Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 5: Nghiệp vụ giao tiếp hành chính

Như chúng ta đã biết, văn phòng luôn là đầu mối, là trung tâm giao tiếp của cơ quan và những người trực tiếp thực hiện chức năng giao tiếp đó chính là các thư kí văn phòng. Để tiến hành các hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt, các thư kí văn phòng cần phải nắm vững các hình thức giao tiếp , các nguyên tắc và kĩ năng giao tiếp cũng như những nghiệp vụ cụ thể mà người thư kí cần áp dụng và thực hiện khi tham gia vào các hoạt động hành chính ở cơ quan. I. CÁC HÌNH THỨC GIAO TIẾP Chúng ta đều biết rằng, giao tiếp là một nhu cầu, một hoạt động không thể thiếu được của con người. Để thoả mãn nhu cầu thông tin, trao đổi, giao dịch và chia sẻ, con người đã sáng tạo ra nhiều hình thức giao tiếp khác nhau. Trong cuốn sách “kĩ năng giao tiê p trong hành chính “ Gia o sư Mai Hữu Khuê và tập thể tác giả đã đưa ra cách phân loại các hình thức giao tiếp như sau : - Nếu xét ở góc độ tính chất tiếp xúc thì hoạt động giao tiếp có thể chia thành hai loại : + Giao tiếp trực tiếp : là giao tiếp không qua các khâu trung gian, giao tiếp “mặt đối mặt “. + Giao tiếp gián tiếp : thông qua các phương tiện trung gian như thư từ, sách báo ,văn bản. - Nếu theo tính chất của giao tiếp thì có thể chia hoạt động giao tiếp thành hai loại: + Giao tiếp chính thức : là những hoạt động giao tiếp được tổ chức và tiến hành theo qui định của pháp luật , theo một qui trình đã được thể chế hoá như : mít tinh, hội họp, tiếp dân, học tập, hội thảo. + Giao tiếp không chính thức :là những giao tiếp có tính chất cá nhân, tuy không bị ràng buộc bởi những qui định có tính chất pháp lí, nhưng lại tuân theo những qui tắc và tập quán xã giao ( giao tiếp bạn bè hoặc các cuộc trao đổi có tính chất riêng tư ở cơ quan). - Nếu dựa vào tâm thế thì hoạt động giao tiếp có thể chia thành 3 loại : + Giao tiếp ở thế vững mạnh + Giao tiếp ở thế yếu + Giao tiếp ở thế cân bằng Trong hoạt động văn phòng, các thư kí chủ yếu là tham gia vào các giao tiếp chính thức , đồng thời vấn có cả giao tiếp không chính thức (trao đổi chuyện cuộc sống, chuyện gia đình.với đồng nghiệp,với thủ trưởng). Các thư kí có thể thực hiện các giao tiếp trực tiếp như : tiếp khách đến làm việc với thủ trưởng và cơ quan, phát biểu trong các cuộc họp và hội nghị. Bên cạnh đó, các thư ký cũng cần thực hiện các giao tiếp gián tiếp như : giao tiếp qua việc biên tập và soạn thảo các thư từ, văn bản, tài liệu hoặc tiếp nhận và giải quyết các thông tin trong văn bản. Đặc biệt, các thư ký văn phòng hiện nay hầu hết đều phải tham gia vào một hình thức giao tiếp nửa trực tiếp, nửa gián tiếp- đó là giao tiếp qua điện thoại.Như vậy có thể nói, trong quá trình làm việc người thư ký văn phòng (bao gồm cả Chánh, phó văn phòng, các chuyên viên và nhân viên) 1.Giao tiếp (trao đổi và xử lý thông tin) qua điện thoại 2.Giao tiếp trong các cuộc hội họp, hội thảo, hội nghị Giao tiếp qua việc biên tập và xử lý thông tin bằng văn bản, hư từ giao dịch Giao tiếp qua việc tiếp khách của thủ trưởng và khách đến làm việc,giao dịch với cơ quan Các hoạt động giao tiếp của thư ký dù là trực tiếp hay gián tiếp đều giúp người thư ký hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.Nói một cách khác,các hoạt động giao tiếp có ảnh hưởng và tác động rất lớn đến hiệu quả công tác của người thư ký.