Bài giảng Quản lý thời gian - Huỳnh Phước Nghĩa

“TH I GIAN” Trình bày: Huỳnh Phước Nghĩa QU N LÝ Nội dung trình bày •Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng. •6 vấn đề của quản lý thời gian. •Định hướng cho người làm bán hàng. •Những bài học hữu ích. Thời gian lại quan trọng T i sao qu n lý Hãy bắt đầu bằng lý do THỜI GIAN LÀ SỰ KHAN HIẾM ! Hãy bắt đầu bằng lý do QUẢN LÝ THỜI GIAN KHÔNG HIỆU QUẢ = “STRESS” ! Hãy thảo luận vấn đề sau HIỆU QUẢ & KHÔNG HIỆU QUẢ ! “Trong quản trị thời gian” Hãy thử làm một bài tập Hãy suy nghĩ xem trong một “phút” bạn có thể làm được việc gì ! Hãy thử suy nghĩ Nếu bạn phải trả 1 đồng tiền cho mỗi phút bạn lãng phí, và bạn sẽ nhận lại 1 đồng cho mỗi giờ làm việc hiệu quả. Bạn sẽ giàu hay nghèo ! “Mỗi người có một số phận. Con người ta sống bao lâu không quan trọng, quan trọng là sống để làm gì”. Phạm Thị Huệ • Cựu tổng thống Bill Clinton nắm tay thân mật với Anh hùng châu Á Phạm Thị Huệ trong buổi giao lưu vai trò của sinh viên, thanh niên VN trong cuộc chiến chống lại căn bệnh thế kỷ HIV/AIDS - Ảnh: Việt Dũng, TTO ƯỚC MƠ CỦA CHỊ HUỆ LÀ GÌ ? CÓ PHẢI LÀ THỜI GIAN ! Vậy nội dung của chúng ta là •Quản trị thời gian Là sử dụng hiệu quả thời gian có được(resource), Cho một mục tiêu, Để đạt được lợi ích tối đa, Nằm trong kế họach dự định trước. Hãy suy nghĩ tiếp một vấn đề Hãy giải thích mối quan hệ này ! SÁNG TẠO THỜI GIAN ĐÂY LÀ MỘT MÂU THUẨN Quản lý thời gian 6 vấn đề quan trọng XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU “THỜI GIAN LÀ MỘT NGUỒN LỰC ĐẶC BIỆT” •Thiết lập các mục tiêu. –Mục tiêu chính. • Hoàn thành doanh số tuần/tháng/quý/năm. –Mục tiêu hỗ trợ. • Tìm thêm khách hàng mới tuần/quý/tháng/năm –Các mục tiêu nên có. • Nghiên cứu kênh bán hàng mới. 1 XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU “THỜI GIAN LÀ MỘT NGUỒN LỰC ĐẶC BIỆT” •Sắp xếp các mục tiêu phù hợp. – Phải rỏ ràng đâu là giới hạn. • Tôi là nhân viên sales của 20 điểm bán. – Phân chia thời gian cụ thể. • Tôi phải hoàn thành mục tiêu vào lúc 18h00 ngày 31. – Vừa sức (khả năng thực hiện). • Năm năm qua tôi chưa từng bán tăng 20% một tháng. – Mục tiêu quan trọng(có ý nghĩa). • Nếu không hoàn thành sẽ là cơ hội cho đối thủ. – Nằm trong chiến lược(kế hoạch). • Khen thưởng và động viên/kỷ luật. – Có một ít thách thức nhưng khả thi. • Tôi nhận thêm mục tiêu 4% tăng doanh số tháng này. 1 XÂY DỰNG CÁC MỤC TIÊU “THỜI GIAN LÀ MỘT NGUỒN LỰC ĐẶC BIỆT” •Phân loại các mục tiêu 1 Quan trọng Không quan trọng Gấp/làm ngay Ko gấp/chưa làm ngay Hãy thường xuyên đánh giá lại các mục tiêu của bạn có còn phù hợp không! CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN “THỜI GIAN THỰC SỰ ĐÃ ĐI ĐÂU” •Sử dụng sổ nhật ký công việc. – Theo thời gian và ưu tiên. – A: ưu tiên nhất, B: ưu tiên nhưng có thể điều chỉnh, C: ít ưu tiên và có thể