Bài giảng Kỹ năng quản trị - Bài 3: Một số kiến thức giao tiếp hội thoại cơ bản

1BÀI 3 MỘT SỐ KIẾN THỨC GIAO TIẾP HỘI THOẠI CƠ BẢN 2MỤC TIÊU • Cung cấp cho học viên một số kiến thức giao tiếp hội thoại cơ bản • Chia sẻ những kinh nghiệm giao tiếp • Giúp học viên vận dụng kiến thức để thành công hơn trong giao tiếp 3NỘI DUNG 1. Khái lược về giao tiếp 2. Khởi đầu giao tiếp 3. Một số thuật giao tiếp cơ bản nắm bắt lòng người 4. Phép duy trì giao tiếp 41. KHÁI LƯỢC VỀ GIAO TIẾP 1.1. Khái niệm về giao tiếp 1.2. Quá trình giao tiếp hội thoại 1.3. Tính chất của cuộc giao tiếp hội thoại 51.1. KHÁI NIỆM VỀ GIAO TIẾP • Giao tiếp là cách thức con người tạp lập những mối liên hệ với những người khác trong xã hội. • Giao tiếp là cách thức con người đối nhân xử thế trong cuộc sống của mình. 61.2. QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP HỘI THOẠI Hỏi đáp Đối tác Gửi thông điệp Chủ thể giao tiếp 71.3. TÍNH CHẤT CỦA CUỘC GIAO TIẾP HỘI THOẠI • Số lượng người tham gia vào quá trình giao tiếp (hai người,nhóm nhỏ,nhóm lớn) • Mục đích giao tiếp của các thành viên • Điều kiện hoàn cảnh cụ thể • Vvv. 82. KHỞI ĐẦU GIAO TIẾP 2.1. Để thành công trong giao tiếp,mỗi chủ thể giao tiếp cần làm chủ bản thân, phải duy trì được trạng thái cân bằng tâm lý 2.2. Con người cần kiểm soát được tình cảm của mình để chúng bộc lộ một cách thích hợp,đúng lúc đúng chỗ 2.3. Cần biết đánh giá đúng mặt mạnh của mình và thể hiện nó trước đối tác 2.4. Tìm hiểu thông tin 2.5. Phong cách ăn mặc là biểu hiện tính cách con người 2.6. Luôn cố gắng tìm kiếm thông tin để tăng cường đề tài nói chuyện 92.1. ĐỂ THÀNH CÔNG TRONG GIAO TIẾP,MỖI CHỦ THỂ GIAO TIẾP CẦN LÀM CHỦ BẢN THÂN,PHẢI DUY TRÌ ĐƯỢC TRẠNG THÁI CÂN BẰNG TÂM LÝ Trước khi giao tiếp với người khác,mỗi con người cần ý thức được sự tồn tại của bản thân mình.Chỉ khi làm chủ bản thân mình một cách dễ dàng thì bạn mới có thể tận hưởng thú vui trong công việc,trong cuộc sống và mới có được sự tự tin trong quan hệ giao tiếp 10 2.2. CON NGƯỜI CẦN KIỂM SOÁT ĐƯỢC TÌNH CẢM CỦA MÌNH ĐỂ CHÚNG BỘC LỘ MỘT CÁCH THÍCH HỢP, ĐÚNG LÚC, ĐÚNG CHỖ Khi con người tiếp xúc với nhau điểm được chú ý đến đầu tiên là nét mặt,Vì vậy trước khi gặp gỡ tiếp xúc với người khác,mỗi người cần kiểm soát được tâm trạng và cảm xúc của mình 11 2.3. CẦN BIẾT ĐÁNH GIÁ ĐÚNG MẶT MẠNH CỦA MÌNH VÀ THỂ HIỆN NÓ TRƯỚC ĐỐI TÁC • Không ai là người hoàn hảo,toàn vẹn. Bất cứ ai cũng có một số mặt mạnh và mặt yếu,ưu điểm và nhược điểm.Nếu mình quá để ý tới những khuyết điểm của mình sẽ có thể nảy sinh nhiều cảm giác tự ti không cần thiết. • Vì