Bài giảng Kĩ năng lãnh đạo và quản lí - Quản lí bản thân - Trương Quang Tiến

16-Mar-18 1 www.hsph.edu.vn .huph.edu.vn KĨ NĂNG LÃNH ĐẠO-QUẢN LÍ QUẢN LÍ BẢN THÂN Trương Quang Tiến Trường Đại học Y tế công cộng 1 www.huph.edu.vn Chuẩn đầu ra 1. Diễn giải khái niệm quản lí bản thân. 2. Phân tích một số kĩ năng quản lí bản thân của người lãnh đạo, quản lí. 3. Vận dụng một số kĩ năng quản lí bản thân trong thực tiễn công tác lãnh đạo, quản lí. 2 16-Mar-18 2 www.huph.edu.vn Nội dung  Khái niệm quản lí bản thân.  Một số kĩ năng quản lí bản thân:  Thấu hiểu bản thân  Quản lí năng lượng, suy nghĩ, cảm xúc, lời nói, cuộc sống  Quản lí thời gian  Điều hành cuộc họp  Thảo luận về vận dụng kĩ năng quản lí bản thân trong thực tiễn công tác. 3 www.huph.edu.vn Lãnh đạo, Quản lí – Chức năng?  Chức năng lãnh đạo:  Xác định phương hướng, mục tiêu lâu dài, xây dựng chiến lược.  Điều hoà các mối quan hệ, động viên, thuyết phục con người. (Do the right thing)  Người lãnh đạo 4  Chức năng quản lí:  Lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức.  Chỉ đạo, điều phối các hoạt động.  Kiểm tra, theo dõi, giám sát, đánh giá. (Do the thing right)  Người quản lí 16-Mar-18 3 www.huph.edu.vn Lãnh đạo?  Là quá trình người lãnh đạo chỉ rõ “làm gì” và ảnh hưởng đến những nỗ lực của người khác để hoàn thành những mục tiêu cụ thể.  Lãnh đạo là tác nhân của sự thay đổi, là những người mà hành động của họ ảnh hưởng đến người khác nhiều hơn so với ảnh hưởng của người khác đối với họ. (CCP-Đại học Johns Hopkins) 5 www.huph.edu.vn Quản lí?  Quá trình tổ chức, điều hành tất cả các bộ phận của một tổ chức hoạt động với nguồn lực hợp lí để đạt được mục tiêu đã xác định.  Người quản lí là người có quyền và trách nhiệm ra các quyết định hợp lí và theo dõi, giám sát, đánh giá hoạt động của tổ chức. 6 16-Mar-18 4 www.huph.edu.vn Người lãnh đạo – quản lí  Áp lực công việc rất lớn?  Nhiều yếu tố gây căng thẳng tâm lí (STRESS) tác động?  Cần có kĩ năng ứng phó  Cần có kĩ năng quản lí bản thân 7 www.huph.edu.vn Quản lí bản thân  “Hiểu người là khôn, hiểu được mình mới là khôn thật sự”  “Tự biết mình là người sáng suốt; Thắng được người là có sức mạnh; Thắng được mình là kiên cường.” (Lão Tử, Triết gia Trung Quốc, TK IV TCN) 8 16-Mar-18 5 www.huph.edu.vn Quản lí bản thân  Muốn quản lí người khác, trước hết chúng ta phải có khả năng quản lí chính mình.  “Quản lí bản thân có nghĩa là học cách phát triển chính bản thân chúng ta” ; “Chúng ta phải định vị bản thân tại nơi mà chúng ta có thể đóng góp nhiều nhất cho tổ chức và cộng đồng” (Peter Drucker, 1909-2005) 9 www.huph.edu.vn Quản lí bản thân?  Quản lí bản thân (Managing oneself)  Những cách thức làm cho cuộc sống, công việc của từng cá nhân tốt đẹp hơn.   Quá trình: • Đặt mục tiêu cho bản thân. • Xây dựng kế hoạch thực hiện. • Tự thực hiện. • Tự đánh giá kết quả. 10 16-Mar-18 6 www.huph.edu.vn Quản lí bản thân?  Tôi là AI?  Mục tiêu, lẽ sống của tôi?  