KẾT CẤU NỘI DUNG
I. KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
II. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
1.1. Chức năng dự đoán
1.2. Chức năng kế hoạch hoá
1.3. Chức năng tổ chức
1.4. Chức năng động viên
1.5. Chức năng điều chỉnh
1.6. Chức năng kiểm tra
1.7. Chức năng đánh giá
33 trang |
Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 24/06/2022 | Lượt xem: 207 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Các phương pháp và nghệ thuật quản lý - Chương 4: Chức năng quản lý - Nguyễn Xuân Phong, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1HỌC VIỆN BÁO CHÍ-TUYấN TRUYỀN
KHOA CHÍNH TRỊ HỌC
CHỨC NĂNG QUẢN Lí
GV: NGUYỄN XUÂN PHONG
2KẾT CẤU NỘI DUNG
I. KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
II. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
1.1. Chức năng dự đoán
1.2. Chức năng kế hoạch hoá
1.3. Chức năng tổ chức
1.4. Chức năng động viên
1.5. Chức năng điều chỉnh
1.6. Chức năng kiểm tra
1.7. Chức năng đánh giá
3I. CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN Lí
Khái niệm
- Chức năng
- Chức năng quản lý:
Là sự kháI quát cỏc nhiệm vụ mà chủ
thể quản lý phải thực hiện để đạt được
mục tiờu đó đề ra.
4Vai trò của chức năng quản lý:
+ Xác định khối lượng công việc
+ Trình tự các công việc của quản lý
+ Liệt kờ dược cỏc nhiệm vụ cụ thể cần
làm.
5Phân loại chức năng quản lý
- Theo tính hệ thống:
• Chức năng kỹ thuật: đảm bảo các hoạt
động của hệ thống vận động phự hợp với
trỡnh độ công nghệ
• Chức năng tài chính: cung cấp nguồn lực
tài chớnh cho hệ thống vận động đạt mục
tiêu
• Chức năng an toàn: bảo vệ sự tồn tại,
hoạt động bình thường của hệ thống
6- Theo hướng vận động của hệ thống
QL:
• Chức năng đối nội: là tác động
của nhà quản lý trong tổ chức
hoặc hệ thống mình
• Chức năng đối ngoại: đảm bảo
sự tồn tại của hệ thống phù hợp
với những tác động của môi
trường xung quanh
7- Theo giai ®o¹n QL:
• Dù b¸o
• KÕ ho¹ch ho¸
• Tæ chøc
• §éng viªn
• §iÒu chØnh
• KiÓm tra
• §¸nh gi¸
8II. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
2.1.Chức năng dự báo
a. KN: là chức năng xác
định xu hướng, tương
lai của hệ thống quản lý
thông qua việc dự kiến
các quá trình, các sự
kiện, khả nang, hiện
tượng có thể xảy ra.
9b. Vai trò:
- Nhận thức được các cơ hội làm cơ sở
cho việc phân tích, lựa chọn các
phương án hành động
- Lường trước những khả năng có thể
xảy ra để ứng phó kịp thời
- Sẽ có khả năng mang lại thành công
lớn (nếu dự đoán đúng).
10
c. Chú ý:
- Muốn dự đoán chính xác phải dựa trên cơ sở
khoa học:
+ Căn cứ thực trạng nội tại hệ thống (thuận
lợi và khó khăn)
+ Những tác động của môi trường (tích cực và
tiêu cực, thời cơ và thách thức...)
- Dự đoán chỉ mang tính chất định hướng,
trong quá trình tiếp theo phải tiếp tục điều
chỉnh cho phù hợp thực tế
11
2.2. Chức năng kế hoạch hoá
a. Khái niệm:
Là chức năng xây
dựng quyết định
về mục tiêu,
chương trình hành
động, các bước đi,
thời gian cụ thể
trong quá trình
quản lý.
12
Nội dung chức năng kế hoạch:
• Xác định mục tiêu, phương pháp, phương
tiện, điều kiện.
• Xây dựng các phương án tổ chức triển
khai thực hiện.
• Tính toán, cân đối các yếu tố, nhân lực,
vật lực, tài lực.
