Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 5: Đàm phán kinh doanh

Chương 5: Đàm phán kinh doanh 1. Đặc điểm đàm phán kinh doanh 2. Các yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán 3. Các phong cách đàm phán trong kinh doanh 4. Nghệ thuật đàm phán kinh doanh 5. Chiến lược đàm phán kinh doanh 152 1. Đặc điểm đàm phán kinh doanh • Đàm phán kinh doanh lấy lợi ích kinh tế làm mục đích cơ bản • Giá cả là hạt nhân của đàm phán • Đàm phán kinh doanh chứa đựng xung đột lợi ích • Đàm phán kinh doanh không phải là sự lựa chọn “hợp tác” hay “xung đột” mà là mâu thuẫn thống nhất của chúng 153 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến đàm phán 2.1. Bối cảnh đàm phán • Bối cảnh là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà ở đó các chủ thể tiến hành đàm phán. Là nhân tố hạt nhân, ảnh hưởng tiến trình từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc của 1 cuộc đàm phán, bao gồm tình hình kinh tế của đối tác, vấn đề ưu tiên, giá cả, nhu cầu thực sự và sức ép bên ngoài 154 • Vì vậy cần phải: – Triển khai sớm – Bí mật điều tra – Tìm đúng đối tượng ảnh hưởng quyết định đến đàm phán – Quan sát hành động nhượng bộ của đối tác. Đặt câu hỏi vì sao họ nhượng bộ? 155 2.2. Thời gian dành cho đàm phán • Thời gian đàm phán là 1 quá trình có khởi điểm và kết điểm (điểm chết) - thời hạn cuối của đàm phán (không nên cho đối phương biết). Vì vậy: – Cần phải kiên nhẫn – Quyết không cho đối phương biết điểm chết của mình. – Quan sát thái độ của đối tác – Khi biết chắc có cơ hội cho mình mới có hành động bước ngoặt 156 2.3. Quyền lực trong đàm phán – Quyền lực trong đàm phán là sức mạnh của mỗi bên trong quá trình đàm phán (phụ thuộc lòng tự tin, sự chuẩn bị, kỹ thuật của mỗi bên). Một số loại quyền lực: – Quyền lực tiềm tàng – Quyền lực hợp pháp – Quyền lực mạo hiểm – Quyền lực hứa hẹn – Quyền lực chuyên môn 157 3. Các phong cách đàm phán trong kinh doanh 3.1. Phong cách cạnh tranh trong đàm phán • Phong cách cạnh tranh trong đàm phán là các bên tham gia đàm phán hoặc mỗi bên hướng về quyền lực của mình, theo đuổi mục đích dứt khoát và không hợp tác. • Phong cách này được sử dụng khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng • Hoặc khi biết chắc mình đúng, mình có lý và không thể làm khác. 158 • Đôi khi cũng được sử dụng khi gặp vấn đề nảy sinh trong đàm phán. • Nếu được sử dụng đúng lúc, đúng chỗ thì phong cách cạnh tranh rất hiệu quả trong đàm phán • Sử dụng phong cách này đòi hỏi năng lực của chủ thể và các thành viên trong đoàn đàm phán • Hạn chế của phong cách này là không duy trì được quan hệ lâu dài giữa các đối tác và rất dễ bế tắc trong đám phán 159 3.2. Phong cách hợp tác trong đàm phán • Phong cách hợp tác là hai hay các bên tin tưởng, cùng làm việc với nhau để tìm ra các giải pháp liên kết, thỏa mãn lợi ích của các bên liên quan • Sử dụng phong cách hợp tác khi các bên có thiện chí và đều mong muốn tìm giải pháp phù hợp và chứa đựng sự tự nguyện, chân thành. • Phong cách hợp tác trong đàm phán tạo dựng mối quan hệ lâu dài 160 • Phong cách hợp tác quy tụ sự hiểu biết của nhiều người để giải quyết vấn đề chuyên môn, hóc búa • Phong cách này cũng cần sử dụng khi cần tạo ra sự tâm huyết của các thành viên, động viên mọi người dồn hết trí lực vào giải quyết vấn đề. • Trong nhiều trường hợp cần phải sử dụng phong cách hợp tác để hợp tác, học hỏi, tích lũy kinh nghiệm • Vì vậy, người ta hay bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. 161 3.3. Phong cách lẫn tránh trong đàm phán • Phong cách lẫn tránh là không dứt khoát và không hợp tác, không bày tỏ mong muốn và trì hoãn giải quyết vấn đề. Không bộc lộ mục tiêu, ý định và không tỏ rõ thái độ. • Sử dụng phong cách lẫn tránh khi: – Gặp vấn đề không quan trọng nhưng lại khó bày tỏ – Không liên quan đến lợi ích của mình hoặc nếu đồng ý giải quyết vấn đề thì hậu quả có thể còn lớn hơn lợi ích – Khi thiếu thông tin hoặc chưa nắm chắc chắn 162 3.4. Phong cách nhượng bộ, thỏa hiệp khi đàm phán • Phong cách nhượng bộ là có tính hợp tác nhưng không dứt khoát, bỏ qua quyền lợi của phía mình để thỏa mãn phía bên kia. • Sử dụng phong cách nhượng bộ khi kết quả mang lại nhiều ích lợi hơn không nhượng bộ hoặc