Bài giảng Kỹ năng giao tiếp - Chương 5: Kỹ năng giao tiếp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP.HCM  Chương 5: Kỹ năng giao tiếp huynhvanhao2007@gmail.com Chương 5: kỹ năng gioa tiếp 1 Các nhóm kỹ năng Kỹ năng định hướng Kỹ năng nghe Kỹ năng định vị Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp 2 Cách giao tiếp cơ bản trong kinh doanh đời sống 3 Các yêu cầu đặt ra khi bắt tay 1 Khái niệm KNGT Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết mau lẹ những biểu hiện bên ngoài và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người. Có các nhóm kỹ năng sau Ky năng giao tiếp Kỹ năng định hướng Kỹ năng định vị Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp Kỹ năng nghe Kỹ năng định hướng Kỹ năng định hướng thể hiện khả năng dựa vào tri giác ban đầu về các biểu hiện ở khả năng dựa vào tri giác về các biểu hiện bên ngoài. Kỹ năng định vị Kỹ năng định vị là khả năng xác định đúng vị trí giao tiếp để từ đó tạo điều kiện cho đối tượng chủ động trong cuộc giao tiếp (xác định đúng ai đóng vai gì) Kỹ năng nghe Khắc phục những tật xấu khi nghe: - Giả vờ lắng nghe - Không chịu khó lắng nghe người khác nói. - Hay phản ánh tức thì - Nghe qua loa tất cả mọi sự kiện - Tư thế lắng nghe xấu (mắt, ngồi, nhìn...) - Có xu hướng buông trôi khi mỏi mệt - Bình luận về vẻ bề ngoài của người nói. - Không chịu khó lắng nghe. Kỹ năng nghe Cách lắng nghe hiệu quả: - Luôn suy nghĩ trước người nói, cố gắng đoán xem sự việc sẽ tới đâu. - Cân nhắc, đánh giá đưa ra quan điểm. - Điểm lại các ý chính. - Cố gắng hiểu ẩn ý mà người nói muốn diễn đạt. - Quan sát người nói. - Dành thời gian lắng nghe. - Không chú trọng lỗi của người nói. - Không vội kết luận - Phản ứng tích cực và giúp đỡ, khuyến khích người nói D/ KỸ NĂNG ĐIỀU KHIỂN QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP:  Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp biểu hiện ở khả năng lôi cuốn, thu hút đối tượng giao tiếp, biết duy trì hứng thú, sự tập trung chú ý của đối tượng (có duyên trong giao tiếp) 2 Cách giao tiếp cơ bản trong kinh doanh đời sống  * Tránh biểu lộ tình cảm thân thiện với người khác giới.* Không được xoa tay lên đầu người khác.* Khi đưa hay chuyển bất kỳ vật gì đều phải dùng 2 tay.* Không được chỉ trỏ bằng ngón tay, khi muốn hướng người nghe quan sát theo hướng mình muốn đề cập phải dùng cả bàn tay.* Không được chống nạnh khi đứng nói chuyện. 2 Cách giao tiếp cơ bản trong kinh doanh đời sống  * Không nên khoanh tay trước ngực.* Không được chuyền vật gì qua đỉnh đầu của người khác.* Không được chạm vai khi gặp mặt.* Không được vô tư động chạm đến người khác phái.* Nếu ở bãi biển thì nam giới nên mặc quần short.   2 Cách giao tiếp cơ bản trong kinh doanh đời sống  a/ Khi tham dự các buổi tiệc: Nếu bạn được mời đến nhà của người Việt bạn nên:* Mang theo trái cây bánh kẹo để làm quà.* Các món quà nên được gói ghém cẩn thận bằng giấy màu.* Không được trao khăn tay, những vật có mau đen.  B/ CƯ XỬ TRÊN BÀN ĂN:  * Không được tự do ngồi vào bàn cho đến khi bạn được hướng dẫn chỗ ngồi.* Bạn nên ngồi vào bàn sau khi những người lớn hơn đã ngồi vào bàn.* Khi chuyền những đĩa thức ăn phải dùng cả 2 tay.* Đũa phải được đặt trên bàn ăn cạnh chén khi bạn nghỉ tay chờ phục vụ món kế tiếp hay dừng đũa khi tay bạn phải nâng ly. B/ CƯ XỬ TRÊN BÀN ĂN:  * Dùng muỗng bằng tay trái với món soup.* Cố gắng dùng hết những gì có trong đĩa của mình, không để sót.* Khi đã ăn xong, đũa phải đặt trên miệng chén.* Che miệng khi xỉa răng. c/ Nghi thức trong kinh doanh:  * Những cuộc hẹn nên được thỏa thuận trước vài tuần.* Cách tốt nhất để sắp xếp cuộc hẹn là thông qua đại diện hay chính các thông dịch viên của bạn.* Phải đến cuộc hẹn đúng giờ.* Ăn mặc lịch sự. c/ Nghi thức trong kinh doanh:  * Hãy bắt đầu và kết thúc cuộc hẹn bằng 1 cái bắt tay thân thiện, nhưng chỉ đối với người cùng giới.