Bài giảng Phát triển kỹ năng - Chương 4: Kỹ năng giao tiếp - Thuyết trình - Trần Nguyên Chất

Chương 4  KỸ NĂNG GIAO TIẾP - THUYẾT TRÌNH  Giảng viên: Trần Nguyên ChấtBộ môn Nghiệp vụ - ĐH Ngoại thương Cơ sở IIE-mail: chattn@ftu.edu.vn 1 NỘI DUNG TRÌNH BÀY Phần 1: Lý thuyết chung về giao tiếp, thuyết trình Phần 2: Kỹ năng giao tiếp Phần 3: Kỹ năng thuyết trình 2 Phần 1 LÝ THUYẾT CHUNG VỀ GIAO TIẾP, THUYẾT TRÌNH 3 Vai trò của giao tiếp Đối với cá nhân: Giao tiếp giúp thỏa mãn nhiều nhu cầu của con người : Giúp cá nhân tạo lập mối quan hệ Cân bằng cảm xúc Phát triển nhân cách Vai trò của giao tiếp Đối với xã hội: Giao tiếp là điều kiện của sự tồn tại và phát triển của xã hội vì xã hội là tập hợp những mối quan hệ giữa người và người với nhau Khái niệm giao tiếp 1 KHÁI NIỆM : Giao tiếp là sự tiếp xúc tâm lý giữa người và người , qua đó con người trao đổi với nhau về thông tin , về cảm xúc , tri giác lẫn nhau , ảnh hưởng tác động qua lại với nhau 6 Khái niệm thuyết trình Là một hình thức quan trọng của giao tiếp Là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể như: hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện 7 GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ Thái độ: Kiên nhẫn Khoan dung Khách quan Thông cảm Tôn trọng 8 9 Giao tiếp kém có thể dẫn dến nhầm lẫn, đau buồn, mất lòng tin, lãng phí thời gian, tốn kém chi phí, tạo ra hình ảnh xấu truớc công chúng Theo b ạ n những yếu tố nào dẫn dến giao tiếp thất bại? Một số yếu tố dẫn đến giao tiếp thất bại: Thông điệp đưa ra sai Sử dụng phương pháp giao tiếp sai Thông điệp không gửi đúng đối tuợng Không có thông điệp nào đuợc đưa ra Sự kết hợp của tất cả các yếu tố trên 9 Rào cản Rào cản vật chất Rào cản nhận thức Rào cản cảm xúc Rào cản văn hóa Rào cản ngôn ngữ Rào cản giới tính 10 Các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp Sử dụng các kênh giao tiếp hiệu quả Chú ý lắng nghe Quan tâm đến phản ứng của người nghe Ghi lại những nét chính Chú ý phát âm và ngữ pháp 11 Sức mạnh của thông điệp 12 Thu nhận thông tin 13 KỸ NĂNG GIAO TIẾP THẢO LUẬN : B ạ n hãy đưa ra những yếu tố để giao tiếp có hiệu quả 14 PHẦN 2 Nguyên tắc ABC 1 Nguyên tắc 5C 2 Nguyên tắc 7C 3 CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN • Accuracy (chính xác) • Brevity (ngắn gọn) • Clarity (rõ ràng) Nguyên tắc ABC 1 Clear (rõ ràng) Complete (hoàn chỉnh) Consise (ngắn gọn, xúc tích) Correct (chính xác) Courteous (lịch sự) Nguyên tắc 5C 2 1. Clear – rõ ràng 2. Concise – ngắn gọn 3. Correct – chính xác 4. Complete – hoàn chỉnh 5. Courteous – lịch sự 6. Consistent – nhất quán 7. Cautious – cẩn trọng Nguyên tắc 7C 3 19 LẬP KẾ HOẠCH GIAO TIẾP 3. NỘI DUNG – Bạn sẽ nói gì ? WHAT 1. XÁC ĐỊNH M Ụ C ÐÍCH - Tại sao bạn phải giao tiếp? WHY 2. ÐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP – Bạn giao tiếp với ai? WHO 4. PHƯƠNG PHÁP – Bạn sẽ giao tiếp bằng cách nào? HOW 5. THỜI GIAN – Bạn sẽ giao tiếp khi nào? WHEN 6. ÐỊA ÐIỂM – Bạn sẽ giao tiếp ở đâu ? WHERE Noùi laøm sao ñeå ngöôøi ta chòu nghe vaø nghe thế nào ñeå ngöôøi ta chòu noùi 19 20 HỌC THUYẾT NHU CẦU CỦA MASLOW NHU CẦU SINH HỌC Thực phẩm Không khí Nước Giấc ngủ.. NHU CẦU AN TOAN Sự đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản. Sự ổn định. Hoà bình NHU CẦU XÃ HỘI Được chấp nhận Được yêu thương Tình bạn NHU CẦU ĐƯỢC TÔN TRỌNG Thành đạt Tự tin Tự trọng Được công nhận NHU CẦU TỰ KHẲNG ĐỊNH Phát triển cá nhân Tự hoàn thiện MỘT SỐ NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP TRONG KD 1. Tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp 20 21 5. Biết cách chấp nhận nhau trong giao tiếp , biết thích nghi với cuộc sống , với hoàn cảnh khách quan 2. Hãy lắng nghe 3. Bàn bạc dân chủ , có lý có tình 4. Biết thông cảm với hoàn cảnh của đối tượng 6. Thực haønh caùc ng uyên tắc trong giao tiếp 21 1. Tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN 22 - Ngôn ngữ nói : là ngôn ngữ được biểu hiện bằng âm thanh, được tiếp thu bằng thính giác; Có tác động trực tiếp, mạnh mẽ, sâu sắc đến tình cảm, ý chí, hành động của con người. Ngôn ngôn nói có thể là: trực tiếp (VD: gặp mặt trực tiếp) hoặc gián tiếp (VD:qua điện thoại ) KỸ NĂNG NÓI Thế nào là ngôn ngữ nói? 23 2. Các yếu tố cần lưu ý khi sử dụng kỹ năng nói: Phát âm, giọng nói, tốc độ nói Phát âm không chuẩn sẽ gây khó khăn cho người nghe, thậm chí hiểu sai hoặc không hiểu được. VD: nói ngọng, nói lắp, Giọng nói phản ánh cảm xúc, tình cảm của người nói. Mỗi giọng nói có sự truyền cảm khác nhau. VD: giọng nói nhỏ nhẹ vs giọng nói to, dứt khoát. Tốc độ, nhịp nói sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp. VD. Nhanh vs chậm, đều đều vs trầm bổng, có điểm nhấn. 24 3. Phong cách nói Lối nói thẳng: VD: Cái áo này xấu quá! Lối nói lịch sự: VD: Cái áo này được may rất cầu kỳ nhưng mà nhìn nó không đẹp lắm! Lối nói mỉa mai, châm chọc: VD: Cái áo này nên để làm khăn lau thì tốt hơn! Lối nói ẩn ý: VD: Bạn hợp với kiểu áo rộng hơn là kiểu này! 25 4. Kỹ năng nói hiệu quả  “ Hãy suy nghĩ trước khi nói” Chuẩn bị trước trong đầu những gì cần nói. Tạo được sự chú ý của người nghe. Nói một cách rõ ràng, ngắn gọn và đủ nghe. Sử dụng những từ ngữ và thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu. Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh, tình huống. Yêu cầu phản hồi qua hình thức nói. (Nhắc lại ) 26 II. KỸ NĂNG LẮNG NGHE1. Lắng nghe là gì “Quá trình thu nhận, sắp xếp nghĩa và đáp lại những thông điệp được nói ra bằng lời hoặc không bằng lời.” (1996, International Listening Association) 27 Phân biệt nghe và lắng nghe Nghe Lắng nghe Chỉ sử dụng tai Tiến trình vật lý, không nhận thức được Nghe âm thanh vang đến tai Tiếp nhận âm thanh theo phản phản xạ vật lý Sử dụng tai nghe và trí óc Giải thích âm thanh, tiếng ồn Thông tin, để chọn lọc, giữ lại và loại bỏ Nghe và cố gắng hiểu thông tin của người nói Phải chú ý nghe, giải thích và hiểu vấn đề Tiến trình thụ động Tiến trình chủ động, năng động, cần thời gian và nỗ lực 28 Lợi ích ♪ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ thông tin (4Ss - Search, Sift, Sort and Store) ♪ Thể hiện sự tôn trọng ♪ Phát hiện sự mâu thuẫn ♪ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị ♪ Đánh giá hiểu biết Lắng nghe 29 Các mức độ Nghe và lắng nghe Nghe Lắng nghe Phớt lờ Đồng cảm Giả vờ Chọn lọc Tập trung 30 Sự xao nhãng, nghe qua loa, phân tán chú ý. Cảm nhận tiêu cực về đề tài. Chỉ nghĩ về mình. Cảm nhận tiêu cực về người nói. Sự khác nhau về tốc độ truyền và nhận tin. Trung bình Nói 125 – 150 từ/phút. Ðọc nhanh gấp 2-3 lần nói. Người