Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh - Chương 5: Thông điệp

MỤC ĐÍCH Để kiến trúc lại những gì chúng ta viết hay nói cho thích hợp, hữu ích và có tính thuyết phục đối với đối tượng giao tiếp của bạn. 5Khoa QTKD - BM QTNS THÔNG ĐIỆP: CẤU TRÚC THÔNG ĐiỆP Tư tưởng & kiến trúc tư tưởng Quá trình tư tưởng Kiến trúc tư tưởng Phân biệt tư tưởng và kiến trúc tư tưởng Tư tưởng Kiến trúc tư tưởng

pdf63 trang | Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 20/06/2022 | Lượt xem: 179 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh - Chương 5: Thông điệp, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Khoa QTKD - BM QTNS Đại học Kinh tế TP. HCM cHào mừng các Học viên tHam gia LỚP HỌc “Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ” 1 Khoa QTKD - BM QTNS PHẦN 2 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP (Chiến lược giao tiếp) 2 Khoa QTKD - BM QTNS CHƯƠNG 5 THÔNG ĐiỆP 3 Khoa QTKD - BM QTNS Quy trình giao tiếp Người gửi Phản hồi Người nhận Thông điệp Mã hoá Giải mã Mã hoá Giải mã Nhiễu Nhiễu MÔI TRƯỜNG 4 Khoa QTKD - BM QTNS MỤC ĐÍCH Để kiến trúc lại những gì chúng ta viết hay nói cho thích hợp, hữu ích và có tính thuyết phục đối với đối tượng giao tiếp của bạn. 5 Khoa QTKD - BM QTNS THÔNG ĐIỆP: CẤU TRÚC THÔNG ĐiỆP Tư tưởng & kiến trúc tư tưởng Quá trình tư tưởng Kiến trúc tư tưởng 6 Khoa QTKD - BM QTNS TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Phân biệt tư tưởng và kiến trúc tư tưởng Tư tưởng Kiến trúc tư tưởng THÔNG ĐiỆP 7 Khoa QTKD - BM QTNS Ví dụ: Bạn nhận được những thông tin này từ người tổ chức cuộc họp mà bạn là thành viên đang tham gia: “Chúng ta phải dành riêng phòng cho các báo cáo viên của ban quản trị ít nhất là 2 tuần trước. Tôi đang lo lắng về việc đưa các báo cáo viên vào chương trình hội nghị. Chúng ta cũng cần in các áp phích, tờ giới thiệu thông báo ai sẽ nói chuyện. Anh có thể lo chuyện đó được không? Đừng quên rằng bích chương phải gồm cả số phòng nữa.” TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 8 Khoa QTKD - BM QTNS Kiến trúc lại thông điệp: “Tôi muốn nhắc anh về 3 việc phải sắp đặt trước cho buổi nói chuyện của các báo cáo viên. Mời thuyết trình viên và ấn định ngày giờ. Dành sẵn phòng trước ngày 15/3 In bích chương ( Gồm cả tên báo cáo viên, thời gian và số phòng) để phân phát trước ngày 1/4 ” TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 9 Khoa QTKD - BM QTNS Bạn nhận được tin hay điện thoại của nhân viên: “Những người giao hàng của hãng vận tải ABC làm chúng tôi khổ sở vô cùng. Họ đến trễ ít nhất 2 giờ mỗi ngày trong tuần này. Ngoài ra, hầu hết thợ đóng kiện hàng đều ra về sớm, khi đã đi thì một số hàng giao thực sự bị hư hỏng, với cách làm như vậy chúng tôi không thể đóng kiện hàng kịp giờ. Tôi nghĩ chúng ta phải làm một cái gì đó tốt hơn, vì chúng ta đã mất 15% hàng hóa. Có lẽ chúng ta nên mời ông Giám đốc hãng vận tải tới để nói chuyện, nhưng tôi đã gọi tới đó nhiều lần rồi, tôi nghĩ làm vậy cũng