Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian - Trần Nhật Minh

PHẦN 1 - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC I/ KHÁI NIỆM 1. Định nghĩa • Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ Doanh nghiệp. • Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. • Trong tài liệu này, tổ chức công việc được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân. 2. Mục đích Thông qua việc nghiên cứu phần này, bạn sẽ thực hiện được các việc sau: • Tổ chức công việc được giao. • Tổ chức mạng lưới công việc. • Sắp xếp hồ sơ. • Sắp xếp vị trí làm việc. • Xác định thứ tự ưu tiên công việc. • Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Có rất nhiều người hay than phiền trong quá trình làm việc của mình, đại loại như: “Sao công việc của tôi rối tung lên thế này?”, “Tại sao những thứ tôi cần bình thường thì vẫn thấy mà giờ đây nó biến đi đâu mất rồi?”, “Tại sao cái file tôi đã lưu rồi mà giờ tìm lại thì không biết nó nằm đâu rồi?” Đó chính là những dấu hiệu cho thấy bạn đã chưa thật sự tổ chức tốt công việc cho cá nhân mình. Để khắc phục được những hiện tượng trên, rõ ràng bạn cần phải có kỹ năng tổ chức công việc cá nhân tốt. 5 bước sau đây khi thực hiện đúng sẽ giúp bạn có được kỹ năng quan trọng này: • Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên • Sắp xếp hồ sơ Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế hoạch để thành công. (Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.) William Arthur Ward2 • Sắp xếp nơi làm việc • Quản lý thông tin • Lập kế hoạch công việc 1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1. Phân loại công việc - Với công việc có tính chất thường xuyên: Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại: • Tần suất thực hiện? • Người thực hiện? • Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc? - Với công việc không thường xuyên (sự vụ), đột xuất hoặc không ổn định: Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc sẽ không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50%.

pdf53 trang | Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 16/06/2022 | Lượt xem: 327 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian - Trần Nhật Minh, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG -------–—------- ThS. Trần Nhật Minh ThS. Trần Hữu Trần Huy ThS. Nguyễn Thị Trường Hân Hồ Thanh Trúc KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Thành phố Hồ Chí Minh, 2016 LỜI NÓI ĐẦU Các bạn sinh viên thân mến! Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp cho thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất thấp. Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số thiếu thốn nhất định, lý do quan trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa nhập và thành công trong công việc của các bạn. Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ môn Kỹ năng mềm ra đời nhằm mục tiêu trang bị cho các bạn đầy đủ một số kỹ năng mềm tối cần thiết ngay từ khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên, nhằm giúp cho các bạn có được nhiều lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập cũng như đi làm sau này. Tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc và Quản lý thời gian” này được đúc kết từ những kiến thức về quản lý hiện đại cùng với những kinh nghiệm của các tác giả qua nhiều năm công tác và giảng dạy trong nhiều môi trường khác nhau. Mong muốn của các tác giả được chia sẻ với các bạn sinh viên những kinh nghiệm của mình trong việc xây dựng một kế hoạch tốt nhất trong vấn đề tổ chức công việc của bạn và quản lý thời gian của mỗi người trong một ngày để đạt được hiệu quả cao. Để học tốt và ứng dụng được những kiến thức này, yêu cầu người học bên cạnh việc tham gia đầy đủ các hoạt động tại lớp, cũng còn rất cần thiết sự tự học và tham khảo của các bạn để hoàn tất các bài tập tình huống được đưa ra trong tài liệu này. Mọi ý kiến đóng góp của các bạn sẽ là những yếu tố quí giá giúp cho tài liệu này hoàn thiện hơn trong những lần cập nhật sau này. Thư từ góp ý xin được gửi về Bộ môn Kỹ năng mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng. Chúc các bạn thành công! Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 01 năm 2016 Nhóm biên soạn tài liệu MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU .1 PHẦN 1 – KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC ..2 Khái niệm.2 Tổ chức công việc bộ phận ..2 Tổ chức công việc cá nhân ..7 PHẦN 2 – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN ..13 Giai đoạn 1: Nhận biết ..15 Giai đoạn 2: Phân tích ..17 Giai đoạn 3: Lập trật tự ưu tiên .22 Giai đoạn 4: Nhận diện kẻ cắp thời gian ..24 Giai đoạn 5: Lập kế hoạch .31 Kết luận: 10 bí quyết quản lý thời gian .35 PHẦN 3 – NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG VÀ BÀI TẬP .36 Tình huống: Một ngày làm việc của Giám đốc Huy .36 Bài tập 1: Những điều quan tâm ..41 Bài tập 2: Mục tiêu