nghe xử lý thông tin nhanh gấp 2 -3 lần người đọc. Con người suy nghĩ nhanh hơn từ 10-20 lần họ nói. 3. NHỮNG RÀO CẢN TRONG LẮNG NGHE 31 Những rào cản của lắng nghe ☻ Ảnh hưởng bởi người nói/ diễn giả: hình dáng, trang phục, phong cách ☻ M ôi trường xung quanh: tiếng ồn, chuông điện thoại, ai đó đi ngang ☻ Rào cản về văn hóa : khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ, ☻ Rào cản về trình độ học vấn, chuyên môn ☻ Nh ững cảm xúc và thái độ của người nghe: ♦ T ức giận, bực dọc, ♦ Thi ên vị, thành kiến ♦ T ự cao ♦ Ph án xét trước, lắng nghe sau 32 4. CÁC KIỂU LẮNG NGHE ĐỂ THU THẬP THÔNG TIN ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ ĐỂ THẤU CẢM (CHIA SẺ) 33 4.1. LẮNG NGHE ĐỂ THU THẬP THÔNG TIN + Mục đích lắng nghe để tìm kiếm dữ liệu hoặc các vấn đề mà ta cần biết. + Chú ý đến các cử chỉ, điệu bộ, giọng nói để chắt lọc thông tin chính xác, cần thiết. + Chủ động nghe và lái câu chuyện theo mục đích của mình bằng một số phương pháp như: - Đặt câu hỏi. - Phương pháp gợi mở - Phương pháp khống chế. Phương pháp cân bằng - Phương pháp xoay chuyển ... VD: Lắng nghe thu thập thông tin: sinh viên nghe giảng trên lớp. 34 4.2 . LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ + Đòi hỏi người nghe phải có khả năng phân tích, tổng hợp. + Một số thủ thuật: Ghi nhanh những gợi ý để phản hồi. Cố gắng đoán trước được ý nghĩ của họ. Tổng kết lại toàn bộ câu chuyện, sau đó phân tích và đưa ra thông tin phản hồi. VD: Lắng nghe ý kiến của khách hàng về sản phẩm để có sự điều chỉnh phù hợp. 35 4.3. LẮNG NGHE ĐỂ THẤU CẢM - Mọi người đều muốn người khác lắng nghe mình. Lắng nghe để thấu cảm đòi hỏi khéo léo, tế nhị, có hiểu biết và đặc biệt có sự tin tưởng . - Cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông cảm với họ. Chờ thời điểm thích hợp mới nói. - Dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác. Việc thấu hiểu hoàn toàn rất khó nhưng vẫn có thể hiểu, chia sẻ được với người khác. VD: Lắng nghe bạn bè tâm sự khi gặp chuyện buồn. 36 5. CÁC KỸ NĂNG ÐỂ LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢ TẬP TRUNG CHÚ Ý VÀO NGƯỜI NÓI KHUYẾN KHÍCH NGƯỜI NÓI PHẢN HỒI NHỮNG GÌ BẠN NGHE ÐƯỢC LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ 37 5.1.Tập trung chú ý vào người nói - Thể hiện cho nguời nói biết sự chú ý của bạn. Hãy bắt đầu bằng một thái độ tích cực và nhiệt tình. Ðiều quan trọng nhất là bạn cần có mong muốn được lắng nghe. - Duy trì việc giao tiếp bằng mắt thường xuyên và ngắn nhưng nhẹ nhàng, thoải mái. - Chọn cách diễn đạt bằng điệu bộ (phi ngôn ngữ). - Ðứng/ngồi dối diện với người nói và tập trung hoàn toàn vào người nói. - Giữ một tư thế thoải mái. 38 Tạo một môi trường phù hợp: Duy trì một khoảng cách vừa phải. Dỡ bỏ mọi chướng ngại vật giữa bạn và người nói. Ðảm bảo không bị các tác động làm phân tán hay ngắt quãng. 