Nội dung:
I. Viết và sự cần thiết phải có kỹ năng viết tốt
II. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh
Nguyên tắc viết thư kinh doanh : 5C
Thiết kế hình thức
Những lỗi thường gặp khi viết thư
III. Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh
IV. Cách viết báo cáo
Báo cáo là gì ?
Cách viết báo cáo
26 trang |
Chia sẻ: thuyduongbt11 | Ngày: 21/06/2022 | Lượt xem: 215 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chủ đề: Kỹ năng viết - Trần Kiêm Việt Thắng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Môn học: Giao tiếp trong Kinh Doanh
Chủ đề: Kỹ năng Viết
Trường Đại học Mở TP.HCM
GVHD: Trần Kiêm Việt Thắng
Nhóm SVTH: Nhóm 09 – KQO1
Nội dung:
I. Viết và sự cần thiết phải có kỹ năng viết tốt
II. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh
Nguyên tắc viết thư kinh doanh : 5C
Thiết kế hình thức
Những lỗi thường gặp khi viết thư
III. Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh
IV. Cách viết báo cáo
Báo cáo là gì ?
Cách viết báo cáo
VIẾT
1 phương tiện giao tiếp rất quan trọng
Có được sự cảm tình của người khác
Vượt qua đối thủ cạnh tranh để được tuyển chọn.
Giữ được khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới
Giao tiếp bằng hình thức viết sẽ có ưu thế vượt trội hơn trong nhiều trường hợp (viết báo cáo, đề án, hợp đồng,)
I. Viết và sự cần thiết phải có kỹ năng viết tốt
II. Cách trình bày thư tín trong kinh doanh
COMPLETE
CONCISE
COURTEOUS
CLEAR
5C
2
1
3
4
5
CORRECT
Nguyên tắc viết thư kinh doanh
Địa chỉ người gởi
Đặt vấn đề
Kí tên
Địa điểm thời gian
viết thư
Lời chào kết thúc
1 bức thư trong kinh doanh thông thường có 10 phần:
Các ghi chú (nếu cần)
Địa chỉ người nhận
Viết rõ họ tên, chức vụ
đóng dấu (nếu cần)
Nội dung bức thư
Lời chào mở đầu
2. Thiết kế hình thức
1
7
6
5
4
3
2
10
9
8
ĐÁP ÁN : 1 – 7 – 5 – 8 – 2 – 9 – 4 – 3 – 10 - 6
.
.
......
.
.
.
.
.
.
..
.
Địa chỉ người gởi
Địa chỉ người nhận
Địa điểm, thời gian viết thư
Lời chào mở đầu
Đặt vấn đề
Nội dung bức thư
Lời chào kết thúc
Ký tên
Viết rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu (nếu cần)
Các ghi chú (nếu cần)
Cách trình bày bức thư cho cân đối:
Khoảng cách 2 bên lề nên đều nhau: 3cm (1,2 inches)
Khoảng cách cuối thư: 4-5 cm (1,5 – 2 inches)
3. Những lỗi thường gặp khi viết thư
Sử dụng giọng văn không chuyên nghiệp
Bố cục rời rạc, không khoa học, thiếu logic
Không phân chia thành từng đoạn văn nhỏ hoặc tách các mục con không hợp lý
Sử dụng màu sắc không hợp lý
Viết không rõ ràng
Mắc lỗi ngữ pháp chính tả hay cách dùng câu
Thêm quá nhiều hình ảnh, bảng biểu nhưng không chú thích
Thiếu một số phần của thư như: Lời chào, chữ ký,thời gian
III. Các loại thư tín phổ biến trong kinh doanh
Thư chào hàng - báo giá
Thư xác nhận
Thư mời
Thư xin việc
Thư đặt hàng
Thư thuyết phục đối tác
Thư công tác
Thư hỏi về tình hình kinh doanh
Mẫu thư mời chào hàng - báo giá
Mẫu thư mời chào hàng - báo giá