của bạn ..42 Bài tập 3: Ảnh hưởng đối với thời gian – các yếu tố khác 43 Bài tập 4: Kiểm soát và chủ động .44 Bài tập 5: Quan trọng và khẩn trương ..45 Bài tập 6: Kẻ cắp thời gian của tôi 46 Bài tập 7: Sắp xếp bàn làm việc của tôi 46 Bài tập 8: Tôi có cầu toàn? 47 Bài tập 9: Loại trừ kẻ cắp thời gian ..48 TÀI LIỆU THAM KHẢO 49 1 PHẦN 1 - KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC I/ KHÁI NIỆM 1. Định nghĩa • Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ Doanh nghiệp. • Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao. • Trong tài liệu này, tổ chức công việc được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân. 2. Mục đích Thông qua việc nghiên cứu phần này, bạn sẽ thực hiện được các việc sau: • Tổ chức công việc được giao. • Tổ chức mạng lưới công việc. • Sắp xếp hồ sơ. • Sắp xếp vị trí làm việc. • Xác định thứ tự ưu tiên công việc. • Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Có rất nhiều người hay than phiền trong quá trình làm việc của mình, đại loại như: “Sao công việc của tôi rối tung lên thế này?”, “Tại sao những thứ tôi cần bình thường thì vẫn thấy mà giờ đây nó biến đi đâu mất rồi?”, “Tại sao cái file tôi đã lưu rồi mà giờ tìm lại thì không biết nó nằm đâu rồi?” Đó chính là những dấu hiệu cho thấy bạn đã chưa thật sự tổ chức tốt công việc cho cá nhân mình. Để khắc phục được những hiện tượng trên, rõ ràng bạn cần phải có kỹ năng tổ chức công việc cá nhân tốt. 5 bước sau đây khi thực hiện đúng sẽ giúp bạn có được kỹ năng quan trọng này: • Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên • Sắp xếp hồ sơ Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế hoạch để thành công. (Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.) William Arthur Ward 2 • Sắp xếp nơi làm việc • Quản lý thông tin • Lập kế hoạch công việc 1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1. Phân loại công việc - Với công việc có tính chất thường xuyên: Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại: • Tần suất thực hiện? • Người thực hiện? • Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc? - Với công việc không thường xuyên (sự vụ), đột xuất hoặc không ổn định: Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc sẽ không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50%. 1.2. Lưu đồ thời gian Quan trọng Không khẩn cấp Khẩn cấp Không quan trọng Trong bốn nhóm công việc, dễ nhận thấy nhóm công việc A phải làm đầu tiên và nhóm công việc C làm cuối cùng. Cụ thể như sau: - Nhóm A: Quan trọng và khẩn cấp Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay. Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng.. - Nhóm B: A - Khẩn cấp và quan trọng B - Khẩn cấp và không quan trọng B - Không khẩn cấp và quan trọng C - Không khẩn cấp và không quan trọng 3 + Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp... + Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi. Các công việc này (B) có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc (A) quan trọng và khẩn cấp. Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song. Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào: • Thời hạn giải quyết vấn đề. • Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc. - Nhóm C: Không khẩn cấp và không quan trọng Ví dụ: Đi uống bia với bạn bè, mua một bộ quần áo mới, đổi điện thoại di động ... Đáng tiếc là nhiều người lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không quan trọng. Bài tập ghi nhớ: Hãy liệt kê ra giấy tất cả những công việc bạn phải làm hoặc dự định làm trong vòng 24 giờ tới, sau đó hãy sắp xếp lại theo các thứ tự ưu tiên, vẽ lưu đồ và đưa các công việc tương ứng vào các vị trí đúng của nó. Sắp xếp lại kết quả theo thứ tự A – B – C và lên kế hoạch thời gian để thực hiện nó. 2. Sắp xếp hồ sơ Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống như thế này chưa? • Mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? • Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút? • Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng? • Một nhân viên nghỉ việc, anh ta không làm đơn, bây giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả. 4 2.1. Quản lý hồ sơ giấy Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên. Mẫu dưới đây là một gợi ý cho bạn để quản lý hồ sơ: • Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn. • Khi nhân viên lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này. • Hãy tổ chức 1 tháng 1 hoặc 2 lần, bạn yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục. 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD - Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau. - Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng các thông tin nhưng chưa xử lý. - Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng. Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau: • Input (Đầu vào) • Output (Đầu ra) • Quy định backup dữ liệu. Stt Tên Hồ Sơ Người quản lý Người được đọc HS Vị trí để HS Dạng hồ sơ Cách thức, phân loại sắp xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS Văn bản Trong ổ cứng máy vi tính CD- R/đĩa mềm 1 2 3 5 • Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ. • Quy định quét virus định kỳ. • Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ. MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY - Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Microsoft Office). - Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)). - Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu. - Lúc soạn thảo thì lưu trên desktop rồi sau đó quên di chuyển vào folder cần thiết, và khi desktop đầy rác thì xóa đi hoặc máy bị hư phải cài lại. 3. Sắp xếp nơi làm việc Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng: • Fax • Điện thoại bàn • Máy in • Photo • 4. Quản lý thông tin 4.1. Phân loại thông tin: • Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ) • Giữa các nhân viên nội bộ. • Input (thông tin đầu vào) • Output (thông tin ra). 4.2. Bằng chứng thông tin Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức. • Sổ giao việc • Sổ giao nhận thông tin • Sổ công văn đến – đi. • Sổ giao nhận sản phẩm • Sổ giải quyêt công việc 6 4.3. Lưu đồ thông tin Thiết lập lưu đồ thông tin để luôn nắm chắc và nhận biết tiến độ công việc cũng như tránh những nhầm lẫn tai hại trong quá trình xử lý thông tin. Ví dụ: Lưu đồ tiếp nhận và xử lý hồ sơ cán bộ được cử đi học theo đề án 322 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin • Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi ngay cho người nhận. Trường hợp chưa trả lời được, hãy email cho khách biết thời hạn bạn trả lời. • Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nơi Input quy định nào đó. • Đảm bảo là người nhận đã nhận được thông tin. Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều này, chưa được tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư. Bằng cách nào? Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa? Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được. 4.5. Sổ giải quyết công việc Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn. Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung: 7 • Nội dung công việc • Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân) • Thời hạn • Diễn giải • Kết quả/ngày hoàn thành. 5. Lập kế hoạch công việc • Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì? • Bạn biết ngày mai nhân viên của bạn làm gì? • Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch. Để làm tốt bước này, bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M (sẽ được trình bày ở nội dung tiếp theo). III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng nhiệm vụ Hiện nay vẫn còn khá nhiều Doanh nghiệp nhầm lẫn giữa khái niệm chức năng và nhiệm vụ. Vì vậy chúng ta vẫn thường thấy cụm từ “chức năng nhiệm vụ” đi chung với nhau khi người ta muốn nói về những việc mà một bộ phận nào đó trong Doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc thực hiện nó theo những tiêu chuẩn được đặt ra từ ban đầu. Chức năng có thể được hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Vậy còn nhiệm vụ: đó chính là những tác vụ cụ thể mà bộ phận đó phải thực hiện trong phạm vi chuyên môn mà mình đảm trách để hoàn thành một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể. Chức năng có thể hiểu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ, bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩmcho bộ phận tiếp theo. Sản phẩm đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn. Ví dụ: Bộ phận Quản trị Nguồn Nhân lực có chức năng chính là tìm kiếm, đào tạo và duy trì nguồn nhân lực cho Doanh nghiệp. Trong phạm vi chức năng đó họ sẽ thực hiện những nhiệm vụ cụ thể như: - Lập kế hoạch tuyển dụng - Thực hiện tuyển dụng - Định biên nhân sự 8 - Xây dựng mô tả công việc - Tính toán tiền lương và phụ cấp - Đưa ra những biện pháp để giữ chân nhân tài - Xây dựng quan hệ lao động trong Doanh nghiệp . Từ những chức năng đó, bạn sẽ đặt câu hỏi: Làm thế nào để thực hiện được nó một cách hoàn hảo? Dĩ nhiên kiến thức cơ bản của nhà quản trị sẽ cho bạn biết rằng qui trình để thực hiện sẽ phải trải qua 4 bước tuần tự: Tổ Chức Hoạch Định Lãnh Đạo Kiểm Soát Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu Kiểm tra việc thực hiện so với những mục tiêu đã đề ra của tổ chức Xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu Ví dụ: Bạn có nhiệm vụ phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy làm thế nào để tuyển dụng: Bạn có câu trả lời là quy trình tuyển dụng là gì? Để thực hiện bước này được hoàn hảo, bạn đừng quên đặt ra mục tiêu cho nhiệm vụ. Một mục tiêu tốt phải là một mục tiêu thỏa mãn tiêu chí SMART: Specify – Cụ thể Measurable – Đo lường được Achievable – Có tính khả thi Realistic – Có thể thực hiện được (trong nguồn lực cho phép) Time-bound – Có giới hạn thời gian Bài tập ghi nhớ: Bạn hãy đặt ra cho mình một mục tiêu cá nhân theo tiêu chí SMART (trong bất kỳ lĩnh vực nào: học tập, rèn luyện, trau giồi bản thân .) 