CHƯƠNG VI
SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG XÍ NGHIỆP
I. Đặt vấn đề.
Trong một xí nghiệp, các cá nhân có thể hiểu được cách thức làm việc
thông qua các văn bản, bởi thực chất xí nghiệp được xay dựng trên cơ sở hệ
thống các văn bản.
Trong lĩnh vực quản lý Trong lĩnh vực kỹ thuật
* Thư từ * Bài báo kỹ thuật
* Thông báo sự vụ * Văn bản kinh tế kỹ
thuật
* Thông báo thông tin * Lưu ý về kỹ thuật
* Thư thông báo * Tập tin kỹ thuật
* Bản tổng hợp * Bảng phát minh
* Bản tường trình (biên bản) * Các bảng
nghiệm thu
Các văn bản này phải thực sự mang lại hiệu quả (đơn giản, dễ hiểu). Nếu
văn bản có khả năng chuyển tải một cách chính xác các thông tin thì đó cũng
chính là một cách giao tiếp giữa các cá nhân trong xí nghiệp.
- Vậy ta sẽ chọn loại nào?
- Cần nghiên cứu đặc tính của mỗi văn bản.
- Hiểu rõ vai trò tác dụng của văn bản.
- Nắm rõ qui cách của văn bản bằng các lý luận:
+ Tại sao viết?
+ Viết thế nào?
+ Viết cho ai?
- Hướng nội dung văn bản tập trung vào nhu cầu của người nhận:
+ Người nhận cần biết điều gì?
+ Người đọc văn bản có thể hiểu văn chương ở mức độ nào?
- Tóm lại: Ta muốn nói với người đọc về điều gì.
15 trang |
Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 25/06/2022 | Lượt xem: 184 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem nội dung tài liệu Bài giảng Công tác kỹ sư - Chương VI: Soạn thảo văn bản xí nghiệp - Lê Minh Ngọc, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
57
CHƯƠNG VI
SOẠN THẢO VĂN BẢN XÍ NGHIỆP
I. ĐẶT VẤN ĐỀ.
II. THƯ TỪ.
III. THÔNG BÁO SỰ VỤ.
1. Đặt tính.
2. Các mục bắt buộc.
3. Cách hành văn.
IV. THÔNG BÁO THÔNG TIN.
1. Định nghĩa.
2. Một công cụ thông tin khách quan.
V. THƯ THÔNG BÁO.
1. Định nghĩa.
2. Cùng một thông tin, có thể có nhiều đối tượng khác nhau.
VI. BẢN TỔNG HỢP.
1. Định nghĩa.
2.. Cách thức của soạn thảo.
VII. BẢN TƯỜNG TRÌNH (BIÊN BẢN).
1. Định nghĩa.
2. Mục tiêu.
3. Phương pháp.
VIII. BÁO CÁO KỸ THUẬT.
1. Định nghĩa.
2. Thu thập các thông tin.
3. Chọn lọc thông tin cho bản báo cáo.
4. Soạn thảo một báo cáo.
IX. BẢNG CÂU HỎI THĂM DÒ.
1. Xác định thông tin cần tìm hiểu.
2. Soạn thảo các câu hỏi.
* KẾT LUẬN.
58
CHƯƠNG VI
SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG XÍ NGHIỆP
I. Đặt vấn đề.
Trong một xí nghiệp, các cá nhân có thể hiểu được cách thức làm việc
thông qua các văn bản, bởi thực chất xí nghiệp được xay dựng trên cơ sở hệ
thống các văn bản.
Trong lĩnh vực quản lý Trong lĩnh vực kỹ thuật
* Thư từ * Bài báo kỹ thuật
* Thông báo sự vụ * Văn bản kinh tế kỹ
thuật
* Thông báo thông tin * Lưu ý về kỹ thuật
* Thư thông báo * Tập tin kỹ thuật
* Bản tổng hợp * Bảng phát minh
* Bản tường trình (biên bản) * Các bảng
nghiệm thu
Các văn bản này phải thực sự mang lại hiệu quả (đơn giản, dễ hiểu). Nếu
văn bản có khả năng chuyển tải một cách chính xác các thông tin thì đó cũng
chính là một cách giao tiếp giữa các cá nhân trong xí nghiệp.