Mẫu thư mời chào hàng - báo giá
Thư đặt hàng (order)
Mẫu thư xác nhận
Mẫu thư chúc mừng
Mẫu thư xin việc
IV. Cách viết báo cáo
Là văn bản thuật lại những sự việc đã làm, hay trình bày những dữ kiện và phân tích để chuyển tải thông tin dưới dạng kiến thức
Chức năng: giúp người đọc đưa ra quyết định
Có 3 loại bản báo cáo:
Báo cáo tính khả thi
Báo cáo quá trình phát triển
Các đề án
1. Báo cáo
2. Cách viết báo cáo
A. 4 bước xây dựng 1 bản báo cáo:
Công tác chuẩn bị
Xây dựng dàn bài
Trình lãnh đạo thông qua
Viết dự thảo báo cáo
B1
B2
B4
B3
B1: Công tác chuẩn bị
Mục đích, Mục tiêu
Lý do viết báo cáo, cần đạt được những gì trong báo cáo
Báo cáo thường kỳ
Báo cáo chuyên đề
Cung cấp dữ liệu
Cung cấp thông tin
Cung cấp kiến thức
Đề xuất quyết định
Trình bày cách thức hành động
Về mặt kỹ thuật
Về mặt ngữ nghĩa
Tính hiệu quả
Phải xác định được:
Loại báo cáo
Phạm vi báo cáo
Tính hiệu quả
B2: Xây dựng dàn bài
Phương hướng, mục tiêu
Nhiệm vụ cụ thể khắc phục khuyết điểm
Các biện pháp tổ chức thực hiện
Nêu nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về những chủ trương, công tác phải làm
Nêu những điều kiện, hoàn cảnh ảnh hưởng đến việc thực hiện các chủ trương, nhiêm vụ trên
Kiểm điểm những việc đã làm, chưa hoàn thành
Những ưu, khuyết điểm
Đánh giá kết quả, rút ra bài học
Kết luận
Mở đầu
Nội dung chính
B3: Viết dự thảo báo cáo
Viết bằng ngôn ngữ phổ thông
Có thể dùng số để minh họa
Trình bày theo lối biểu mẫu, sơ đồ, các bản đối chiếu nếu xét thấy thích hợp
Các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng
Không dùng từ ngữ chủ quan một chiều, khoa trương
Có thể dùng phụ lục, bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo
Hành văn rõ ràng, mạch lạc, không cầu kỳ
Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có XÉT DUYỆT của lãnh đạo trước khi gửi
Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo
B4: Trình lãnh đạo thông qua
B. Nguyên tắc viết báo cáo
Ý kiến sẵn có của người đọc?
Nội dung văn bản mà bạn muốn chia sẻ với
người đọc?
Lý do người đọc đọc báo cáo của bạn?
Đ ưa ra nhiều cấp độ khác nhau của các chi tiết để người đọc có thể dễ dàng chọn lựa mức độ chi tiế t họ cần và giảm thiểu tối đa khó khăn khi sử dụng
NT01: Xem người đọc là khách hàng
NT02: Mức độ đa dạng của chi tiết trong báo cáo
Trung thực,
Chính xác
Nội dung cụ thể, có trọng tâm
Báo cáo kịp thời
BẢN BÁO CÁO HOÀN HẢO
C. Những yêu cầu khi soạn thảo một bản báo cáo:
Kết luận :
“Khi một người có năng khiếu bẩm sinh về viết, người đó có thể trở thành nhà văn. Nhưng khi viết là một công việc phải làm, thì kỹ năng viết cần phải được trau dồi bằng cách tập viết, viết và viết nhiều. Mọi thứ không đến một cách dễ dàng. Khi viết, cần suy nghĩ kỹ về lý do, nội dung, phương pháp và đối tượng sẽ đọc bài viết của mình. Phải đọc lại bài viết nhiều lần, sửa đổi, hoàn thiện để rồi một ngày nào đó bạn sẽ trở thành một người viết giỏi”
We’re The Best ^^
Thank You!