vô ích. Tôi đã nghe đủ lý do và thành thật nghĩ rằng họ đã quen giao hàng lúc 2 giờ trưa. Như vậy chúng ta có thể thay đổi kíp thợ đóng kiện, nhưng chúng ta phải tổ chức một phiên họp và giải thích tình trạng vì không nhất thiết là họ thích sự thay đổi đó.” TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 10 Khoa QTKD - BM QTNS Kiến trúc lại thông điệp trên: “Tôi đề nghị chúng ta tổ chức một cuộc họp để thảo luận khả năng thay đổi giờ làm việc cho kíp thợ đóng kiện hàng. Hãng vận tải ABC kiên quyết chỉ giao hàng lúc 14 giờ thay vì giao vào lúc 12 giờ như từ trước tới nay, việc này đã làm hàng hóa hư hỏng mất 15 %. Để tránh sự hư hỏng đó chúng ta cần thay đổi giờ làm việc.” TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 11 Khoa QTKD - BM QTNS G iả th iế t Dữ kiện Chi tiết Sự thật Phát hiện, giá trị, kết luận Chỉ thị rõ ràng Chỉ thị rõ ràng Chỉ thị rõ ràng Chỉ thị rõ ràng Nhấn mạnh kết luận TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Khách quan 12 Khoa QTKD - BM QTNS Tư tưởng: Sự nhận thức của con người trong đó xuất hiện tổng hợp các ý nghĩ, xấu tốt, hoàn chỉnh, dở dang, dữ kiện, thông sốSự xuất hiện của các yếu tố này chưa được sắp đặt, trình bày theo thứ bậc, Nó còn mang tính ngẫu nhiên chưa hoàn thiện. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 13 Khoa QTKD - BM QTNS Kiến trúc tư tưởng: Sự sắp đặt, phân loại các dữ kiện, ý tưởng, các đánh giá, kết luận theo một trật tự logic, kết cấu chặt chẽ. TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 14 Khoa QTKD - BM QTNS THÔNG ĐiỆP QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Quá trình tư tưởng: là sự kết nối theo trật tự của những giả định làm cơ sở cho thông điệp, những dữ kiện và những kết luận có giá trị. 15 Khoa QTKD - BM QTNS Chú ý: Quá trình tư tưởng bao gồm 3 vấn để sau: Nhận rõ những giả định Rút ra những kết luận có giá trị Hạn chế những nhược điểm trong lập luận QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG 16 Khoa QTKD - BM QTNS Giả định Giả định chính là cơ sở của tất cả những bước tiếp theo trong quá trình tư tưởng. Nếu giả định thay đổi thì sẽ làm cho mọi hoạt động của con người thay đổi theo. Ví dụ: Bạn đi học; nếu bạn giả định rằng thời tiết không mưa, trời đẹp thì hành động của bạn sẽ khác nếu bạn dự báo thời tiết có mưa và lạnh. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG 17 Khoa QTKD - BM QTNS Giả định Chương trình này sẽ tăng lợi nhuận của công ty Giả định: Bạn muốn tăng lợi nhuận Tôi phải hoàn tất bản báo cáo này, nếu không tôi sẽ bị sa thải Giả định: Không muốn mất việc làm Tôi sẽ tìm cách làm giảm sự tức giận của khách hàng Giả định: Không muốn mất khách hàng QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG 18 Khoa QTKD - BM QTNS Củng cố doanh nghiệp của chúng ta ở tại chi nhánh Bình Dương là khâu thiết yếu để đưa sản xuất đi vào nề nếp. Giả định Chúng ta cần tuyển thêm 2 nhân viên bán hàng nữa. Tôi cần học thêm bằng 2 chuyên ngành QTKD của trường ĐHKT. Tăng thêm ngân sách quảng cáo là việc quan trọng vì đó sẽ là chiến dịch có hiệu quả. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG 19 Khoa QTKD - BM QTNS Giả định có thể bao gồm : Về chi phí Về chất lượng Về lợi nhuận Về nhân lực QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Giả định Về luật pháp Về thị trường Về văn hóa Về năng lượng . 20 Khoa QTKD - BM QTNS Nếu những giả định và những sự kiện là hành trang để bắt đầu nhận thức của bạn thì kết luận là việc bạn phải kết thúc. Giả định: Nếu ngày mai trời nắng Kết luận: Tôi sẽ đi tắm biển Giả định: Nếu ngày mai trời không nắng, sắp có dông Kết luận: Tôi sẽ không đi tắm biển QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận 21 Khoa QTKD - BM QTNS 2 phương pháp để rút ra kết luận: Phương pháp diễn dịch Phương pháp quy nạp QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận 22 Khoa QTKD - BM QTNS Phương pháp diễn dịch: Bắt đầu từ một nguyên lý chính hoặc một giả định, sau đó áp dụng chúng vào một trường hợp đặc thù và rút ra kết luận. Trong phương pháp diễn dịch, điều cốt yếu là nguyên lý chính của bạn phải đúng. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận 23 Khoa QTKD - BM QTNS “Vấn đề X trong quy trình sản xuất làm cho sản xuất sút giảm” (Nguyên lý chính) “Phân xưởng 1 đang vướng phải vấn đề X ” (Áp dụng cho trường hợp đặc thù). Vì vậy sản xuất của phân xưởng 1 bị sút giảm (kết luận) “Bảo quản sản phẩm ở nhiệt độ trên 15 độ C làm sản phẩm bị hư hỏng” (Nguyên lý chính) “Hôm qua có người đã để sản phẩm ngoài trời qua đêm ở nhiệt độ trên 20 độ C. (Áp dụng cho trường hợp đặc thù) Do đó những sản phẩm này nhất định sẽ bị hỏng.” (kết luận) QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận 24 Khoa QTKD - BM QTNS Phương pháp quy nạp: Bắt đầu bằng tính chất đặc thù và đi đến khái quát hóa bằng một nguyên lý chính. Trong phương pháp quy nạp, điều cốt yếu là các tính chất đặc thù bạn đưa ra là phải đáng tin cậy, phải xác đáng và có tính tiêu biểu. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận 25 Khoa QTKD - BM QTNS Bắt đầu bằng một loạt tính chất đặc thù: “Tôi sẽ mất nhiều thời giờ tham dự cuộc họp”; “Tôi mất nhiều thời giờ để nói chuyện điện thoại”; “Tôi mất nhiều thời gian để viết bản báo cáo gửi cho trưởng phòng.” Rút ra sự khái quát hóa: ” Do đó, tôi sẽ tốn nhiều thời gian để giao tiếp.” QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Kết luận (Phương pháp quy nạp) 26 Khoa QTKD - BM QTNS Bắt đầu bằng một loạt tính chất đặc thù: Dũng: “ Không bao giờ tôi phải cân đối sổ sách trong công việc của mình” Mạnh: “Tôi có thể nhờ người khác làm sổ sách kế toán khi cần thiết” Rút ra sự khái quát hóa: ”Không cần học kế toán cho mệt người” Nhận xét: Những tính chất đặc thù trên có thể không đáng tin cậy và không tiêu biểu. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Kết luận (Phương pháp quy nạp) 27 Khoa QTKD - BM QTNS Bắt đầu bằng một loạt tính chất đặc thù: “Chúng ta có thể phân phối sản phẩm X qua mạng lưới hiện có” Chúng ta có thể lợi dụng sự chấp nhận nhãn hiệu X của khách hàng” “ Chúng ta có thể kết hợp quảng cáo sản phẩm X với giải bóng đá quốc gia.