9 2. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện công việc Để thực hiện tốt công tác tổ chức, đương nhiên ngay từ đầu bạn phải làm tốt công tác hoạch định kế hoạch. Một công cụ hiệu quả sẽ giúp bạn có được những bước đi vững chắc ngay từ ban đầu và xuyên suốt cả quá trình thực hiện công việc. Đó chính là phương pháp 5W1H2C5M được mô tả như sau: 5W 1H 2C 5M What Why Where When Who How Control Check Manpower Money Material Machines Methods Các yếu tố trên chính là các câu hỏi gợi ý để giúp bạn hoàn thành tốt công tác tổ chức công việc. Cụ thể là bạn sẽ phải trả lời thật rõ cho các câu hỏi sau: • What: Công việc gì mà bạn phải làm (càng cụ thể càng tốt)? • Why: Mục đích/Mục tiêu của công việc đó? • Where: Công việc này sẽ được tiến hành cụ thể ở đâu? • When: Khi nào thì bạn bắt đầu làm và hạn chót hoàn thành của công việc? • Who: Ai sẽ làm người chịu trách nhiệm thực hiện chính và ai sẽ là người chịu trách nhiệm giám sát tiến độ thực hiện công việc này? • How: Công việc này sẽ được thực hiện như thế nào? Bằng cách nào? • Control: Bạn sẽ đặt ra hình thức nào để kiểm soát tiến độ công việc? • Check: Bạn sẽ dùng cách nào và khi nào để kiểm tra kết quả công việc? • Manpower: Những ai sẽ được huy động thêm để hỗ trợ thực hiện công việc? • Money: Ngân sách dành cho việc thực hiện công việc là bao nhiêu? • Material: Những nguyên vật liệu nào được phép sử dụng? • Machines: Các loại máy móc, phương tiện nào được dùng? • Methods: Gợi ý hoặc chỉ định phương pháp thực hiện công việc? Lưu ý: Tất cả những yếu tố liên quan đến con người nên trình bày cụ thể bằng tên, chức danh, vị trí công tác, tránh trường hợp ghi chung chung 10 Bài tập ghi nhớ: (làm theo nhóm – 30 phút) Bạn hãy sử dụng công cụ 5W1H2C5M nêu trên để lập kế hoạch tổ chức công việc cụ thể cho đợt tuyển dụng nhân sự sắp tới của Công ty mình. 3. Định biên công việc. Bây giờ bạn hãy lập một danh sách các công việc mà bộ phận bạn phải thực hiện. • Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra. • Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong một năm • Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm. Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu người. • Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc. • Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh. • Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này. 4. Lập các bản mô tả công việc: Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức danh. • Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp), mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc. • Lên sơ đồ tổ chức bộ phận. • Sử dụng định biên nhân sự để điều chỉnh sơ đồ tổ chức cho phù hợp. 5. Sắp xếp công việc cho nhân viên: Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và công việc không thường xuyên. • Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thường xuyên phải có tính lặp lại. • Công việc không thường xuyên do bạn giao cho nhân viên thực hiện. 11 5.1. Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: • Cách thức thực hiện (How). • Nguồn lực để thực hiện (5M). • Tần suất thực hiện. Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ. 5.2. Công việc không thường xuyên Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc. • Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (Why). • Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (When) của công ty. • Giải thích phương pháp thực hiện (How). Khi phát sinh công việc không thường xuyên, bạn hãy lưu ý • Xác định công việc đó có lặp lại trong tương lai hay không? • Trường hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hướng dẫn cho nhân viên khi nó xuất hiện trong tương lai. • Như vậy, bạn đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên. Và như vậy lần sau nếu có gặp lại công việc đó thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. 12 PHẦN 2 – KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Trong phần trước, bạn đã biết cách thức xác định mục tiêu và tổ chức công việc cho mình. Tuy nhiên vẫn còn một yếu tố quan trọng khác mà bạn cần phải chú ý để có thể đạt được mục tiêu mình mong muốn, đó chính là vấn đề bạn cần phải biết tự tổ chức, sắp xếp thời gian cho bản thân mình. Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Cho dù bạn là ai, một ngày của bạn cũng chỉ có đúng 24 giờ, một tuần có 7 ngày và một năm có 365 ngày. Vấn đề quan trọng ở đây là bạn sẽ sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tâm điểm của hoạt động quản lý thời gian là tập trung vào mục tiêu chứ không phải là sự bận rộn. Trong cuộc sống của bạn có rất nhiều mục tiêu mà bạn muốn đạt được và bạn luôn phải phân chia thời gian để thực hiện chúng. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn c