Bài giảng Kỹ năng quản lí thời gian

HELLO MY FRIENDS! Trường Đại Học Khoa Học Tư ̣ Nhiên Khoa Công Nghê ̣ Thông Tin KỸ NĂNG QUẢN LÍ THỜI GIAN Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả : Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn . Giảm căng thẳng . Tăng hiệu quả . Tăng niềm vui trong công việc . Tăng năng suất cá nhân và tập thể . Tăng thời gian “ riêng tư ” cho bản thân . Ky ̃ năng để quản lý thời gian tốt hơn AWARE: Nhận biết để đề ra mục tiêu cá nhân cho từng công việc . Sau đó sắp xếp ưu tiên . ANALYSE: Điều cần làm . ATTACK: Ăn cắp thời gian -> loại bỏ kẻ cắp thời gian của mình . ASSIGN: Lập thứ tự ưu tiên . ARRANGE: Hoàn thiện kỹ năng lập kê ́ hoạch . SAVE TIME, BETTER USE: Tiết kiệm thời gian . Sử dụng thời gian tốt hơn . 1. SỰ KHÁC BIỆT GIỮA NGƯỜI HỌC GIỎI VÀ NGƯỜI KHÔNG HỌC GIỎI Người học giỏi không những họ có số điểm xuất sắc mà còn giữ các chức vụ quan trọng : lớp trưởng , chủ nhiệm câu lạc bộ , hội sinh viên , Vậy tại sao họ có nhiều thời gian để làm việc như vậy ? Mặt khác,người học kém luôn cho mình không đủ thời gian để học tập và không tích cực tham gia các hoạt động . Sự khác biệt đó là biết quản lí thời gian . 2. BÂY GIỜ BẠN SUY NGHĨ BẠN ĐÃ SỬ DỤNG THỜI GIAN NHƯ THẾ NÀO? Đã sử dụng hết thời gian chưa ? Sử dụng đúng mục đích không ? Bạn đang sử dụng thời gian theo người thành công hay là những người bình thường ? Bạn vứt thời gian qua cửa sổ thì cũng đồng nghĩa với việc bạn vứt hàng đống tiền qua cửa sổ . 3. THỜI GIAN BỊ LÃNG PHÍ KHI NÀO? Thời gian gọi là bị lãng phí khi nó không hướng đến mục tiêu đã xác định của bạn . Số năm bạn lãng phí thời gian ? Bài toán gây sửng sốt : tính thử [(nx365x80)/24]x365=??? Trong đó n: số giờ lãng phí trong 1 ngày , 80: bạn sống 80 tuổi 4. HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ƯU TIÊN CÔNG VIỆC Bạn muốn thành công thì bạn phải biết sắp xếp công việc . Biết sắp xếp công việc sẽ giúp bạn tiến gần đến mục tiêu hơn . Những người không thành công thì không biết cách sắp xếp côngviệc , dùng 24h không hợp lí : họ chỉ tập trung vào những việc như đi chơi , chơi game, xem tivi , phim , tán gẫu , Vậy chúng ta phải sử dụng thời gian như thế nào ??? A. HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU KHẨN CẤP U1 Làm bài tập về nhà để mai nộp . Chuẩn bị cho bài kiểm tra đột xuất vào ngày mai . Hoàn tất những dự án khẩn cấp .................................. B. HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU KHÔNG KHẨN CẤP U2 Đọc sách trước giờ học . Chuẩn bị cho bài thi sớm . Tập thể dục hàng ngày . Lập sơ đồ tư duy cho từng môn học . .. C. KHÔNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU KHẨN CẤP U3 Trả lời tin nhắn điện thoại . Theo dõi chương trình tivi hay. Trả lời mail, thư điện tử . .. D. KHÔNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU KHÔNG KHẨN CẤP U4 Lướt web một cách vô bổ . Xem tivi , xem phim , Lười biếng cả ngày . . U1: Khẩn cấp hướng đến mục tiêu Loại này có tính quan trọng và khẩn cấp , không thể không giải quyết , không để ngày sau mà phải giải quyết trong ngày hôm nay. VD: Làm bài tập nộp ngày mai,hoàn thành báo cáo cho ngày mai , Có thể nói đa số mọi người thấy đây sẽ là công việc đầu tiên trong ngày và chiếm gần hết thời gian của chúng ta . Những người như thế này là nước đến chân mới nhảy , bạn luôn trì hoãn công việc để rồi đến lúc thi mới học . Dẫn đến chúng ta bị áp lực cao để chuẩn bị một kỳ thi trong thời gian gấp rút nên kết quả thi tệ . Vì vậy chúng ta cố gắng giảm U1 càng nhiều càng tốt . => CẦN GIÀNH THỜI GIAN CHO VIỆC U2 HƠN U2: Hành động không khẩn cấp hướng đến mục tiêu Mặc dù đây là cách sử dụng của hầu hết những người thành công , tuy nhiên , con người chúng ta ít khi sử dụng theo cách này .VD: Ôn bài thi sớm , làm bài tập trước 1 tuần , đọc bài trước khi lên lớp , lên kế hoạch và mục tiêu cụ thể cho cuộc đời , từng năm , tháng , tuần , ngày , giờ , phút , giây .. Một khi bạn đã hoàn thành hết việc U1 thì bạn phải bắt tay vào việc U2. Đa số học sinh và sinh viên điều bỏ qua U2 vì nó không khẩn cấp tí nào cả , thay vào đó là họ giành thời gian cho U3, U4. Bạn thấy đó , tuy U3 nó khẩn cấp nhưng nó chỉ phí thời gian của bạn . Nếu chúng ta biết giành hết thời gian cho U2 thì kết quả về mặt lâu dài họ sẽ đạt được mục tiêu . Vì vậy bạn phải lên kế hoạch và giành nhiều thời gian cho mục này . U3: Hành động khẩn cấp không hướng đến mục tiêu Việc này có vẻ quan trọng ngay tức khắc , tuy nhiên nó không quan trọng gì cả vì nó không giúp bạn đi đến mục tiêu cuối cùng , không giúp bạn thành công . VD: Trả lời tin nhắn điện thoại , email, xem chương trình tivi yêu thích . Hầu hết tất cả mọi người điều thấy U3 của mình rất nhiều việc . Người đó luôn cảm thấy bận rộn mà không bao giờ đạt kết quả tốt được . Làm việc U3 bạn rất dễ bị phân tâm bởi mọi thứ xung quanh.VD : Trả lời tin nhắn hay email bạn sẽ bị phân tán tư tưởng rất nhiều . Cách để giảm thiểu U3 Né tránh áp lực từ bạn bè . Từ chối những hoạt động không đáp ứng mục tiêu . Bạn có thể quan tâm lúc giải lao hay cuối tuần . Bây giờ bạn làm vậy , sau này mọi người sẽ hiểu bạn và nể phục bạn . U4: Hành động không khẩn cấp không hướng đến mục tiêu Loại công việc này giành cho những người lười biếng , những người chỉ biết hưởng thụ , chỉ biết sống cho riêng mình và rất ích kỉ . Công việc của loại này là : ngủ , xem tivi , lướt web, chơi game, Nhận xét chung : khi làm việc này thì rất thú vị . Tuy nhiên chúng ta phải xếp chúng sau cùng , nếu không chúng sẽ giết chết tương lai của bạn . Nếu thấy mình đã sử dụng U4 quá nhiều thì bạn hãy thay đổi đi . 5.LÀM THẾ NÀO ĐỂ ƯU TIÊN THỜI GIAN? Lên kế hoạch thực hiện hết tất cả các việc U1. Hạn chế tối đa các việc U1. Ưu tiên thật nhiều thời gian cho U2. Tuy là nó không khẩn cấp nhưng mà nó hướng đến mục tiêu lâu dài của bạn . Còn lại cho U3 và U4 A. Phần sắp xếp công việc cho từng tháng cho cả năm B1: Đánh dấu những sự kiện quan trọng trong năm : lịch thi , lịch nộp đồ án , Xác định khối lượng kiến thức : bao nhiêu môn học , mỗi môn bao nhiêu chương , B2: Phác thảo kế hoạch : Khi nào học từng chương ? Phác thảo hoàn thành trước 1 hay 2 tháng trước kỳ thi . VD: Học kỳ này bạn sẽ học 4 chương toán cao cấp ( một học kỳ 5 tháng ) thì 1 tháng bạn phải