Bài giảng Giao dịch kinh doanh - Bài 4: Tiến hành đàm phán

BÀI 4  TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN 1 4 Những nội dung cơ bản Mở đầu đàm phán Trao đổi thông tin Đưa ra đề nghị Thương lượng Kết thúc đàm phán 5 1 2 3 2 1.Mở đầu đàm phán  Chào hỏi và giới thiệu Chào hỏi là nghi lễ bình thường trong mọi cuộc gặp gỡ , nhưng không phải là việc đơn giản . Lời nói , cử chỉ của bạn ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của đối tác đối với bạn Chào hỏi : Bước vào phòng đàm phán , tay phải không cầm vật gì Chủ động bắt tay đối tác ngay Bắt tay chắc và nhanh , không nên siết chặt quá Mỉm cười một cách cởi mở , không gượng ép Nhìn thẳng vào mắt đối tác Lắng nghe lời chào của đối tác và đáp lại Cần lưu ý đến đặc điểm văn hoá của đối tác ĐP 3 1.Mở đầu đàm phán (tiếp)  Tìm tiếng nói chung Những phút đầu của cuộc ĐP nên được sử dụng để xây dựng bầu không khí thuận lợi cho cuộc ĐP Nên bắt đầu bằng việc thăm hỏi đối tác hoặc trao đổi những chủ đề đơn giản mà hai bên có thể dễ dàng chia sẻ , hoặc tìm hiểu thêm thông tin về đối tác Không nên quá ồn ào hoặc tỏ ra quá tò mò Nên tránh ảnh hưởng của thành kiến , định kiến hoặc ấn tượng ban đầu vô thức về đối tác 4 Mở đầu đàm phán  Thống nhất chương trình đàm phán Mỗi bên trình bày vấn đề ĐP của mình và lắng nghe đối tác trình bày vấn đề theo cách của họ . Sau đó , các bên thống nhất về những vấn đề sẽ thảo luận Chương trình ĐP cần chỉ rõ : Lý do các bên đến với cuộc đàm phán Những nội dung các bên cần thảo luận Trình tự thảo luận các nội dung Thời gian ước tính của cuộc đàm phán 5 Mở đầu đàm phán  Các phương pháp mở đầu ĐP Phương pháp làm dịu căng thẳng : dùng lời nói , hành động tạo bầu không khí thân thiện , gần gũi khi ĐP Phương pháp kiếm cớ ( móc xích ): viện dẫn những vấn đề , sự kiện có liên quan đến nội dung ĐP Phương pháp trực tiếp : thông báo ngắn gọn lý do của cuộc ĐP Phương pháp kích thích trí tưởng tượng : nêu các câu hỏi về các vấn đề cần ĐP 6 Trao đổi/Truyền đạt thông tin Là giai đoạn tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp Là cơ hội để : Nhận biết những nhu cầu và giới hạn của đối tác Kiểm tra những giả định của bạn về đối tác Gây ảnh hưởng , thuyết phục và cung cấp cho đối tác những thông tin cần thiết Thăm dò những mục tiêu quan trọng của đối tác Cần cẩn trọng , không nên quá huênh hoang về mình và quá tò mò về đối tác Cần có thái độ xây dựng , không chỉ trích hoặc châm chọc đối tác Nên đặt câu hỏi một cách trực tiếp , sau đó giữ im lặng để nghe cầu trả lời Lắng nghe và ghi nhận ( chứ không phải là đồng ý) với những nhu cầu của đối tác Thường xuyên tóm tắt lại những thông tin đã thu nhận được 7 Đề nghị Đề nghị là con đường mà bạn và đối tác phải đi để có thể đạt được thoả thuận Đề nghị cần : Được đưa ra đúng lúc Được trình bày rõ ràng , ngắn gọn và tự tin Thể hiện mong muốn đạt được thoả thuận Một số người chủ động đưa ra đề nghị , 1 số người khác lại muốn đối tác đưa ra đề nghị . Nếu chủ động đưa ra đề nghị thì có lợi thế là chủ động lựa chọn thời điểm thuận lợi nhất cho đề nghị của mình và được quyền đặt mức kỳ vọng Nếu chưa chuẩn bị kỹ và sợ bị “ hớ ” thì nên chờ đối tác đưa ra đề nghị trước và thận trọng đưa ra quyết định trên cơ sở đề nghị của đối tác . 