Giá trị của tôi? (Cái gì quan trọng? Yêu thích? Muốn là người như thế nào?)  Điểm mạnh/yếu là gì?  Tôi thuộc tổ chức nào?  Tôi có nhiệm vụ gì?  Tôi có trách nhiệm, quyền lợi gì?  Tôi làm việc như thế nào?  Tôi đã đóng góp những gì?  Tôi có những mối quan hệ, ràng buộc gì khác và trách nhiệm/quyền lợi tương ứng? 11 www.huph.edu.vn Quản lí bản thân?  Thấu hiểu chính mình (Self-awareness).  Xác định năng lực bản thân.  Xác định mục tiêu, hoài bão, lẽ sống.  Giá trị nền tảng của bản thân => dựa vào đó để phát triển bản thân.  Chiến lược cuộc đời để hiện thực hóa mục tiêu, lẽ sống. (Giản Tư Trung – Hiệu trưởng Trường Doanh nhân PACE) 12 16-Mar-18 7 www.huph.edu.vn Thấu hiểu bản thân  Hiểu tính cách bản thân? • Xác định điểm mạnh/yếu • Cải thiện hiệu quả công việc • Hình thành nhóm làm việc • Lựa chọn công việc? Thử xác định tỉnh cách bản thân bằng test MBTI (16 nhóm tính cách) 13 www.huph.edu.vn Thấu hiểu bản thân  Người có “văn hóa”?  Là người có “Cái đầu” + “Con tim” • Khả năng minh định; tâm hồn đẹp; cảm nhận cái đẹp – Minh định = quyết định sáng suốt  nền tảng văn hóa • Năng lực xúc cảm; rung động trước cái đẹp; căm phẫn trước cái ác, cái xấu, v.v. 14 16-Mar-18 8 www.huph.edu.vn Thấu hiểu bản thân  Khả năng minh định phụ thuộc:  Năng lực chuyên môn  Năng lực xúc cảm  Thấu hiểu chính mình:   Hiểu đúng khả năng minh định của bản thân   Xác định điểm mạnh/yếu?  cải thiện 15 www.huph.edu.vn Thảo luận  Chia lớp thành 3 nhóm lớn: GĐ SYT; GĐ YTDP; GĐ BVĐK  Chia tiếp thành các nhóm nhỏ 6-8 người;  Thảo luận theo các tình huống cho 3 nhóm GĐ.  Đại diện các nhóm trình bày và thảo luận chung. 16-Mar-18 9 www.huph.edu.vn Quản lí năng lượng  Làm thế nào để luôn tràn đầy năng lượng?  Ăn uống  Nghỉ ngơi  Thể dục   Giữ gìn, bảo vệ sức khỏe 17 www.huph.edu.vn Quản lí suy nghĩ  Luôn suy nghĩ (+)   Mục tiêu (+)   Kết quả (+)  Những khía cạnh (+) khác của vấn đề  Nên dành 1 phút suy nghĩ trước khi thực hiện. 18 16-Mar-18 10 www.huph.edu.vn Kiểm soát/quản lí cảm xúc  Thể hiện cảm xúc phù hợp (đúng lúc, đúng chỗ)  Thay đổi nhận thức về tác nhân stress:  Điều chỉnh, thay đổi cách nghĩ, quan điểm về tình huống/tác nhân gây stress  làm giảm tác động của cảm xúc do tình huống stress gây ra.  Chấp nhận những gì không thể thay đổi được. 19 www.huph.edu.vn Kiểm soát/quản lí cảm xúc  Điều chỉnh cách nghĩ và kết quả mong đợi  Xem xét khía cạnh tích cực của vấn đề/sự kiện/tình huống. (VD: phản biện của nhân viên gây ức chế, nhưng ý tưởng, lập luận hay, hữu ích)  Nghĩ về những điều tốt đẹp trong cuộc sống. (VD: dù công việc nhiều áp lực nhưng kết quả mang lại niềm vui cho người khác)  Không đặt tiêu chuẩn quá cao, hoàn hảo (VD: kết quả KHÁ là chấp nhận được và đáng được khen thưởng) 20 16-Mar-18 11 www.huph.edu.vn Kiểm soát/quản lí cảm xúc  Chuẩn bị cẩn thận, kĩ lưỡng cho công việc (KẾ HOẠCH)  Chuẩn bị kĩ lưỡng các phương án giải quyết   Thực hiện công việc (+)   Giải quyết vấn đề (+)  Giảm các tác nhân gây stress  Kiểm soát cảm xúc tốt hơn 21 www.huph.edu.vn Quản lí lời nói – giao tiếp  Nói:  Những gì cần nói, đáng nói  Những gì hiểu/biết/chắc chắn  Có ngữ điệu, cảm xúc  Ngắn gọn, súc tích  Lắng nghe  Tôn trọng, v.v. 22 16-Mar-18 12 www.huph.edu.vn Quản lí thời gian – công việc  Mục tiêu (ngắn, trung, dài hạn)  Nhiệm vụ  Các hoạt động cụ thể  Chia nhỏ  xử lí; hoàn thành từng việc  Không ôm đồm; làm nhiều việc cùng lúc   Sắp xếp, thực hiện theo ưu tiên Tham khảo ma trận Eiseinhower 23 www.huph.edu.vn Quản lí thời gian Quan trọng + Khẩn cấp Quan trọng + Không khẩn cấp Ít quan trọng + Khẩn cấp Ít quan trọng + Không khẩn cấp 24 Tí n h q u an t rọ n g Tính khẩn cấp 16-Mar-18 13 www.huph.edu.vn Quản lí sự ưu tiên – công việc  80% thời gian  làm những việc bạn “giỏi nhất”  15% thời gian  làm những việc đang học hỏi  5% thời gian  làm những việc cần thiết khác 25 www.huph.edu.vn Tổ chức, điều hành cuộc họp  Cuộc họp là nơi để phổ biến thông tin, trao đổi và bàn bạc để cùng giải quyết những nội dung công tác cụ thể.  Người điều hành cần có kĩ năng cơ bản để điều hành cuộc họp hiệu quả, thành công. 26 16-Mar-18 14 www.huph.edu.vn Tổ chức, điều hành cuộc họp  Chuẩn bị:  Mục tiêu  Nội dung (nắm chắc; tìm hiểu thêm các thông tin liên quan)  Thành phần tham dự  Thời gian (Lúc nào? Bao lâu?)  Địa điểm (phòng, số lượng bàn, ghế)  Phương tiện hỗ trợ (máy chiếu,tài liệu, v.v.)  Thông báo trước về cuộc họp cho các đối tượng liên quan 27 www.huph.edu.vn Tổ chức, điều hành cuộc họp  Tiến hành họp:  Nêu tóm tắt mục tiêu, nội dung, thời gian, v.v.  Phân công người làm thư kí  Thể hiện vai trò của người điều hành •  người chịu trách nhiệm về nội dung + kết quả họp • Khuyến khích các thành viên thảo luận • Bám sát quá trình thảo luận, nắm bắt các ý chính • Chủ động tránh để xảy ra các mâu thuẫn 28 16-Mar-18 15 www.huph.edu.vn Tổ chức, điều hành cuộc họp  Để khuyến khích thảo luận:  Nêu rõ chủ điểm cần thảo luận  Mời mọi người cho ý kiến (có thể chỉ định) về chủ điểm hoặc về quan điểm của người khác  Ghi nhận, phản hồi để khẳng định thông điệp  Duy trì kỉ luật  Chú ý vận dụng các kĩ năng quan sát; lắng nghe; đặt câu hỏi; phản hồi; giải quyết mâu thuẫn (nếu có); v.v. 29 www.huph.edu.vn Tổ chức, điều hành cuộc họp  Kết thúc buổi họp:  Kết thúc khi đã có đủ thông tin, hết thời gian  Tổng hợp, kết luận, ra quyết định  Thông qua biên bản nếu cần thiết; chuyển cho các bên liên quan để thực hiện  Tuyên bố kết thúc; cảm ơn sự tham gia 30 16-Mar-18 16 www.huph.edu.vn Cám ơn – Câu hỏi?  Tài liệu tham khảo  Quản trị bản thân (tài liệu biên soạn)  Managing Oneself. (from Drucker P. (1999). Management Challenges for the 21st Century. Pages 161-95)  Managing Oneself (from Bulletpoint Focus Reports for the thinking managers. The Leadership Skills Portfolio Report 2).  Managing Oneself (by Drucker P. in Havard Business Review; Article Reprint No. R0501K) 31