- Vậy ta sẽ chọn loại nào?
- Cần nghiên cứu đặc tính của mỗi văn bản.
- Hiểu rõ vai trò tác dụng của văn bản.
- Nắm rõ qui cách của văn bản bằng các lý luận:
+ Tại sao viết?
+ Viết thế nào?
+ Viết cho ai?
- Hướng nội dung văn bản tập trung vào nhu cầu của người nhận:
+ Người nhận cần biết điều gì?
+ Người đọc văn bản có thể hiểu văn chương ở mức độ nào?
- Tóm lại: Ta muốn nói với người đọc về điều gì.
II. Thư từ.
Nó diễn tả mối quan hệ của người này với người kia không kể đến địa vị
của họ trong một tổ chức hay một đơn vị. Nó nhằm giải quyết vấn đề dựa
trên trên một hành động.
59
Bố cục của kiểu thư từ như sau:
III. Thông báo sự vụ: (họ phải làm một chuyện gì đó)
Nó truyền đạt các thông tin mà người nhận cần phải thường xuyên theo
dõi và cập nhật. Giọng điệu, cách diễn đạt được sử dụng có khi vượt quá sự
đơn giản thông thường của một thư từ. Ở đây ngôn từ diễn tả mọi trạng thái
trong mối quan hệ tâm lý và kinh tế của một tổ chức.
Do vậy thông cáo sự vụ có thể tạo nên một sự căng thẳng hay xoa dịu,
nó cũng có thể tạo ra sự hiểu lầm, sự đối kháng, sự tán đồng. Thường thì
ngôn từ của thông báo làm cho người đọc khó chịu.
1. Đặc tính.
Đây là dạng văn bản ngắn gọn, được niêm yết nhằm thông báo về một
quyết định chính thức. Nó chuyển tải thông tin, lời căn dặn, các yêu cầu,
mệnh lệnh, người nhận cần tuân thủ thực hiện.
Đây là dạng văn bản chính thức và phải do người chịu trách nhiệm soạn
thảo ký.
Các mục bắt buộc:
- Ngày thông báo
Người gởi: Nơi:
Về việc: Người nhận:
Địa chỉ:
Lời xưng hô với người nhận (phần chào xã giao)
1. Điều gì khiến tôi viết lá thư này (nguyên nhân viết thư)
2. Hiện tại tôi cần gì (nội dung thư)
3. Trong tương lai tôi mong đợi gì ở người nhận thư từ? (chờ sự
trả lời, nêu các lập luận)
Câu chào xã giao khi kết thúc thư (chào hay cám ơn)
Ký tên
60
- Tên và chức vụ của người ký
- Tên người nhận
- Chủ đề vắn tắt của văn bản
- Thông tin cần truyền đạt
2. Cách hành văn.
a) Chính xác.
Đề cập đến tất cả những thông tin cần thiết của sự kiện: ngày, hạn kỳ,
nơi chốn, văn bản làm căn cứ, người liên quan.
b) Rõ ràng.
Sử dụng từ ngữ dễ hiểu, câu ngắn gọn.
c) Dẫn dắt sự việc.
Giải thích lý do ra văn bản với người nhận. Do vậy trước tiên cần trình
bày lý do sau đó mới đưa ra mệnh lệnh, yêu cầu.
Ví dụ:
- Soạn thảo thông báo cho biết về việc ngưng hoạt động nhà ăn của xí
nghiệp vì lý do bãi công của nhân viên cung ứng dịch vụ này.
- Soạn thảo một thông báo yêu cầu các thành viên của một hiệp hội
thể thao bắt buộc thay giày trong phòng đợi trước khi vào phòng tập,
phòng tập thường bị vấy bùn.
- Soạn thảo một thông báo cấm hút thuốc trong văn phòng. Theo kiểu
ngôn ngữ như sau: thông báo khô khan, có vẻ đe dọa, có đưa ra lý do, yêu
cầu đơn giản
- Soạn thảo thông báo về việc giảm tiền hoa lợi do kết quả công việc
cuối năm không đạt chỉ tiêu.
- Soạn thảo thông báo về một số lệnh cấm đồng thời liệt kê rõ các
lệnh này trong thông báo.
