Bài giảng Công tác kỹ sư - Chương IV: Kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp - Lê Minh Ngọc

27 CHƯƠNG IV KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP I. ĐẶT VẤN ĐỀ. Tại sao phải nghiên cứu thuyết trình và điều khiển cuộc họp ? II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH. 1. Các bước chuẩn bị cho việc thuyết trình. 2. Thuyết trình. III. NHỮNG HÌNH THỨC HỘP HỌP CƠ BẢN. 1. Cung cấp thông tin, họp phổ biến thông tin từ trên xuống. 2. Tiếp nhân thông tin, thu nhân thông tin từ dưới lên. 3. Tìm giải pháp cho một vấn đề. 4. Ra một quyết định tiến đến hành động. 5. Hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm. IV. CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP. 1. Chuẩn bị mục tiêu cuộc họp. 2. Chuẩn bị cho cá nhân người chủ trì. 3. Chuẩn bị thành phần tham dự. 4. Chuẩn bị cho các tham dự viên. 5. Chuẩn bị cơ sở vật chấut cho cuộc họp. V. VAI TRÒ NGƯỜI CHỦ TRÌ. 1. Những chức năng đảm đương của người chủ trì. 2. Kỹ thuật điều hành cuộc họp của người chủ trì. VI. NHỮNG YẾU TỐ TÂM LÝ CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHIÓM ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÁCH ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP. 1. Trạng thái tình cảm( nội tâm) của tham dự viên. 2. Các điểm tương đồng của tham dự viên. 3. Sự tương tác của tham dự viên. 4. Sự nắm bắt các thông tin của tham dự viên. 5. Các vai trò của mỗi tham dự viên. VII. MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ CÁC PHƯƠNG THỨC HỘI HỌP. 1. Diễn biến mắt xích. 2. Họp bàn dự án. VIII. HỌP TIỆN NGHE NHÌN. 1. Đặt vấn đề. 2. Sự tiếp nhận và đọc hình ảnh. 3. Một số phương tiện hỗ trợ nghe nhìn. KẾT LUẬN 28 CHƯƠNG IV KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP I Đặt vấn đề. - Ngày nay kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là các kỹ năng cần thiết cho một cán bộ kỹ thuật. - Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật, nó là vũ khi quan trọng và lợi hại giúp cho bạn thành công trong các cuộc đàm phán, thương lượng v.v Không những giúp bạn truyền đạt một cách hòan hảo các ý tưởng cho người nghe mà trong nhiều trường hợp còn kích thích khơi dậy những phần tốt đẹp sâu lắng trong mỗi thính giả đang lắng nghe bạn. - Nếu bản thân bạn không diễn đạt được ý của mình bằng lời lẽ suôn sẻ thì dù có kiến thức cao đến đâu cũng không làm cho người khác hiểu và thuyết phục được người khác. - Bạn sẽ là nhà quản lý kinh doanh, nhà điều hành, nhà khoa học hay một chuyên gia v.vBạn phải thường xuyên tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và bạn phải trình bày báo cáo trước đám đông. Đừng bao giờ bạn lúng túng khi bị “Đột kích “ bất ngờ .Nếu bạn nói năng tốt bạn sẽ tô đẹp hình ảnh nâng cao uy tín và vị thế của mình đồng thời cũng giành được niềm tin và sự kính trọng của mọi người. - Giống với thuyết trình, để điều khiển cuộc họp thì người tổ chức trước tiên cũng phải trình bày báo cáo một vấn đề trước tập thể để mọi người nắm bắt vấn đề.Chính các cuộc họp này là một trong các cách điều hành cơ quan hay đơn vị trong quá trình hoạt động hiện nay. - Điều khiển cuộc họp còn đòi hỏi người chủ trì phải luôn theo sát, nắm bắt sự dĩen biến các tình huống, phải có kỹ thuật điều hành, nhạy bén, sáng tạo và luôn tính trung lập với mọi người. - Buổi họp phải tạo cho người tham dự nắm bắt được nội dung, nhận biết các thông tin cần thiết, Người tham dự cần được bàn bạc trao đổi, tham gia đóng góp ý kiến của mình để