Bài giảng Đàm phán trong kinh doanh - Chương 4: Chuẩn bị đàm phán kinh doanh

1  Chương 4CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN KD 2  NỘI DUNG - Nghiên cứu chuẩn bị ĐPKD - Xây dựng Kế hoạch ĐPKD - Kiểm tra tập dượt các phương án ĐPKD. 3 4.1. NGHIÊN CỨU CHUẨN BỊ ĐPKD 1. Vị trí của giai đoạn chuẩn bị “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” - Sự chuẩn bị là một trong những nhân tố then chốt cho sự thành công của đàm phán - Một sự chuẩn bị chu đáo giúp: + Tập hợp các dữ liệu, các thông tin + Chẩn đoán tốt giúp cho việc xây dựng chiến lược (xác định các mục tiêu cần đạt được) + Tạo cho người ĐP sự tự tin, có khả năng phản ứng lại khi đối mặt với những bất ngờ và phức tạp. 4 2. Nội dung chuẩn bị giao dịch/Đàm phán Những vấn đề cốt yếu trong chuẩn bị bao gồm: - Phân tích mặt mạnh, điểm yếu của các bên tham gia ĐP - Thông tin về những: + Chiến lược (mục tiêu, giải pháp thay thế) + Các nhu cầu ngắn và dài hạn + Các vấn đề thỏa thuận và bất đồng + Các chiến thuật + Biện luận (lý lẽ) + Vị thế + Khía cạnh văn hóa. 5 Thông tin trong ĐP mua bán hàng hóa - Thông tin về hàng hoá: + Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh: Tên gọi, đơn vị tính số lượng, trọng lượng, chất lượng, bao gói, công dụng, cách thức phân loại, + Xuất sứ của hàng hóa + Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: Thời vụ, khả năng về nguyên liệu, công nghệ sản xuất, tay nghề công nhân, + Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm + Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường). 6 - Thông tin về th ị trường (ĐPKD quốc tế) + Thông tin đại cương về đất nước, con người, văn hóa trong giao dịch đàm phán tình hình về chính trị, xã hội của nước đối tác + Chính sách ngoại thương: Nước đó có là thành viên của WTO, AFTA,không? Hàng rào thuế quan, các rào cản kỹ thuật trong thương mại quốc tế, + Hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải hàng hoá, 7 T ìm hiểu đối tác : - Thực lực của đối phương, bao gồm: Lịch sử của công ty, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, chất lượng và số lượng sản phẩm (bối cảnh của đối phương) - Nhu cầu và thành ý của đối phương: + Đối phương muốn hợp tác với ta là có ý đồ gì? + Mục đích hợp tác của họ như thế nào? + Nguyện vọng hợp tác có chân thành không? + Mức độ bức thiết của sự hợp tác? + Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng hợp tác nữa hay không? 8 Trạng thái nhân viên đàm phán của đối phương: + Đoàn đàm phán của họ gồm những ai? + Cương vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm của từng người? + Ai là người đứng đầu? (người có quyền quyết định?) + Năng lực, quyền hạn, kinh nghiệm, Tùy theo tính chất của cuộc đàm phán mà yêu cầu tìm hiểu có khác nhau. Tuy nhiên càng hiểu cụ thể, sâu sắc về đối phương thì việc đánh giá càng chuẩn xác, đầy đủ và có cơ hội làm chủ trong đàm phán. 9 3. Bố trí nhân sự cho đàm phán Các thành viên trong đoàn ĐP bao gồm: trưởng đoàn, các nhà chuyên môn, thư ký, phiên dịch, luật sư (1) Mỗi thành viên cần phân tích về bản thân - Tìm hiểu mình trước để thấy rõ những ưu, nhược điểm và những mặt mạnh, yếu của mình, những đặc điểm tâm lý - Loại bỏ những cố tật, những nhược điểm, có ảnh hưởng bất lợi đối với khả năng đàn phán của bản thân - Rèn luyện một số kỹ năng cần thiết như: + Tính kiên nhẫn + Óc chính xác + Tập kiềm chế cảm xúc (cử chỉ phi ngôn ngữ) + Kỹ năng nghe, nói, đặt câu hỏi, trả lời câu hỏi, 10 Thế nào là một nhà đàm phán giỏi “ Một nhà đàm phán giỏi là người có đầu óc nhanh nhạy nhưng lại có lòng kiên nhẫn vô hạn, là người biết che dấu những cảm xúc của mình mà không là kẻ dối lừa, biết truyền cho mọi người cảm giác đáng tin cậy mà không tin cậy vào người khác, là người nhã nhặn nhưng quyết đoán” Mu ốn trở thành nhà đàm phán giỏi thì cần phải có sự chuẩn bị chu đáo về mọi mặt. 11 Thế nào là một nhà đàm phán giỏi Theo Francois de Cailere, một nhà thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: “ Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như khối đá. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác, song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác”. 12 (2) Bố trí nhân sự cho cuộc đàm phán - Trưởng đoàn đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm cao, kiên định với mục tiêu. Kiến thức sâu rộng, tinh thông nghiệp vụ, nhạy bén, có thể dẫn dắt đàm phán + Phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế hoạch chuẩn bị đàm phán + Phải xây dựng được chiến lược, chiến thuật ứng phó với các tình huống trong đàm phán + Có trách nhiệm phân công thành viên của đoàn và các công việc trong đoàn + Có kiến thức chuyên môn, giỏi trình bày, thuyết trình. 13 - C ác nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán: Họ có thể gồm nhiều chuyên gia kinh tế (kinh doanh), pháp luật, công nghệ (kỹ thuật). Nhiệm vụ chủ yếu của nhóm là: + Theo dõi, đánh giá và đưa ra các ý kiến tán đồng hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác + Phân tích tình hình trong quá trình đàm phán, theo dõi chiến lược, sách lược của các bên + Tìm kiếm điểm chung và những nhượng bộ để kiến nghị với trưởng đoàn + Theo dõi và đánh giá các đề nghị đưa ra trong quá trình đàm phán. Giúp trưởng đoàn đưa ra các kết luận cuối cùng. 14 4. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh (1) Nghiên cứu cấu trúc một cuộc ĐPKD Một cuộc ĐPKD thông thường bao gồm các giai đoạn: + Giai đoạn 1: Mở đầu + Giai đoạn 2: Truyền đạt thông tin + Giai đoạn 3: Lập luận + Giai đoạn 4: Vô hiệu hóa lập luận của đối tác + Giai đoạn 5: Ra quyết định kết thúc đàm phán Cấu trúc này không phải cố định mà có thể thay đổi trình tự hoặc có thể bỏ qua một vài giai đoạn Giai đoạn ra quyết định là quan trọng nhất. 15 (2) Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc ĐPKD Tức là phối hợp các nhiệm vụ cần phải giải quyết từ khâu đề ra kế hoạch cho đến khi ra quyết định Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào: + Thiên hướng, năng lực, động cơ, thói quen làm việc của người thừa hành + Tầm quan trọng của cuộc đàm phán + Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán Lập kế hoạch chung cho cuộc đàm phán kinh doanh cần xác định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội dung từng giai đoạn cụ thể. 16 4.2. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ĐPKD 1. Tầm quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch ĐP Kế hoạch là sự thiết lập, tính toán trình tự công việc, thao tác, thời hạn, chi phí và khả năng thực hiện mt. Xây dựng kế hoạch đàm phán có nghĩa là vạch ra một sơ đồ có tính khái quát l o gic áp dụng cho mọi trường hợp, dựa vào đó mà có thể tổ chức và thực hiện các cuộc đàm phán cụ thể nhằm đạt mục tiêu đã định - Xây dựng kế hoạch đàm phán chu đáo giúp ta rèn luyện kỹ năng, hình thành thói quen phản ứng linh hoạt trong mọi tình huống - Tạo ưu thế thuận lợi trong đàm phán. 17 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP - Xây dựng kế hoạch ĐP cần thực hiện các thao tác sau: + Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán + Xác định những nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của cuộc đàm phán + Tìm kiếm giải pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó + Xác định những nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn cho cuộc đàm phán + Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ kể trên (lập chương trình và kế hoạch cho từng giai đoạn), phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc trong ĐP . 18 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP - Lên các kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán + Kế hoạch chung: Định rõ từng loại công việc, thời gian hoàn thành và người thực hiện + Kế hoạch chiến lược: Đường lối, phương hướng, chương trình hành động nhằm đạt được mục tiêu đề ra + Kế hoạch cụ thể: Là những chương trình hành động nhằm giải quyết những nhiệm vụ riêng biệt của đàm phán + Kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu: . Nguồn thông tin; Khối lượng thông tin đã thu thập được . Người thu thập thông tin; Thời gian hoàn thành + Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian. 19 2. Nội dung công tác xây dựng kế hoạch ĐP - Phân chia kế hoạch tổng thể thành các kế hoạch chi tiết - Mục tiêu của việc xây dựng kế hoạch chi tiết: + Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác cần phải làm trước khi đàm phán + Xác định và khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong quá trình đàm phán + Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm, việc chuẩn bị đàm phán. 20 4.3. KIỂM TRA VÀ TẬP DƯỢT CÁC PHƯƠNG ÁN ĐPKD 1. Hoàn thiện kế hoạch ĐP Thực chất là khâu tu sửa, chuẩn hóa (bằng lời hoặc bằng văn bản) các phần cơ bản của kế hoạch ĐP Soạn thảo thật chi tiết các kế hoạch đàm phán Hoàn chỉnh kế hoạch đàm phán: Chỉnh sửa cho hợp lý là công việc tiếp theo của thao tác kiểm tra. 21 2. Tập dượt các phương án ĐP - Diễn tập bằng suy nghĩ: Hình dung trong óc diễn biến quá trình đàm phán. Khâu luyện tập này nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng trước khi bước vào đàm phán + Tìm hiểu và ghi nhớ các phần, các giai đoạn ĐP + “Nhập tâm và tiêu hóa” phần cơ bản của cuộc đàm phán - Diễn tập bằng lời: Dùng máy ghi âm để luyện tập bằng lời (lời phát biểu), qua đó kiểm tra cấu trúc ngữ pháp của bài phát biểu. 22 Câu hỏi ôn tập chương 4 1. Hãy vận dụng phương châm “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” trong ĐP? 2 . Yêu cầu và nội dung của công tác chuẩn bị cho ĐP? 3. Tầm quan trọng của thông tin và phương pháp thu thập thông tin trong quá trình chuẩn bị ĐP? 4 . Các thông tin cần thu thập trong giai đoạn chuẩn bị ĐP thương mại? 5. Thế nào là một kế hoạch đàm phán hoàn tất? 6. Vị trí, nhiệm vụ của các loại thành viên trong đoàn đàm phán? Làm thế nào để phát huy sức mạnh của mọi thành viên trong đoàn ĐP? 7 . Khi tìm hiểu về đối tác, bạn cần tìm hiểu những gì? 23 8 . Doanh nghiệp bạn phải chuẩn bị gì trước khi đàm phán xuất khẩu tôm với đối tác Nhật Bản? 9 . Doanh nghiệp bạn phải chuẩn bị gì trước khi đàm phán nhập khẩu thép với đối tác Trung Quốc?