Bài giảng Giao tiếp kinh doanh và thuyết trình - Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

v1.0014111222 1 BÀI 4 THUYẾT TRÌNH KINH DOANH Giảng viên: PGS.TS. Dương Thị Liễu Trường Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0014111222 2 Bí quyết thuyết trình của Steve Jobs Steve Jobs không chỉ được biết đến như một “Phù thủy công nghệ” mà còn nổi tiếng như một bậc thầy của kỹ năng thuyết trình trước đám đông. Steve Jobs đã qua đời từ lâu vì căn bệnh ung thư ở tuổi 56, nhưng những bài học vô giá về khả năng thuyết trình của ông thì còn mãi. Hầu hết các nhà diễn thuyết chỉ đơn thuần truyền tải thông tin, nhưng riêng Jobs biết cách truyền cả cảm hứng cho người nghe. Dưới đây là một số “bí quyết” của ông: 1. Tương tác tốt với khán giả; 2. Giúp khán giả hình dung ra nội dung bài thuyết trình; 3. Kể những câu chuyện; 4. Nhiệt huyết khi thuyết trình; 5. Tạo slides đơn giản và có nhiều hình ảnh; 6. Chuyên tâm chuẩn bị và luyện tập. TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG v1.0014111222 3 TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG 1. Các “bí quyết” trên của Steve Jobs thể hiện những kỹ năng nào trong thuyết trình? 2. Anh/Chị đã từng bao giờ thuyết trình trước đông người? Nếu có, anh chị hãy xem mình đã vận dụng các kỹ năng được nêu trong 6 “bí quyết” của Steve Jobs đến mức độ nào? v1.0014111222 4 MỤC TIÊU Sau khi học bài này, sinh viên cần hiểu được các nội dung sau: • Biết chọn chủ đề thuyết trình thực tế, hay, hấp dẫn. • Biết cách xây dựng và trình bày nội dung bài thuyết trình hiệu quả, hấp dẫn. • Biết cách phân tích, thích ứng và trao đổi với thính giả. • Biết sử dụng thuần thục các kỹ năng nói, kỹ năng phi ngôn từ trong thuyết trình. • Biết thiết kế và trình bày thuyết phục một ý tưởng/ một kế hoạch kinh doanh. v1.0014111222 5 NỘI DUNG Thuyết trình Một số hình thức thuyết trình trong kinh doanh v1.0014111222 6 1. THUYẾT TRÌNH 1.2. Tiến hành thuyết trình 1.1. Chuẩn bị thuyết trình 1.3. Các kỹ năng sử dụng trong thuyết trình v1.0014111222 7 1.1. CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 1.1.1. Chọn chủ đề và phân tích thính giả 1.1.2. Xây dựng nội dung bài thuyết trình 1.1.3. Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và hậu cần 1.1.4. Chuẩn bị tâm lý, hình thức và luyện tập v1.0014111222 8 1.1.1. CHỌN CHỦ ĐỀ VÀ PHÂN TÍCH KHÁN GIẢ • Nên chọn:  Chủ đề thính giả muốn nghe;  Chủ đề mới mang tính mới, tính thời sự;  Chủ đề người thuyết trình biết sâu. • Đặt tên chủ đề: Ngắn gọn, súc tích, giàu hình ảnh. • 3 tiêu chí:  Cung cấp cho thính giả những thông tin mới.  Đáp ứng cao nhất yêu cầu thông tin của thính giả.  Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn đề nóng bỏng của cuộc sống. v1.0014111222 9 1.1.1. CHỌN CHỦ ĐỀ VÀ PHÂN TÍCH KHÁN GIẢ (tiếp theo) • Xác định mục đích chung:  Cung cấp thông tin cho thính giả?  Thuyết phục thính giả thực hiện điều gì?  Giải trí. • Xác định mục tiêu cụ thể:  Thính giả sau khi nghe mình thì sẽ làm gì, họ nên nhớ gì?  Đảm bảo những yêu cầu: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được; Có thể đạt được. v1.0014111222 10 PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ • Thu thập thông tin về thính giả:  Độ tuổi  Giới tính  Chủng tộc, dân tộc  Nền tảng văn hoá  Tôn giáo v1.0014111222 11 PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ (tiếp theo) • Trả lời những câu hỏi:  Thính giả là ai?  Thính giả muốn biết điều gì?  