tìm giải pháp tạo niềm tin và thuận lợi trong công tác. - Việc điều hành các cuộc họp không phải do tuỳ hứng, nếu không chuẩn bị tốt sẽ tạo cho người tham dự sự thất vọng, gia tăng sự bực bội, ảnh hưởng đến tâm lý và tình cảm. Do vậy vai trò của người hướng dẫn và chủ trì buổi họp hết sức quan trọng, phải làm cho người tham dự hào hứng và thấy hiệu quả trong cuộc họp. II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH. 1. Các bước chuẩn bị thuyết trình. - Để chuẩn bị thuyết trình, đòi hỏi người thuyết trình phải có và nắm vững một vốn kiến thức sâu rộng, một lượng thông tin phong phú vì chủ đề sẽ trình bày. Các nhà sư phạm thường nói:” Phải biết biển mới nói đến sông “. 29 - Rõ ràng là người thuyết trình phải xác định rõ mục tiêu của đề tài, đó là điều cốt lõi mà diễn giả phải thuyết trình cho mọi người, đừng say xưa hoặc bị lôi cuốn khỏi dòng chủ đạo và bị lạc đề. - Để tránh điều này người thuyết trình cần viết ra giấy những nội dung chính của bài nói dưới dạng các ghi chú để dẫn dắt các bước trình bày, có những diễn giả viết ra nguyên văn bài nói của mình , song không đọc nguyên bản đã viết , mà chỉ để trích dẫn. Đây là bước chuẩn bị rất quan trọng vì nó giúp bạn sẽ đạt đến trình độ lưu lóat sau này. Phải rèn luyện, “Chỉ có rèn luyện nhiều mới trở thành thợ rèn giỏi “ ngạn ngữ Pháp đã nói. Việt Nam có câu “Có công mài sắt có ngày nên kim ”. - Người thuyết trình phải nhấn mạnh cốt lõi của chủ đề mà mình trình bày và làm nổi bật những điều quan trọng mà mình muốn truyền tải đến người nghe. - Bài thuyết trình của mình phải chứa đựng nhiều thông tin mới và đặc biệt có những ý tưởng độc đáo vì chủ đề dễ lôi kéo thính giả làm họ say mê và hứng thú khi tiếp nhận thông tin. Muốn như vậy người thuyết trình phải lao động cần cù , tìm hiểu động não , tưởng tượng , sáng tạo trong quá trình lao động chuẩn bị thuyết trình, chính sự chuẩn bị tốt sẽ đảm bảo thành công 50%khi đứng trước đám đông. 2. Thuyết trình. Đứng trước diễn đàn đòi hỏi người thuyết trình phải bình tĩnh, tự tin, chủ động và sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình cần chú ý một số vấn đề. a) Ngôn ngữ – ngọai hình. Với diên mạo và vóc dáng của người thuyết trình là yếu tố đầu tiên tạo ấn tượng sâu sắc cho thính giả , trang phục gọn gàng , lịch sự , nét mặt tươi vui và hơi mỉm cười cùng với tư thế và cử chỉ mạnh dạn sẽ tạo mối thiện cảm và quan hệ thân tình với mọi người. Nếu ăn mặc chểnh mảng, tóc tai không gọn gàng thì chỉ làm cho mọi người khó chịu, người nghe sẽ cho là bạn coi thường họ. Khi bạn đã thu hút được sự chú ý và gây được thiện cảm của thính giả thì sự thành công đã nằm trong tầm tay của bạn. - Tư thế. + Khi được mời lên thuyết trình, bạn nên bước ra chững chạc, không quá nhanh hoặc quá chậm và đứng trước bục thuyết trình một cách thỏai mái, Đừng nhìn xuống sàn và cũng không ngó lên trần mà nên đưa mắt quan sát vòng một lượt qua thính giả tạo ra sự giao lưu tình cảm đầu tiên đối với họ. + Đặt bài chẩn bị thuyết trình lên bàn, hai tay buông xuôi thanh thản tự nhiên, Không bồn chồn. hồi hộp hãy cố gắng thở đều đặn, thở sâu nhưng nhẹ nhàng. + Điều chỉnh khỏang cách MICRÔ không gần hoặc không quá xa (khỏang 20 – 25 mm) để bảo đảm âm phát ra vừa đủ. Bạn có thể hồi 30 hộp thậm chí tim đập mạnh nhưng không sao, đó là chuyên bình thường. + Khi thuyết trình ( khi nói ) thỉnh thỏang dùng tay làm các cử chỉ nhằm minh họa diễn đạt các ý của mình nhưng lưu ý không vung mạnh hoặc múa may thái quá khiến