Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Nguyễn Văn Nhã

Kỹ năng làm việc nhóm PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã nhanv@vnu.edu.vn PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã Nguyên lính xe tăng Miền Đông Nam bộ Nguyên Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (1990-1995) Nguyên P. Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (1996-2004) Nguyên Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (2004-2012) Nguyên Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (2012-2016) Nguyên thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN Đôi nét về giảng viên Thời gian học tập: 01 ngày Nội dung chính Sức mạnh của làm việc nhóm Xây dựng mối quan hệ trong nhóm Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả Mục tiêu bài học Biết, hiểu và có thể vận dụng sáng tạo các nội dung bài học có thái độ làm việc nhóm tích cực; biết cách xây dựng, tổ chức một nhóm làm việc; xác định được vị trí, vai trò của mình trong nhóm; thực hiện tốt được ví trí của mình khi ở một nhóm bất kỳ; xây dựng được một nhóm làm việc hoàn thành tốt được nhiệm vụ; Khái niệm cần nhớ Nhóm là gì? Nhóm là tập hợp các thành viên có sự chia sẻ mối quan tâm hoặc mục đích chung. Nhóm sẽ có số lượng thành viên từ 2 người trở lên, có thể giao tiếp trực tiếp hoặc thông qua các hình thức gián tiếp. Kỹ năng làm việc nhóm là gì? là việc sử dụng khả năng để làm việc cùng nhau, hướng tới mục tiêu chung. Làm việc nhóm mang lại rất nhiều lợi ích, cho cả cá nhân và tập thể. Khi làm việc nhóm (teamwork), mỗi cá nhân sẽ giảm tải được áp lực công việc. Mỗi người sẽ được phát huy thế mạnh và được bù đắp, khắc phục những khuyết điểm. Không chỉ vậy, làm việc nhóm giúp nâng cao cảm hứng, sức sáng tạo, hiệu quả công việc, Xin anh chị hãy nêu ví dụ về nhóm và làm việc nhóm? Định nghĩa về Nhóm: Có kỹ năng bổ sung Chung mục đích Trao đổi thông tin Trách nhiệm lẫn nhau (Katzenbach and Smith, 1993) Talent wins games, but teamwork and intelligence win championships. (Tài năng thì chiến thắng trò chơi nhưng hoạt động nhóm và sự hiểu biết dành chức vô địch) Michael Jordan Lợi ích của làm việc nhóm “Khi người ta hành động cùng nhau với tư cách một nhóm, họ có thể hoàn thành những điều mà không một cá nhân riêng lẻ nào có thể thực hiện được một mình.” Franklin Delano Roosevelt Thế giới không ngừng thay đổi nên tư duy, lối sống cũng cần thay đổi Change or die? What is Thinking? Kỹ năng làm việc nhóm áp dụng nguyên tắc 5W+1H Yếu tố tạo nên sự thành công của nhóm SCORE S - Strategy : Chiến lược C - Clear Roles and Responsibility: Vai trò và trách nhiệm rõ ràng O - Open Communication: Giao tiếp mở R - Rapid Response: Phản hồi kịp thời E - Effective Leadership: Lãnh đạo hiệu quả Triết lý sinh tồn Không phải loài khỏe nhất hay thông minh nhất sẽ tồn tại, mà là loài thích nghi với thay đổi sẽ tồn tại ( Charles Darwin) Sóng gió Cái Lồng Lên Dốc Vượt Đỉnh Năng Suất t Nhuệ Khí 1.4. Các giai đoạn phát triển của nhóm (Mô hình Tuckman) H ì nh   th à nh v à ph á t triển nh ó m Giai đoạn hình thành