Bài giảng Kỹ năng làm việc theo nhóm

Đây là một nét văn hóa mới nơi công sở , mang giá trị gắn kết các cá nhân rất cao . Trong môi trường làm việc tập thể , mọi cá nhân hiểu và tin rằng việc tư duy , lập kế hoạch , quyết định và hành động sẽ được thực hiện tốt hơn khi tất cả cùng hợp tác . Người ta nhận ra , hiểu rõ , và tin rằng : " Không một ai trong chúng ta có thể giỏi bằng tất cả chúng ta hợp lại ".  KỸ NĂNG LÀM ViỆC THEO NHÓM PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM * Những kỹ năng cần thiết của nhóm : - Kỹ năng quản lý - Kỹ năng tương tác cá nhân * Nhiệm vụ chủ yếu của nhóm : - Tổ chức các cuộc họp - Quyết định ngân sách - Lập các kế hoạch chiến lược các mục tiêu - Giám sát việc thực hiện PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT NGƯỜI CÓ TINH THẦN LÀM ViỆC THEO NHÓM Nếu bạn muốn trở thành một người có tinh thần làm việc theo nhóm , hãy cởi mở để tiếp nhận những ý tưởng mới và những cách làm việc khác nhau . Hãy tiếp cận tác phong làm việc đó bằng một thái độ tích cực . Hãy chia sẻ thông tin, kinh nghiệm và bí quyết chuyên môn của bạn . Đừng hài lòng với những phương án hay biện pháp hành động mà nhóm bạn đang đối mặt . Thay vào đó , hãy tìm giải pháp thay thế khả thi . Nếu có thể , hãy kết hợp các đặc điểm riêng lẻ của nhiều phương án để tạo ra một giải pháp tối ưu . Khi bạn làm việc với một thành viên mới , hãy thử bắt đầu bằng những nhiệm vụ đơn giản . Bạn có thể phát huy tính năng động của người khác bằng cách cùng họ thực hiện nhiệm vụ . PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Công việc thực hiện theo nhóm thường liên quan đến việc thỏa thuận . Hãy tránh những cuộc thỏa thuận nhằm phân định thắng thua , mà hãy thương lượng sao cho tất cả các bên đều có thể đạt được một phần giá trị mà họ mong đợi . sự tin tưởng đôi bên và sẵn sàng chia sẻ thông tin, cũng như bộc lộ mối quan tâm riêng của mình , sẽ là cơ sở cho cuộc thương lượng các bên cùng thắng . Nếu các thành viên không xem mục tiêu cuả nhóm là điều đặc biệt có giá trị thì họ sẽ khó có được sự tận tâm thật sự . Nếu bạn muốn trở thành một người làm việc theo nhóm hiệu quả , hãy thể hiện bản thân là một cộng sự đáng tin cậy . chỉ hứa những gì bạn dự định sẽ thực hiện , làm việc nhanh chóng và bàn giao công việc chất lượng tốt , đúng thời hạn . Qui trình , hoạch định và chuẩn bị đều quan trọng , nhưng chúng phải được xếp sau kết quả thực tế . PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Vấn đề Hành vi đặc trưng Giải pháp Mâu thuẫn không lành mạnh Công kích cá nhân Chế nhạo Một số thành viên im lặng trong những cuộc thảo luận sôi nổi Không ủng hộ quan điểm của người khác Cử chỉ quá kích Loại bỏ sự chế nhạo và công kích cá nhân Yêu cầu các thành viên mô tả hành vi, thay vì chỉ trích các đặc điểm về tính cách Khuyến khích các thành viên bày tỏ quan điểm . Điều chỉnh hoặc thiết lập quy tắc về việc thảo luận các chủ đề có thể gây bất đồng . HƯỚNG DẪN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ NHÓM PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Không đạt được sự nhất trí Ngoan cố bảo vệ quan điểm bất kể thông tin của những người khác Không đưa ra thông tin mới Không ai kết thúc cuộc thảo luận một cách thoải mái Khơi gợi những nhu cầu và mối quan tâm chính của các thành viên Thảo luận hậu quả của việc không nhất trí Hỏi xem các thành viên muốn có những điều kiện gì để hoàn tất cuộc thảo luận PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Nhóm không giao tiếp tốt Các thành viên thường ngắt lời hoặc lấn át người khác Một số người luôn im lặng Vấn đề chỉ được nói bóng gió chứ không bao giờ được đề cập chính thức Các thành viên chỉ giả định về ý nghĩa mà không chịu hỏi để làm rõ vấn đề . Các cử chỉ không phù hợp với những gì nói ra Điều chỉnh hoặc thiết lập các qui tắc thảo luận của nhóm . Kêu gọi