Mức độ hiểu biết và kinh nghiệm của họ và chủ đề sẽ thuyết trình như thế nào?  Liệu những điều mà người thuyết trình trình bày có giúp ích gì cho họ hay không?  Họ có chính kiến như thế nào? Thái độ của họ với chủ đề nói chuyện sẽ như thế nào?  Họ có hiểu được những thuật ngữ chuyên môn mà người thuyết trình trình bày không?  Phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất đối với họ?  Thuyết trình ở đâu, vào lúc nào trong thời gian bao lâu thì thích hợp với thính giả?  Người thuyết trình có được đặt hàng về nội dung bài thuyết trình của mìnhh hay không?  Số lượng thính giả là bao nhiêu người? v1.0014111222 12 PHÂN TÍCH NGƯỜI THUYẾT TRÌNH • Ta muốn gì? • Ta mong đạt được gì? • Thông điệp ta muốn truyền đến thính giả là gì? • Quan hệ của ta với thính giả ra sao? • Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào? • Điểm mạnh và điểm yếu của ta là gì? v1.0014111222 13 1.1.2. XÂY DỰNG NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH Xây dựng phần mở đầu • Lời mở đầu tạo ra một sàn diễn cho toàn bộ các vai diễn của người thuyết trình sau đó. Những câu nói đầu tiên phải lôi cuốn, làm cho thính giả phải quan tâm, hứng thú và có cảm tình. • Phần mở đầu cần tự nhiên, gây được ấn tượng nhưng cũng phải ngắn gọn. • Xác định rõ/lựa chọn cách vào đề:  Mở đầu trực tiếp: Giới thiệu trực tiếp chủ đề của nội dung bài nói.  Mở đầu gián tiếp: Là việc người thuyết trình đưa ra một luận đề nào đó (gần với chủ đề bài nói) rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình. • Chuẩn bị nội dung của phần mở đầu:  Giới thiệu và làm quen;  Thông báo nội dung trình bày;  Thông báo thời gian và phương thức tiến hành. v1.0014111222 14 1.1.2. XÂY DỰNG NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Xây dựng phần thân bài • Phác thảo những phần nội dung chính; • Phác thảo những ý phụ; • Sắp xếp thứ tự các ý chính, ý phụ; • Chỉ rõ khi kết thúc một ý chính hay ý phụ và tiếp tục với ý tiếp theo; • Hợp nhất, kết nối các ý chính để bài thuyết trình là một bài thống nhất, hoàn chỉnh, liền mạch và logic; • Sử dụng các từ nối để chuyển và kết nối các phần khác nhau. v1.0014111222 15 1.1.2. XÂY DỰNG NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH Xây dựng phần kết thúc • Tóm tắt các điểm chính; • Mô tả các bước tiếp theo; • Kết thúc một cách tích cực, đúng lúc, không dài dòng và phải cảm ơn thính giả. v1.0014111222 16 1.1.2. XÂY DỰNG NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH • Thu thập thông tin, tài liệu: 3 loại thông tin, tư liệu cần thu thập:  Thông tin phải biết;  Thông tin cần biết;  Thông tin nên biết. • Các nguồn thông tin:  Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của người thuyết trình;  Tìm kiếm Internet;  Phỏng vấn. v1.0014111222 17 1.1.3. CHUẨN BỊ CÁC PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ VÀ HẬU CẦN • Chuẩn bị các tài liệu có liên quan. • Chuẩn bị hệ thống máy chiếu đa phương tiện. • Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ khác. • Chuẩn bị công tác hậu cần. v1.0014111222 18 1.1.4. CHUẨN BỊ TÂM LÝ, HÌNH THỨC VÀ LUYỆN TẬP • Chuẩn bị về tâm lý, tinh thần:  Chuẩn bị kỹ càng;  Đừng bao giờ học thuộc bài nói;  Tưởng tượng sẽ thuyết trình thành công;  Đừng coi rụt rè là rào cản. • Hình thức bên ngoài:  Hãy nhìn tổng thể vẻ ngoài;  Trang phục. • Giữ gìn sức khoẻ và bảo vệ giọng nói. • Luyện tập để thành công. v1.0014111222 19 1.2. TIẾN HÀNH THUYẾT TRÌNH 1.2.1. Các vấn đề