vậy,mỗi người cần phải tự tin,xác định được đúng mặt mạnh của mình. 12 2.4. TÌM HIỂU THÔNG TIN • Tìm hiểu trước về địa chỉ và thời gian gặp mặt.Nếu có thể thì dự tính được không khí của nơi gặp gỡ chủ động để giao tiếp thành công. 13 2.5. PHONG CÁCH ĂN MẶC LÀ BIỂU HIỆN TÍNH CÁCH CON NGƯỜI • Mỗi con người có tính cách khác nhau,sở thích khác nhau nên phong cách ăn mặc cũng khác nhau • Cần coi trọng trang phục là liều vitamin giúp thân thể khỏe mạnh,phấn chấn tự tin. • Trang phục phù hợp tức là đảm bảo được sự hài hòa, tự nhiên,tạo cho chủ thế phong cách tự tin. • Thái độ tự nhiên là bí quyết hay nhất trong giao tiếp. 14 2.6. LUÔN CỐ GẮNG TÌM KIẾM THÔNG TIN ĐỂ TĂNG CƯỜNG ĐỀ TÀI NÓI CHUYỆN • Trước khi tiếp xúc với một đối tác,bạn cần phải tìm hiểu xem cần phải sử dụng đề tài gì để nói chuyện.Nếu tư liệu nói chuyện của bạn không đủ,thì sẽ khó có thể có bước khởi đầu tốt đẹp,mà chỉ có thể nói chuyện phiếm. • Vì vậy,cần thường xuyên thu thập kiến thức mới và vận dụng làm đề tài nói chuyện.Làm như vậy,không những bản thân thu được những kinh nghiệm quý giá mà còn tao nên sự linh hoạt,sáng tạo thể hiện được cá tính trong khi giao tiếp. 15 3. MỘT SỐ THỦ THUẬT GIAO TIẾP CƠ BẢN NẮM BẤT LONG NGƯỜI 3.1. Điều gì mình không muốn thì đừng làm với người khác 3.2. Kiên định lập trường mới có thể làm cho người khác tin tưởng 3.3. Một số người có lời nói và hành động thống nhất mới gây dược sự tin tưởng trong giao tiếp 3.4. Đừng giao tiếp với người khác bằng định kiến 3.5. Đừng để đối tác nhìn thấy trạng thái mỏi mệt của bạn 3.6. Những người “thích nói lý” không được hoan nghênh trong giao tiếp 16 3.1.ĐIỀU GÌ MÌNH KHÔNG MUỐN THÌ ĐỪNG LÀM VỚI NGƯỜI KHÁC “Điều gì mình không muốn thì đừng làm điều ấy cho người khác” (kỷ sở bất dục vật thi ư nhân_khổng tử) • Trước khi nghĩ tới mình có thể nhận được bao nhiêu lợi ích,thì hãy xem đối tác có thể nhận được những lợi ích gì.Mưu cầu sinh lợi ích cho bản thân không phải là việc xấu,song quá chú tâm đến lợi ích riêng thì nhất định sẽ thất bại trong quan hệ giao tiếp. • Những người có kinh nghiệm giao tiếp thường mưu cầu lợi ích cho người khác trước:”Trước là nghĩa,sau là lợi” • Giá trị thu được của kiểu giao tiếp này sẽ tạo uy tín rất lớn,không thể đem tiền bạc ra so sánh được. 17 3.2. KIÊN ĐỊNH LẬP TRƯỜNG MỚI CÓ THỂ LÀM CHO NGƯỜI KHÁC TIN TƯỞNG • Một người có nghề nghiệp,công việc ổn định, vững trãi cũng là yếu tố quan trọng để người đó được tin tưởng trong quá trình giao tiếp. • Nên để cho đối tác hiểu mình đang làm những gì,mình yêu thích công việc đó như thế nào,đồng thời cố gắng xử lý công việc của mình một cách có trách nhiệm. • Cần vận dụng chính xác phương thức này vì những người không trung thực đối với công việc của mình sẽ không được người khác tin tưởng. 