mình trở thành “ Anh hề vụng dại “. Sau vài phút thuyết trình bạn sẽ thấy tự tin, hòa nhập được với khung cảnh và buổi thuyết trình sẽ diễn ra thuận lợi. - Nhịp cầu của mắt. “Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn“, đúng như vậy , giao tiếp qua ánh mắt là một trong những phương tiện quan trọng , trực tiếp và hiệu quả nhất để thiết lập quan hệ với thính giả như một nhịp cầu nối liền người nói với người nghe. Qua sự quan sát cặp mắt của thính giả người thuyết trình có thể nhận biết sự chuyển tải của mình đến họ như là một thông điệp đầy ý nghĩa và ngược lại cũng nhận được từ nơi ấy sự đồng tình, khuyến khích và sự đánh giá qua truyền đạt. Sự lảng tránh của cử tọa không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ đâu đó, chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe , tín hiệu cho thấy kênh giao tiếp chưa được mở. Qua đó bạn cần thay đổi cách tiếp cận và phương pháp truyền đạt để họ tập trung quan tâm đến vấn đề bạn đang trình bày. b) Ngữ điệu của giọng nói. - Giọng nói là công cụ giao tiếp chính, có người có giọng nói tốt do bẩm sinh. - Thanh quản là bộ phận cố định, còn các bộ phận linh họat trong phát âm là : môi , hàm và lưỡi , nếu một trong ba bộ phận này không họat bát thì người nghe rất vất vả vì các âm phát ra không chích xác , không chuẩn. Do vậy để có giọng nói tốt đòi hỏi người thuyết trình cần phải rèn luyện giọng nói vào mỗi buổi sáng, đọc vừa đủ to để nghe trong khoảng 10 phút. - Lúc thuyết trình cần ngắt thành đọan ngắn để lấy hơi và chia ý bài nói nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu. - Khi nói cần chú ý. + Phát âm chuẩn xác, tránh nói luyên thuyên, phát âm sai (nói ngọng) dễ làm thính giả hiểu lầm và coi thường bạn. + Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ ràng + Không nói quá nhanh hoặc quá chậm, tốc độ trung bình từ 125 – 140 từ/phút. + Thay đổi âm lượng, nhịp độ, âm điệu của giọng nói cho phù hợp với bối cảnh đây là điều cần thiết để truyền tải thông điệp của bạn đến thính giả. Nói đều đều dễ làm cho thính giả buồn chán và dễ ngủ gật. + Tránh nói giọng ồm ồm, ề à, nên lấy hơi trong cổ họng để có giọng nói trầm mà vang xa. + Cố gắng không dùng những từ đệm ,những mẫu từ vô nghĩa như :” cái “; “ ấy thế là “; “ đâm ra là “; “hóa ra là “; “ coi như là “; “ nói thật chứ “ v.vĐây là một cố tật khó chữa cần rèn luyện và vứt bỏ chúng. c) Sự đồng cảm của thính giả. 31 - Người thuyết trình cần nhìn khắp hội trường quan sát để ước lượng tuổi tác, giới tính cách trang phục và mối quan tâm của thính giả, xem dây có phải là một tập thể hăng say chờ đợi nghe và tiếp thu bài nói hay chỉ là tốp người không mấy thân thiện, rầu rĩ . ủ dột vì phải cưỡng bách đến ngồi đây. Ta cần phải phá vỡ hàng rào ngăn cách. - Trực giác nhạy bén, lương tri sáng suốt là hai điều cần thiết để trở thành diễn giả thông minh, bạn cần vận dụng để chọn cách tiếp cận thích hợp với cử tọa. Cần truyền đạt những điều mà cử tọa quan tâm , đôi lúc cần thức tỉnh họ bằng những chuyện vui , chuyên vui này có liên quan đến nội dung bạn đang đề cập là tuyệt vời nhất vì nó giúp cho cử tọa mau chóng đồng tình với bạn khi họ đã từng được nghe kể chuyện đó. - Một điều cũng không kém phần quan trọng là người thuyết trình phải có niềm say mê với bài nói của mình, từ đó họ có khả năng sáng tạo, cảm hóa và quyến rũ người nghe. Một quy luật của đạo lý thuyết phục nêu lên rằng:” Con đường tiến vào trí não một người đi qua trái tim họ “. d) Kế họach trình