về tổ chức 1.2.2. Tạo mối quan hệ, gây ấn tượng với thính giả 1.2.3. Trình bày nội dung bài thuyết trình 1.2.4. Đặt và trả lời câu hỏi 1.2.5. Đánh giá kết quả thuyết trình v1.0014111222 20 1.2.1. CÁC VẤN ĐỀ TỔ CHỨC • Lên kế hoạch bài thuyết trình Một bản kế hoạch tóm tắt giúp người thuyết trình có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình trình bày bài thuyết trình, có thể nhớ những ý chính muốn nói. Trong một số trường hợp, đây là cách viết cô đọng của bài chuẩn bị thuyết trình. • Lựa chọn phương pháp trình bày thích hợp Loại bài thuyết trình mang tính chất trình bày nên sử dụng một trong 3 kiểu trình bày sau đây:  Tường thuật - kể lại một câu chuyện.  Mô tả - miêu tả một tình huống hay sự kiện.  Giải thích - sử dụng một trình tự hợp lý. v1.0014111222 21 1.2.1. CÁC VẤN ĐỀ TỔ CHỨC (tiếp theo) • Lựa chọn phương pháp hoặc kỹ thuật đặc biệt để lôi cuốn người nghe:  Các số liệu thống kê;  Các giai thoại;  Các lời trích dẫn;  Các câu nói đùa;  Các hình ảnh minh họa. • Phân bổ thời gian thuyết trình:  Nên sử dụng dàn ý để ước lượng xem bài thuyết trình sẽ mất bao lâu.  Nên ước lượng mức độ có thể nói ở mỗi đoạn văn trong một phút.  Nếu chủ đề phức tạp, hay thính giả dễ hoài nghi, dành nhiều thời gian hơn.  Đừng mất nhiều thời gian cho một bài thuyết trình đơn giản. • Quan tâm đến hoàn cảnh và môi trường thuyết trình. v1.0014111222 22 1.2.2. TẠO MỐI QUAN HỆ, GÂY ẤN TƯỢNG VỚI THÍNH GIẢ • Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh. • Sắc mặt, ánh mắt tươi tỉnh. • Không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục • Giới thiệu thân thiện: tự giới thiệu về mình, tiếp đến giới thiệu đề tài thuyết trình, không nên quá 2 phút • Có đầy đủ độ tự tin: khi bắt đầu cố gắng giảm bớt nhìn vào giấy, giữ được ánh mắt nhìn vào thính giả. • Đưa ra những vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình. • Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt. • Hình thành phong cách. • Lưu lại ấn tượng. v1.0014111222 23 1.2.3. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Trình bày phần mở đầu Chào → Nhấn mạnh sự vinh dự → Giới thiệu bản thân → Giới thiệu chỉu đề → Thông báo thời gian • Một số thủ thuật mở đầu:  Đừng mở đầu bằng một lời xin lỗi.  Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải giật mình.  Hãy bông đùa một chút và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề.  Đưa ra những trích dẫn phù hợp.  Thuật lại một câu chuyện có liên quan.  Bắt đầu bằng những minh hoạ cụ thể. • Những điều nên tránh:  Giới thiệu bản thân ngay câu đầu tiên.  Dùng những câu hỏi cường điệu, hoa mỹ.  Đi quá xa chủ đề.  Không biết cách đi lên bục thuyết trình. v1.0014111222 1.2.3. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) Trình bày phần thân bài • 4 phương pháp trình bày cơ bản:  (1) Đọc từ bản thảo;  (2) Đọc thuộc lòng;  (3) Nói tùy hứng;  (4) Nói ứng biến. • Trình bày các ý chính.  Phác thảo các ý chính và sắp xếp chúng theo một trình tự logic.  Dành nhiều thời gian cho những điểm quan trọng hơn.  Dùng câu đơn giản, trực tiếp, có chủ ngữ, kèm các ví dụ, liên hệ, so sánh để minh họa.  Sử dụng các hỗ trợ minh họa như các số liệu thống kê và kết quả nghiên cứu, các ví dụ, các mẩu chuyện và chứng thực, các hình ảnh, biểu đồ.  Đừng cố truyền đạt quá nhiều thông tin trong một buổi.  Sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày ý tưởng. v1.0014111222 25 1.2.3. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Trình bày phần kết luận • Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng • Một số cách kết luận:  Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả.  Tóm tắt những ý chính.  Cung cấp những trích dẫn thích hợp.  Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.  Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ. v1.0014111222 26 1.2.4. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI • Chuẩn bị phần hỏi đáp:  Định hình câu trả lời cho câu hỏi có khả năng xảy ra.  Luyện tập cách trả lời câu hỏi. • Tiến hành phần trả lời câu hỏi:  Thông báo về cách thức;  Tiếp cận câu hỏi với thái độ tích cực;  Lắng nghe cẩn thận;  Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả;  Chân thành và thẳng thắn;  Kiểm soát thời gian. v1.0014111222 27 1.2.5. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THUYẾT TRÌNH Các tiêu chí đánh giá bài thuyết trình: • Người thuyết trình/Diễn giả:  Bạn có tạo lập được mối liên hệ tốt với thính giả hay không?  Bạn có tự tin kiểm soát được mọi thứ hay không?  Bạn có nhất quán và theo một mục tiêu chính hay không?  Bạn có hài lòng với thông điệp mở đầu và kết luận hay không?  Bạn có hài lòng về kết quả hay không? v1.0014111222 28 1.2.5. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THUYẾT TRÌNH (tiếp theo) • Thính giả:  Bạn có tránh được sai lầm ngớ ngẩn nào không?  Kỳ vọng của thính giả có được đáp ứng hay không?  Bạn có nhận đựợc phản hồi của thính giả hay không?  Bạn có chắc chắn rằng thính giả hiểu được thông điệp của bạn? • Thông điệp:  Bạn có nói rõ ràng và nhất quán về thông điệp của mình không?  Lập luận của bạn có được liên kết tốt không?  Bạn có cập nhật thông tin hay không? v1.0014111222 29 1.3. CÁC KỸ NĂNG SỬ DỤNG TRONG THUYẾT TRÌNH 1.3.1. Kiểm soát sự lo lắng 1.3.2. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ 1.3.3. Sử dụng ngôn ngữ không lời 1.3.4. Ứng xử với thính giả v1.0014111222 30 1.3.1. KIỂM SOÁT SỰ LO LẮNG • Các nguyên nhân dẫn tới sự lo lắng:  Chuẩn bị không tốt bài thuyết trình;  Kiến thức về chủ đề thuyết trình bị hạn chế;  Thể chất và tinh thần không tốt;  Thính giả nhìn bạn chằm chằm;  Người nghe không mấy để ý đến những gì bạn nói;  Sợ những yếu tố giấu mặt. • Biểu hiện của lo lắng:  Khuôn mặt không được tươi vui, trầm ngâm;  Giọng nói run run và tim đập mạnh;  Đi đi, lại lại không rõ mục đích, đứng ngồi không yên;  Tay liên tục vân vê một thứ gì đó như vạt áo, bút, đồ trang sức, tóc, mũi  Toát mồ hôi, run tay, run chân, giọng nói ngắt quãng, thở hổn hển v1.0014111222 31 1.3.1. KIỂM SOÁT SỰ LO LẮNG (tiếp theo) • Kiểm soát lo lắng:  Chọn chủ đề đã biết rõ;  Đừng bao giờ học thuộc bài nói;  Lên kế hoạch sử dụng công cụ hỗ trợ:  Ổn định tâm lý:  Cơ thể;  Khuôn mặt;  Hơi thở và giọng nói. v1.0014111222 32 1.3.1. KIỂM SOÁT SỰ LO LẮNG (tiếp theo) • Ngủ thật sâu đêm trước buổi thuyết trình. • Làm một vài động tác thể dục trước khi thuyết trình. • Hãy suy nghĩ tích cực: tin rằng mình thành công, người nghe có thiện chí. • Thở sâu vài lần hay uống 1 ngụm nước. • Học thuộc lòng thông tin cho 2 phút đầu. • Giao tiếp bằng mắt 5-15 giây. • Tìm vài khuôn mặt thân thiện trong thính giả để vững tâm. • Cầm một cái gì đó trong tay. • Bỏ qua những lỗi nhỏ trong khi trình bày. v1.0014111222 33 1.3.2. KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ Sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả: • Sử dụng từ ngữ chính xác; • Sử dụng