- Soạn thảo thông báo về việc trừ lại một khoản tiền để đóng thuế
trong kỳ lương sắp tới đồng thời đề nghị lại nhiều thể thức giải quyết.
61
Có thể theo mẫu sau:
Tên tổ chức
Ngày
Bộ phận
Người chịu trách nhiệm ra thông báo
Người nhận
Về việc
Nội dung thông tin
Người chị trách nhiệm
Ký tên
62
IV. Thông báo thông tin (dùng trong xí nghiệp).
1. Định nghĩa.
Là loại văn bản xí nghiệp dùng để thông báo về những điểm chính
của một thông tin mà người nhận cần phải tiếp nhận.
- Cho các phòng ban, bộ phận trong xí nghiệp.
- Cho bên ngoài: những xí nghiệp khác, khách hàng, cổ đông, công
chúng
2. Một công cụ thông tin khách quan.
Giải thích nhưng không biện luận, không tìm kiếm sự thuyết phục.
Thông báo về một quyết định nhưng không bao giờ dùng để ra lệnh.
Ví dụ:
- Thông báo về bảo hiểm xã hội.
- Thông báo về thủ tục hành chính cho các nhân viên.
- Thông báo cho những người đồng sở hữu.
- Thông báo của ngân hàng về ngân sách xí nghiệp.
V. Thư thông báo.
1. Định nnghĩa.
Là loại văn bản thông tin gửi đến nhiều người mà những người này có
thể có liên quan đến thông tin được nêu.
2. Cùng một thông tin, người nhận có thể khác nhau vì sự cần thiết khác
nhau.
Ví dụ:
- Một xí nghiệp sẽ đóng cửa hoàn toàn trong tháng 8, họ cần.
+ Thông báo tin này cho các khách hàng.
+ Thông báo tin này cho nhà cung ứng.
- Một cửa hàng mới mở: Người chủ mouốn mời cư dân trong khu vực
quá bộ đến xem hàng hoá. Oâng truyền đạt thông tin này bằng cách ra
một thông báo.
- Một đại lý mời khách hàng đến xem một mẫu mã mới.
- Một cửa hàng đổi chủ: chủ nhân mới muốn tiếp xúc với khách hàng
cũ.
VI. Bản tổng hợp
1. Định nghĩa.
Là loại văn bản nhằm làm sáng tỏ, chính xác, tổng hợp các vấn đề
được thực hiện từ những thông tin nhận được trong các tài liệu khác nhau
và thậm chí còn mâu thuẫn nhau. Văn bản này gửi cho người có thẩm
quyền khi bận công việc. Ta có thể coi bản tổng hợp thông tin từ báo chí
(cắt các phần có liên quan một vấn đề) là ví dụ điển hình, ví dụ: Tạp chí
bóng đá.
Bản tổng hợp chỉ mô tả tình hình thực tế, khác với báo cáo nó không
trình bày đề nghị một hành động nào.
Văn bản loại này phải tuyệt đối trung thành với nguồn thông tin, tôn
trọng mọi quan điểm. Nó loại bỏ mọi lời chỉ trích hoặc lập trường cá nhân
của người soạn thảo.
63
2. Các bước đối với người soạn thảo.
a) Xem xét tổng thể hồ sơ.
Mọi văn bản dùng xử lý cùng một vấn đề liên quan phải có liên
quan với nhau.
b) Làm sáng tỏ các trục thông tin lớn.
Sắp xếp các thông tin được trích dẫn từ những tài liệu tham khảo
dựa trên những điểm chung của chúng:
- Đề cập đến cùng một lĩnh vực.
- Hoặc xem lại hoặc nhóm lại các thông tin giống nhau.
- Hoặc có cùng kiểu trình bày: nguyên nhân, giải pháp, hậu quả
c) Làm sáng tỏ các thông tin trọng yếu:
Xem xét toàn bộ văn bản để chọn ra các đoạn, từ, số liệu quan
trọng (sử dụng bút dạ để đánh dấu ).
d) Làm rõ các sự kiện và các quan điểm.
Làm rõ đâu là yếu tố chủ quan của thông tin do các quan điểm cá
nhân hay một tập thể nào đó áp đặt và đâu là những sự kiện mang
tính khách quan.