bày. - Để tiến hành thuyết trình, người thuyết trình cần chuẩn bị bài trình bày được viết hòan chỉnh và làm chủ kỹ năng cũng như nghệ thuật “Viết và Nói “(sử dụng từ ngữ hợp lý, câu văn hay, diễn đạt rõ ràng) . - Lập kế họach phù hợp và chuẩn bị chu đáo là điều kiện cốt lõi cho buổi thuyết trình thành công; Chuẩn bị đầy đủ giúp người thuyết trình vững vàng, tự chủ, không bị hồi hộp, lúng túng. - Ngòai bài viết người thuyết trình cần có một dàn bài của bài nói, trên đó, ghi thời gian diễn biến từng phần, các mục cần ghi chú như: các tài liệu, hình ảnh cần minh họa được ghi trên phiếu giấy cứng 6cm X 10cm (không ghi trên giấy khổ A4 hoặc sổ tay dễ làm người nghe thiếu tập trung chú ý nghe khi diễn giả tìm kiếm nhất là lại gây ra tiếng động sột soạt). - Người thuyết trình không nên đọc bài viết sẵn mà chỉ tham khảo nhấn mạnh, hoặc chỉ đọc một vài đọan như: kết luận, trong khi đọc thỉnh thỏang phải ngẩng đầu lên nhìn cử tọa để sự giao tiếp không bị gián đọan. - Người thuyết trình cần thường xuyên kiểm sóat thời gian, nội dung bài nói không thừa, không thiếu và đi đúng trọng tâm vấn đề cần trình bày. - Người thuyết trình cần tận dụng các phương tiện nghe nhìn để bài thuyết trình của mình thêm phong phú và hấp dẫn. III. Những hình thức hội họp cơ bản. Khi tham dự một buổi họp ta cần nên biết trước buổi họp thuộc loại hình nào. Cần biết loại hình hội họp mà ta sẽ được mời trước khi tham dự nó. Tiêu chí tốt nhất của việc phân loại buổi họp là mục tiêu của cuộc họp. Một buổi họp, dù với mục đích gì đi nữa chúng cũng sẽ thuộc loại: 32 - Họp hoạt vụ: trong trường hợp họp được tổ chức với thời gian và mục đích hạn chế, nó sẽ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu đề ra. - Họp chức năng: trong trường hợp cuộc họp dự định xảy ra bình thường và thường xuyên của một cơ quan. Ví dụ: họp Quốc hội, Hội đồng quản trị, họp giao ban của Ban giám đốc v.v Ta có các hình thức họp sau: 1. Cung cấp thông tin. Họp để phổ biến thông tin từ trên xuống: Một người truyền đạt các thông tin cho một nhóm người. a) Không phản hồi. Không có sự đối thoại, những người tham dự không phát biểu ý kiến, không trình bày tình cảm của mình. Ví dụ: họp truyền các mệnh lệnh, các quân lệnh b) Có phản hồi. Sau khi diễn giả trình bày các thông tin, những người tham dự được đặt câu hỏi, cho ý kiến thảo luận. Từ giai đoạn trình bày đến giai đoạn đối chất là cả thời gian gay cấn, người thuyết trình khi đó trở thành người hướng dẫn. 2. Họp thu nhận thông tin. Tập hợp thông tin từ dưới lên. Người điều hành sẽ tiếp nhận thông tin đối với những người đã tiếp xúc thực tế. Do vậy họ có thể nắm bắt những gì xảy ra trên hiện trường trước khi đi đến một quyết định. 3. Họp tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề. Những cuộc họp loại này rất đa dạng. Ta có thể kể ra các trường hợp hay gặp nhất trong các tổ chức. a) Họp – bàn luận (hội họp bàn luận). Tập thể tranh luận về một đề tài đặc biệt, nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp. b) Họp nghiên cứu tình huống. Từ một trường hợp đã được nghiên cứu trước, căn cứ trên hồ sơ,tài liệu người hướng dẫn sẽ tổ chức buổi họp. Trong buổi họp cho phép mỗi người trình bày các phân tích, các suy nghĩ của mình và từ đó tập thể sẽ suy tính tìm một giải pháp hợp lý. c) Động não. Kỹ thuật này cần có óc sáng tạo. Nó thường được sử dụng bởi các tổ chức quảng cáo, các câu lạc bộ chất lượng, các đội nhóm chịu trách nhiệm thiết kế các sản phẩm mới hay xem xét lại các