nhóm Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo. Cần làm gì ở Giai đoạn hình thành nhóm? Thiết lập và ổn định cơ cấu của nhóm Nên đặt ra một số điều lệ và nguyên tắc hoạt động của nhóm Thường xuyên trao đổi một cách cởi mở về chuyên môn, nguyện vọng, sở thích, sở trường hoặc những kinh nghiệm tích lũy được trước đây hơn là lao vào làm các dự án Phân công vai trò và nhiệm vụ các thành viên Xác định mục tiêu chung Giai đoạn sóng gió Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn. Cần làm gì ở Giai đoạn sóng gió? Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối đa trong việc định hướng hoạt động và giải quyết các xung đột cá nhân Hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các công việc đòi hỏi sự phối hợp và đồng bộ cao Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh nghiệm và xem đó như một tất yếu trong quá trình phát triển nhóm Giai đoạn lên dốc Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. Cần làm gì ở lên dốc ? Vai trò và nhiệm vụ của trưởng nhóm được chuyển dần vào các thành viên Phát huy tính dân chủ, tiếng nói của tập thể là quan trọng nhất Quy trình và biểu mẫu cần được đặt nặng, hướng mọi người làm việc theo chuẩn và thể hiện tính chuyên nghiệp Không nên phân tán lực lượng Nên tham gia vào các dự án có khách hàng và có ràng buộc về thời gian Giai đoạn vận hành vượt đỉnh Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm. Cần làm gì ở Giai đoạn vận hành? Mỗi thành viên hãy là một thủ lĩnh của chính mình, phát huy cao độ những năng lực cá nhân, tăng cường sự tín nhiệm lẫn nhau Tôn trọng những cá nhân làm việc hiệu quả theo cách riêng của họ Ý thức trách nhiệm cao, không cần giám sát và điều khiển các công việc của các thành viên Nên tham gia vào các dự án quan trọng 2. Các thành viên trong nhóm Khó khăn trong tổ chức hoạt động nhóm Giải pháp quan trọng : Xây dựng và phát triển Văn hóa doanh nghiệp (Văn hóa làm việc nhóm) 1. Quá nể nang các mối quan hệ Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác “Cha chung không ai khóc” Xây dựng mối quan hệ trong nhóm Làm đa dạng đội ngũ thành viên. Đảm nhận công việc phù hợp với kỹ năng. Xác định rõ ràng trách nhiệm của các thành viên. Điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi thành viên Các Anh Chị cần nắm rõ: Vai trò của thành viên nhóm Phong cách hành vi của thành viên nhóm Nguyên tắc đưa ý kiến và tiếp nhận Mô hình đưa ra ý kiến trong nhóm Quy tắc truyền thông nội bộ trong nhóm 8 kỹ năng làm việc nhóm không thể thiếu 1. Biết   lắng nghe  người khác 2. Biết tổ chức - phân công công việc đồng đều giữa các thành viên và đảm bảo đúng deadline 3. Có năng lực thuyết phục và trình bày từ đó đưa ra được những phương pháp tốt nhất để giải quyết được vấn đề 4. Tôn trọng và giúp đỡ các thành viên trong nhóm 5. Có trách nhiệm với công việc mình được giao 6. Đúng giờ. Không để nhóm trưởng và các thành viên trong nhóm phải chờ đợi bạn 7. Thường xuyên khen ngợi, ủng hộ những cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm 8. Hãy học cách chấp nhận những lời chỉ trích và phản hồi từ các