tất cả các thành viên tích cực đóng góp ý kiến Thường xuyên yêu cầu các thành viên phải trình bày một cách cụ thể và kèm theo ví dụ minh hoạ Xử lý những cử chỉ hình thể mâu thuẫn với nội dung lời nói . Cân nhắc việc sử dụng người hướng dẫn bên ngoài . PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Thiếu tiến bộ Các cuộc họp dường như lãng phí thời gian Các mục tiêu hành động không được hoàn tất đúng hạn Liên tục xem xét lại các vấn đề đã thực hiện trước đây Xác định lại phương hướng và đánh giá những việc còn lại Yêu cầu các thành viên xác định nguyên nhân trễ hạn và suy nghĩ tìm kiếm giải pháp cải thiện tình hình . Trưởng nhóm nên ngăn cản việc xem lại những vấn đề đã qua bằng cách nhắc nhở nhóm về những quyết định trước đây và tập trung vào những bước tiếp theo . PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Không nhiệt tình tham gia Không hoàn thành nhiệm vụ Không tận tâm Thiếu tích cực trong cuộc họp Yêu cầu trưởng nhóm về việc tham gia vào hoạt động chung phải đựơc các thành viên khác chia sẻ . Hỏi các thành viên khác về lý do khiến họ không tận tâm Tìm cách giải quyết các lý do đó . Đánh giá mức độ phù hợp giữa các thành viên với nhiệm vụ họ được phân công . PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Mục tiêu không rõ ràng Kết quả làm việc của thành viên mâu thuẫn với mục tiêu của nhóm Thành viên thoả hiệp quá nhanh trong cuộc thảo luận nhóm Nhóm đang lãng phí thời gian khi thảo luận những hành động không phù hợp với các mục tiêu của nhóm Nhắc nhở các thành viên về mục tiêu của nhóm trong mỗi cuộc họp Hỏi xem mỗi hành động đang thảo luận sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu của nhóm . Hãy đặt câu hỏi trước sự nhất trí vội vàng và yêu cầu các thành viên đóng vai “ người phản biện ” trong các vấn đề mà mọi người nhanh chóng nhất trí . PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Lãnh đạo vô lý Trưởng nhóm không thu hút sự đóng góp của các thành viên Trưởng nhóm làm tất cả mọi việc Nhóm tụt hậu Mâu thuẫn trở nên không lành mạnh Không có tầm nhìn Quan điểm lãnh đạo thiển cận , chỉ đại diện cho một trong nhiều thành viên Hãy dũng cảm : họp với trưởng nhóm để bày tỏ lo lắng về những thiếu soát trong phong cách lãnh đạo mà bạn nhận thức được . Thử nghĩ xem bạn có thể trợ giúp như thế nào để trưởng nhóm lãnh đạo hiệu quả hơn – ví dụ : tình nguyện chia sẻ gánh nặng công việc Nếu vấn đề lãnh đạo không giải quyết được , hãy bày tỏ mối lo ngại cấp quản lý cao hơn của nhóm . PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM Những đặc điểm của nhóm thắng cuộc - Có các thành viên giỏi , hầu hết các thành viên đầu rất bình tĩnh và tự tin mặc dù họ có thể xứng đáng là những “ ngôi sao “ trong đội nhưng họ luôn tạo điều kiện để cả đội có thể “ toả sáng “ cùng nhau .- Có thói quen thắng lợi bởi vì họ luôn có nhiều kế hoạch để thành công sau lưng họ , nếu không thì họ sẽ tham gia vào mọi hoạt động và mong chờ mình sẽ chiến thắng . - Phát triển tính hiệp lực xuất phát từ việc thắng lợi và không chỉ được phát triển bằng những cấp số đơn giản mà còn bằng hàm mũ như 1 x 1 = 11  PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM - Phát triển cả năng lượng tinh thần và thể chất để vựơt qua những khó khăn . - Tạo ra một bầu không khí thắng lợi làm cho mọi người xung quanh hiện diện như là người chiến thắng . - Làm lan truyền tinh thần chiến thắng khiến những ngườI mới đến thích nghi với tinh thần hoạt động của cả đội . Làm thế nào để cho các thành viên trong đội hợp tác tốt với bạn ? - Thường xuyên giao tiếp với mọi người và khen ngợi họ .- Bàn bạc với mọi người về công việc của họ . - Khuyến khích mọi người trong việc tham gia đặt mục tiêu cho cả nhóm .- Hướng dẫn mọi người về tinh thần làm việc theo nhóm , các cơ hội ... PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG MỀM