18 3.3. MỘT SỐ NGƯỜI CÓ LỜI NÓI VÀ HÀNH ĐỘNG THỐNG NHẤT MỚI GÂY ĐƯỢC SỰ TIN TƯỞNG TRONG GIAO TIẾP • Xung quanh chúng ta có những người lúc bình thường thích nói to nhưng gặp việc quan trọng lại trốn tránh trách nhiệm,những người này có lời nói và việc làm không thống nhất.Đây là điều tự làm mất tín nhiệm cảu bản thân nên tuyệt đối tránh.Những người “đã nói là làm” luôn được đánh giá cao. • Về nguyên tắc thì không thể từ một hành vi mà đánh giá con người.Nhưng trên thực tế, qua mỗi hành vi đều biểu hiện một phần dù là rất nhỏ tính cách của con người.Nếu thấy người mà mình tiếp xúc có lời nói và hành động không thống nhất thì sẽ tạo ra sự bất tín nhiệm,mất thiện cảm,ảnh hưởng đến mối quan hệ giao tiếp. 19 3.4. ĐỪNG GIAO TIẾP VỚI NGƯỜI KHÁC BẰNG ĐỊNH KIẾN • Cố gắng không để ý tới những điều mình không hiểu hoặc không liên quan tới mình.Đây là bí quyết tốt nhất để duy trì mối quan hệ.Nếu chỉ để ý tới những khuyết điểm của đối tác thì nhất định quan hệ giữa hai bên sẽ không suôn sẻ. • Khi quá để tâm đến khuyết điểm của đối tác thì sẽ không thể thấy ưu điểm của họ đâu nữa,từ đó sẽ nảy sinh thái độ coi thường đối tác,từ đó tạo nên bầu không khí không vui. • VÍ DỤ: Có những người gặp lại bạn từ hồi phổ thông,đem hình tượng nhân cách khi chưa đầy đủ để chồng lên hình tượng hiện tại của đối tác mà đánh giá dẫn đến những nhận định không chính xác.Thực tế thì những người có chí tiến thủ thì thường tu dưỡng bản thân và trưởng thành qua thời gian Æ Vì vậy cần đánh giá chân thực vị trí hiện tại của đối tác. 20 3.5. ĐỪNG ĐỂ ĐỐI TÁC NHÌN THẤY TRẠNG THÁI MỎI MỆT CỦA BẠN • Nếu để lại cho đối tác ấn tượng mệt mỏi yếu đuối của mình thì bước giao tiếp đầu tiên đã không đạt. • Hãy tìm kiếm nguyên nhân của sự mỏi mệt,hầu như đều do cảm giác buồn chán về mặt tinh thần gây nên.Nếu giữ được sự hứng thú của bản thân thì sẽ không còn cảm giác mệt mỏi và buồn chán. • Nếu là sự mệt mỏi về thể xác thì có thể khôi phục bằng các phương pháp vật lý như ngủ đủ và thức ăn đủ chất dinh dưỡng.Nếu là sự mệt mỏi về tinh thần thì cần tìm cách giải tỏa bằng cách gặp gỡ những người tốt,tập thể thao,đọc sách báo,trồng hoa. 21 3.6. NHỮNG NGƯỜI “THÍCH NÓI LÝ” KHÔNG ĐƯỢC HOAN NGHÊNH TRONG GIAO TIẾP • Khi trình bày cách nghĩ của mình,quả thực rất cần phải rõ ràng,cso logic chặt chẽ.Tuy nhiên với những người bất kể ở đâu cũng đề muốn dùng lý luận logic để thuyết phục đối tác sẽ bị cho là