• Xây dựng phương án kiểm tra, đánh giá
thực hiện mục tiêu.
13
b. Vai trß:
Lµ chøc n¨ng trung t©m cña qu¶n lý.
Híng mäi ho¹t ®éng cña toµn bé hÖ
thèng QL thùc hiÖn môc tiªu mét c¸ch
hiÖu qu¶ nhÊt.
Gióp chñ thÓ quản lý kiÓm so¸t ®îc
tiÕn tr×nh c«ng viÖc.
14
c. Các bước lập kế hoạch:
Nhận thức cơ hội: là đánh giá thực trạng mạnh -
yếu, thuận lợi - khó khăn của tổ chức về cỏc
nguồn lực.
Lập các mục tiêu: dựa trên thông tin về cơ hội xác
định mục tiêu (chung của hệ thống và mục tiêu
riêng từng bộ phận)
Phân tích các điều kiện, tiền đề: phân tích sự kế
thừa của hệ thống QL về nhân lực, vật lực và các
tiềm năng khác
Xây dựng các phương án thực hiện và đánh giá:
đưa ra các phương án hành động và đánh giá các
phương án với điểm mạnh, yếu; thuận lợi, khó
khăn của nó.
15
Chọn phương án hợp lý nhất: để thực hiện
Lập kế hoạch phụ trợ cho kế hoạch chính
liên quan những yếu tố không nằm trong
kế hoạch chính nhưng nó góp phần làm
cho kế hoạch chính thắng lợi
Lập ngân quỹ: lượng hoá kế hoạch về ngân
quỹ, chỉ ra sự cân đối giữa thu và chi, về
thời gian thực hiện các chi phí cần thiết và
các kết quả cần đạt được.
16
d. Chú ý: Kế hoạch hóa tốt phải trả lời 4 câu
hỏi (4W):
- What? Mục tiêu cần đạt, điều kiện thực
hiện kế hoạch là gì?
- Who? Ai là người thực hiện kế hoạch này?
- Where? Kế hoạch được thực hiện ở đâu?
- When? Thời gian bắt đầu - kết thúc thực
hiện kế hoạch khi nào?
17
1.3. Chức năng tổ chức
a. Khái niệm:
Là chức năng sắp
xếp, liên kết các yếu
tố: công việc, nhân
lực, bộ máy,
phương tiện cho
phù hợp với nhau
trong hệ thống
quản lý.
18
b. Vai trò:
Làm cho các chức năng khác được thực
hiện có hiệu quả
Là nguyên nhân dẫn đến thành công hay
thất bại của hệ thống quản lý
Xác định biên chế, sắp xếp, gắn kết con
người phù hợp với khối lượng công việc của
hệ thống.
Tạo điều kiện cho hoạt động tự giác, sáng
tạo của con người.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra,
đánh giá.
19
c. Chú ý:
Bố trí người phải phù hợp với công
việc vỡ yếu tố trung tâm của tổ
chức là con người
Chi phí tối thiểu cho bộ máy: một
tổ chức được coi là hiệu quả khi nó
thực hiện được các mục tiêu với chi
phớ thấp nhất
20
1.4. Chức năng động viên
a. Khái niệm:
Là chức năng sử dụng các
biện pháp khác nhau nhằm
tác động tới tinh thần, tình
cảm, tâm lý... của đối tượng
quản lý để biến đổi hành vi
của họ với mục đích biến quá
trình quản lý thành quá
trình tự quản lý; tăng tính
chủ động, tự giác và tự chịu
trách nhiệm cao nhất cho đối
tượng quản lý.
21
b. Vai trò:
Phát huy cao nhất khả năng của
con người vào quá trình thực hiện
các mục tiêu của hệ thống.
Tạo điều kiện gắn bó các cá nhân
với tổ chức.
22
c. Chú ý:
Động cơ hành động của con người là khá
phức tạp và đôi khi mâu thuẫn (phải lựa
chọn biện pháp hoặc tinh thần, hoặc vật
chất).
Quản lý phải xác định được động cơ chủ
yếu và tạo các yếu tố phù hợp thúc đẩy động
cơ đó thực hiện mục tiêu.
