Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Chương 1: Khái quát về kỹ năng làm việc nhóm - Nguyễn Khánh Hoàng

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Môn học KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM (TEAMWORK SKILLS) TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH Mục tiêu của Chương 1 Mục tiêu của chương này là Cung cấp cho sinh viên một số kiến thức cơ bản về kỹ năng làm việc nhóm như: Những kiến thức này là nền tảng để sinh viên có thể hiểu, phân tích, vận dụng vào quá trình nhận thức và thực hành phát triển kỹ năng ở những chương tiếp theo. Chuẩn đầu ra (CLO1x) CLO1.1 Trình bày được khái niệm kỹ năng làm việc, quá trình hình thành kỹ năng làm việc, mối quan hệ biện chứng giữa Kiến thức và Kỹ năng. CLO1.2 Trình bày được các nội dung: Tầm quan trọng của Kỹ năng làm việc nhóm; Quá trình hình thành nhóm; quá trình phát triển nhóm; Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm. CLO1.3 Diễn giải được những ưu điểm và nhược điểm của phương pháp làm việc nhóm, những phẩm chất cá nhân cần thiết trong làm việc nhóm. CLO1.4 Giải thích được sự khác biệt trong hoạt động làm việc nhóm truyền thống, làm việc nhóm toàn cầu, làm việc nhóm ảo. NỘI DUNG 1. Một số khái niệm căn bản. 2. Quá trình hình thành và phát triển nhóm. 3. Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm. 4. Các hình thức làm việc nhóm. 5. Tầm quan trọng của làm việc nhóm. Thời gian: 200 phút (4 tiết) - Lý thuyết: 3 tiết - Thực hành: 0 tiết - Thảo luận: 1 tiết Làm một mình-Làm việc nhóm- Hiệu quả? https://www.youtube.com/watch?v=gxZFUz4TWqU Ý kiến nhận xét của sinh viên Lợi ích và yêu cầu khi làm việc nhóm  Lợi ích của Làm việc theo nhóm – Hiệu quả “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. “Thuận vợ, thuận chồng- Biển Đông cũng tát cạn”. – Chuyên môn hóa – Hợp tác hóa – Gia tăng năng suất lao động. –  Làm việc theo nhóm đòi hỏi phải có kỹ năng:  Thu hút  Xác định mục tiêu  Quản trị  Phối hợp  Giao tiếp  Cân bằng lợi ích  . h2 h3 h4 h8 h9 h10 h11 h12 h13 h14 h15 Slide 7 h2 Muốn chuyên môn hóa cần có hợp tác hóa hp, 8/29/2018 h3 Hợp tác hóa để có thể làm tốt chuyên môn hóa hp, 8/29/2018 h4 Kết quả của chuyên môn hóa, hiệu quả hóa hiệu quả sẽ mang lại tăng năng suất lao động hp, 8/29/2018 h8 Lồng ghép 1 hình ảnh minh họa về phối hợp làm việc nhóm hp, 8/29/2018 h9 Phải thu hút được các thành viên trong nhóm. Cần trao dồi và luyện tập hp, 8/29/2018 h10 Dựa vào triết học để xác định mâu thuẫn chính hp, 8/29/2018 h11 Khả năng quản lý công việc. Không thừa không thiếu. Tối ưu hóa hp, 8/29/2018 h12 Biết cách làm việc với các thành viên trong nhóm vì mục tiêu chung hp, 8/29/2018 h13 Các phương cách giao tiếp: Ngôn ngữ; hành động; suy nghĩ; ... hp, 8/29/2018 h14 Đưa ra các giải pháp để lựa chọn phương án tốt nhất. Cân bằng lợi ích. Đừng bao giờ làm việc lợi mình hại người hp, 8/29/2018 h15 Các thành viên nhóm cần thay đổi làm sao có hiệu quả cao. Nhóm phải có cùng lợi ích và giải quyết hài hòa lợi ích của mỗi thành viên và của nhóm hp, 8/29/2018 Nhóm và làm việc nhóm • Nhóm làm việc được hình thành như thế nào? Tự phát Tự nguyện Có hướng dẫn Bắt buộc  Vì sao phải hình thành nhóm làm việc?  