thành viên trong nhóm Luôn luôn đổi mới, luôn luôn sáng tạo, nghĩ những điều chưa ai nghĩ, làm những việc chưa có tiền lệ Đại t ư ớng: Võ Nguyên Giáp Bạn cần hiểu được phong cách hành vi của mình và thành viên khác Theo lý thuyết DISC của William Moulton Marston Ph.D. (1893–1947), có 4 tuýp người tiêu biểu D – Dominance — How a person responds to problems and challenges.I – Influence — How a person influences others to his or her point of view.S – Steadiness — How a person responds to the pace of the environment.C – Compliance — How a person responds to rules and procedures set by others. D (quyết đoán, thiên hướng chỉ huy..), I (vui vẻ hòa đồng, thích kết bạn), S (thân thiện, ít thay đổi), C (nguyên tắc, chuẩn mực) Bạn thuộc nhóm tính cách nào? D xông xáo Đồng nghiệp của bạn thuộc nhóm tính cách nào? I nhiệt tình S điềm đạm Nhóm trưởng của bạn thuộc nhóm tính cách nào? Người ấy thuộc nhóm tính cách nào?  C chuẩn xác Mô hình đưa ra ý kiến trong nhóm  (cửa sổ Johary) Mỗi thành viên của nhómcần sử dụng hiệu quả Truyền thông nội bộ Truyền thông nội bộ khác Văn hóa doanh nghiệp, bởi truyền thông nội bộ là phương tiện để truyền tải văn hóa doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ cũng không đồng nhất là một với quản lý nhân sự. Đồng thời cần được thực hiện cả bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp. Bốn quy tác vàng trong TTNB: Lắng nghe và thấu hiểu Xác định đúng kênh truyền thông Công khai mục tiêu chung Tăng tương tác 2 chiều Truyền thông Nội bộ hiệu  quả là điều không thể thiếu. Bởi lẽ, nó mang lại những lợi ích vô cùng to lớn: Giúp cho mọi thành viên làm việc có trách nhiệm, năng suất cao hơn Làm tăng sự hài lòng của cács thành viên, giúp giữ chân người giỏi gắn bó với mức lương vừa phải Làm tăng sự gắn bó, đoàn kết Hạn chế việc nói xấu, chỉ trích, gây ảnh hưởng đến uy tín, hiệu quả kinh doanh. Trưởng nhóm là linh hồn của nhóm Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả Chẳng ai sinh ra đã có tài lãnh đạo Chịu khó đọc, học và trải nghiệm trong thực tế sẽ giúp bạn trở thành người lịch thiệp và thông minh Nội dung quan trọng cần ghi nhớ Năng lực lãnh đạo nhóm Phân công công việc trong nhóm Động viên thành viên làm việc hiệu quả Tổ chức họp nhóm hiệu quả Vai trò người lãnh đạo nhóm Lãnh đạo cần phải Luôn luôn lắng nghe, thấu hiểu Khiêm nhường, tế nhị Trung thực Công bằng Chịu trách nhiệm Tập hợp những cá nhân xuất sắc Phân công nhiệm vụ phù hợp Đóng vai trò người làm gương Đảm bảo sự cân bằng Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời Giữ vai trò người huấn luyện Là một thành viên của nhóm. 31 Giaotiếp Năng lực lãnh đạo hiệu quả Phân công Thành công Tầm nhìn Động viên 3.2. Phân công công việc trong nhóm Nguyên tắc 5C C lear Plan: Kế hoạch rõ ràng C lear Job Description: Mô tả công việc rõ ràng C hoose job: Chọn việc để giao C hoose member: Chọn người để giao C heck : Kiểm tra, hướng dẫn, động viên Nguyên tắc CK K hen K hông chỉ trích C ùng lãnh đạo “C ủa” ít lòng nhiều C ùng vui vẻ C hia sẻ 5C CK Người V iệt Nam tự nhận thấy Giờ cao su Thiếu tự