“ Rút ra sự khái quát hóa: “Chúng ta có thể đưa sản phẩm ra trên thị trường” QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận 28 Khoa QTKD - BM QTNS Chú ý: Quy nạp và diễn dịch là 2 phương pháp khác nhau và trái ngược nhau. Trong thực hành có thể phối hợp chúng với nhau; Chúng ta, không thể không thể thu thập những tính chất đặc thù mà không có một nguyên lý tổ chức nào đó; cũng không thể lực chọn những nguyên lý xác đáng mà không biết tới những vấn đề hay kết quả đặc thù. QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận 29 Khoa QTKD - BM QTNS tưởng của mình. Điều quan trọng không phải chia đôi tư tưởng của bạn thành 2 phần: diễn dịch hay quy nạp mà bạn phải dùng những lý luận có giá trị khi suy nghĩ những ý 30 Khoa QTKD - BM QTNS Những hạn chế trong lập luận Ý tưởng của bạn có thể giống như một sản phẩm đang di chuyển trên băng tải. Tuy nhiên khi ý tưởng thay đổi hay chuyển động nó có thể đi lệch theo nhiều cách khác nhau. Không được kết luận vội vàng Không được che dấu, né tránh Không được đơn giản hóa quá mức vấn đề 3 quy tắc vàng để loại bỏ nhược điểm trong quá trình tư tưởng QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG 31 Khoa QTKD - BM QTNS Không kết luận vội vàng Khái quát hóa vội vã “Chiến lược tiếp thị sản phẩm X đã thành công ờ Bình Dương vì vậy có thể đem áp dụng chương trình này trên tất cả thị trường của công ty chúng ta.” Nguyên nhân giả “ Ông trưởng phòng kinh doanh thật giỏi, lượng hàng bán ra của công ty tại Bình Dương tăng 42%” 3 quy tắc vàng 32 Khoa QTKD - BM QTNS Tránh che dấu ý tưởng và nấp sau những ý tưởng sai lầm Tránh che dấu những giả định đáng ngờ: “Chúng ta sẽ quảng cáo sản phẩm X trên báo Thanh Niên vì chúng ta đã quảng cáo sản phẩm Y trên báo này” Sai lầm: Bạn có thể quảng cáo sản phẩm X theo cách của sản phẩm Y không? Tránh che dấu điểm quan trọng bằng cách né tránh vấn đề “Tình trạng nghị việc của nhân viên trong công ty gia tăng. Có lẽ chúng ta nên tăng lương cho họ để giữ họ lại” Sai lầm: Đã bỏ qua những sai lầm khác. 3 quy tắc vàng 33 Khoa QTKD - BM QTNS Tránh nấp sau một sự tương tự không đúng: “Nhà chọc trời càng nhiều tầng càng dễ bị sét đánh. Tương tự như vậy, một tổ chức càng nhiều tầng nấc càng dễ bị sụp đổ vì khủng hoảng kinh tế.” Sai lầm: Che dấu sự khác biệt giữa thiên tai và khủng hoảng kinh tế. 3 quy tắc vàng Tránh che dấu ý tưởng và nấp sau những ý tưởng sai lầm 34 Khoa QTKD - BM QTNS Tránh nấp sau những hình ảnh phóng đại: “ Chi phí trung gian của chúng ta là 15% trên giá thành sản phẩm, nếu cứ theo tiến độ như vậy công ty sẽ bị phá sản” Sai lầm: Bỏ qua những luận cứ có thể của cách khác trong sự phát triển của doanh nghiệp 3 quy tắc vàng Tránh che dấu ý tưởng và nấp sau những ý tưởng sai lầm 35 Khoa QTKD - BM QTNS Tránh nấp sau những công kích không xác đáng ( Nhằm vào phê