Thưởng, phạt; Khen thưởng, phê bình về
vật chất, tinh thần... là những biện pháp
hữu hiệu.
23
1.5. Chức năng điều chỉnh
a. Khái niệm: Là chức
năng nhằm sửa chữa
các sai lệch trong
quá trình hoạt động
của hệ thống quản lý
để duy trì các mối
quan hệ nhịp nhàng.
24
b. Vai trò:
Điều chỉnh hợp lý, kịp thời sẽ
mang lại hiệu quả cao cho phát
triển hệ thống
Điều chỉnh không đúng, quá mức
cần thiết hoặc bảo thủ không điều
chỉnh sẽ tỏc động tiờu cực đến hệ
thống
25
c. Chú ý khi điều chỉnh:
Căn cứ vào tình hình cụ thể để điều chỉnh
cho phù hợp.
Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết và đúng
mức.
Tập trung khắc phục khâu yếu trong hệ
thống quản lý.
Tránh để lỡ thời cơ đồng thời tránh bảo
thủ.
26
1.6. Chức năng kiểm tra
a. Khái niệm:
Là chức năng phát hiện
các sai lệch trong quá
trình họat động của hệ
thống quản lý so với mục
tiêu và kế hoạch đã định,
giúp nắm được tình hình
và kết quả hoạt động của
hệ thống.
27
Chức năng kiểm tra gồm các bước:
- Xây dựng các nội dung kiểm tra, chỉ tiêu
đánh giá
- Đánh giá các chỉ tiêu so với kế hoạch
- Đo lường kết quả thực hiện nhiệm vụ theo
các chỉ tiêu
28
b. Vai trò của kiểm tra:
- Ngăn chặn các nhầm lẫn, sai sót có thể xảy ra
- Động viên đối tượng quản lý (mọi thành viên
muốn cho người quản lý biết họ làm tốt đến
đâu)
- Đặt hệ thống quản lý nằm trong sự tác động của
môi trường và với các hệ thống quản lý khác
- Bảo đảm việc thực thi quyền lực quản lý của
chủ thể quản lý.
- Giúp chủ thể quản lý dự kiến quyết định bước
phát triển mới cho hệ thống.
29
c. Nguyên tắc kiểm tra
Chính xác, khách quan
Có chuẩn mực
Công khai, tôn trọng đối tượng kiểm tra
Đa dạng trong hình thức kiểm tra
Có trọng tâm, trọng điểm
Kinh tế, hiệu quả.
30
d. Hình thức kiểm tra
Tự kiểm tra
Kiểm tra nghiệp vụ
Tự kiểm tra của người quản lý
Kiểm tra qua ý kiến đánh giá của hệ thống khác
Kiểm tra tự động
31
e. Chú ý:
Phải có quan điểm toàn diện trong kiểm tra: xem
xét kết quả trên các mặt của quản lý; căn cứ dựa
trờn đầy đủ các nguồn thông tin.
Coi trọng những kết luận kiểm tra phù hợp thực
tế, tiến hành thưởng phạt kịp thời.
Không can thiệp, không làm ảnh hưởng đến hoạt
động của tổ chức
Thiết lập đội ngũ kiểm tra hữu hiệu làm việc
chuyờn nghiệp, khoa học, khỏch quan, vô tư
32
2.7. Chức năng đánh giá
a. Khái niệm:
Nhằm cung cấp cho cơ quan quản lý các thông
tin cần thiết để nhận định đúng tình hình của
đối tượng quản lý và dự kiến quyết định bước
phát triển tiếp theo của hệ thống QL
b. Nguyên tắc:
- Đánh giá phải đảm bảo cả định tính và định
lượng
- Đánh giá trên quan điểm toàn diện trên các
mặt: chính trị, kinh tế, xã hội... nhưng phải lấy
mục tiêu đặt ra làm chính
33
Tóm lại
Các chức năng quản lý tạo thành một hệ
thống thống nhất theo một trình tự nhất
định, chúng vừa độc lập vừa phụ thuộc lẫn
nhau. Việc xem nhẹ, hay sai lầm ở một
khâu nào đấy đều ảnh hưởng tiêu cực đến
kết quả chung của quá trình quản lý.