tin và óc phê phán: Ðây cũng là nhược điểm của văn hoá phương Ðông có lối sống khép kín Bệnh hình thức Không tiết kiệm: hay tâm lí thích tiêu xài phung phí. Thiếu trách nhiệm cá nhân, thừa trách nhiệm tập thể Thể lực kém Thiếu thực tế, viển vông Tinh thần hợp tác làm việc theo team work còn kém Tác phong nông nghiệp Thích đi theo lối có sẵn Tinh hoa Văn hóa Việt Gìn giữ nét trâm anh Trưởng thành nhờ sáng tạo Đột phá để thành công! Có mấy câu thơ rằng Thế giới không ngừng thay đổi, bạn cũng cần thay đổi BẢN CHẤT CÔNG VIỆC QUẢN LÝ (MANAGEMENT) LÀ QUẢN LÝ THAY ĐỔI (CHANGE MANAGEMENT)  Ngày nay, quản lý thay đổi xuất hiện để đáp ứng những khó khăn mà các công ty gặp phải trong việc cải tiến liên tục và nhanh chóng. Những nỗ lực để vượt qua điều này đã dẫn đến hai khoảng thời gian chính sẽ xảy ra trong một tổ chức: khoảng thời gian ổn định và khoảng thời gian cần đến để quản lý thay đổi Những yếu tố cần có của một người thời đại! Không ngại thay đổi Bắt kịp với công nghệ Biết được khách hàng muốn gì Giao tiếp hiệu quả trong môi trường đa đạng Chấp nhận sự toàn cầu hóa Trở thành một hình mẫu, một tấm gương Tích cực Họp nhóm Chuẩn bị họp nhóm Bắt đầu cuộc họp Phân tích từng chủ đề Lập kế hoạch hành động Bế mạc cuộc họp Bài tập liên hệ Anh/Chị hãy nêu ví dụ cụ thể về Kỹ thuật ứng xử trong họp nhóm mà anh chị đã trải nghiệm? Nếu phải “loại bỏ” bớt thì ai phải giảm biên chế đầu tiên? Bài tập tình huống Có hai nhân viên mâu thuẫn với nhau, Mai mới tốt nghiệp loại giỏi ở nước ngoài về, Lưu đã làm ở công ty gần 10 năm kinh nghiệm tốt. Trong lần triển khai Dự án do Sếp giao, Lưu sao chép bài của Mai nên xảy ra tranh chấp, công ty chia bè phái mất đoàn kết. Theo bạn, phải làm thế nào để giải quyết vấn đề này? Thay đổi tư duy & t ự chuẩn bị cho bản thân để thích nghi với mọi sự thay đổi Bạn thử bình luận về Bức tường gạch 8 nguyên tắc giúp bạn quản trị sự thay đổi  Tập trung chính vào con người Bắt đầu từ đỉnh Hãy đưa ra 1 dẫn chứng cụ thể Tạo quyền sở hữu Truyền đạt thông điệp Đánh giá trong tương quan văn hóa doanh nghiệp Chuẩn bị cho những điều bất ngờ Đối thoại với từng cá nhân Nên ghi nhớ Tiền tài biết đủ, thân không nhục Danh Lợi không ham, Đức mới cao Đời không sóng gió, Tâm không sáng Đạo chẳng gian nan, Đạo chẳng thành  Phát triển khả năng đáp ứng sự thay đổi Đoàn kết, đồng thuận là rất quan trọng Xác suất Đ ồng xu ngửa/sấp là bao nhiêu? Chấp nhận có xung đột “ Xung đột tại nơi làm việc là điều bất khả kháng, nó sẽ tìm đến bạn cho dù bạn có tạo ra nó hay không. Vì thế, các nhà lãnh đạo giỏi khuyên bạn hãy chấp nhận nó như một phần không thể thiếu trong công việc” Nên bắt đầu bằng phương pháp hợp tác Không thể sử dụng tất cả các phương pháp Áp dụng các phương pháp theo từng hoàn cảnh Nguyên tắc chung khi giải quyết xung đột  Tính 2 mặt của mâu thuẫn Tiêu cực Tích cực 6 bước giải quyết xung đột Bước 1 : Xác định vấn đề Bước 2: Thu thập & phân tích thông tin Bước 3 : Xác định nguyên nhân Bước 4: Đưa ra các giải pháp Bước 5 : Chọn giải pháp khả thi nhất Bước 6 : Thực hiện giải pháp  Giải quyết tình