phán cá nhân chứ không phải phê phán ý tưởng) “Chỉ vì sự vô trách nhiệm trong bảo quản sản phẩm X của anh, đã làm cho tỷ lệ hư hỏng sản phẩm của công ty tăng lên” Tránh những nhận xét kết luận chung chung không cụ thể: “ Năm vừa qua cô ấy đạt giải nhất tiếng hát truyền hình, vì vậy cô ấy có khả năng làm MC cho chương trình cuối năm của công ty chúng ta” Sai lầm: khác nhau về 2 vấn đề 3 quy tắc vàng Tránh che dấu ý tưởng và nấp sau những ý tưởng sai lầm 36 Khoa QTKD - BM QTNS Không được đơn giản hóa quá mức vấn đề Tránh khuyết điểm “hoặc/hoặc” : Đưa ra 2 khả năng và không còn khả năng nào khác. “ Chúng ta phải xâm nhập vào thị trường Bình Dương hoặc chúng ta sẽ bị phá sản” Sai lầm: Bỏ qua những giải pháp khác. “Vơ đũa cả nắm” Sản phẩm Z thất bại vì khách hàng không thích màu đỏ của nó” Sai lầm: Không tính đến các nguyên nhân khác. 3 quy tắc vàng 37 Khoa QTKD - BM QTNS THÔNG ĐiỆP KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Một trong những sai lầm phổ biến nhất cho rằng người đọc muốn người viết đi nhanh đến kết luận sau một tràng chi tiết dồn dập. Bạn mắc phải sai lầm này khi bạn bắt đầu với những gì bạn nghe thấy đầu tiên, rồi bạn mô tả diễn biến, rồi bạn đưa người đọc tới chỗ nổi bật nhất của giai đoạn kế tiếp, rồi sớm hay muộn gì cũng đi tới một kết luận hay một lời khuyên. David EWING 38 Khoa QTKD - BM QTNS Cấu trúc thông điệp có hiệu quả đặt trên cơ sở: Cung cấp một hệ thống tư tưởng cho đối tượng giao tiếp Chọn lựa một trật tự thích hợp cho các tư tưởng đó THÔNG ĐiỆP KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 39 Khoa QTKD - BM QTNS Tạo hệ thống tư tưởng Một cấu trúc có hiệu quả đặt trên cơ sở cung cấp cho cử tọa một hệ thống các ý tưởng- nói cách khác; chia ý tưởng của bạn thành từng nhóm và đặt những nhóm đó vào những vị trí tầng nấc khác nhau. KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 40 Khoa QTKD - BM QTNS Chủ tịch Giám đốc Kinh doanh Trưởng phòng Kinh doanh Công nhân Sản xuất Giám đốc Sản xuất Trưởng phòng Kế toán Hệ thống tổ chức không rõ ràng Tạo hệ thống tư tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 41 Khoa QTKD - BM QTNS Ông / bà Anh Bạn Cha/Mẹ Cô/ Chú Anh họ Em họ Hệ thống phả hệ không rõ ràng Tạo hệ thống tư tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 42 Khoa QTKD - BM QTNS Chủ tịch P.Chủ tịch P.Chủ tịch P.Chủ tịch Giám đốc Giám đốc Giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòngTrưởng phòng Nhân viênNhân viênNhân viên Hệ thống tổ chức rõ ràng Tạo hệ thống tư tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 43 Khoa QTKD - BM QTNS Ông/Bà Bác Cha/ Mẹ Cô/Chú Anh/Chị họ Anh/em bạn Em họ Cháu họ Con Cháu họ Cấu trúc phả hệ rõ ràng Tạo hệ thống tư tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 44 Khoa QTKD - BM QTNS Để tạo hệ thống tư tưởng rõ ràng, bạn cần phải: Nhấn mạnh kết luận của bạn ( hay những ý tưởng quan trọng nhất) Chia bài viết và bài nói của bạn thành những điểm chính Chia những điểm chính thành