khi đối tác khăng khăng không nhượng bộ, có thể dẫn tới bế tắc và thất bại • Thỏa hiệp, nhượng bộ để tập trung sức lực giải quyết vấn khó và quan trọng hơn 163 3.5. Phong cách chấp nhận trong đàm phán • Chấp nhận là thỏa mãn các yêu cầu của đối tác. Sử dụng phong cách chấp nhận khi: • Thấy mình chưa chắc chắn đúng, nếu khăng khăng sẽ bộc lộ điểm yếu, đối phương sẽ tấn công nhiều hơn • Khi vấn đề quan trọng hơn đối với đối tác và ít ảnh hưởng đối với mình • Khi thỏa thuận, chấp nhận trao đổi vấn đề • Tạm thời chấp nhận để tạo mối quan hệ lâu dài • Chấp nhận vấn đề nhỏ để đổi lấy cái lớn hơn hoặc để cho cuộc đàm phán tiếp tục theo chiều hướng tốt hơn. 164 Các nguyên tắc khi sử dụng phong cách đàm phán • NT 1: Không thể sử dụng tất cả các nguyên tắc khi đàm phán, điều đó không có nghĩa là chỉ sử dụng duy nhất một phong cách khi đàm phán. • NT 2: Nên bắt đầu đàm phán bằng phong cách hợp tác. • NT 3: Linh hoạt sử dụng các phong cách trong quá trình đàm phán. Mềm dẻo trong phương pháp, nhất quán về nguyên tắc 165 4. Nghệ thuật đàm phán kinh doanh 4.1. Nghệ thuật trả lời trong đàm phán • Kéo dài thời gian • Đánh trống lãng • Hỏi lại đối tác • Mập mờ • Trả lời một số vấn đề • Hỏi một đằng trả lời một nẻo • Nhún vai hoặc điệu bộ nào đó 166 4.2. Nghệ thuật nghe trong đàm phán • Nghe trong đàm phán có mấy chức năng: – Để nắm vững thông tin – Nghe để hiểu hơn về đối tác – Thể hiện sự tôn trọng với đối tác – Nghe để tạo thiện cảm, gắn bó hơn, dễ đàm phán hơn. • Vấn đề đặt ra làm thế nào để nghe có hiệu quả? – Loại bỏ những gì làm ta phân tán tư tưởng – Giúp đối tác nói tiếp – Đừng chen ngang, hãy đợi đến lượt mình – Cần học nghe ý tứ ngoài lời 167 4.3. Nghệ thuật hỏi trong đàm phán • Câu hỏi đóng • Câu hỏi mở • Câu hỏi hùng biện (gợi lên vấn đề mới) • Câu hỏi chuyển hướng đột ngột • Câu hỏi để suy nghĩ. Với câu hỏi này buộc đối tác phải: – Cân nhắc ý kiến sẽ phát biểu – Tạo được bầu không khí thuận lợi, hiểu biết lẫn nhau – Tạo điều kiện cho đối tác đàm phán cải chính, bổ sung vấn đề đã được trình bày 168 4.4. Nghệ thuật thách giá • Nếu người bán thách giá thấp thì thường bán được với giá thấp • Nếu người bán thách giá cao thì thường bán được với giá cao • Nếu người bán thách giá cao bất ngờ và kiên quyết đến cùng thì thường thu được kết quả tốt trong trường hợp đàm phán thành công. • Vì vậy, phải vận dụng đặc điểm này của nghệ thuật thách giá. Nếu có giảm giá cũng giảm dần dần. 169 4.5. Nghệ thuật trả giá trong đàm phán • Nếu người mua trả giá thấp thì thường mua được với giá thấp • Nếu người mua lần đầu đã nhượng bộ quá lớn thì sẽ làm cho người bán giữ giá cho nên nếu có nhượng bộ về giá thì chỉ nên nhượng bộ dần dần • Trong trường hợp giá thành tăng, có thể cho bên bán biết giá thành của mình, có thể nhận được sự chia sẻ • Hai bên không nên đạt thỏa thuận quá nhanh 170 4.6. Nghệ thuật khắc phục bế tắc trong đàm phán • Vấn đề dễ đàm phán trước, vấn đề khó đàm phán sau • Nghệ thuật đi đường vòng. Có những vấn đề mà khi đi vào bàn bạc trực tiếp dễ gây bất đồng • Chọn cái đồng nhất, để lại cái bất đồng. • Chia nhỏ mục tiêu. Đối với những mục tiêu quá lớn, ta nên chủ động chia nhỏ vấn đề khi đưa ra • Tạm thời đình chỉ. Khi gặp những bế tắc không giải quyết được, tạm thời đình chỉ đàm phán để hai bên cùng suy nghĩ thêm 171 5. Chiến lược đàm phán kinh doanh 5.1. Những chiến lược thích hợp để đi đến một thỏa thuận hợp tác – Xây dựng lòng tin và chia sẻ lòng tin – Hỏi thật nhiều câu hỏi – Đưa ra một vài thông tin – Cùng lúc đưa ra rất nhiều lời đề nghị – Tìm kiếm cách giải quyết hậu quả 172 5.2. Sử dụng linh hoạt chiến thuật trong đàm phán trực tiếp • Chuẩn bị kỹ và lường trước những khả năng có thể xảy ra • Xúc tiến và theo sát những đề nghị của đối tác • Làm thay đổi sự chú ý • Sử dụng những câu hỏi có hiệu quả • Sử dụng những tuyên bố tích cực có tính khích lệ • Biết lắng nghe • Hãy tôn trọng và ân cần với đối tác • Không bao giờ cho không bất cứ cái gì • Lợi ích có thể không chia đều cho cả hai phía nhưng mỗi bên đều phải có lợi. 173 BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓM 1. Phân biệt giao dịch và đàm phán? 2. Vì sao chúng ta có thể khẳng định rằng thế hiện thực là một bàn đàm phán khổng lồ? 174