39 5.2. Khuyến khích người nói BÀI TẬP Hãy nghĩ lại ít nhất 3 điều có thể khuyến khích người nói. Các cách để khuyến khích người nói: Tạo cơ hội để người nói đuợc bày tỏ hay trình bày. Gợi mở, nêu câu hỏi Ðưa ra những khuyến khích bằng lời và không bằng lời : - Gật đầu, vẻ mặt tập trung, ghi chép. - Vâng - Thế à - Tôi hiểu - Hãy nói tiếp đi Các câu hỏi khuyến khích để hiểu sâu hơn: Dùng câu hỏi mở. Hạn chế câu hỏi đóng. Tránh ngắt lời người nói. 40 5.3.Phản hồi lại những gì bạn đã nghe được: Tóm tắt lại những ý chính một cách rõ ràng, ngắn gọn. Làm rõ : Những thông tin còn mơ hồ. Lấy thêm thông tin. Xem xét ý kiến của người nói với những quan điểm khác. Thông cảm, chia sẻ những xúc cảm, tình cảm của người nói. 41 5.4. LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ: Cần phải chú ý tới những thông điệp thông qua cách ứng xử của những người xung quanh. Nó có thể thống nhất hoặc không thống nhất. Có những thay đổi trong cách ứng xử, đặc biệt là đi cùng với chất lượng công việc kém đó là dấu hiệu cho thấy người đó đang có vấn đề => cần phát hiện sớm và giải quyết chúng. (VD bỏ nhà, bỏ việc) 42 III. KỸ NĂNG VIẾT NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT Trình tự của thông tin trình bày: logic Từ ngữ sử dụng: chính xác, phù hợp, dễ hiểu Sự chính xác của văn phạm. Phù hợp với đối tượng người đọc. Cách trình bày: rõ ràng, dễ theo dõi. Giao tiếp bằng ngôn ngữ viết - Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ viết và được tiếp thu bởi thị giác. VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng) 43 Kỹ năng viết hiệu quả Giai đoạn chuẩn bị viết: 1.1. Xác định chủ đề chung của văn bản 1.2. Nghiên cứu các tài liệu cần thiết 1.3. Lập dàn ý cho văn bản Xác định các ý lớn Xác định các ý nhỏ Sắp xếp các ý 44 Kỹ năng viết hiệu quả 2. Giai đoạn viết: 2.1. Phần mở đầu Giới thiệu chủ đề chung Thu hút sự chú ý của người đọc 2.2. Phần triển khai Câu chủ đề Câu khai triển Câu kết 2.3. Phần kết Tóm tắt lại các vấn đề chính 45 1. Clear – rõ ràng 2. Concise – ngắn gọn 3. Correct – chính xác 4. Complete – hoàn chỉnh 5. Consistency – nhất quán 6. Courteous – lịch sự 7. Cautious – cẩn trọng. Nguyên tắc 7C 3 IV. Kỹ năng đặt câu hỏi:  1. Tầm quan trọng của việc đặt câu hỏi?  Dùng câu hỏi để thu thập thông tin Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc Dùng câu hỏi để kích thích và định hướng tư duy Dùng câu hỏi để đưa ra 1 đề nghị 47 2. Các loại câu hỏi:  2.1.Câu hỏi đóng và Câu hỏi mở: Anh có hút thuốc không? Phòng dành cho người hút thuốc ở chỗ nào vậy? 2.2.Câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp: Ý kiến của anh về vấn đề này là gì? Nếu chúng ta chọn phương án A để giải quyết vấn đề, anh thấy có hạn chế gì? 48 Dùng câu hỏi với các mục đích  khác nhau Câu hỏi tiếp xúc: Nêu vấn đề phụ, thông thường Câu hỏi có tính đề nghị : Mang tính thăm dò, thoát khỏi bế tắc. Câu hỏi hãm thắng: Giảm tốc độ phát biểu của đối tượng Câu hỏi kết thúc vấn đề: “Có phải việc đã xong rồi ? ” Câu hỏi thu thập ý kiến: “ T heo ý c ủ a qu ý vị thì?” Câu hỏi xác nhận: “Bạn có nhận thấy rằng.?” Câu hỏi lựa chọn: “Anh chọn l oại màu xanh hay màu đỏ?” Câu hỏi đối lập: “Chẳng lẽ một sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng như thế này là mau h ỏng lắm sao?” Câu hỏi thay câu khẳng định : “Chắc bạn không nghĩ rằng sản phẩm này mau h ỏng chứ?” 49 3. Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả:  Khơi gợi hứng thú của người đối thoại Nên bắt đầu bằng 1 câu hỏi dễ Không đặt nhiều câu hỏi, nhiều nội dung cùng lúc Lưu ý: Lắng nghe Thân thiện Hiểu biết Chủ động Nguyên tắc 5C * Courteous : lịch sự, nhã nhặn* Correct: đúng, không sai sót* Clear: rõ* Complete: đầy đủ, hoàn chỉnh* Concise: ngắn gọn 50 Phần 3: 51 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH NỘI DUNG CHÍNH Mục 1: Những vấn đề đầu tiên Mục 2: Chuẩn bị một bài thuyết trình Mục 3: Powerpoint Mục 4: Kỹ năng thuyết trình Mục 5: Xử lý các tình huống Tập luyện Câu hỏi: “Bạn học chơi piano bằng cách nào?” Trả lời: “Bằng cách chơi piano.” Tinh thần trách nhiệm Lắng nghe bạn không phải là trách nhiệm của người nghe! Lòng nhiệt tình You don't have to feel enthusiastic - you need to be enthusiastic! Sự thích thú 1. GIAO TIẾP BÌNH THƯỜNG 2. KỂ CHUYỆN, TƯỜNG THUẬT 3. PHÁT BIỂU TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG 4. THUYẾT TRÌNH Những việc cần làm Xác định lý do, mục tiêu của bài thuyết trình Xác định người nghe là ai Chọn chủ đề thích hợp Nắm rõ thời gian, thời lượng của buổi thuyết trình Xây dựng bố cục và nội dung Tìm thông tin hỗ trợ cho các ý tưởng chính Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (nếu cần) Chuẩn bị handouts (nếu cần) Hiểu rõ địa điểm và chuẩn bị các phương tiện Tập dượt Mục tiêu của bài thuyết trình Bạn muốn khán giả – và chính bạn nữa – đạt được điều gì qua bài thuyết trình này? Người nghe là ai? Chủ đề Chủ đề phải được khán giả quan tâm Bạn phải chắc rằng bạn am hiểu những vấn đề thuộc chủ đề đã chọn “Tỉa tót” chủ đề để trở nên hấp dẫn đối với khán giả, đồng thời phù hợp với khả năng của bạn Thời gian Buổi sáng, buổi chiều hay buổi tối? Bạn được phép trình bày trong bao lâu? Có đủ thời gian để trả lời các câu hỏi hay không? Có nghỉ giải lao hay không? CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH * PHẦN MỞ BÀI: - Thu hút sự chú ý của thính giả - Giới thiệu khái quát mục tiêu - Giới thiệu lịch trình làm việc - Chỉ ra các lợi ích bài thuyết trình 63 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH * PHẦN THÂN BÀI: - Lựa chọn nội dung quan trọng - Chia thành các phần dễ tiếp thu - Sắp xếp theo thứ tự lôgíc - Lựa chọn thời gian cho từng nội dung 64 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH * PHẦN KẾT LUẬN: - Thông báo trước khi kết thúc - Tóm tắt điểm chính - Thách thức và kêu gọi 65 Mở đầu (5-10%) Chào khán giả, mỉm cười, tạo ấn tượng tốt Giới thiệu thật vắn tắt về bạn Giới thiệu đề tài và các điểm chính chương trình Chỉ ra các lợi ích của bài thuyết trình Làm rõ 1 số nguyên tắc của buổi thuyết trình: thời gian, giải lao, đặt câu hỏi Chuyển ý vào phần chính Thông tin hỗ trợ cho ý tưởng Có 4 dạng thông tin hỗ trợ như sau: Chi tiết (details) Giải thích (explanation) Ví dụ (examples) Minh họa (illustration ) Các phương tiện Máy chiếu (projector) Bảng Flipchart Tranh ảnh, đồ thị Mẫu vật Phim video Và chính bạn! Tài liệu phát trước (handouts) Kiểm tra trước và làm quen với địa điểm thuyết trình Rehearse! Nên tập dượt ít nhất một lần trước khi thuyết trình thật. Đứng trước gương hoặc sử dụng máy quay phim để tự kiểm tra.  