huống giả định Bài Test Nghiên cứu tình huống “ Bài học về phát huy sự đa dạng của HLV Park Hang Seo ” Khiêm nhường đứng sau “kỳ tích” “ Làm người phải giống như nước, khéo lựa chọn chỗ khiêm nhường (chỗ thấp), lòng thì khéo giữ cho trầm tĩnh mà sâu, cư xử với người thì chân thành, nói thì phải giữ lời, làm việc thì có hiệu quả, hành động thì hợp thời cơ. Không tranh giành với ai, cho nên cũng không có rắc rối” – Lão Tử 'Có quyền tự hào, nhưng tôi không phải người hùng ' Lãnh đạo giỏi ?  Phương pháp tạo ra sự thay đổi  Bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ làm xáo trộn hiện trạng đang tồn tại trong công ty và luôn kéo theo một sức phản kháng nào đó. Việc để các nhân viên chủ chốt tham gia vào quy trình thiết kế và thực thi sự thay đổi - đặc biệt khi nó liên quan đến sự thay đổi lớn trong cấu trúc – sẽ giúp bạn giảm bớt khó khăn trong hoạt động quản lý sự thay đổi. Tôn trọng bản thân Độc lập Khẳng định Nhận biết bản thân Tự nhận ra tiềm năng (potential) của mình, cảm thấy thoải mái với những gì mình đang có nhưng không ngừng nỗ lực tiếp tục Tự nhận ra điểm mạnh & điểm yếu của mình, cảm thấy “ổn” bất chấp những điểm yếu đó Tự định hướng & tự kiểm soát cảm xúc Diễn tả, thể hiện cảm xúc & suy nghĩ của bản thân, từ đó giữ vững lập trường & vị thế của mình Nhận ra cảm xúc của bản thân, hiểu tại sao mình có cảm xúc đó & nó ảnh hưởng tới mình như thế nà o QT Cảm xúc trong công việc Tr ư ớc hết hãy hiểu rõ bản cảm xúc của bản thân mình Thể hiện bản thân Chìa khóa thành công chính là: TINH THẦN LÀM VIỆC NHÓM ⇒ Hãy tạo thành các nhóm làm việc để phát triển đội ngũ. Mỗi cá nhân trong nhóm cũng sẽ có nhiều động lực hơn Bạn có thể tập hợp được các nghệ sĩ độc tấu hay nhất thế giới, những người thực sự giỏi trong lĩnh vực âm nhạc của họ: nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể có được một bản hòa tấu nhạc hiệu quả. Trau dồi kỹ năng con người “ Phát triển cá nhân là một trong số những nhu cầu quan trọng nhất của mỗi người. Một số người sinh ra đã có khả năng lãnh đạo nhưng nhiều người khác thì lại không. Nhưng họ lại luôn muốn được học hỏi và trau dồi kỹ năng của mình ” Mỗi cá nhân phải thay đổi 5 điều cơ bản Thay đổi tư duy Thay đổi phong cách Thay đổi lối sống 3 điều này không cần tiền, không đóng học phí; nhưng cần kiên trì, nhẫn nại Học để nâng cao trình độ chuyên môn Học để nắm bắt kỹ năng, làm chủ công nghệ mới 2 điều này phải mất tiền mới có được Phá vỡ tư duy lối mòn, tích cực tham gia vào quá trình thay đổi của tổ chức  Kết luận và bài học kinh nghiệm Luôn học tập, phấn đấu để thay đổi bản thân và hoàn thành công việc được giao Thận trọng trong từng ý nghĩ, hành động để xứng danh người lính Đoàn kết, gắn bó và hết lòng với đồng chí, đồng nghiệp Phát huy truyền thống và góp phần xây dựng Văn hóa SDS Đổi mới, sáng tạo và sẵn sàng vượt mọi khó khăn để thành công Change or die! Thinking and thinking Muốn tồn tại và phát triển phải có bầy đàn THANK YOU Chân thành cảm ơ n! Chúc các bạn luôn mạnh khỏe, thành công và hạnh phúc! The future is all about Emotion ( Patrick Dixon)