những điểm chứng minh Tạo hệ thống tư tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 45 Khoa QTKD - BM QTNS Nhấn mạnh kết luận của bạn ( hay những ý tưởng quan trọng nhất): Đây là những ý tưởng quan trọng nhất của bạn, là ý tưởng chung mà mọi ý tưởng khác của thông điệp sinh ra. Nó liên quan mật thiết tới mục tiêu giao tiếp của bạn. Ví dụ: Qua 2 ví dụ trên ta thấy: Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý: Kết luận có thể được tượng trưng từ Chủ tịch và mọi người khác có quan hệ với ông ta như thế nào. Tương tự như vậy trong sơ đồ phả hệ của gia đình Tạo hệ thống tư tưởng 46 Khoa QTKD - BM QTNS Đường cong ký ức của cử tọa Bắt đầu Kết thúc Thấp nhất Cao nhất Hãy làm nổi bật kết luận vào những điểm đầu và những điểm cuối, đừng bao giờ chôn kết luận của bạn ở giữa phần chính bày. Tạo hệ thống tư tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 47 Khoa QTKD - BM QTNS Tóm gọn và giảng giải những ý tưởng chính của bạn Xác định những ý tưởng chính và những ý tưởng thứ yếu Xác định mối quan hệ giữa chúng Chia thành những điểm chính yếu Tạo hệ thống tư tưởng 48 Khoa QTKD - BM QTNS Chia thành những điểm thứ yếu Những điểm chính yếu lại được chứng minh bằng những điểm thứ yếu hơn nữa. Phác họa ý tưởng thứ yếu bằng những giản đồ Tạo hệ thống tư tưởng 49 Khoa QTKD - BM QTNS Chia thành những điểm thứ yếu Lưu ý khi phác họa giản đồ: Bất ký ý tưởng có tầm quan trọng chủ yếu nào cũng phải khái quát hóa tất cả ý tưởng thứ yếu phát sinh từ nó. Tất cả các yếu tố trên cùng bình diện phải là những ý tưởng cùng loại. Giới hạn kiểm soát của cử tọa đối với ý tưởng trên kim tự tháp trình bày.Thường thì sự quan tâm chú ý tốt của cử tọa khoảng 5-7 nhánh, cành. Tạo hệ thống tư tưởng 50 Khoa QTKD - BM QTNS Sắp xếp ý tưởng Việc sắp đặt các ý tưởng thường nhắm đến 2 điểm chính sau: (1) Cho đối tượng giao tiếp biết về một điều gì đó, (2) Yêu cầu người giao tiếp làm một điều gì đó. Mục đích KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 51 Khoa QTKD - BM QTNS (1)Những ý tưởng giải thích ( cho người đọc biết về một điều gì đó) có thể thực hiện theo 3 cách trình bày sau: Sắp đặt theo thời gian Sắp đặt trật tự theo yếu tố cấu thành Sắp đặt theo mức độ quan trọng Sắp xếp ý tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 52 Khoa QTKD - BM QTNS (2)Những ý tưởng thúc đẩy hành động: Cần phải cân nhắc tới rất nhiều yếu tố, bởi vì những ý tưởng này sẽ đưa đến sự thay đổi trong đối tượng giao tiếp. Các loại chiến lược cấu trúc thông điệp: Chiến lược “tiếp cận trực tiếp” Chiến lược “tiếp cận gián tiếp” Sắp xếp ý tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 53 Khoa QTKD - BM QTNS Chiến lược cấu trúc ( sắp xếp) thông điệp : (a) Chiến lược “Tiếp cận trực tiếp” Ý tưởng chủ yếu ở hàng đầu để đối tượng có thể nhận thấy ý tưởng đó dễ dàng. Sử dụng những chứng cứ mạnh mẽ nhất ở thời điểm ban đầu để người nghe hay đọc có thể tiếp cận được nó đầu tiên. Những lập luận quan trọng nhất và chấm dứt bằng lập