hủy. • Ví dụ. Kế họach làm việc nhân viên tiếp thị. 2 8:30 Khởi động máy tính/lấy tờ báo từ kệ văn phòng 3 phút A 8:33 Xem lướt tờ báo/chờ máy tính khởi họp email 10 phút B 8:43 Xem Email, nhận và trả lời 20 phút C 9:03 Chuẩn bị hồ sơ họp nhóm giới thiệu sản phẩm mới 5 phút B 9:05 Lên phòng họp 45 phút A 9:50 Báo cáo tiến độ công việc tại phòng giám đốc 15 Phút B CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN “THỜI GIAN THỰC SỰ ĐÃ ĐI ĐÂU” • Phân tích sổ nhật ký công việc. – Đánh giá việc di chuyển, đi lại. • Tại sao Giám đốc không có văn phòng mà trợ lý không báo để tôi phải đến mất 5Km. – Hãy tự hỏi tại saotại sao? • Tại sao cuộc họp kéo dài thêm 50 phút, mà quá lãng phí? – Tìm những nguyên nhân gây lãng phí. • Nhóm thiết kế không làm đúng mục tiêu, kiểu chai không bán hàng được. – Khắc phục các vấn đề lãng phí thời gian. • Tôi sẽ chuẩn bị và phân nhỏ các cuộc họp ra theo các ưu tiên. 2 KẾ HOẠCH THỜI GIAN “XÂY DỰNG KẾ HỌACH TỪ NHỮNG ƯU TIÊN” •Các công cụ hỗ trợ làm việc. –Danh sách việc phải làm • Sử dụng outlook express/lịch để bàn. •PDA –Lịch các cuộc hẹn. • Ngày/tuần/tháng/năm. • Giờ hẹn/nơi hẹn/dự kiến bao nhiêu thời gian, di chuyển bao lâu. –Sử dụng phần mềm ứng dụng. 3 KẾ HOẠCH THỜI GIAN “XÂY DỰNG KẾ HỌACH TỪ NHỮNG ƯU TIÊN” •Phân loại các ưu tiên. – Xếp lịch theo linh động và có khả năng ứng phó rủi ro(phối hợp ABCDE). – Luôn ưu tiên cho công việc quan trọng nhất trong quỷ thời gian tốt. – Tránh những cuộc họp thất thường/trùng lắp. – Hãy làm việc văn phòng(email, giấy tờ, điện thoại hẹn) vào đầu giờ sáng và cuối giờ chiều. – Chuyển những ưu tiên chưa làm được xem xét gần nhất theo thời gian. 3 “DO FIRST THING FIRST” “VIẾT RA TẤT CẢ NHỮNG GÌ CẦN LÀM NGAY” •Tìm cách loại bỏ kẻ gây lãng phí. –Những trì hoãn. –“Ôm con khỉ vào mình” • Nghệ thuật từ chối. –Di chuyển không cần thiết. –Email và công việc văn phòng. –Cú sốc –Những cuộc họp lãng phí. 4 Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday 1 2 3 232221 14 11 16 17 25 26 27 2019 1310987 654 28 24 12 15 18 3029 VIẾT RA TẤT CẢ NHỮNG GÌ CẦN LÀM NGAY Monday, April 3 Tuesday, April 4 9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 8:00 7:00 Evening: 6:00 5:00 9:00 10:00 11:00 12:00 1:00 2:00 3:00 4:00 8:00 7:00 6:00 5:00 Evening: “WORK SMARTER NOT HARDER” “SỬ DỤNG THỜI GIAN KHÔN NGOAN” • Năng động. – Quyết định đâu là thời gian quan trọng nhất trong ngày. • Phòng ngừa những vấn đề xấu. – Những chuẩn bị/và khả năng truyền đạt. • Bảo vệ thời gian của bạn. – Phải biết nói “không” khi cần thiết. • Tránh những gì chần chừ. – Hãy làm những việc khó trước. • Đơn giản hóa nếu có thể. – Giải quyết vấn đề bằng cách đơn giản nhất. • Giảm tối thiểu rối ren/lộn xộn. • Tìm kiếm thêm thời gian. 5 QUẢN LÝ SỰ CÂN BẰNG CUỘC SỐNG “ĐỜI SỐNG CÁ NHÂN LÀ MỘT PHẦN CỦA CÔNG VIỆC” •Giao phó công việc. – Là cách giúp cho công việc đựơc nới rộng, đủ thời gian kiểm soát, và lấy bớt thời gian thừa của người khác •Quản lý các mối quan hệ. – Quan hệ với cấp trên. – Quan hệ với cấp dưới – Các mối quan hệ bên ngoài khác. •Dành thời gian cho cuộc sống. – Cân bằng các mục tiêu. – Thể thao và giải trí. – Tìm kiếm các thú vui thời trang, ẩm thực, nghệ thuật. 