người cứng nhắc. • Trong cuộc sống cũng có kiểu người thích áp đặt,lấy lý lẽ làm vũ khí,bất chấp quan điểm cảu người khác với câu nói:”Vì là như vậy nên cần phải là như thế”.Kiểu khẩu khí và cách áp đặt người khác dễ gây nên sựu cự tuyệt và phản ứng mạnh mẽ. • Quan hệ giao tiếp giữa hai bên ngoài việc lấy tính hợp lý làm cơ sở thì còn bao hàm cả những phản ứng tình cảm.Vì vậy,muốn có sự giao tiếp thành công thì điều kiện quan trọng là phải làm cho đối tượng có thiện cảm với mình.Nếu chỉ dùng những lý lẽ khô khan cứng nhắc sẽ làm cho quan hệ giao tiếp không thể triển khai thuận lợi. 22 4. PHÉP DUY TRÌ GIAO TIẾP 4.1. Khen_một loại kem bôi trơn trong quan hệ giao tiếp. 4.2. Hãy ghi nhớ trong lòng câu:”Tôi có thể giúp gì cho bạn” 4.3. Dựa vào sự khác nhau của từng người để xác định phương pháp và mật độ giao tiếp. 4.4. Thân cận đến mấy cũng nên giữ lễ nghĩa,khoảng cách nhất định,không được suồng sã. 23 4.1. KHEN_MỘT LOẠI KEM BÔI TRƠN TRONG QUAN HỆ GIAO TIẾP • Thực tế chứng minh rằng mọi người đều rất thích lời khen • Các nhà tâm lý học cũng cho rằng,điều mong mỏi sâu sắc nhất trong bản tính loài người chính là được người khác khen ngợi • Nhưng sự khen ngợi này đòi hỏi phải là chân thành chứ không phải là xu nịnh,giả dối.Vì vậy: ¾ Phải nắm bắt được chính xác điểm cần khen của đối tượng ¾ Sự khen ngợi chân thành mới có sức hấp dẫn ¾ Khen ngợi cần xác đáng đến độ đúng,đủ. 24 4.2. HÃY GHI NHỚ TRONG LÒNG CÂU:”TÔI CÓ THỂ GIÚP GÌ CHO BẠN” • Trong xã hội ngày nay, tuy mọi việc đã có nhiều dịch vụ thuận lợi,nhưng trong giao tiếp thông thường thì chưa thịnh hành thái độ giao tiếp này.Vì thế câu nói này lại càng thể hiện giá trị của nó. • Khi thể hiện thái độ này ra bằng lời nói,cần phải tuyệt đối chân thật.Một người muốn đạt điều gì đó từ người khác,thì trước tiên phải cho người khác. • Cũng giống như mọi người quây thành một vòng tròn,bạn đấm lưng cho người trước mặt thì người đứng sau cũng sẽ đấm lưng cho bạn. 25 4.3. DỰA VÀO SỰ KHÁC NHAU CỦA TỪNG NGƯỜI ĐỂ XÁC ĐịNH PHƯƠNG PHÁP VÀ MẬT ĐỘ GIAO TIẾP Mỗi người đều có tính cách khác nhau,quan niệm khác nhau và cso ảnh hưởng khác trong mối quan hệ với những người khác.Để giao tiếp thành công thì cần phải xác định cự ly và phương pháp giao tiếp từng người cụ thể,rõ ràng. 26 4.3. DỰA VÀO SỰ KHÁC NHAU CỦA TỪNG NGƯỜI ĐỂ XÁC ĐịNH PHƯƠNG PHÁP VÀ MẬT ĐỘ GIAO TIẾP Theo những người có kinh nghiệm giao tiếp.