SỬ DỤNG POWER POINT Những vấn đề chung Không nên lạm dụng powerpoint. Chỉ sử dụng Powerpoint khi cần thiết Đừng quên rằng nhiệm vụ của bạn là thuyết trình, chứ không phải biểu diễn power point! Kích cỡ chữ (font size) This is Arial 12 This is Arial 18 This is Arial 24 This is Arial 32 This is Arial 36 This is Arial 44 Too Small Làm thế nào để ước lượng cỡ chữ? Nhìn cách màn hình vi tính từ 2m 2 m Giữ cho slide đơn giản Quá nhiều màu sắc Quá nhiều Fonts và kiểu chữ Nguyên t ắ c 6 x 6 (áp dụng tùy lúc) Không quá 6 dòng trong 1 slide Không quá 6 ch ữ trong 1 dòng Để lộ dần thông tin trên slide TRÌNH BÀY Phong cách, trang phục Sự tự tin, thân thiện và chuyên nghiệp Giọng nói, cách phát âm, diễn tả, sử dụng ngôn từ Ngôn ngữ hình thể, ánh mắt, cử chỉ, động tác Minh họa, sự khôi hài, biểu cảm Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi Xử lý tình huống bất ngờ Trang phục Chuẩn bị tâm lý để thành công Sự thích thú Tinh thần trách nhiệm Lòng nhiệt tình Sự tự tin Và hơn thế nữa Những điều cần tránh Đi thẳng vào vấn đề một cách đột ngột Giới thiệu quá nhiều về bản thân Quá khiêm tốn, đánh mất sự tín nhiệm của khán giả Hài hước không đúng chỗ Hỏi khán giả những câu hỏi khó Loay hoay quá nhiều với laptop và power point Một số cách tạo ấn tượng và lấy sự ủng hộ của khán giả Kể một câu chuyện nhỏ có liên quan đến khán giả - diễn giả và đề tài Thể hiện sự cảm kích vì khán giả đã đến Nhắc tên một vài nhân vật quan trọng có mặt trong khán phòng Đánh trúng tâm lý khán giả bằng những vấn đề đang được quan tâm Thông báo một tin vui cho khán giả Cho khán giả biết họ có quyển đặt câu hỏi 82 Thuyết trình thành công Thay đổi Cảm nhận Như thế nào Cái gì Người nói thể hiện Người nghe thay đổi 82 Những yếu tố giúp bạn diễn đạt Lời nói (words) Giọng nói (voice, tone) Ngôn ngữ hình thể (body language) Nét mặt (facial expression) Giao tiếp bằng mắt (eye contacts) Dáng điệu (manner ) 84 Sức mạnh thông điệp 84 Dáng điệu và động tác Động tác nhẹ nhàng, khoan thai, lưng thẳng Chuyển slide nhẹ nhàng, chuyên nghiệp Khi không sử dụng đôi tay cho ngôn ngữ hình thể, hãy chập hai bàn tay vào nhau, để phía trước ngang thắt lưng Chọn đứng ngay vị trí tốt nhất tất cả khán giả có thể nhìn thấy bạn Thỉnh thoảng di chuyển tới lui trong khán phòng, nhưng không quá xa khu vực dành cho diễn giả Những điều cần tránh Ngồi lúc thuyết trình Đứng yên một chỗ như tượng Đi lại quá nhiều trong phòng Đút hai tay vào túi quần, khoanh tay hoặc chắp tay ra sau quá lâu Nghịch ngợm trên tay những thứ linh tinh Cầm tài liệu trên tay để đọc Đứng che trước ống kính máy chiếu Thuyết trình trong tư thế ngồi Sự khôi hài (humor) Sự khôi hài, dí dỏm sẽ giúp khán giả thấy thoải mái và tập trung trở lại vào bài thuyết trình của bạn. Có nhiều cách: Kể một câu chuyện vui ngắn có liên quan đến đề tài của bạn Ứng xử với tình huống bất ngờ bằng sự khôi hài của bạn Dùng các thủ thuật: nghịch lý (paradox), lối chơi chữ (pun), ẩn dụ (metaphor) để tạo nên sự thú vị Những điều cần lưu ý Khôi hài phải đúng lúc và đúng mức Chọn lọc ý tưởng, tránh gây tổn thương cho bất kỳ ai trong số khán giả Nếu bạn thực sự không có khiếu hài hước thì tốt nhất là không nên tạo sự khôi hài Tránh làm mất thời giờ của khán giả Chuyển ý (transition) Chuyển ý là một nghệ thuật trong thuyết trình, giúp cho bài thuyết trình trở nên mạch lạc hơn. Phần chuyển ý có thể: Là điểm tạm dừng để người nghe lấy lại hưng phấn Tóm tắt lại phần nội dung vừa trình bày Báo hiệu cho người nghe biết họ sắp nghe phần nội dung mới Cơ hội để người nghe đặt câu hỏi với diễn giả Một số ví dụ Vấn đề tôi vừa trình bày đã kết thúc phần thứ nhất của nội dung. Các Anh/Chị có thắc mắc gì không trước khi tôi chuyển sang phần kế tiếp?