6 QUẢN LÝ SỰ CÂN BẰNG CUỘC SỐNG “ĐỜI SỐNG CÁ NHÂN LÀ MỘT PHẦN CỦA CÔNG VIỆC” •Giao phó công việc. – Lợi ích giúp giảm lưu lượng và cường độ, thừa nhận cá nhân, tăng cường niềm tin, tạo cơ hội.. – Giao phó theo • Dự án, công việc. • Chức năng quyền hạn. – Quy trình giao phó • Phân tích nhiệm vụ. • Chọn người đúng việc. • Hướng dẫn và giao nhiệm vụ. • Giam sát và đánh giá kết quả. 6 QUẢN LÝ SỰ CÂN BẰNG CUỘC SỐNG “ĐỜI SỐNG CÁ NHÂN LÀ MỘT PHẦN CỦA CÔNG VIỆC” •Quản lý các mối quan hệ. – Lợi ích giúp cân bằng các quan hệ hiệu quả cần thiết, tránh lạm dụng và mất thời gian. – Với cấp trên • Họp những vấn đề không liên quan. • Bị lạm dụng công việc. – Cấp dưới • Công việc/phân công/dựa dẫm – Quan hệ bên ngoài. • Báo chí. • Doanh nghiệp/nghiệp đoàn • Chính quyền • Bạn bè 6 QUẢN LÝ SỰ CÂN BẰNG CUỘC SỐNG “ĐỜI SỐNG CÁ NHÂN LÀ MỘT PHẦN CỦA CÔNG VIỆC” •Dành thời gian cho cuộc sống. – Giúp phân định thời gian nào dành cho cá nhân và những mục tiêu cá nhân, đây là cách thoát ra công việc để tìm lại sự cân bằng. – Các mục tiêu cá nhân • Cần phân định rỏ. • Đưa ra kế hoạch thực thi và kiểm tra. – Sắp xếp lại cuộc sống cá nhân • Giảm bớt các thứ mà bạn viễn vong. • Hạn chế các cam kết. – Lấy lại sinh lực. • Đi ăn một món mình thích • Thăm một người bạn đã lâu • Viết một bài báo chuyên môn • Vẽ một bức tranh • Chơi thể thao • .. 6 Nhân viên bán hàng Quản lý thời gian 1. XEM LAÏI KEÁ HOAÏCH 2. MÔÛ ÑAÀU CUOÄC BAÙN HAØNG 3. XEM XEÙT CÖÛA HAØNG 4. CHAØO HAØNG 5. KEÁT THUÙC CHAØO HAØNG 6. GHI CHEÙP SOÁ LIEÄU 7. THU TIEÀN 8. TRÖNG BAØY HAØNG HOAÙ 9. TOÅNG KEÁT VAØ ÑAÙNH GIAÙ ABC STORE ABC STORE QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN BÁN HÀNG HÃY THỰC HÀNH Dựa vào quy trình này, bạn hãy lên kế họach thời gian một ngày làm việc cho một nhân viên bán hàng từ 8h00 sáng đến 18h00 tối. Bài học kinh nghiệm hãy quản lý họ bằng quy trình và kết quả, đừng quản lý thời gian của họ. 12 giờ cho một ngày 12 cách tiết kiệm 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 1. Đừng để ý đến người vội vàng và không có những nguyên tắc ưu tiên. Hãy cho người khác biết giá trị về thời gian của bạn. Hãy tự hỏi việc làm này có giá trị gì không? Có cần phải bỏ việc hiện tại không? “Time makes more converts than reason” –Thomas Paine. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 2. Đừng ra những quyết định thiếu khôn ngoan. Hãy nghĩ về một quyết định đúng và phải mang lại hiệu quả Nếu rơi vào tình thế “tiến thoái lưỡng nan”, hãy để trí óc lên tiếng. “You can’t change the past but you can ruin the present by worrying about the future” –Unknown. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 3. Suy nghĩ theo nguyên tắc phản biện. Hãy tìm hiểu mọi vấn đề tốt hơn là nghĩ về cách giải quyết. Hãy suy nghĩ phản biện, thậm chí bác bỏ quan điểm của mình để đừng sai lầm về mọi vấn đề. “Time is the greatest teacher” –The author. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 4. Quyết định nhanh những điều tầm thường, và thận trọng với những khó khăn. Dành thời gian cho những điều khó khăn, phức tạp là một đầu tư. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 5. Phân biệt và Nhận diện những vấn đề mấu chốt từ dấu hiệu bề mặt. Giải quyết vấn đề cũ thì thường làm theo thói quen, nhưng chính điều đó làm hại cho việc xác định vấn đề mấu chốt trong mọi tình huống. Hãy luôn đặt năm câu hỏi phản biệt khi bạn gặp vấn đề cần phải giải quyết. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 6. Đầu tư cho danh mục các công việc phải làm hàng ngày. • Hãy bắt đầu ngày mới với các công việc phải hoàn thành. • Hãy liệt kê để nó chỗ bạn dễ thấy. • Kiểm tra nó ngày 3 lần. • Đừng đễ qua ngày hôm sau. • Nếu không hoàn thành hãy “tự phạt mình”. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 7. Phải biết dành thời gian cho cá nhân. Không tiếp khách nếu đó là thời gian cuộc sống riêng. Hãy đòi hỏi thư giản ở một mức cố định và làm mới bộ não. Phải có kế hoạch thời gian dành cho cá nhân và thực thi đúng. Đừng xâm phạm thời gian cá nhân. “Time only seems to matter when it is running out” –Peter Strup. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 8. Phải có thời gian cho những điều tự phát và bất ngờ sảy ra. Looking, Listening and Learning. “There is time for everything” –Thomas Edison. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 9. S –L- O -W DOWN. Đừng vội vã trong mọi việc, nó giết chết bạn đấy! “Take care of the moments and the years will take care of themselves” –Maria Edgeworth. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 10. Biết cách tổ chức ngăn nắp mọi thứ xung quanh mình. Dành thời gian cho bàn làm việc, tủ quần áo, thư rác và các cuốn báo linh tinh khác. “Nothing is as far away as one minute ago” –Jim Bishop. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 11. Đừng có “nướng” điện thoại của bạn. Chỉ sử dụng cho những mục tiêu cần thiết. Khi điện thoại reo đừng vội vã, hãy chờ đỗ 3 tiếng chuông. “The future is much like the present, only longer” –Dan Quisenberry. 12 cách tiết kiệm Tiết kiệm 12 giờ một ngày 12. APPLY "P" POINTS. Chỉ nhớ những điểm quan trọng cần nhớ. Đừng dành thời gian suy nghĩ những vấn đề không liên quan, cái “point” là gì? Thế là đủ. “The future is here. It is just not widely distributed” –William Gibson. Thành công chúc