Để làm được điều này,ban có thể phác họa một bức vẽ trong đầu mình như sau: • Lấy bạn làm điểm trung tâm • Vẽ ra một đường tròn đồng tâm • Vòng tròn ngoài cùng điền vào những người quen thông thường,quen biết do công việc, • Vòng tròn kế tiếp là bạn học hay bạn bè thân thích, • Vòng càng gần trung tâm là vị trí của những người gần gũi với bạn • Càng gần trung tâm thì mật độ giao tiếp càng dày; • Càng xa trung tâm thì thưa dần đi 27 4.4. THÂN CẬN ĐẾN MẤY CŨNG NÊN GIỮ LỄ NGHĨA,KHOẢNG CÁCH NHẤT ĐỊNH,KHÔNG ĐƯỢC SUỒNG SÃ. • Cho dù bạn thân thiết đến mấy,một khi đã có ý kiến hay cách nhìn khác nhau về sự vật thì trái tim hai người cũng sẽ nhanh chóng tách rời ra,đây cũng là lẽ thường tình.Dù bạn và đối tượng có quan hệ thân mật thì cũng nên giữ lễ tiết,đó là nguyên tắc cơ bản của quan hệ giao tiếp. • Với quan hệ thân thiết trong tiềm thức hai bên đều cho rằng mình rất hiểu đối tượng,tưởng tượng ra rằng đối tượng và mình cần phải có ý nghĩa giống nhau,đó là một sai lầm. 28 4.5. “BIẾT NGHE”SẼ LÀM CHO ĐỐI TƯỢNG TRỞ THÀNH“BIẾT NÓI” • “Biết nghe”sẽ làm cho đối tượng trở thành biết nói(nghe 7 phần,nói 3 phần) • Trước khi biểu đạt ngôn ngữ của mình 1 cách rành mạch thì trước tiên cần rèn luyện mình trở thành người biết nghe,sau đó là trở thành người biết nói Khi một người biết nghe thì sẽ làm cho đối tác của mình tận hưởng được sự thích thú cảu việc nói.Đây là một trong những kỹ thuật sống làm cho người khác nảy sinh thiện cảm với bạn. Điều quan trọng là nên nghe những gì và nên nghe như thế nào? ÆCần tiến hành giao tiếp với tỷ lệ nghe 7 phần,nói 3 phần. 29 4.6. KHÉO LÉO PHỤ HỌA SẼ LÀM PHẦN ĐỆM CHO CUỘC NÓI CHUYỆN • Phương thức “phụ họa” nếu như khéo léo sẽ thực sự dễ dàng thúc giục đối tác tiếp tục phát biểu ý kiến.Càng khéo léo phụ họa,nội cung của đối tác sẽ cành phong phú.Vì vậy,người biết nghe giỏi là chất xúc tác,kích thích cho cuộc nói chuyện. • Bí quyết”Cùng một cái gật đầu phụ họa như nhau,không lặp lại lần thứ 2”.Trên thực tế nếu bạn liên tục nói thế à,thế à,hai lần thì làm cho đối tác hoài nghi”Không biết người này có nghe mình nói không nhỉ”. 30 4.7. BIẾT CÁCH KHẮC PHỤC SỰ LÚNG TÚNG TRONG GIAO TIẾP • Bất cứ ai cũng có lúc rơi vào tình trạng lúng túng trong quá trình giao tiếp.Khi lúng túng con người dễ mất trạng thái thăng bằng,sẽ mất đi cảm giác tựu tin,ảnh hưởng rất lớn đến hậu quả giao tiếp.Vì vậy,việc luyện tập kỹ thuật khống chế tình trạng lúng túng là điều rất cần thiết. • Phương pháp mà mỗi con người sử dụng để khắc phục lúng túng đều không giống nhau.Nhưng những người có kinh nghiệm thường sử dụng phép tập trung một điểm để khắc phục sự lúng túng. 31 TÓM TẮT NỘI DUNG BÀI HỌC 1. Khái lược về giao tiếp 2. Khởi đầu giao tiếp 3. Thuật giao tiếp nắm bắt lòng người 4. Phép duy trì giao tiếp