Ví dụ:
- Sự kiện: con số người nhập cư vào Pháp ngày càng nhiều (khách
quan)
- Quan điểm: thái độ khác nhau của các đảng phái chính trị trước
vấn đề này (Đảng thì đồng ý, Đảng phản đối).
e) Soạn thảo cuối cùng.
Xác định dàn bài cuối cùng sau khi đã rà soát lại rằng mỗi thông
tin được chọn có vị trí của nó.
VII. Bản tường trình (biên bản).
1. Định nghĩa.
Là văn bản phản ánh trung thực toàn bộ hay một phần của buổi họp
hay của một hoạt động. Nó có tác dụng :
- Bản tường trình cho phép họ nắm được diễn biến của cuộc họp mà
họ không tham dự. Do vậy khi viết biên bản, phải chú ý đến cách hành
văn sao cho thật rõ ràng, mạch lạc vì trên thực tế người đọc không có
mặt trong tình huống đó.
- Bản tường trình cho phép nhớ lại những diễn tiến buổi họp mà họ có
tham dự, đặc biệt về những gì được yêu cầu, quyết định. Bản tường
trình là một sự gợi nhớ cho cá nhân.
- Bản tường trình cho phép đi đến thoả thuận về những điều đã được
trình bày hay thực hiện trong trường hợp có tranh chấp, bản tường trình
giữ vai trò hoà giải, nó chính là tài liệu gợi nhớ cho nhóm hoặc một số
nhóm.
2. Mục tiêu.
64
Bản tường trình nhằm mục đích thông tin (cho người vắng hoặc ghi
nhớ), do đó nó phải hoàn toàn trung thực và khách quan trong việc
truyền đạt thông tin về một tình huống. Người viết phải tuyệt đối tránh
đưa vào đó các đánh giá, nhận xét, bình phẩm của bản thân mình.
- Việc chọn lọc các thông tin không được theo ý cá nhân người viết
mà phải:
+ Nhằm vào lợi ích của người đọc.
+ Tôn trọng ý tưởng của những ý kiến đóng góp trong cuộc họp.
- Muốn như vậy thì cần phải
+ Giới thiệu mọi khía cạnh của đề tài, bao gồm luôn tầm quan
trọng của chúng. Không được ưu tiên những gì người viết thích.
+ Trình bày các ý kiến và không đưa những cảm nhận cá nhân của người
viết vào.
Ví dụ:
Tránh viết: “Ôâng X dường như không đồng ý”
Trong trường hợp này nên viết: ” Ông X đã bày tỏ sự không bằng
lòng”.
+ Trình bày những điều đã nói hay đã làm và không phải là những ý kiến
cá nhân của người viết vì nhiệm vụ của họ trong cuộc họp không phải là
để bảo vệ quan điểm của mình hay phân biệt tốt xấu. Tuy nhiên nếu có
yêu cầu thì người viết có thể soạn thảo một phụ lục trong đó nêu rõ cảm
tưởng, nhận định hay phân tích cá nhân mình (ví dụ như trong buổi họp có
xung đột, bế tắc, hiểu ngầm, đối đầu của các bè phái hay các cá nhân
liên minh với nhau vì một ích lợi nào đó ..).
Tóm lại: một bản tường trình tốt phải mang tính khách quan trong cách
hành văn đồng thời phải mang tính chính xác cao.
3. Phương pháp.
a) Chọn lựa thông tin.
Trong các buổi họp làm việc tại xí nghiệp, cần hiểu rõ chúng ta không
giống như là đang ở toà án hay quốc hội do vậy mà bản tường trình của
các cuộc tranh luận được lưu lại chỉ nhằm cung cấp thông tin về nơi diễn
ra cuộc họp và là tài liệu có giá trị pháp lý để căn cứ sau này. Nó mô tả
lại toàn bộ các diễn tiến chính của cuộc họp với một độ chính xác cao.
Tuy nhiên do thời gian có hạn nên bản tường trình sẽ không phải là bản
sao toàn vẹn của một sự kiện mà cần có sự chọn lọc. Sự chọn lọc thông
tin này là tuỳ vào người cần đọc biên bản:
Họ là ai?