sản phẩm đang có. Thường khi sử dụng kỹ thuật này, nó liên kết ba giai đoạn: - Sáng tạo: một tham dự viên đưa ra các đề nghị, mà không có sự kiểm duyệt. - Phân tích: tập thể nhóm sẽ bình phẩm các đề nghị. 33 - Ra quyết định: toàn nhóm chọn một giải pháp tuỳ vào mục tiêu đã đưa ra hay bằng sự thoả thuận của tập thể. d) Nhóm Balint. Những người làm cùng một chuyên môn sẽ họp nhau lại định kỳ. Mục đích là giúp đỡ mỗi thành viên của nhóm giải quyết những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc. Mỗi thành viên của nhóm trình bày vấn đề mà họ gặp và mong chờ sự giúp đỡ của tập thể. Dưới sự hướng dẫn của người chủ trì buổi họp, nhóm sẽ suy nghĩ về các giải pháp. Việc phân tích vấn đề rất có ích cho cả nhóm, nhờ đó mỗi thành viên sẽ thích ứng được khi gặp đúng vấn đề này trong một ngày nào đó. e) Phillips 66. Kỹ thuật này là đặc biệt hiệu quả khi người ta muốn nhận được sự tham gia tích cực của một nhóm đông người hay khi có sự đối nghịch giữa các ý tưởng hoặc sự đối nghịch của các cá nhân, nó làm cản trở sự tiến triển của tập thể khi đối đầu với một vấn đề có giới hạn rõ ràng. Người chủ trì trình bày vấn đề cần giải quyết, kế đó đề nghị cử toạ chia thành các nhóm nhỏ (6 người). Mỗi tiểu nhóm này sẽ bàn bạc với nhau dưới sự hướng dẫn của một người chủ trì (trong vòng 6 phút hay nhiều hơn )và chỉ định một báo cáo viên trình bày những giải pháp mà tiểu nhóm đã tìm ra trước tập thể hội nghị. 4. Họp ra quyết định tiến đến hành động. a) Họp để lấy quyết định. Việc này tiến hành qua bốn giai đoạn. - Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin). - Thu thập các ý kiến dựa trên các sự kiện (giai đoạn bàn bạc). - Tìm kiếm các giải pháp (giai đoạn sáng tạo). - Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn). b) Họp có tính chất chiến lược. Đây là loại họp trong đó các nhóm có quyền lợi và ý tưởng trái ngược nhau .Mỗi nhóm tìm cách chiếm được ưu thế tối đa đối với các nhóm khác. Mỗi nhóm do một người lãnh đạo có nhiệm vụ bảo tồn, duy trì được sự nhất quán của nhóm mình và tìm cách chia rẽ nội bộ phía đối thủ. 5. Họp để hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm. Các nhà tâm lý và xã hội hay những người có kinh nghiệm khuyến khích họp các nhóm gặp cùng vấn đề để thông cảm và giúp đỡ nhau.Muốn vậy ngay trong nhóm cần có. a) Động lực của nhóm. Mục đích là làm cho tham dự viên nhạy cảm với hoạt động của tập thể và tìm các biện pháp để giải quyết các vấn đề được đặt ra cho tập thể. Mỗi người cần phải biết mình làm thế nào để mọi người hiểu mình và mình hiểu người khác. Buổi họp có thể kéo dài nhiều ngày, mà nội dung là hoàn toàn tự do với mục đích là làm rõ những hiện tượng, những vấn đề của nhóm. b) Phân tích cơ chế. 34 Mục đích là phân tích những gì đang xảy ra giữa các thành viên, bằng cách kiểm tra sự ảnh hưởng của cơ chế đối với hành vi của họ. Phân tích khi nhận thấy rằng công việc không tiến triển tốt, có một cái gì đó tắc nghẽn. Người chủ trì cần phải phân tích điều gì đã ngăn cản sự tiến triển của nhóm. IV. Chuẩn bị các buổi họp. Đó là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay thất bại cho một buổi họp. 1. Mục tiêu của buổi họp. - Cuộc họp nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức hoặc các tham dự viên mong muốn hay chỉ nhằm đáp ứng ý đồ của một cá nhân nào đó? - Việc nhận thức sự cần thiết triệu tập một cuộc họp sẽ có tính chất quyết định cho thành công của cuộc họp, vì mỗi cá nhân đều có sự hiểu biết khác nhau về tình huo