8 Đề nghị  Xác định thời điểm thích hợp Đề nghị nên được đưa ra ở thời điểm cả 2 đã phán đoán được vấn đề và nên cố gắng hoà hợp được lợi ích của các bên . Làm thế nào để xác định đúng thời điểm đưa ra đề nghị ? Có những tín hiệu cho biết đã đến lúc đưa ra đề nghị , đó là tín hiệu cho thấy đối tác sẵn sàng xem lại các điều kiện của mình . Tín hiệu thường thể hiện bằng những thay đổi trong ngôn ngữ mà đối tác sử dụng , từ dứt khoát sang lưỡng lự Tín hiệu cũng có thể thể hiện thông qua cử chỉ , điệu bộ  cần lắng nghe và quan sát . Nếu không nhận thấy tín hiệu , nên chủ động phát tín hiệu để có được tín hiệu từ phía đối tác . 9 Đề nghị  Đưa ra đề nghị Đề nghị cần : Có chừa chỗ cho thương lượng Không bỏ sót một vấn đề nào Thể hiện rõ những điều kiện đi kèm với nó Không bao gồm những nhượng bộ , loại trừ , những điều kiện không thực tế hoặc quá ưu đãi nào . Nên bắt đầu bằng những điểm dễ thống nhất Nên thăm dò những đề nghị khác của đối tác bằng cách đưa ra những câu như : chúng tôi sẽ cân nhắc khả năng , nếu . thì Nên dự đoán những phản ứng có thể có của đối tác để chuẩn bị đối đáp . Đề nghị đối tác phản hồi . 10 Đề nghị  Nhận đề nghị Lắng nghe lời đề nghị của đối tác , không cắt ngang phần trình bày của đối tác . Nếu có vấn đề gì chưa rõ , hãy đợi đến khi đối tác trình bày xong . Không ngại đặt câu hỏi về những gì chưa rõ . Không nhất thiết phải có phản hồi ngay . Trước khi phản hồi cần xem xét đề nghị của đối tác , hiểu rõ những nội dung của đề nghị đó và lý do tại sao đối tác lại đề nghị như vậy . Có thể tạm dừng đàm phán để thảo luận , nhưng hạn chế sử dụng chiến thuật này . Phản hồi : Nên bắt đầu bằng cách tóm tắt lại đề nghị của đối tác Phản hồi dựa trên đề nghị của đối tác Với những điểm không tán đồng , nên đưa ra phương án thay thế Chú ý thái độ phản hồi 11 Thương lượng  Vùng thương lượng Là vùng mà mong muốn của hai bên chồng lấn nhau Mức giá lý tưởng của người mua Giá trị Mức giá lý tưởng của người bán Mức giá tối đa của người mua Mức giá tối thiểu của người bán Vùng chồng lấn 12 Thương lượng  Vùng thương lượng ( tiếp ) Nếu mong muốn của 2 bên không có vùng chồng lấn , thương lượng sẽ không có cơ hội thành công Có nhiều vùng thương lượng tương ứng với mỗi vấn đề đàm phán khác nhau Nếu đã đưa ra giới hạn cuối cùng mà đối tác vẫn không chấp nhận  2 bên không có vùng chồng lấn Nên thăm dò giới hạn của đối tác để biết hai bên có vùng chồng lấn hay không Việc xác định khoảng chồng lấn ( vùng thương lượng ) có tồn tại hay không là việc rất khó , phụ thuộc rất nhiều vào sự nhạy bén của người đàm phán . 13 Thương lượng  Các phương pháp lập luận LËp luËn lµ qu ¸ tr×nh s¾p xÕp nh÷ng ý nghÜ , lý lÏ mét c¸ch cã hÖ thèng ®Ó tr×nh bµy nh»m chøng minh cho mét kÕt luËn vÒ mét vÊn ®Ò nµo ® ã . Trong ®µm ph¸n kinh doanh , lËp luËn lo gic cã thể làm thay ® æi hoàn toàn hoặc một phần lËp tr­êng cña ® èi t¸c , kh¼ng ® Þnh , b¶o vÖ quan ® iÓm cña ta hoÆc ng­îc l¹i. LËp luËn lµ giai ®o¹n khã kh¨n nhÊt trong qu ¸ tr×nh ®µm ph¸n . §Ó cã lËp luËn tèt , ® ßi hái ph¶i cã sù hiÓu biÕt réng , kiÕn thøc chuyªn m«n s©u , sự chuẩn bị tốt vµ c¸ch tr×nh bµy hîp lý , lÞch sù . Các phương pháp lập luận hùng biện và tự biện . 14 Thương lượng (tiếp) Tranh luận là phương pháp bác bỏ các lý lẽ , ý kiến của đối tác Yêu cầu : .Phải bình tĩnh, tự tin,tôn trọng đối tác .Sử dụng ngôn ngữ đa dạng mềm dẻo ,sâu sa .Linh hoạt trong sử dụng các phương pháp tranh luận KL : Không bác bỏ trực tiếp mà bác bỏ gián tiếp 15 Thương lượng  Các chiến thuật thương lượng Chia nhỏ : Chia những vấn đề đang cản trở việc thoả thuận ra thành nhiều mảng nhỏ , giải quyết dần những vấn đề nhỏ để đạt được mục đích của vấn đề lớn . Phương án mới : Không nên chấm dứt đàm phán khi có khoảng cách về thương lượng quá xa , mà cần tìm kiếm những phương án mới , những lựa chọn mới . Thăm dò : Đưa ra các giả thiết khác nhau để thăm