* Một vài người Việt Nam có thói quen dùng cả 2 tay khi bắt tay, tay trái sẽ đặt trên cổ tay phải.* Nếu bạn là nam giới, phải đợi người phụ nữ chủ động trong việc bắt tay, nếu không thì chỉ gật đầu chào.. c/ Nghi thức trong kinh doanh:  * Name card nên được trao đổi vào đầu cuộc gặp và được trao bằng cả 2 tay. Khi cầm name card của đối tác thì cần tỏ ra trân trọng, quan tâm và tỏ ra bạn đang đọc thật cẩn thận từng chi tiết, không được liếc nhìn rồi cất vào túi.* Người có chức vụ cao hơn sẽ được ưu tiên vào phòng họp trước. c/ Nghi thức trong kinh doanh:  * Mối quan hệ có tính quan trọng rất cao trong đối tác kinh doanh. Cần phải bỏ nhiều thời gian để xây dựng các mối quan hệ vững mạnh với cả các cá nhân lẫn công ty. Tất cả cá buổi gặp mặt lần đầu tiên chỉ nên dừng lại ở mức là 2 bên muốn tìm hiểu lẫn nhau. c/ Nghi thức trong kinh doanh (TT)  Việc quà biếu sau các cuộc gặp là rất quan trọng nhưng không được quá lớn hay đắt tiền. Những món quà như logo công ty của bạn hay những món quà đặc trưng cho quốc gia của bạn là rất ý nghĩa. 3. CÁC YÊU CẦU ĐẶT RA KHI BẮT TAY  a/ Các trường hợp nên bắt tay- Gặp người quen lâu không gặp.- Trong các trường hợp có tính chất trang trọng và chào hỏi người bạn quen biết.- Trong giao tiếp xã hội khi bạn đứng ra đóng vai trò là chủ nhà hoặc người tiếp đón khách, hoặc là người đi tiễn khách.- Sau khi thăm hỏi người khác xong, bạn chào từ biệt họ ra về.- Khi bạn được giới thiệu với một người mới mà bạn không quen. 3. CÁC YÊU CẦU ĐẶT RA KHI BẮT TAY  a/ Các trường hợp nên bắt tay- Trong giao tiếp xã hội, ngẫu nhiên gặp lại bạn thân lâu năm không gặp hoặc gặp cấp trên.- Khi người khác ủng hộ bạn, cỗ vũ bạn hoặc giúp đỡ bạn ở một phương diện nào đó.- Thể hiện lòng cảm tạ của bạn đối với một người nào đó, chúc mừng hoặc cung chúc người khác.- Khi bạn thể hiện sự thông cảm, ủng hộ, khẳng định đối với người khác. - Khi tặng quà hoặc nhận quà.Theo lệ thường các trường hợp kể trên đều thích hợp để bắt tay người khác.     b/ Tám điều tối kị cần tránh trong khi bắt tay  - Khi giao tiếp với người theo đạo thiên chúa giáo cần phải tránh trường hợp ví dụ như hai người này bắt tay và bắt tay chéo với hai người khác, việc đó sẽ tạo ra sự chồng chéo lên nhau, hình thành chữ thập, trong con mắt của họ chữ thập đại diện cho những điều xui xẻo. b/ Tám điều tối kị cần tránh trong khi bắt tay  - Khi bắt tay không nên đeo găng tay, đội mũ hoặc đeo kính đen, chỉ có phụ nữ khi giao tiếp ngoài xã hội được phép đeo găng tay khi bắt tay.- Không nên một tay cầm đồ hoặc đút túi còn tay kia giơ ra bắt. b/ Tám điều tối kị cần tránh trong khi bắt tay  - Khi bắt tay trên mặt không nên giữ thái độ vô cảm, không nói một lời nào hoặc lý luận dài dòng, gật đầu lia lịa hoặc nhún vai, kiểu cách một cách quá đáng.- Khi bắt tay không nên chỉ bắt hờ hững đầu ngón tay của đối phương, kiểu như muốn giữ khoảng cách nhất định với họ. Cách làm tốt nhất là cần nắm cả bàn tay đối phương. Cho dù trong trường hợp lệch tay thì cũng nên làm như vậy.  b/ Tám điều tối kị cần tránh trong khi bắt tay  - Không nên kéo tay đối phương về phía mình hoặc đẩy tay về phía họ, hoặc gạt lên trên xuống dưới, sang trái hoặc sang phải lệch hướng.- Không nên từ chối cái bắt tay của đối phương, cho dù có bệnh về tay, tay ướt, bẩn thì cũng nên giải thích với đối phương một cách lịch sự: “Xin lỗi, tay tôi không tiện để bắt tay anh (chị) lúc này” để tránh đối phương hiểu lầm. b/ Tám điều tối kị cần tránh trong khi bắt tay  - Không nên kéo tay đối phương về phía mình hoặc đẩy tay về phía họ, hoặc gạt lên trên xuống dưới, sang trái hoặc sang phải lệch hướng.- Không nên từ chối cái bắt tay của đối phương, cho dù có bệnh về tay, tay ướt, bẩn thì cũng nên giải thích với đối phương một cách lịch sự: “Xin lỗi, tay tôi không tiện để bắt tay anh (chị) lúc này” để tránh đối phương hiểu lầm.