từ ngữ rõ ràng; • Dùng từ quen thuộc; • Sử dụng từ biểu đạt; • Tránh tổ hợp từ; • Sử dụng ngôn ngữ sinh động; • Sử dụng từ ngữ thích hợp; • Phù hợp với hoàn cảnh nói; • Phù hợp với khán giả; • Phù hợp với chủ đề; • Phù hợp với người nói; • Phân biệt giữa ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết. v1.0014111222 34 1.3.2. KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ (tiếp theo) Kỹ năng sử dụng giọng nói • Giọng nói/âm lượng: Luyện tập hơi thở; Điều tiết tốt âm lượng trong buổi thuyết trình. • Phát âm: Phát âm từ rõ ràng, mạch lạc, trong sáng, “tròn vành rõ chữ”. • Thay đổi ngữ điệu: Thể hiện cảm xúc, tình cảm của người thuyết trình. Tuy nhiên, tránh lạm dụng quá mức. • Nhịp độ, tốc độ: Tốc độ nói phụ thuộc vào việc đối tượng thính giả là ai, phụ thuộc vào diễn biến của buổi thuyết trình. • Sử dụng micro: Thử micro, cài micro chắc chắn, không lấy tay đập vào micro. v1.0014111222 35 1.3.3. KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ KHÔNG LỜI Giao tiếp bằng mắt: • Bắt đầu bằng việc đưa ánh mắt quan sát xung quanh phòng để tạo sự lôi cuốn chú ý của thính giả. • Khi bắt đầu những câu nói đầu tiên đưa ánh mắt chú ý đến một nhóm thính giả. • Khi đã tạo được thiện cảm tốt với thính giả, hãy quan sát họ chăm chú. • Di chuyển ánh mắt đến tất cả thính giả. • Tuy nhiên nếu sử dụng không khéo léo sẽ tạo một rào cản rất lớn. v1.0014111222 36 1.3.3. KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ KHÔNG LỜI Biểu lộ nét/khuôn mặt • Người thuyết trình luôn luôn phải chuẩn bị cho mình:  Một khuôn mặt tự tin, thoải mái;  Nét mặt vui tươi nhưng phải phù hợp với buổi thuyết trình;  Giữ gìn sức khoẻ thật tốt trước buổi thuyết trình 2 đến 3 ngày. • Nên tránh:  Đem những chuyên riêng tư của cá nhân làm ảnh hưởng đến suy tư của người thuyết trình;  Khuôn mặt nhợt nhạt, không tập trung;  Sự biến đổi khuôn mặt cau có khi ở phía dưới thính giả không tập trung hoặc không hợp tác;  Nét mặt lạnh tanh. v1.0014111222 37 1.3.3. KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ KHÔNG LỜI • Cử chỉ:  Cử chỉ tự nhiên, bộc lộ rõ ràng;  Đi cùng với lời diễn đạt;  Có thể kết hợp cùng một lúc nhiều cử chỉ;  Tập luyện nhuần nhuyễn, thuần thục. • Cần tránh:  Không nên nhún vai quá nhiều;  Không nên lắc lư đầu quá nhiều;  Vung tay quá nhiều vì thính giả nghĩ bạn như con rối;  Không vung tay quá cằm hoặc dưới vùng thắt lưng;  Trỏ tay và chắp tay sau lưng;  Không khoanh tay;  Không gãi hoặc dụi mắt;  Cầm bút hoặc mân mê một thứ gì đó mà không có mục đích. v1.0014111222 38 1.3.3. KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ KHÔNG LỜI (tiếp theo) • Dáng điệu, tư thế, phong thái: Phải thể hiện được sự gần gũi, cởi mở, nồng nhiệt và đĩnh đạc. • Tư thế đẹp nhất:  Đứng thẳng hơi hướng về phía trước để tạo sự gần gũi, cởi mở, khích lệ và cổ vũ thính giả.  Đầu ở tư thế cao và thẳng với ánh mắt nhìn về phía thính giả.  Lưng và bụng thẳng tạo sự tự nhiên.  Mông ngay ngắn và chân đứng thẳng tự nhiên.  Hai mũi bàn chân đứng hình chữ V, tạo một thế đứng vững chắc cho bạn.  Hai tay buông xuống, lực dồn đều về hai bàn chân. v1.0014111222 39 1.3.3. KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ KHÔNG LỜI Di chuyển • Quan sát xem không gian của mình đứng, quan sát xem không gian ở phía dưới thính giả có cho phép di chuyển xuống đó hay không. • Như thế nào được coi là di chuyển hợp lý?  Di chuyển nhịp nhàng với sự kết hợp của việc hướng ánh mắt.  