Vì vui  Có chung mục tiêu  Vì hiệu quả công việc  Có cùng sở thích  Có cùng lý tưởng  Có cùng nguồn cội  Có Tuy nhiên, Làm việc nhóm • Phụ thuộc nhau • Vướng víu • Không hiểu ý nhau • •Kết quả kém •Hiệu quả thấp Nguyên nhân? Nhóm là gì? • Nhóm là một tập hợp hai hoặc nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu, các thành viên trong nhóm tương tác với nhau, hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác. Nhóm là gì? Nhóm là một số người có các kỹ năng hỗ trợ nhau, họ cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải quyết vấn đề mà họ cùng chịu trách nhiệm. (Katzenbach & Smith, 1993- Giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1, 2011). h5 h6 Slide 11 h5 Để làm gì? hp, 8/29/2018 h6 Đích cần đạt hp, 8/29/2018 1.1.1 Nhóm và làm việc nhóm • Là tập thể (tập hợp nhiều hơn 1 cá thể). • Có chung mục tiêu • Có cùng sở thích • Có cùng lý tưởng • Có cùng nguồn cội • “Con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội”. (K. Marx) Con người không sống một mình được. Tập thể là thuộc tính chung của loài người h7 Slide 12 h7 Khẳng định chân lý con người không thể trưởng thành nếu làm việc một mình hp, 8/29/2018 Các kiểu nhóm làm việc Về hình thức “nhóm” là các tổ chức Tổ chức xã hội Gia đình Bè bạn Cộng đồng Dân tộc Tôn giáo Quốc gia  Tổ chức chính trị xã hội  Đảng phái  Hội Phụ nữ  Đoàn TNCS  Hội người cao tuổi  Hội cựu chiến binh   Tổ chức kinh tế  Doanh nghiệp  Hợp tác xã  Về hình thức “nhóm” là các tổ chức Tổ chức doanh nghiệp Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Phòng /ban chức năng Xí nghiệp SX Phân xưởng Tổ/ đội  Tổ chức trường học  Hội đồng trường  Ban giám hiệu  Phòng/Ban chức năng  Khoa chuyên ngành  Lớp học  Nhóm học tập   Tổ chức sinh hoạt  CLB  Hội  Chi hội  Nhóm  Diễn đàn  Thảo luận chia nhóm: Lớp sẽ quyết định những vấn đề sau • Số lượng thành viên mỗi nhóm? • Số lượng nhóm trong lớp? • Tiến hành “lập nhóm” • Báo cáo kết quả nhóm Hãy dự đoán kết quả hoạt động của nhóm bạn? 1. “Tào lao” 2. “Hiệu quả cao” 3. “Không hiệu quả mặc dù hoạt động nghiêm túc” 1. Vì sao “Nhóm làm việc” của các bạn làm việc không đạt kết quả và hiệu quả mong đợi. 2. Nếu được làm lại, bạn sẽ có những thay đổi gì? Hoạt động hiệu quả là ước mơ của các nhóm https://www.youtube.com/watch?v=UwJm4jbG4H4 Bài tập (5 phút) Tìm giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề khoa học Chú ý nghe yêu cầu từ giảng viên: để giải quyết vấn đề mảnh giấy (hoặc tờ tiền 5000) Mục đích trò chơi: Khai thác ý tưởng của các thành viên nhóm Phát hiện “mầm mống” lãnh đạo Khả năng khai thác dữ liệu của nhóm Sức mạnh của nhóm làm việc Vậy, Nhóm làm việc cần phải có 1. Mục tiêu chung 2. Giao tiếp hiệu quả 3. Quản trị thống nhất 4. Phân công hiệu quả 5. Trách nhiệm rõ ràng 6. Quản lý xung đột 7. Tin cậy 8. Tôn trọng 9. Gắn kết 10. Gương mẫu 11. Cải tiến liên tục h17 Slide 21 h17 Vai trò và tầm quan trọng khi nhóm làm việc hiệu quả cao sau khi hội tụ tất cả các yếu tố bên hp, 8/29/2018 Kỹ năng là gì ? “Kỹ năng là năng lực (khả năng) của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở nhận thức nhằm tạo ra kết quả mong đợi”. (Từ điển Tiếng Việt- NXB XH) - “Kỹ” nghĩa là: Thuật; phép; tài; sự khéo léo; - “Năng” nghĩa là khả năng 1.1.2 Kỹ năng làm việc nhóm h18 Slide 22 h18 Đưa ví dụ có tính thời sự để sinh viên đễ hiễu hp, 8/29/2018 Cho ví dụ minh họa phù hợp với chuyên ngành của các ban Kiến thức KỸ năng cứng Kỹ năng mềm Communication skills Kỹ năng được hình thành như thế nào? 1) Xác định mục tiêu (Mission) 2) Lập kế hoạch thực hiện (Do plan) 3) Cập nhật kiến thức / lý thuyết liên quan. 4) Luyện tập. 5) Ứng dụng và hiệu chỉnh h24 Slide 25 h24 Các bước hình thành kỹ năng hp, 8/29/2018 Kỹ năng được đánh giá như thế nào? • Kỹ năng gắn liền với công việc/ nghề nghiệp cụ thể. • Với mỗi công việc/ nghề nghiệp có tiêu chuẩn công việc khác nhau. • Xuất hiện nhiều tiêu chí đánh giá kỹ năng khác nhau. Thang đo kỹ năngPHÂN LOẠI MỤC ĐÍCH Kiến thức Thái độ Kỹ năng (Mục đích về kiến thức, kỹ năng trí tuệ) (Mục đích về hứng thú, các thái độ và giá trị) (Mục đích về kỹ năng thao tác) 6. Đánh giá Đặc trưng hoá bởi tập hợp giá trị/ (Có tài liệu dịch là: Biểu thị bằng tính cách) Tự nhiên hóa 5. Tổng hợp 4. Phân tích Tổ chức/ (Ý thức Tổ chức) Lưu loát/ Phối hợp/ liên kết 3. Áp dụng Hình thành giá trị (Có tài liệu dịch là: Tự giác) Chuẩn hóa 2. Thông hiểu Đáp ứng/ phản hồi Thao tác 1. Biết/ Nhớ Tiếp thu/ Chấp nhận Bắt chước (Schreyer Institute for Teaching Excellence, Penn State University- Hoa Kỳ) Các cấp độ của Nhận thức Thang đo BLOOM về các cấp độ tư duy được Benjamin Bloom, một giáo sư của trường Đại học Chicago đưa ra vào năm 1956. Trong đó Bloom có nêu ra sáu cấp độ nhận thức (gọi là thang đo Bloom). Thang đo này đã được sử dụng trong hơn năm thập kỷ qua đã khẳng định ưu điểm của phương pháp dạy học nhằm khuyến khích và phát triển nhận thức, kỹ năng tư duy của sinh viên ở mức độ cao. Tóm tắt (Scales of Bloom) 1.1.2 Kỹ năng làm việc nhóm • Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng của một nhóm người thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định, để đạt được một mục tiêu vượt quá khả năng của cá nhân, hoặc đạt được mục tiêu (mà cá nhân có thể thực hiện được) với hiệu quả cao hơn. Kỹ năng làm việc nhóm • Phẩm chất cá nhân: • Trung thực* • Nhận thức • Kỹ năng • Thái độ • Cá tính • Ý chí • Mục tiêu* Kỹ năng nhóm: – Đồng thuận – Hợp tác – Giải quyết mâu thuẫn – Chia sẻ – Phối hợp – Hiệu quả – Phát triển cá nhân h30 Slide 31 h30 Trung thực phải hiểu rằng hài hòa lợi ích của mọi thành viên trong nhóm (Áp dụng những lời nói dối dễ thương) hp, 8/29/2018 Những phẩm chất cá nhân có hại cho làm việc nhóm • Quá nể nang • Thờ ơ • Đùn đẩy • Vô trách nhiệm • Dựa dẫm • Ỷ lại • Tranh công • Hãy loại bỏ không thương tiếc! h31 Slide 32 h31 Loại bỏ những phẩm chất không cần thiết sau hp, 8/29/2018 Kỹ năng làm việc nhóm • Xét về nội dung kỹ năng làm việc nhóm gồm tập hợp nhiều kỹ năng : • Kỹ năng lập kế hoạch làm việc nhóm • Kỹ năng tổ chức cuộc họp • Kỹ năng lắng nghe • Kỹ năng ra quyết định • Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn • Kỹ năng quản trị diều hành • Kỹ năng giao tiếp h32 Slide 33 h32 Bắt đầu buổi học với việc Nhắc lại bài cũ: Nhóm? Kỹ năng?.... hp, 9/5/2018 1. Xã giao 2. Tự vấn 3. Cạnh tranh 4. Hợp tác 5. Đồng chí hướng 1.2.1 Quá trình hình thành nhóm làm việc Các giai đoạn hình thành nhóm https://www.youtube.com/watch?v=AKf51o8YxOs https://www.youtube.com/watch?v=nRYRZg8YSso 1.2.2 Các giai đoạn phát triển nhóm 1.3 Mô hình PDCA và tiến trình LVN 1.3.1 Mô hình PDCA 1.3.2 Tiến trình làm việc nhóm 1.3.1 Mô hình PDCA • Plan: Lập kế hoạch • Do: Thực hiện. • Check: Kiểm tra • Act: Điều chỉnh Dr. William Edwards Deming (1900-1993) Cải tiến liên tục với PDCA 1. Xác định mục tiêu 2. Hình thành nhóm 3. Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm) 4. Lập kế hoạch làm việc nhóm 5. Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm) 6. Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm 7. Tổ chức thực hiện 8. Đánh giá 9. Cải tiến 1.3.2 Tiến trình làm việc nhóm h40 h41 Slide 40 h40 Gồm 9 bước quan trọng: Xác định mục tiêu; Hình thành nhóm; Tho61ngnha61t mục tiêu; Lập kế hoạch; Thống nhất kế hoạch; Hiệu chỉnh kế hoạch; Tổ chức thực hiện; Đánh giá; Cải tiến hp, 9/5/2018 h41 Ai làm 9 bước làm việc: Trưởng nhóm tổ chức nhưng tất cả các thành viên nhóm đều phải cùng làm: Người tài trợ; Lãnh đạo nhóm; Cố vấn; và thành viên nhóm hp, 9/5/2018 1. Xác định mục tiêu 1. Xác định mục tiêu Mục tiêu SMART (Thông minh) là gì? S.M.A.R.T là tên viết tắt các chữ đầu của 5 bước: Và để có một mục tiêu thông minh thì khi đặt mục tiêu bạn phải hội đủ 5 yếu tố sau . S - Specific : Cụ thể, dễ hiểu. M - Measurable : Đo lường được A - Attainable : Có thể đạt được R - Relevant : Thực tế T - Time-Bound : Thời gian hoàn thành Bài tập: Tình huống nghiên cứu Kỳ nghỉ Hè năm nay, Đoàn Khoa X sẽ tổ chức “Chiến dịch Mùa hè xanh” với khoảng 150 chiến sĩ tình nguyện tại Xã Đắc Ơ, Huyện Bù Gia Mập, Tỉnh Bình Phước từ ngày 20/06 đến 20/07. Trọng Nghĩa là Bí thư Chi đoàn Khoa, Hôm nay (01/6) Bạn ấy cùng 01 bạn trong Chi đoàn vừa nhận nhiệm vụ sẽ đi tiền trạm từ ngày 06/06 Yêu cầu: 1. Vận dụng SMART các bạn hãy giúp Trọng Nghĩa xác định mục tiêu của chuyến đi? 2,3,4,5,6. Bố cục của một bản kế hoạch LVN 1. Mục tiêu 2. Các nguồn lực có thể sử dụng 3. Mô tả công việc 4. Phân công nhiệm vụ 5. Phương pháp/ cách thức thực hiện 6. Phối hợp hành động 7. Kiêm tra, đánh giá 8. Hành động khắc phục 9. Báo cáo kết quả 10. Dự toán chi phí. h43 Slide 45 h43 Bố cục gồm 10 nội dung hp, 9/5/2018 Ta thường gặp • Người đề xuất • Người tiên phong • Người phân tích • Người thực hiện • Người điều hành • Người tổng hợp 7. Tổ chức thực hiện (nhóm làm việc) 7 nguyên tắc tổ chức làm việc nhóm 1. Thiết lập mối quan hệ tích cực 2. Tạo sự đồng thuận 3. Khuyến khích sáng tạo 4. Khuyến khích phản biện 5. Ủy nhiệm 6. Trách nhiệm phối hợp 7. Linh hoạt 4 bí quyết phân công nhiệm vụ 1. Tập trung truyền đạt nhiệm vụ 2. Đúng người, đúng việc 3. Thời gian thực hiện công việc rõ ràng 4. Đặt kỳ vọng rõ ràng về công việc 4 sai lầm cần tránh 1. Không có chính kiến rõ ràng 2. Ngại va chạm 3. Thiếu trách nhiệm 4. Không quan tâm đến công việc 8. Tiến trình đánh giá kết quả thực hiện công việc Kết quả phân tích công việc Thiết lập tiêu chuẩn thực hiện công việc Xem xét công việc cá nhân Thiết kế hệ thống đánh giá Tiến hành đánh giá Thảo luận kế hoạch hành động tương lai h47 h48 Slide 50 h47 Trọng tâm quá trình đánh giá hp, 9/5/2018 h48 Mục đích của quá trình đánh giá hp, 9/5/2018 06 nguyên tắc đánh giá 1. Nhất quán 2. Hạn chế tư lợi 3. Chính xác 4. Hiệu chỉnh 5. Tiêu biểu 6. Đạo đức h49 Slide 51 h49 Cần lưu ý hp, 9/5/2018 Plan-Do-Check-Act. https://www.youtube.com/watch?v=lCrsebfDkvQ 9. Cải tiến - Áp dụng PDCA 1.4 Các hình thức làm việc nhóm • Theo tính chất tổ chức. • Theo hình thức làm việc • Theo hình thức giao tiếp Ưu điểm? Nhược điểm? Xét về tính chất tổ chức Có hai hình thức nhóm gồm: • Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài. • Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn. Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức. Xét về hình thức làm việc Có nhiều hình thức nhóm gồm: • Nhóm chức năng • Nhóm liên chức năng • Nhóm giải quyết vấn đề • Nhóm làm việc tự chủ • Nhóm ma trận. Xét về hình thức giao tiếp Có nhiều hình thức nhóm gồm: • Nhóm truyền thống • Nhóm toàn cầu • Nhóm ảo. 1.5 Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm • Trình độ phát triển của xã hội loài người ngày càng cao • Phân công lao động xã hội ngày càng sâu sắc • Chuyên môn hóa ngày càng tăng • Tính kinh tế theo qui mô • Cạnh tranh ngày càng khốc liệt • h50 Slide 58 h50 Một số lý do cần thiết để làm việc nhóm hp, 9/5/2018 1.5 Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm • Cho nên: • Làm việc theo nhóm được ứng dụng khá phổ biến trong khoa học quản trị nguồn nhân lực hiện đại. • Các loại hình công việc được phân tích phù hợp với việc ứng dụng làm việc theo nhóm đều được áp dụng triệt để. 1.5 Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng làm việc nhóm là tổng hợp của nhiều kỹ năng sống quan trọng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng lập kế hoạch,... Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công, mỗi cá nhân trong nhóm cần chú trọng phát triển bản thân và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung. Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người chúng ta. h51 Slide 60 h51 Câu kết của khái niệm tại sao phải làm việc nhóm hp, 9/5/2018 Hiệu quả khi làm việc nhóm https://www.youtube.com/watch?v=3iYwEao_TfE Câu hỏi ôn tập 1. Làm việc (theo) nhóm là gì? Anh chị hãy trình bày những ưu điểm và nhược điểm của làm việc nhóm? Theo Anh/ Chị những nguyên nhân nào đã dẫn đến hoạt động làm việc nhóm của các anh/ chị có hiệu quả thấp? Cho ví dụ minh họa? 2. Anh/ Chị hãy trình bày tóm tắt các hình thức lảm việc nhóm mà anh chị đã được học? Hãy phân tích tóm tắt những ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm việc nhóm? 3. Theo Anh/ Chị trong hoạt động học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên Trường Đại học Công nghiệp TP. Hồ Chí Minh, hình thức làm việc nhóm nào là hiệu quả nhất? Vì sao? Cho ví dụ cụ thể? 4. Kỹ năng là gì? Anh/Chị hãy trình bày tóm tắt quá trình hình thành kỹ năng làm việc, mối quan hệ biện chứng giữa Kiến thức và Kỹ năng? Cho ví dụ minh họa? Câu hỏi ôn tập 5. Anh/ Chị hãy phân tích quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc? Theo Anh/ Chị để nhóm làm việc đạt được hiệu quả cao thì những phẩm chất cá nhân nào là cần thiết trong làm việc nhóm? Giải thích rõ vì sao? 6. Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Anh /Chị hãy phân tích tầm quan trọng của Kỹ năng làm việc nhóm trong hoạt học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên? 7. Anh/ Chị hãy trình bày tóm tắt những kỹ năng cá cần thiết để có thể làm nhóm hiệu quả? Theo Anh/ Chị kỹ năng là quan trọng nhất? Vì Sao? 8. Anh/ chị hãy trình bày tóm tắt nội dung Mô hình PDCA (Deming) mà anh chị đã được học? Theo Anh/ Chị việc vận dụng mô hình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm có những lợi ích gì? Cho ví dụ Minh họa? Câu hỏi ôn tập 9. Anh/Chị hãy trình bày tóm tắt nội dung của Tiến trình làm việc nhóm? Theo Anh/Chị nội dung nào là quan trọng nhất của tiến trình làm việc nhóm? Giải thích rõ vì sao? 10. Anh/ Chị hãy giải thích những khác biệt trong hoạt động làm việc nhóm truyền thống, làm việc nhóm toàn cầu, làm việc nhóm ảo? Theo Anh/Chị các Sinh viên cần chú trọng phát triển những kỹ năng gì để có thể hòa nhập và đạt hiệu quả trong làm việc nhóm toàn cầu, làm việc nhóm ảo? Cho ví dụ minh họa?