Họ có như cầu và mong đợi gì khi đọc bản tường trình?
Bản tường trình sẽ giúp họ điều gì? (để biết những đặc tính của thiết bị
về vị trí của người tham gia cuộc tranh luận hay về những quyết định
được đưa ra trong buổi họp ).
b) Sắp xếp thông tin.
Có hai kiểu sắp xếp:
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian:
65
Người soan thảo tường thuật lại các sự kiện theo thứ tự thời gian diễn
tiến. Cách này rất hiệu quả khi cuộc họp diễn ra theo trình tự đã
đề ra nhưng lại không phù hợp khi mà các thành viên cuộc họp bàn đi
bàn lại cùng một vấn đề.
- Sắp xếp theo chủ đề:
Cách này làm cho văn bản rõ ràng nhất, nó cho phép tránh việc lập
lại đối với mỗi vấn đề đã được trình bày.
Liên quan đến: Các ý tưởng được trình bày
Các ý kiến được bảo vệ
Các quyết định được thông qua
Các điểm chưa thống nhất được cách giải quyết.
c) Hình thành một biên bản.
• Nội dung:
Ba yếu tố cần thiết:
+ Nguyên nhân của buổi họp hay một hoạt động nhằm trả lời các câu
hỏi sau:
Ai : Người tham dự
Ở đâu : Nơi tổ chức cuộc họp
Khi nào : Ngày tổ chức cuộc họp
Tại sao : Chủ đề cuộc họp
+ Những thông tin nhận được sắp xếp theo thời gian hay theo chủ đề.
+ Kết thúc cuộc họp hay một hoạt động (mô tả, giờ kết thúc)
d) Trình bày thông tin.
- Ghi tên người tham gia phát biểu cùng với phần tóm tắt ý kiến của
họ.
- Có thể soạn thảo dạng câu đầy đủ hay ở dạng liệt kê các vấn đề.
Ví dụ: các vấn đề gặp phải khi đưa máy X vào hoạt động.
- Năng suất cao.
- Lượng phế phẩm giảm
- Tiếng ồn lớn và tốn nhiều nhiên liệu .
VIII. Báo cáo.
1. Định nghĩa.
Là văn bản có chức năng đề nghị thực hiện một hành động nào đó
dựa trên việc nghiên cứu một vấn đề hay phân tích một tình huống. Đối
với bản tường trình, người soạn thảo ghi nhận những sự việc, những vấn
đề mà không kèm theo các xác nhận xét của mình, trong khi đó người
viết báo cáo phải phân tích các sự kiện từ đó đưa ra đề nghị mang tính
cá nhân về sự việc. Còn đối với người tiếp nhận báo cáo, đây là dạng
văn bản giúp cho họ dễ dàng đưa ra một quyết định.
Ví dụ: Khi nhận được yêu cầu:
“Có nhiều tai nạn trên dây chuyền sản xuất số 3. Hãy đến đó xem
xét và báo cáo cho tôi biết”
Khi đó người viết báo cáo phải phân tích các nguyên nhân gây tai
nạn, sắp xếp chúng theo thứ tự, rồi đề nghị các giải pháp cụ thể để
phòng ngừa và bảo đảm an toàn. Hoặc:
66
“Sản phẩm của chúng ta tiêu thụ kém trong siêu thị Y nhưng lại bán
chạy trong các siêu thị khác. Hãy điều tra tại chỗ và báo cáo cho tôi
biết”
Người viết báo cáo phải phân tích những nguyên nhân vì sao không
bán được sản phẩm trong các gian hàng này và đề ra các biện pháp
thích hợp (như đợt khuyến mãi trong siêu thị Y, sắp xếp các sản phẩm
trên các ngăn, kệ, biện pháp về mặt giá cả, tổ chức quản lý ).
Như vậy trong khi người viết các bản tường trình chỉ dừng lại ở việc
ghi nhận các sự kiện thì người viết báo cáo phải phân tích sự kiện và
đưa ra các đề nghị của riêng họ.
