiếm, yêu cầu sử dụng các từ khóa thích hợp trong lĩnh vực nghiên cứu. Mặc dù, tất cả các phƣơng tiện tìm kiếm thực hiện những nhiệm vụ giống nhau, nó không chắc ở việc cho ra kết quả giống nhau. Nếu bạn không tìm đƣợc kết quả mong muốn từ phƣơng tiện tìm kiếm, thử lại bằng phƣơng tiện khác. Ngƣời sử dụng chỉ dùng câu hỏi một lần và các phƣơng tiện sẽ tìm kiếm đồng thời nhiều dữ liệu. Xác định đề tài nghiên cứu rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn từ khóa trong quá trình tìm kiếm. Các trang web tìm kiếm sẽ đƣa ra đề xuất sử dụng lệnh hiệu quả nhƣ thế nào. Phải chắc chắn rằng bạn có đầy đủ thông tin về các tài liệu đƣợc đăng trên mạng để chuẩn bị cho việc chú giải cuối trang, các trích dẫn, hay đƣa vào phần tài liệu tham khảo. Hầu hết các dữ liệu đƣợc xuất bản đều có bản quyền. Bạn phải đƣợc sự cho phép để sử dụng thông tin và bạn đƣợc đòi hỏi là phải có sự tín nhiệm với ngƣời tạo ra nguồn. Sự ăn cắp ý tƣởng là sử dụng ý kiến của ngƣời khác hoặc từ ngữ mà không có sự cho phép của họ. Để tránh sự ăn cắp ý tƣởng bạn phải tìm đúng thông tin trong tất cả các nguồn dữ liệu kể cả web. Nguồn thông tin sơ cấp Nghiên cứu có thể đòi hỏi thu thập thông tin gốc- thông tin về đề tài của bạn mà không đƣợc xuất bản trƣớc đó. Thông tin sơ cấp có thể có từ cuộc kiểm tra các hồ sơ gốc của công ty, một cuộc khảo sát kiến thức các cá nhân, thảo luận nhóm, sự theo dõi các hoạt động, thử nghiệm, nhƣ đƣợc mô tả trong phần chú thích về giao tiếp. 100 Hồ sơ và dữ liệu gốc là các nguồn thông tin quá khứ rõ ràng và hữu ích cho bạn. Nguồn dữ liệu sơ cấp khác- khảo sát, thảo luận nhóm, quan sát và thử nghiệm- có thể không rõ ràng. Khảo sát: Để thu thập ý kiến và sự việc từ các cá nhân, bạn có thể khảo sát họ. Việc khảo sát có thể đƣợc thực hiện trực diện, bằng điện thoại, bằng thƣ, bằng thƣ điện tử. Một trong những phƣơng pháp khảo sát phổ biến nhất đƣợc mô tả theo chú thích giao tiếp dƣới đây Mỗi phƣơng pháp khảo sát có ƣu và nhƣợc điểm. So sánh với phƣơng pháp khảo sát khác, phỏng vấn trực tiếp thì tốn chi phí. Nhân sự phải đƣợc huấn luyện, sắp xếp thời gian biểu và dẫn dắt cuộc phỏng vấn thì mất nhiều thời gian và có thể tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, qui trình này mang lại những câu trả lời chuyên sâu nhất. Khảo sát bằng điện thoại có thể đƣợc thực hiện khá nhanh và rẻ nếu gọi trong địa phƣơng. Những ngƣời phỏng vấn phải đọc từ bản chính và đƣợc cảnh báo là không nên vòng vèo, vì vậy chi phí huấn luyện thấp.Tỉ lệ ngƣời trả lời qua điện thoại cao hơn so với bằng thƣ, nhƣng tạo đƣợc sự tin cậy có thể gặp khó khăn khi quảng cáo từ xa bị xem là tiêu cực. Bởi vì cần ít ngƣời hơn để thực hiện, khảo sát bằng thƣ rẻ hơn so với điện thoại hoặc bằng trực diện. Qui trình tốn nhiều thời gian, có thể hàng tháng mới nhận đƣợc số lƣợng có thể chấp nhận đƣợc. Khảo sát bằng thƣ điện tử đƣợc thực hiện trên mạng qua một website hoặc một thƣ điện tử. Trong một khảo sát dựa trên web, thƣ điện tử đƣợc gửi tới những ngƣời trả lời tiềm năng để họ hoàn thành cuộc khảo sát. Phƣơng pháp này cho phép ngƣời nghiên círu có thể sử dụng màu sắc, đồ thị, âm thanh trong việc khảo sát. Ngoài ra, phần mềm đƣợc sử dụng để khảo sát có thể đƣợc lập trình để thu thập dữ liệu tự động và những kết luận về dữ liệu. Cách đơn giản nhất để tiến hành khảo sát bằng thƣ điện tử là ghi những câu hỏi vào thông điệp và gửi cho những ngƣời trả lời tiềm năng. Ngƣời nhận đƣợc hƣớng dẫn để sử dụng chức năng trả lời và trả lời những câu hỏi khi mà họ nhận đƣợc thông điệp. Phƣơng pháp này đơn giản, nhƣng bù lại năng suất phụ thuộc vào khả năng của ngƣời nghiên cứu kết hợp những kỹ thuật nhấn mạnh nhƣ: font chữ, 101 sự đa dạng của kích thƣớc, màu sắc, đồ họa vào tài liệu. Thử nghiệm trƣớc cuộc khảo sát là cần thiết để chắc chắn sự liên kết đƣợc duy trì thông qua sự truyền tải và kiểm tra xem việc nhập một câu trả lời không có tác động bất lợi đối với những khoản mục kế tiếp. Một cách để không phải định dạng lại là gửi khảo sát qua thƣ điện tử dƣới dạng tài liệu đính kèm. Ngƣời trả lời có thể tải về và sử dụng chƣơng trình word để trả lời. Bản khảo sát hoàn chỉnh có thể hồi âm bằng thƣ. Các bƣớc trong qui trình này có thể làm nản lòng ngƣời trả lời. Một trở ngại lớn hơn là ngƣời trả lời sợ máy tính của họ bị nhiễm virus khi kết nối nhận thƣ. Khi thiết kế bảng câu hỏi phải tuân theo các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh, cần tuân theo sự hƣớng dẫn dƣới đây: - Phát triển bảng câu hỏi từ các vấn đề đƣợc nghiên cứu. Trong khảo sát nâng cao tinh thần nhân viên, bạn phải phát triển câu hỏi để tìm kiếm các ý kiến hoặc các sự kiện về lƣơng, phụ cấp ngoài, giờ làm việc. - Phối hợp câu hỏi hợp lý. Bắt đầu bảng câu hỏi với câu hỏi dễ để khuyến khích ngƣời trả lời tiếp tục. Nhóm các câu hỏi giống nhaulại. Ví dụ, đặt các câu hỏi về lƣơng vào cùng một khu vực, sắp xếp các câu hỏi hợp lý. - Câu hỏi rõ ràng: đƣa ra câu hỏi đƣợc hiểu đồng nhất đối với ngƣời trả lời. Một câu hỏi nhƣ “bạn sở hữu loại xe hơi nào?” là mơ hồ. Ngƣời trả lời có thể trả lời ô tô có thể bỏ mui, xe thể thao, xe ngoại... Một ví dụ rõ ràng để đạt đƣợc thông tin đặt biệt là “vui lòng nói tên nhà sản xuất của xe mà bạn thƣờng sử dụng?”. - Chỉ hỏi những dữ liệu liên quan đến nhân khẩu học. Nếu các nhân tố nhƣ là tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân, thu nhập... kh