luận ít quan trọng Sắp xếp ý tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 54 Khoa QTKD - BM QTNS Chiến lược cấu trúc thông điệp : (b) Chiến thuật “Tiếp cận gián tiếp” (1)Trình bày phần ít bị tranh luận trước (2) Trình bày lựa chọn bị bác bỏ trước (3) Sử dụng chứng cứ mạnh mẽ nhất sau cùng Sắp xếp ý tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 55 Khoa QTKD - BM QTNS Ví dụ 1: cấp trên của bạn rất bận và yêu cầu bạn đưa ra đề nghị giảm bớt một dây chuyền sản xuất. “Tôi đề nghị chúng ta cắt giảm dây chuyền sản xuất dụng cụ. Lý do chính để đề nghị như vậy là những dụng cụ đó không có khả năng phát triển lâu dài + (tiếp theo là phần phân tích của bạn) Nhận xét: Lời đề nghị được phát biểu trước tiên và rất minh bạch, lý luận mạnh mẽ nhất của bạn được phát biểu trước . Sắp xếp ý tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 56 Khoa QTKD - BM QTNS Ví dụ 2: cấp trên của bạn quan tâm hơn tới dây chuyền sản xuất dụng cụ. Bản thân người đó liên quan đến sự thành công của dây chuyền đó. Dĩ nhiên cũng quan tâm đến tương lai của công ty và đòi hỏi ý kiến của bạn để tham khảo. Bạn có thể phát biểu: “Chúng ta không muốn hy sinh những lợi ích tương lai cho những cái lợi trước mắt. Do đó, mặc dầu dây chuyền sản xuất dụng cụ vẫn còn đóng góp lợi nhuận cho công ty hiện nay, nhưng chúng ta cần xem xét để cắt giảm dây chuyền này bởi vì nó thiếu tiềm năng phát triển lâu dài” + (phân tích của bạn) Nhận xét: Mở đầu ý tưởng bằng một cách phù hợp với người quản lý+ Chứng cứ tiêu cực bị bác bỏ (đi trước đề nghị và lý luận mạnh mẽ nhất của bạn). Sắp xếp ý tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 57 Khoa QTKD - BM QTNS ÔN TẬP Câu hỏi kiểm tra mức độ hiểu bài 1. Sự khác nhau giữa quá trình tư tưởng và kiến trúc tư tưởng là gì? 2. Ba nguyên tắc chỉ đạo cho quá trình tư tưởng là gì? 3. Giải thích sự khác nhau giữa lý luận diễn dịch và lý luận quy nạp là gì? 4. Điều cốt yếu trong quá trình diễn dịch và quá trình quy nạp là gì? 5. Nền tảng để kiến trúc tư tưởng là gì? 6. Kể tên 3 giai đoạn trong việc tạo ra một hệ thống tư tưởng rõ ràng. 58 Khoa QTKD - BM QTNS 7. Kết luận của bạn có thể đặt ở đâu? 8. Giản đồ ý tưởng là gì nó có thể giúp ích cho bạn như thế nào? 9. Ba nguyên tắc cơ bản khi lập một giản đồ ý tưởng là gì? 10.Ba cách sắp đặt trất tự cho những ý tưởng để giải thích là gì? 11.Hai cách sắp đặt trật tự kêu gọi hành động là gì? 12.Sự khách nhau giữa chiến lược tiếp cận trực tiếp và tiếp cận gián tiếp là gì? ÔN TẬP Câu hỏi kiểm tra mức độ hiểu bài 59 Khoa QTKD - BM QTNS - Câu hỏi vận dụng 1/Những giả định làm nền tảng cho những phát biểu sau đây là gì? a) Giải pháp hay nhất cho vấn đề nhân viên vắng mặt có thể là hạn chế số ngày nghỉ bệnh. b) Hoa xứng đáng được thưởng một số tiền lớn vì cô đã hoàn thành những kết quả công việc to lớn so với kế hoạch mục tiêu ban đầu. c) Nếu tôi học môn giao tiếp kinh doanh, tôi sẽ nâng cao hiệu quả công việc và triển vọng nghề nghiệp của tôi cũng sẽ t