hoàn thành 1 chương , tháng cuối cùng là giành cho việc ôn thi và đi thi . B. Phần sắp xếp công việc từng tuần cho cả tháng Xác định kế hoạch cho cả năm là những việc cho U2. Đây là những việc hướng đến mục tiêu . Khi bạn đã hoàn thành kế hoạch cho cả năm thì bạn hãy tiến đến công việc giành cho hàng tuần : Mỗi chủ nhật hàng tuần bạn nên giành một ít thời gian để lên kế hoạch cho tuần tới.Kế hoạch tuần cụ thể cho từng ngày Công việc gồm : tất cả những việc bạn cần làm mỗi ngày trong tuần . U1(20%), U2(60%), còn lại cho U3 và U4. VD: T2 -7h: Toán , F307 ( Chương 3,), nộp bt ,-13h: Làm và Hoàn thành bài tập trang 45 toán .-19h: Họp nhóm khu A. Nội dung:.. B. Phần sắp xếp công việc từng tuần cho cả tháng ( tt ) Kiểm tra kê ́ hoạch ngày mai vào mỗi buổi tối : Mỗi tối bạn cần phải xem xét lại những việc hôm nay mình chưa làm đượcvà những việc mình cần làm cho ngày mai . Phân phối cụ thể thời gian cho từng việc . Xác định một hệ thống thời gian chi tiết nhằm giúp bạn tránh khỏi việc lười biếng và nói rằng tôi sẽ làm việc này sau . B. Phần sắp xếp công việc từng tuần cho cả tháng ( tt ) Bám sát thời gian biểu của bạn : Cho dù chuyện gi ̀ xảy ra đi chăng nữa thì bạn cũng phải hết sức kỷ luật với bản thân và hoàn tất mọi việc trước khi đi ngủ , thậm chí là bạn phải bỏ cả những dự định giải trí yêu thích hay ngủ muộn một chút . Sự trừng phạt bản thân sẽ giúp bạn nhận ra cái giá phải trả cho việc lãng phí thời gian và trì hoãn công việc . B. Phần sắp xếp công việc từng tuần cho cả tháng ( tt ) Điều chỉnh lại kế hoạch làm việc : Nếu việc U1 bất ngờ xảy ra , chỉ có khi nào bạn không còn sự lựa chọn nào khác thì bạn mới điều chỉnh kế hoạch . Hãy cẩn thận không được điều chỉnh thường xuyên . Nếu không lần nữa bạn sẽ chuyển dời và không làm hay hoàn thành tốt bất cứ công việc gì . Lưu ý: Luôn lên kế hoạch bằng bút chì để điều chỉnh khi cần thiết . Tuyệt đối chỉ đẩy lùi kế hoạch trong trường hợp bất khả kháng ( Hãy xem đó là một bước lùi khỏi thành công và tiến đến thất bại ). Gạch bỏ những việc đã hoàn tất . Khi làm xong 1 việc , bạn hãy gạch bỏ chúng ra khỏi danh sách , điều đó sẽ giúp bạn mang lại cảm giác thỏa mãn khi bạn hoàn tất công việc đã dự định , đó là một món quà tinh thần vô giá . 11 mẹo quản li ́ thời gian một cách hiệu quả Nắm vững được điều gì là quan trọng nhất . Ưu tiên thực hiện mọi việc theo danh sách “Các việc cần làm”. Tránh tình trạng làm việc theo cảm hứng . Lên kế hoạch cho các dự án quan trọng ở thời điểm thể lực sung mãn nhất. Học cách ủy thác công việc . Vứt bỏ hoặc sắp xếp lại các tài liệu không còn cần thiết .  Nếu bạn thường làm việc bằng máy tính : hãy sử dụng các thư mục với màu sắc hoặc tên gọi khác nhau để phân định mức độ ưu tiên cho từng công việc. Cần linh hoạt và thực tế . Lên lịch làm việc cho bản thân thật kỹ càng . Cần đảm bảo rằng chương trình hỗ trợ lập kế hoạch điện tử không khiến bạn mất quá nhiều thời gian. Gửi e-mail phúc đáp nhanh. CHÚNG TA KHÔNG THỂ THAY ĐỔI ĐƯỢC THỜI GIAN NHƯNG MÀ CHÚNG TA CÓ THỂ KIỂM SOÁT ĐƯỢC THỜI GIAN LÀM CHỦ THỜI GIAN THÌ BẠN SẼ LÀM CHỦ CUỘC SỐNG! THE END! & SEE YOU AGAIN! GOOD BYE!