Khi di chuyển đến thính giả thì khoảng cách lý tưởng gần khán giả là 1 mét.  Di chuyển đến nhiều vị trí thính giả khác nhau, tạo sự đột biến đến nhiều đối tượng. • Việc di chuyển không hợp lý:  Di chuyển quá nhanh và liên tục.  Di chuyển đến quá gần thính giả.  Va chạm vào đối tượng thính giả. v1.0014111222 40 1.3.3. KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ KHÔNG LỜI Trang phục/ dáng vẻ bề ngoài: Trang phục sẽ tạo ấn tượng mạnh khi gặp gỡ với thính giả. Nếu chuẩn bị tốt trang phục sẽ tạo hiệu ứng tích cực đối với bài thuyết trình. • Trang phục nên như thế nào:  Khi mặc trang phục cảm thấy thoải mái trong việc cử động.  Trang phục phù hợp với buổi thuyết trình, sự phối mầu cần phải hài hoà.  Trang phục phải sạch sẽ, là ngay thẳng theo ly.  Đối với nữ giới tránh trang phục hở cổ, áo không có cánh tay.  Đầu tóc gọn gàng, thắt lưng và giầy phải phù hợp.  Chú ý tới biển tên, thẻ, đồng phục nếu đi theo nhóm. • Những trang phục nên tránh:  Trang phục lôi thôi, lếch thếch không có tính thích ứng.  Quá mầu mè, nhiều hoa văn, diêm dúa, thiết kế nhiều chi tiết thừa.  Quá lạm dụng việc sử dụng nữ trang đi kèm.  Trang phục và đầu tóc lạc hậu, lỗi thời. v1.0014111222 41 1.3.4. ỨNG XỬ VỚI THÍNH GIẢ Nắm bắt diễn biến của thính giả: • Diễn biến trước buổi thuyết trình: đến sớm giao tiếp ban đầu để nắm phản ứng và mức độ ảnh hưởng của thính giả đến người thuyết trình. • Diễn biến trong buổi thuyết trình:.  Thính giả hào hứng: cần tiếp tục duy trì và đẩy sự cao trào lên mức độ cao hơn.  Thính giả thờ ơ: đẩy cao giọng nói, nhấn mạnh, kết hợp với sử dụng ngôn ngữ cơ thể, đặt một câu hỏi cho thính giả trả lời, nếu gần với thời gian ra chơi có thể ngừng giải lao.  Thính giả không biểu hiện: thính giả có thể có những phản ứng tiêu cực bất cứ lúc nào. Trong trường hợp này, nên có sự điều chỉnh tích cực hơn. v1.0014111222 42 1.3.4. ỨNG XỬ VỚI THÍNH GIẢ Trao đổi và trả lời câu hỏi với thính giả: • Xử lý và trả lời các câu hỏi:  Bình tĩnh và chăm chú lắng nghe;  Ghi câu hỏi ra giấy;  Nên khống chế những câu hỏi;  Chọn những câu nào dễ để trả lời trước và đi thẳng vào chủ đề;  Đối với những câu phức tạp nên gạch đầu dòng các ý cần trả lời;  Những thông tin trả lời cần được bám sát vào chủ để thuyết trình. • Một số nguyên tắc khi xử lý câu hỏi của thính giả:  Luôn nhắc lại mỗi câu hỏi để toàn bộ các thính giả biết vấn đề người thuyết trình được hỏi.  Hoãn câu hỏi nhắm vào giải quyết các vấn đề cụ thể (hoặc kiến thức bí ẩn) đến cuối bài thuyết trình, hoặc để thảo luận riêng.  Tránh kéo dài thảo luận với một thính giả, tránh các câu hỏi rộng, đặc biệt là tranh luận. v1.0014111222 43 1.3.4. ỨNG XỬ VỚI THÍNH GIẢ (tiếp theo) • Nếu không thể trả lời một câu hỏi, hãy:  Đề nghị cần được nghiên cứu câu trả lời, và sẽ liên lạc lại với người đặt câu hỏi sau.  Đề xuất các nguồn tài liệu để người hỏi có thể tự giải đáp câu hỏi.  Đề nghị thính giả gợi ý. • Một số dạng câu hỏi và cách xử lý:  Câu hỏi tốt: Những câu hỏi này giúp bạn chuyển thông điệp của bạn đến khán giả tốt hơn. Hãy cám ơn người đă đặt câu hỏi và bình tĩnh trả lời câu hỏi.  Câu hỏi khó: Đây là những câu hỏi mà bạn không thể hoặc không muốn trả lời. Hãy nói là bạn không biết, hoặc sẽ tìm hiểu thêm, hoặc đề nghị thính giả gợi ý.  Câu hỏi không cần thiết: Trả lời lại một cách ngắn gọn và chuyển sang câu hỏi tiếp.  Câu hỏi không liên quan: Hãy khéo léo để chuyển sang câu hỏi tiếp. v1.0014111222 4