dò đối tác nhằm mở lối thoát khi thảo luận vấn đề với đối tác . Không nên quá lạm dụng vì có thể khiến đối tác cho rằng ta không chắc là ta muốn gì . Đi đường vòng : Khi cuộc đàm phán đang ở chỗ bế tắc , có thể tạm gác những vấn đề có vẻ khó sang một bên . Bạn phải quay trở lại vấn đề sau đó , và trong nhiều trường hợp vấn đề đã được xử lý bằng những quyết định khác 16 Thương lượng  Các chiến thuật thương lượng ( tiếp ) Trao đổi nhượng bộ : Nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ , không bao giờ nhượng bộ đơn phương . Chỉ nhượng bộ khi không còn cách nào khác và không nhượng bộ quá sớm . Tổng kết từng giai đoạn : Định kỳ tổng kết những thoả thuận đã đạt được hoặc dành thời gian xem lại tiến trình thương lượng nhằm củng cố những gì đã đạt được và xây dựng cơ sở vững chắc cho tiến trình tiếp theo . Đồng thời , việc này giúp phát hiện những hiểu nhầm vì vị thế hiện tại của các bên để có thể sớm giải quyết vấn đề . Sức ép thời gian : Sử dụng khi người đàm phán muốn gây sức ép với đối tác để đi đến quyết định hoặc khi người đàm phán muốn có thêm thời gian để cân nhắc những lựa chọn khác . 17 Thương lượng  Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc 1. THOÁT KHỎI TÌNH THẾ BẾ TẮC: Tóm tắt lập trường của đối tác Tóm tắt lập trường của bạn Thông báo “ chúng ta đang rơi vào bế tắc ” Tách bạch giữa cảm xúc và thực tế Tách bạch con người và vấn đề Thay đổi người đàm phán Ngừng đàm phán trên cơ sở những gì đã thống nhất được và đề nghị sẽ thảo luận sau Sử dụng BATNA Bổ sung những phương án thay thế 18 Thương lượng  Xử lý khi thương lượng rơi vào bế tắc ( tiếp ) 2. RÚT LUI VÀ KẾT THÚC ĐÀM PHÁN: Cần cân nhắc kỹ vì phải chịu rủi ro . Cần chuẩn bị cho sự rút lui : Trình bày với đối tác về : lập trường của bạn Bạn hiểu như thế nào về lập trường của đối tác Vì sao hai bên không đạt được thoả thuận Cảm ơn đối tác đã dành thời gian Thông báo với đối tác về quyết định rút lui một cách lịch sự và trân trọng 19 Kết thúc đàm phán  Nhiệm vụ Đạt được mục tiêu cơ bản hoặc mục tiêu dự phòng Bảo đảm bầu không khí thuận lợi khi kết thúc đàm phán Tiếp tục duy trì mối quan hệ với đối tác Tóm tắt nội dung và rút ra kết luận cơ bản cho cuộc đàm phán 20 Kết thúc đàm phán  Xác định thời điểm kết thúc đàm phán Khi bạn và đối tác đã thoả thuận với nhau trên hầu hết những điểm quan trọng Chọn thời điểm kết thúc đàm phán dựa trên trực giác và suy luận , thông qua những “ tín hiệu ” từ phía đối tác Nếu xác định sai thời điểm , có thể làm đàm phán kéo dài và khiến đối tác hiểu lầm 21 Kết thúc đàm phán  Kỹ thuật thúc đẩy việc ra quyết định Tăng tốc trực tiếp Tăng tốc gián tiếp : Phương pháp ám thị Giải pháp theo giai đoạn Giải pháp lựa chọn 22 Kết thúc đàm phán  Đạt thoả thuận Tóm tắt lại những tiến trình đàm phán , kể cả những điểm vẫn chưa thoả thuận được Quay trở lại những vấn đề chưa thoả thuận được để giải quyết chúng : Nhượng bộ Cưa đôi Trọn gói Ý tưởng mới/đề nghị mới Kết thúc đàm phán 23 5 trở ngại tạo ra thế căng thẳng trong ĐPKD 1.Khoảng cách lợi ích mà các bên đề ra là quá lớn 2.Các bên cố bám vào lập trường hình thức 3.Một bên dùng thế mạnh bắt ép bên kia 4.Không hiểu nhau (hiểu sai về nhau ) 5 Do đặc điểm tâm lý của người đàm phán 24 7 sách lược phá thế căng thẳng trong ĐPKD 1.Tập trung vào lợi ích chứ không phải lập trường 2. Xây dựng các phương án để cùng đạt được mục đích 3. Xây dựng các tiêu chuẩn khách quan 4. Áp dụng thuật “nhu đạo” 5. Thay thế nhân viên đàm phán 6. Tác động vào điểm chủ chốt và nhân vật chủ chốt 7. Tìm đối tác khác để tạo sự cạnh tranh 25