2. Thu thập các thông tin.
Đây là công việc tập hợp các thông tin liên quan đến tình huống và
từ đó đề ra các hành động giải quyết. Ta sẽ làm theo 4 bước sau:
a) Kinh nghiệm và khả năng của người viết báo cáo
Người viết báo cáo được chọn trong số các chuyên gia liên quan
đến đề tài của báo cáo. Do vậy trước tiên trong tay người này đã có
“Tài liệu nội bộ”.
b) Quan sát thực tế
Tham quan công trường, thử các thiết bị, quan sát sự hoạt động của phân
xưởng, quan sát cách cư xử của công nhân hay của người tiêu thụ.
c) Ghi nhận các thông tin
Nhận được từ các cuộc phỏng vấn hay từ bảng câu hỏi thăm dò.
d) Phân tích các tài liệu.
Nghiên cứu các tài liệu lưu trữ, sách, báo, cẩm nang niên giám, phim
ảnh. Người làm báo cáo sử dụng cùng lúc nhiều nguồn thông tin như đã kể
trên.
3. Chọn lọc các yếu tố cần giữ lại.
Báo cáo viên phải sắp xếp các khối thông tin nhận được để chỉ giữ lại
những yếu tố có ý nghĩa, đầy đủ cho các trường hợp cần xử lý. Mục đích là
đưa ra các ý kiến và giải pháp dựa trên các sự kiện chứ không phải chọn lựa
các sự kiện từ những ý kiến cá nhân đã được nêu ra từ trước.
Một người viết báo cáo giỏi phải trung lập, phóng khoáng và cơi mở. Đó
là một chuyên viên chứ không phải kiểu người bè phái. Như vậy họ mới tiếp
thụ mọi nguồn thông tin.
67
Các ý kiến của anh ta có được đi từ sự phân tích các sự kiện theo sơ đồ
Không nên theo sơ đồ
4. Soạn thảo một báo cáo.
a) Nhập đề.
- Bao gồm: Ngày báo cáo
Tên báo cáo viên
- Tiêu đề : Nơi hoặc tên người nhận
Chủ đề của báo cáo
- Sơ lược bản báo cáo
- Dẫn nhập: nhắc lại bối cảnh đưa đến việc soạn thảo văn bản.
Trong số các chức năng truyền đạt, báo cáo viên phải thực hiện chức
năng tham khảo. Đó chẳng qua là phần thống kê và mô tả công việc.
b) Nhận xét, tranh luận và trình bày một nhận định:
Người viết báo cáo vừa mô tả sự việc vừa trình bày sự phân tích chủ
quan nhằm đưa ra ý kiến và bảo vệ nó bằng các lập luận đi từ những
Ý kiến
có trước
Nghiên cứu và lựa chọn
Sự kiện
Sự kiện
Bằng chứng
Ý kiến
Bằng chứng
(Cung cấp thông tin)
68
thông tin đã thu thập được. Sau khi đã đọc xong phần này, người đọc phải
nhận ra được lý do về tình huống được phân tích.
c) Trình bày các ràng buộc của vấn đề.
Trước khi đưa ra các giải pháp đề nghị cần cân nhắc lại một số ràng
buộc. Đây chính là các mặt hạn chế của giải pháp vì nó sẽ làm cho một
số đề nghị trở thành vô ích hoặc không khả thi. Có thể trình bày các hạn
chế theo thứ tự sau: kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tâm lý, cấu trúc, đạo đức
d) Từ những giải pháp có thể được đưa đến đề nghị hành động:
Hiếm khi một vấn đề chỉ có một giải pháp duy nhất nhưng bao giờ
cũng chỉ có một giải pháp tốt nhất phù hợp với mục tiêu và những khó
khăn phải đương đầu. Do vậy người viết báo cáo cần kiến nghị một số
giải pháp dự kiến dựa trên các phân tích và sử dụng các tiêu chuẩn đánh
giá như giá cả, công nghệ, thời gian thực hiện, con người, tổ chức
Chính từ những tiêu chuẩn này, người viết báo cáo sẽ trình bày những
thuận lợi, khó khăn của mỗi giải pháp. Phần soạn thảo này đòi hỏi mức
độ lập luận cao. Người viết báo báo phải đầu tư suy nghĩ và đề nghị trực
tiếp với người nhận báo cáo. Do vậy người viết báo cáo cần sử dụng chức
năng diễn đạt và